Что писать в уведомлении о сведениях об обеспечении безопасности персональных данных?

1. Общие положения уведомления

1.1. Требования к форме и содержанию

Требования к форме и содержанию уведомления о сведениях об обеспечении безопасности персональных данных предписывают чёткую и однозначную структуру. В документе необходимо указать полные реквизиты оператора персональных данных: название организации, ИНН, юридический адрес и контактные данные ответственного лица. Эта информация позволяет получателю быстро установить, с кем он имеет дело, и при необходимости связаться для уточнения вопросов.

Далее следует перечислить категории обрабатываемых персональных данных. Описание должно быть конкретным: фамилия, имя, отчество; контактные данные; сведения о доходах; данные о здоровье и т.п. Указание точных категорий исключает двусмысленность и упрощает проверку соответствия обработки заявленным целям.

Обязательным элементом является детальное описание мер, направленных на защиту данных. Их можно разделить на технические и организационные:

технические меры: шифрование, контроль доступа, системы мониторинга, резервное копирование, антивирусная защита;
организационные меры: распределение ответственности, проведение обучающих мероприятий для персонала, разработка и внедрение внутренних регламентов, проведение аудитов безопасности.

Необходимо также указать сроки хранения персональных данных и основания для их удаления. Если предусмотрено продление срока хранения, это должно быть явно зафиксировано.

Контактные данные уполномоченного лица, ответственного за обработку персональных данных, обязаны присутствовать в уведомлении. Это лицо должно быть доступно для получения запросов субъектов данных и для взаимодействия с контролирующими органами.

В конце документа следует включить ссылку на политику конфиденциальности (если она существует) и указать дату составления уведомления. Такая дата подтверждает актуальность представленной информации и служит ориентиром для контроля её соответствия текущему законодательству.

Соблюдение всех перечисленных пунктов гарантирует, что уведомление будет соответствовать нормативным требованиям и полностью информирует субъектов персональных данных о способах защиты их информации.

1.2. Сроки и порядок подачи

Сроки подачи уведомления о мерах обеспечения безопасности персональных данных фиксируются законодательством и внутренними регламентами организации. Обычно уведомление должно быть направлено в компетентный орган не позднее 30 календарных дней со дня начала обработки персональных данных, а также в течение того же периода после внесения существенных изменений в систему защиты (модернизация технических средств, изменение политики доступа, переход на новые программные решения). При возникновении инцидента, связанном с утратой, разглашением или иным нарушением безопасности, уведомление подаётся в течение 72 часов с момента обнаружения факта нарушения.

Порядок подачи состоит из нескольких последовательных шагов:

Подготовка документа – формирование полного перечня сведений о применяемых средствах защиты, описании процедур контроля доступа, проведённых аудитов и результатах тестирования уязвимостей.
Проверка соответствия – внутренний аудит подтверждает, что все указанные меры соответствуют требованиям нормативных актов и внутренним политикам компании.
Утверждение – документ подписывается уполномоченным лицом (руководителем отдела информационной безопасности или директором).
Отправка – уведомление направляется в установленном порядке: через электронный портал государственного органа, заказным письмом с уведомлением о вручении или в виде электронного письма с цифровой подписью, если это предусмотрено регламентом.
Регистрация получения – после подтверждения получения сохраняется регистрационный номер и дата, которые фиксируются в журнале учета документов.
Хранение копий – оригинал и копия уведомления хранятся в архиве организации не менее трёх лет, обеспечивая возможность последующего контроля и проверки.

Соблюдение указанных сроков и строгий порядок подачи гарантируют своевременное информирование контролирующих органов и снижают риск административных санкций. Ответственное выполнение каждого этапа демонстрирует высокий уровень готовности организации к защите персональных данных.

1.3. Юридическая значимость

Юридическая значимость уведомления о мерах обеспечения безопасности персональных данных определяется его ролью в системе защиты прав субъектов и выполнения обязательств оператора. Документ фиксирует конкретные технические и организационные меры, которые применяются для предотвращения несанкционированного доступа, утраты, изменения или раскрытия персональных данных. Такая фиксация служит доказательством соблюдения требований федерального законодательства, включая Федеральный закон «О персональных данных» и сопутствующие нормативные акты. При проверках контролирующих органов наличие полного и достоверного уведомления позволяет оперативно подтвердить правомерность действий организации и избежать административных санкций.

Наличие юридически значимого уведомления также укрепляет позицию оператора в случае возникновения споров с субъектами данных. Документ фиксирует обязательства, принятые в отношении защиты информации, и может быть использован в суде как доказательство добросовестного исполнения требований закона. Кроме того, он обеспечивает прозрачность отношений с клиентами и партнёрами, формируя доверие к организации и снижая риск репутационных потерь.

Ключевые юридические эффекты уведомления:

подтверждение соответствия требованиям нормативных актов;
основание для снижения ответственности в случае непредвиденных инцидентов;
доказательная база при проверках и судебных разбирательствах;
укрепление доверия со стороны субъектов персональных данных и контрагентов.

2. Идентификационные данные оператора

2.1. Полное наименование или ФИО

В уведомлении о сведениях об обеспечении безопасности персональных данных обязательным элементом является точное указание полного юридического названия организации либо фамилии, имени и отчества физического лица‑оператора. Эта информация должна соответствовать данным, зарегистрированным в официальных реестрах, и полностью совпадать с тем, что указано в учредительных документах.

Для юридических лиц указывается полное наименование, включая форму собственности (ООО, АО, НКО и т.п.), а также, при необходимости, дополнительно регистрирующий номер (ОГРН, ИНН).
Для индивидуальных предпринимателей требуется указать фамилию, имя, отчество, а также ОГРНИП и ИНН.
Если оператором является физическое лицо, не являющееся предпринимателем, в документе фиксируются фамилия, имя, отчество и паспортные данные, подтверждающие личность.

Точная формулировка позволяет избежать двусмысленности и упрощает контроль со стороны надзорных органов. При составлении уведомления следует проверять, что все знаки препинания, пробелы и регистры букв соответствуют официальному написанию. Ошибки в наименовании могут привести к задержкам в рассмотрении обращения и к необходимости исправления документа.

Необходимо также указать, что указанное полное наименование либо ФИО используется в качестве ответственного лица за соблюдение требований по защите персональных данных, и в случае изменения этой информации оператор обязан своевременно обновить уведомление. Это обеспечивает прозрачность взаимодействия с субъектами персональных данных и подтверждает готовность организации к соблюдению нормативных требований.

2.2. Адрес места нахождения или проживания

В разделе 2.2 указывается точный адрес места нахождения или проживания, который имеет отношение к обработке персональных данных. В уведомлении необходимо указать полное наименование организации, её юридический адрес, а также фактический адрес, где располагаются серверы, центры обработки данных или иные технические помещения. Если обработка осуществляется в нескольких местах, следует перечислить каждый адрес, указав, какие категории данных обрабатываются в конкретном месте.

Если субъект данных является физическим лицом, в уведомлении следует привести его фактический адрес проживания, который используется для доставки корреспонденции, уведомлений о правах и изменениях в политике безопасности. При указании адреса важно обеспечить его актуальность: в случае переезда или изменения места регистрации адрес обязан быть обновлён в документе без задержек.

Для повышения прозрачности рекомендуется дополнительно указать:

почтовый индекс;
номер офиса или помещения;
контактный телефон и электронную почту, привязанные к указанному адресу;
сведения о том, доступен ли адрес для посещения представителей субъектов данных или уполномоченных органов контроля.

Точная и полная информация об адресе позволяет субъектам быстро определить, где находятся их персональные данные, а контролирующим органам – проверить соблюдение требований законодательства о защите информации. При формировании уведомления следует избегать сокращений и аббревиатур, которые могут вызвать непонимание у получателя.

2.3. ИНН и ОГРН (ОГРНИП)

ИНН и ОГРН (ОГРНИП) – обязательные реквизиты, которые необходимо отразить в уведомлении о мерах по обеспечению безопасности персональных данных. Указывая эти идентификаторы, вы подтверждаете юридическую подлинность организации и облегчаете проверку соответствия требований законодательства.

Во-первых, в уведомлении следует привести полный номер ИНН. Это позволяет контролирующим органам быстро сопоставить сведения о вашей компании с данными реестра налогоплательщиков. При наличии нескольких ИНН (например, для разных видов деятельности) перечислите каждый из них в отдельной строке.

Во-вторых, обязателен ОГРН для юридических лиц и ОГРНИП для индивидуальных предпринимателей. Укажите точный номер, а также дату его присвоения. При необходимости добавьте сведения о филиалах: укажите ОГРН (ОГРНИП) головного офиса и отдельные ОГРН (ОГРНИП) для каждого филиала.

Если в вашей организации предусмотрено ведение нескольких учетных записей в информационных системах, укажите, какие из них связаны с конкретными ИНН и ОГРН (ОГРНИП). Это поможет установить связь между техническими средствами и юридическим субъектом, что существенно повышает уровень контроля за обработкой персональных данных.

Перечень обязательных пунктов:

Полный ИНН организации (при наличии нескольких – перечисление);
ОГРН (для юридических лиц) или ОГРНИП (для ИП);
Дата присвоения ОГРН (ОГРНИП);
Список филиалов с указанием их ОГРН (ОГРНИП) и ИНН, если они отличаются от центрального офиса;
Сопоставление учетных записей информационных систем с указанными реквизитами.

Включив эти сведения в уведомление, вы обеспечите прозрачность и полноту представления информации о юридическом лице, что является неотъемлемой частью требований по защите персональных данных. Такой подход упрощает процесс проверки и демонстрирует готовность организации к соблюдению законодательства.

3. Цели и объем обработки персональных данных

3.1. Перечень целей обработки

В уведомлении о сведениях об обеспечении безопасности персональных данных обязательным элементом является чётко сформулированный перечень целей обработки. Этот раздел должен раскрывать, зачем именно собираются, хранятся и используют данные субъектов, и какие задачи решаются посредством их обработки.

Каждая цель должна быть изложена в отдельном пункте, без общих формулировок, чтобы субъект мог сразу понять, какие именно действия с его информацией планируются. Пример структуры перечня целей:

Осуществление договорных обязательств (поставка товаров, оказание услуг, выполнение работ);
Выполнение требований законодательства (отчётность, налоговый учёт, предоставление информации в контролирующие органы);
Обеспечение функционирования ИТ‑инфраструктуры (администрирование систем, мониторинг и диагностика, восстановление после сбоев);
Маркетинговые и рекламные действия (рассылка предложений, персонализированные рекомендации, проведение опросов);
Управление персоналом (подбор, адаптация, оценка эффективности, ведение кадрового делопроизводства);
Защита прав и законных интересов организации (предотвращение мошенничества, расследование инцидентов, защита от несанкционированного доступа).

При формулировании целей следует избегать расплывчатых выражений типа «для улучшения работы компании»; вместо этого указываются конкретные задачи и ожидаемые результаты. Если обработка данных проводится на основании нескольких оснований (согласие, договор, закон), каждое основание следует сопоставить с соответствующей целью, чтобы исключить двойное перечисление.

Важно, чтобы перечень целей был полным и исчерпывающим. Отсутствие какой‑либо цели может вызвать у субъекта вопросы о законности обработки и привести к отказу от предоставления согласия. Поэтому в уведомлении необходимо перечислить все направления деятельности, в которых используются персональные данные, и при необходимости указать сроки их хранения, связанные с каждой целью.

3.2. Категории обрабатываемых персональных данных

3.2.1. Специальные категории данных

В уведомлении о сведениях об обеспечении безопасности персональных данных, относящихся к специальным категориям, необходимо чётко и однозначно указать, какие именно типы данных обрабатываются (например, сведения о расовой или национальной принадлежности, политических взглядах, религиозных убеждениях, состоянии здоровья, сексуальной ориентации, биометрические данные). Указывая эти категории, сразу формируется представление о степени чувствительности информации и обоснованности применяемых мер защиты.

Далее следует перечислить цели обработки таких данных. Каждая цель должна быть законной, конкретной и понятной: например, обеспечение медицинского обслуживания, выполнение обязательств по трудовому законодательству, реализация программ социальной поддержки. Без ясного указания целей невозможно оценить необходимость сбора и хранения особых данных.

Необходимо также указать правовую основу, на которой основана обработка. Это может быть согласие субъекта, выполнение обязательств по договору, законные интересы организации, а также специальные нормы, регулирующие обработку чувствительной информации. Указание нормативного акта, статей и пунктов, подтверждающих законность обработки, повышает прозрачность и доверие.

Ключевой элемент уведомления – описание технических и организационных мер, направленных на защиту специальных категорий данных. В список следует включить:

Шифрование данных при передаче и хранении, с указанием используемых алгоритмов и уровней ключей;
Ограничение доступа только уполномоченным сотрудникам, с применением многофакторной аутентификации и строгих ролей;
Регулярный аудит и мониторинг доступа, включая журналирование всех операций с данными;
Применение систем обнаружения и предотвращения вторжений, а также антивирусных решений;
Проведение периодических оценок рисков, с документированием выявленных уязвимостей и планов их устранения;
Обучение персонала правилам обращения с чувствительной информацией и обязательным требованиям конфиденциальности;
Своевременное резервное копирование с последующим шифрованием и хранением копий в отдельном защищённом месте.

В уведомлении также следует указать сроки хранения специальных категорий данных и порядок их уничтожения после завершения целей обработки. Описание процедуры уничтожения (например, безвозвратное удаление с физическим уничтожением носителей) демонстрирует готовность организации полностью исключить риск несанкционированного доступа после окончания обработки.

Наконец, необходимо предоставить контактные данные лица (или подразделения), ответственного за обеспечение безопасности персональных данных, а также информацию о том, как субъект может воспользоваться своими правами: запросить уточнение, исправление, ограничение обработки или полное удаление своих данных. Чёткое указание каналов связи и сроков ответа гарантирует оперативную реакцию на запросы субъектов и укрепляет их уверенность в надёжности защиты.

3.2.2. Биометрические персональные данные

Биометрические персональные данные относятся к особо чувствительным сведениям, поэтому уведомление о мерах их защиты должно быть максимально конкретным и понятным. В документе следует указать, какие именно биометрические характеристики собираются (например, отпечатки пальцев, изображение лица, голосовые образцы) и цель их обработки. Далее необходимо подробно описать технические и организационные средства, применяемые для обеспечения их безопасности.

Во-первых, следует сообщить об использовании шифрования при передаче и хранении биометрических данных. Укажите типы криптографических алгоритмов, протоколов и уровней защиты, которые применяются в системе.

Во-вторых, необходимо раскрыть порядок ограничения доступа. Опишите, какие категории сотрудников имеют право работать с биометрической информацией, какие процедуры аутентификации и авторизации применяются, а также как осуществляется контроль за действиями пользователей (журналы доступа, мониторинг).

В-третьих, укажите меры по защите от несанкционированного копирования и утечки. Это могут быть изоляция хранилищ, применение аппаратных модулей безопасности (HSM), регулярные проверки целостности данных.

В-четвёртых, опишите политику хранения и уничтожения биометрических данных. Укажите сроки хранения, условия архивирования и процедуры безвозвратного удаления после окончания использования.

В-пятых, перечислите процедуры реагирования на инциденты, связанные с биометрической информацией. Включите описание этапов обнаружения, оценки ущерба, уведомления уполномоченных органов и информирования субъектов данных.

Ниже представлена рекомендованная структура пунктов, которые следует включить в уведомление:

Перечень собираемых биометрических данных и цели их обработки.
Описание методов шифрования при передаче и хранении.
Порядок ограничения доступа: роли, уровни привилегий, механизмы аутентификации.
Технические средства защиты от копирования и утечки (изоляция, HSM, контроль целостности).
Политика хранения, сроков и способов уничтожения данных.
План реагирования на инциденты: этапы, ответственные лица, порядок уведомления.

Включив все перечисленные элементы, вы обеспечите прозрачность мер защиты биометрических персональных данных и продемонстрируете соблюдение требований законодательства. Такой подход повышает доверие субъектов данных и снижает риски нарушения их прав.

3.3. Категории субъектов персональных данных

В уведомлении о мерах по защите персональных данных необходимо чётко указать, какие категории субъектов персональных данных подлежат обработке. Это позволяет получателям информации понять, к кому именно относятся применяемые меры безопасности, и оценить степень их соответствия требованиям законодательства.

В качестве основных категорий следует перечислить:

физические лица, являющиеся клиентами организации (покупатели, заказчики, пользователи услуг);
сотрудники и подрядчики, работающие в компании (в том числе временные работники и стажёры);
партнёры и контрагенты, взаимодействующие с организацией в рамках договорных отношений;
абоненты коммуникационных сервисов (телефонные, интернет‑провайдеры, почтовые рассылки);
пользователи веб‑ресурсов и мобильных приложений (регистрационные данные, данные о посещениях);
жители территорий, где осуществляется предоставление публичных услуг (граждане, получающие лицензии, разрешения, справки);
иные лица, чьи персональные данные собираются в целях исполнения законодательных или договорных обязательств (например, участники программ лояльности, получатели подарков).

Каждая из этих категорий может включать подгруппы, требующие отдельного описания: например, среди клиентов может быть выделена группа юридических лиц, а среди сотрудников – управленческий персонал, имеющий доступ к конфиденциальной информации. Указание всех соответствующих категорий создаёт полную картину того, чьи данные защищаются, и демонстрирует прозрачность подхода организации к обеспечению их безопасности.

4. Меры по обеспечению безопасности

4.1. Правовые основы обеспечения безопасности

Правовые основы обеспечения безопасности персональных данных формируются совокупностью федеральных нормативных актов, регламентирующих порядок сбора, обработки и защиты информации. Ключевыми документами являются Федеральный закон «О персональных данных» № 152‑ФЗ, Федеральный закон «О защите информации» № 59‑ФЗ, а также положения Гражданского кодекса РФ, регулирующие ответственность за нарушение прав субъектов данных. Кроме того, отраслевые стандарты (например, ГОСТ Р 56944‑2016) и рекомендации Роскомнадзора уточняют технические и организационные меры, обязательные для операторов.

В уведомлении о мерах обеспечения безопасности необходимо указать, какие нормативные акты служат основанием для применения конкретных защитных средств. Это позволяет субъекту данных понять, какие правовые гарантии действуют в его случае, и подтверждает законность действий оператора.

Содержание уведомления должно включать:

перечень применяемых технических и организационных мер (шифрование, контроль доступа, регулярный аудит, резервное копирование);
описание процедур реагирования на инциденты, включая порядок уведомления уполномоченных органов и субъектов данных;
сведения о правах субъектов персональных данных: запрос информации о проведенных обработках, требование уточнения, блокировки или уничтожения данных;
контактные данные ответственного за обеспечение безопасности (должность, телефон, электронная почта);
ссылки на конкретные статьи закона, регламентирующие обязательства оператора и ответственность за их нарушение.

Указание правовых норм усиливает доверие к организации, демонстрируя её приверженность соблюдению требований законодательства. Каждый пункт должен быть изложен ясно и без двусмысленностей, чтобы субъект мог без затруднений понять, какие меры приняты для защиты его персональной информации. Такой подход обеспечивает прозрачность и соответствует требованиям регулирующих органов.

4.2. Организационные меры

4.2.1. Назначение ответственного лица

Назначение ответственного лица в уведомлении о мерах по защите персональных данных должно быть описано максимально чётко и полно. В тексте указывается полное имя сотрудника, его должность, а также реквизиты для связи — телефон, электронный адрес и, при необходимости, почтовый адрес. Такой уровень детализации позволяет субъектам персональных данных и контролирующим органам быстро установить, к кому обращаться за разъяснениями или в случае возникновения вопросов.

Обязанности назначенного лица формулируются в виде конкретных пунктов. Ключевые задачи включают:

разработку и внедрение внутренних политик и процедур по обеспечению безопасности данных;
контроль за соблюдением требований законодательства и внутренних регламентов;
проведение регулярных аудитов и оценок рисков, а также подготовку отчётов о результатах;
организацию обучения персонала методам защиты информации и реагированию на инциденты;
взаимодействие с органами надзора и предоставление им необходимой информации по запросу;
оперативное реагирование на нарушения и инциденты, включая уведомление затронутых субъектов и принятие корректирующих мер.

В уведомлении также указывается, какие полномочия имеет ответственное лицо: право требовать от подразделений предоставления отчётных документов, инициировать изменение технических и организационных средств защиты, а также принимать решения о приостановке обработки данных в случае угрозы их безопасности. Упоминание этих полномочий подчёркивает, что назначенный сотрудник обладает необходимыми инструментами для эффективного управления процессом защиты.

Необходимо добавить информацию о сроках назначения ответственного лица, например, указать дату вступления в должность и порядок её продления или замены. При изменении ответственного лица в уведомлении следует отразить дату актуализации данных, чтобы гарантировать их постоянную достоверность.

Таким образом, в тексте уведомления о мерах обеспечения безопасности персональных данных присутствуют полные сведения о лице, отвечающем за защиту, его контактные данные, чётко сформулированные обязанности, предоставленные полномочия и актуальные сроки назначения. Это обеспечивает прозрачность процесса и подтверждает готовность организации к надёжному управлению персональными данными.

4.2.2. Разработка внутренних актов

Разработка внутренних актов – важный этап построения системы защиты персональных данных. При составлении нормативных документов необходимо чётко определить цели обработки, виды обрабатываемой информации и границы ответственности сотрудников. Внутренние инструкции должны фиксировать порядок доступа к данным, методы их защиты и порядок реагирования на инциденты.

В уведомлении о мерах обеспечения безопасности персональных данных следует отразить следующие сведения:

Наименование организации и её юридический статус.
Описание категорий персональных данных, которые обрабатываются (физические лица, клиенты, сотрудники и т.д.).
Цели обработки и правовые основания, на которых она осуществляется.
Перечень технических и организационных мер, применяемых для защиты данных (шифрование, контроль доступа, резервное копирование, регулярный аудит и мониторинг).
Порядок распределения ролей и обязанностей персонала, ответственного за обеспечение безопасности (специалисты по ИТ, сотрудники отдела кадров, руководители подразделений).
Процедуры выявления, регистрации и устранения инцидентов, связанных с утратой или несанкционированным доступом к данным.
Сроки хранения персональных данных и условия их уничтожения после окончания периода обработки.
Информацию о порядке предоставления субъектам персональных данных доступа к их сведениям, исправления ошибок и отзыва согласия.

Все положения внутренних актов должны быть согласованы с действующим законодательством о персональных данных и регулярно пересматриваться в связи с изменениями в технологической среде или в структуре организации. Такой подход гарантирует прозрачность процессов, повышает уровень ответственности сотрудников и обеспечивает надёжную защиту персональной информации.

4.2.3. Оценка вреда субъектам данных

Оценка вреда, который может быть причинён субъектам данных, является обязательным элементом любого сообщения о мерах защиты персональной информации. В документе следует чётко сформулировать, какие именно негативные последствия могут возникнуть при утечке, несанкционированном доступе, изменении или уничтожении данных. Примерный перечень аспектов, которые необходимо отразить:

Виды возможного вреда: финансовые потери (например, несанкционированные списания со счёта), репутационный ущерб (публикация конфиденциальных сведений), психологический дискомфорт (стресс, тревога), правовые последствия (нарушение законодательства, судебные иски).
Категории затронутых субъектов: клиенты, сотрудники, партнёры, поставщики. Для каждой группы следует указать, какие типы данных обрабатываются (финансовые, биометрические, медицинские и т.д.) и насколько они чувствительны.
Вероятность наступления вреда: оценка риска должна базироваться на реальных угрозах, уровне защищённости текущих систем и истории инцидентов. При этом указываются как минимальная, так и максимальная вероятность возникновения каждого вида ущерба.
Степень тяжести последствий: классификация от «незначительного» (небольшие неудобства) до «критического» (потеря средств, серьёзный урон репутации). Для каждого уровня уточняются конкретные сценарии, которые могут привести к такому результату.
Меры по минимизации ущерба: описание уже реализованных и планируемых действий, направленных на снижение риска (шифрование, многофакторная аутентификация, регулярный аудит, обучение персонала). Указывается, как эти меры ограничивают вероятность и уменьшат потенциальный ущерб.

Включив в уведомление детализированную оценку вреда, организация демонстрирует осознанный подход к защите персональных данных, повышает доверие субъектов и обеспечивает соответствие требованиям законодательства. Такой информационный блок позволяет получателям понять, какие риски существуют, насколько они серьезны и какие шаги предприняты для их нейтрализации. Это повышает прозрачность взаимодействия и способствует более эффективному управлению безопасностью данных.

4.2.4. Выявление и предотвращение нарушений

В уведомлении о сведениях об обеспечении безопасности персональных данных следует подробно описать порядок выявления и предотвращения нарушений, чтобы получатель мог оценить эффективность применяемых мер.

Во-первых, необходимо указать, какие системы мониторинга используются для постоянного контроля доступа к персональным данным. Это могут быть средства автоматического аудита журналов событий, системы обнаружения аномалий в трафике и специализированные решения для контроля привилегий пользователей.

Во-вторых, следует перечислить процедуры реагирования на инциденты. В уведомлении должны быть прописаны этапы: обнаружение нарушения, оценка его масштаба, изоляция затронутых ресурсов, уведомление ответственных лиц и, при необходимости, информирование субъектов данных. Также важно указать сроки, в течение которых проводится каждая из этих операций.

В-третьих, требуется описать профилактические мероприятия, направленные на минимизацию риска возникновения нарушений. К ним относятся регулярные обновления программного обеспечения, проведение тестов на проникновение, обучение персонала правилам обращения с персональными данными и проверка соответствия прав доступа текущим требованиям.

В-четвёртых, в уведомлении необходимо обозначить ответственных за мониторинг и реагирование. Указываются должностные лица или подразделения, их контактные данные и полномочия, что гарантирует оперативность действий при обнаружении угрозы.

Наконец, следует зафиксировать порядок документирования и отчётности. Все выявленные инциденты, проведённые мероприятия и их результаты обязаны фиксироваться в журнале инцидентов, который регулярно передаётся руководству и, при необходимости, контролирующим органам.

Таким образом, раскрывая в уведомлении механизмы выявления и предотвращения нарушений, организация демонстрирует готовность к своевременному реагированию и поддержанию высокого уровня защиты персональных данных.

4.3. Технические меры

4.3.1. Применение средств защиты информации

В уведомлении о сведениях об обеспечении безопасности персональных данных необходимо подробно раскрыть применяемые средства защиты информации, чтобы субъектам данных и контролирующим органам была понятна степень их защиты.

Во-первых, указывается тип используемого технического средства: шифрование (симметричное и асимметричное), токенизация, системы контроля доступа, антивирусные и антишпионские программы, средства обнаружения вторжений, резервное копирование и восстановление данных.

Во-вторых, описываются организационные меры: разработка и внедрение политик информационной безопасности, проведение регулярных аудитов, обучение персонала, распределение ролей и ответственности, процедуры реагирования на инциденты.

В-третьих, фиксируется уровень защиты, соответствующий классификации обрабатываемой информации (например, персональные данные особой категории требуют более строгих мер, чем общедоступные сведения).

В уведомлении также указываются сроки актуализации и пересмотра мер защиты, а при необходимости – ссылки на нормативные акты и стандарты, которым следует организация (ГОСТ, ISO/IEC 27001 и др.).

Примерный перечень сведений, которые следует включить:

Наименование и назначение средств защиты;
Технические характеристики (алгоритмы шифрования, параметры ключей, версии программного обеспечения);
Описание процедур контроля доступа (аутентификация, авторизация, журналирование);
Периодичность проведения проверок и тестов на уязвимости;
Ответственные лица и подразделения, обеспечивающие безопасность;
Планы действий при обнаружении утечки или нарушения защиты;
Сроки обновления и замены средств защиты.

Такой структурированный подход гарантирует прозрачность мер защиты, повышает доверие субъектов данных и соответствует требованиям законодательства о персональных данных.

4.3.2. Учет машинных носителей

В уведомлении о сведениях об обеспечении безопасности персональных данных необходимо подробно описать порядок учета машинных носителей, поскольку они являются основным элементом хранения и передачи информации. Указываются все типы носителей, используемых в организации (жёсткие диски, SSD, флеш‑накопители, магнитные ленты, оптические диски), а также их классификация по уровню конфиденциальности данных, размещённых на них.

Для каждого типа носителя фиксируется уникальный идентификационный номер, дата ввода в эксплуатацию, место физического хранения и ответственный сотрудник. В документе описывается процесс регистрации новых носителей: при поступлении в организацию они проходят проверку на соответствие требованиям безопасности, маркируются и вносятся в реестр. При перемещении носителя между подразделениями фиксируется дата, цель перемещения и подписи лиц, осуществляющих передачу и прием.

Особое внимание уделяется контролю доступа к машинным носителям. В уведомлении указывается, какие категории сотрудников имеют право работать с каждым типом носителя, какие средства аутентификации применяются (карточки доступа, биометрия, пароли) и какие процедуры проводятся при изменении прав доступа. Описываются меры защиты от несанкционированного копирования: использование шифрования, программных средств контроля целостности и журналов аудита.

Для обеспечения надёжного уничтожения информации приводятся правила утилизации и физической деградации носителей. В документе перечисляются методы, применяемые к различным типам носителей (деградация магнитных лент, разрушение пластика оптических дисков, физическое уничтожение SSD), а также порядок подтверждения выполнения этих действий (акт уничтожения, подписи ответственных лиц).

В случае утраты или кражи машинного носителя в уведомлении описывается процедура оперативного реагирования: немедленное информирование уполномоченного специалиста по информационной безопасности, блокировка доступа к данным, проведение расследования и документирование всех действий. Указываются сроки, в течение которых необходимо выполнить каждый этап реагирования, и контактные данные ответственных за инцидент сотрудников.

Наконец, в уведомлении отражаются требования к периодическому пересмотру и актуализации реестра машинных носителей. Описывается график проведения инвентаризаций (ежеквартально, раз в полугодие), порядок исправления выявленных несоответствий и ответственные лица за выполнение этих задач. Такой подход гарантирует полную прозрачность и контроль над всеми средствами, на которых хранятся персональные данные, и способствует соблюдению требований законодательства о защите информации.

4.3.3. Резервное копирование и восстановление

Резервное копирование и восстановление — неотъемлемая часть любой стратегии защиты персональных данных, поэтому в уведомлении необходимо подробно описать, как реализованы эти процессы. Указываются типы данных, подлежащих резервному копированию, а также классификация их критичности. Описывается периодичность создания копий: ежедневные инкрементные, еженедельные полные и ежемесячные архивные копии. Важно зафиксировать, где хранятся резервные копии — внутренние серверы, удалённые дата‑центры или облачные сервисы, и какие меры приняты для их защиты, включая шифрование в состоянии покоя и при передаче.

Далее раскрывается порядок восстановления данных: сроки, в течение которых возможен возврат к последней корректной версии, и ответственные лица, уполномоченные инициировать процесс. Указывается, какие тесты проводятся для проверки работоспособности резервных копий, как часто проводится имитация восстановления и какие результаты фиксируются. При наличии нескольких уровней резервирования указывается, какие из них являются первичными, а какие — резервными в случае отказа основных систем.

В перечень обязательных пунктов также включаются меры по контролю доступа к резервным хранилищам, журналирование всех операций создания, перемещения и восстановления копий, а также процедуры реагирования на инциденты, связанные с потерей или повреждением резервных данных. При использовании облачных сервисов необходимо указать, какие стандарты безопасности соблюдаются поставщиком, и какие договорные обязательства гарантируют сохранность и конфиденциальность копий.

Список ключевых аспектов, которые следует отразить в уведомлении:

типы и объём персональных данных, попадающих под резервирование;
расписание и методики создания резервных копий;
места хранения и используемые средства защиты (шифрование, изоляция);
порядок и сроки восстановления, а также ответственные лица;
процедуры тестирования и проверки целостности резервных копий;
механизмы контроля доступа и журналирования операций;
обязательства сторон при использовании сторонних сервисов.

Точная и исчерпывающая информация о резервном копировании и восстановлении демонстрирует готовность организации к защите персональных данных и повышает доверие субъектов к её практике.

4.3.4. Контроль доступа к данным

Контроль доступа к данным – один из основных элементов обеспечения безопасности персональных данных, поэтому в уведомлении необходимо подробно описать используемые механизмы и процедуры. Указывайте, какие уровни доступа предусмотрены для разных категорий пользователей, какие роли определяют права на просмотр, изменение и удаление информации. Описание должно включать:

Принципы аутентификации: типы используемых средств (пароли, токены, биометрия, двухфакторная аутентификация) и требования к их надёжности;
Политику управления учётными записями: порядок создания, изменения и прекращения доступа, сроки действия учетных записей, процедуры блокировки при подозрении на компрометацию;
Модель распределения прав доступа: роль‑ориентированный (RBAC) или атрибутный (ABAC) подход, перечень ролей и связанные с ними уровни привилегий;
Журналирование действий: какие операции фиксируются, какие параметры записываются (идентификатор пользователя, время, объект доступа), сроки хранения журналов и порядок их анализа;
Процедуры регулярного пересмотра прав: периодичность аудита доступа, методы выявления избыточных или устаревших привилегий, действия по их корректировке;
Меры защиты от несанкционированного доступа: ограничения по IP‑адресам, сети, использование VPN, ограничения по времени работы учетных записей.

Необходимо также указать, какие технические и организационные средства применяются для предотвращения утечек при ошибочном назначении прав, а также порядок реагирования на инциденты, связанные с нарушением контроля доступа. Описание должно быть конкретным, без общих формулировок, чтобы субъекты персональных данных могли ясно понять, каким образом их информация защищена от неразрешённого доступа.

5. Сведения о трансграничной передаче

5.1. Перечень государств

В разделе, посвящённому перечню государств, необходимо чётко указать все страны, в которые могут быть переданы персональные данные, а также те, где находятся серверы, используемые для их обработки. Описание должно включать официальные названия стран, их правовой статус в сфере защиты данных и наличие международных соглашений, гарантирующих адекватный уровень защиты. Если передача данных осуществляется в несколько стран, каждую из них следует перечислить отдельно, чтобы получатель уведомления имел полное представление о географии обработки.

Российская Федерация – основной оператор, где расположены главные центры обработки.
страны‑члены Европейского экономического пространства (например, Германия, Франция, Нидерланды) – обработка осуществляется в соответствии с требованиями GDPR и локальными нормативами.
Соединённые Штаты Америки – передача допускается только при наличии договоров о надёжных мерах защиты, подтверждённых сертификатами или стандартами (например, Privacy Shield, хотя он уже не действует, требуется альтернативный механизм).
Канада – данные могут быть размещены в провайдерах, сертифицированных по стандарту PIPEDA.
Япония – применяются положения о взаимном признании уровня защиты, установленного в законе о защите персональных данных.

Если в перечне присутствуют страны, не входящие в список признанных уровнями защиты, необходимо указать дополнительные меры, которые применяются для обеспечения безопасности (шифрование, анонимизация, ограничение доступа). Также следует отметить, что список может быть обновлён в случае изменения законодательства или появления новых международных соглашений. Такая детализация позволяет субъектам персональных данных понять, где именно находятся их сведения, и уверенно оценить степень их защиты.

5.2. Правовые основания для передачи

В уведомлении о сведениях, связанных с обеспечением безопасности персональных данных, необходимо чётко указать правовые основания, на которых производится передача информации. Это основной элемент, позволяющий субъекту понять, почему его данные могут быть переданы третьим лицам, и какие нормативные акты регламентируют данную операцию.

Во-первых, если передача осуществляется на основании явного согласия субъекта, в документе следует отразить факт получения согласия, дату, форму (письменную или электронную) и цель, для которой согласие дано. Ссылка на соответствующую статью Федерального закона «О персональных данных» (ст. 6) подтверждает законность такой передачи.

Во-вторых, когда передача является частью исполнения договора, необходимо указать номер и дату договора, а также пункт, в котором прописана передача персональных данных. Ссылка на ст. 9 ФЗ 152 указывает, что обработка возможна в рамках исполнения обязательств, вытекающих из договора.

В-третьих, если передача предусмотрена законодательством, следует точно назвать нормативный акт, его номер и статью, например: «в соответствии со ст. 9 Закона РФ «О персональных данных» передача осуществляется в целях выполнения требований налогового законодательства». Такое указание гарантирует, что субъект видит прямую связь между передачей и обязательным правовым требованием.

В-четвёртых, при передаче в целях защиты жизненно важных интересов субъекта или других лиц, документ обязан содержать обоснование, почему такие интересы не могут быть обеспечены без передачи данных, а также ссылку на ст. 6 ФЗ 152, регулирующую такие случаи.

В-пятых, если передача осуществляется в интересах государственной безопасности, обороны или обеспечения общественного порядка, необходимо привести конкретный нормативный акт (например, ФЗ 115 «О противодействии экстремизму») и указать цель передачи, ограничивая объём данных только тем, что необходимо для выполнения задачи.

Наконец, при передаче в рамках выполнения обязанностей публичного органа, следует указать основание в виде нормативного правового акта, регулирующего данную деятельность, и цель, соответствующую полномочиям органа.

Список типовых правовых оснований, которые следует указать в уведомлении:

согласие субъекта персональных данных;
исполнение договора, в котором предусмотрена передача данных;
обязательные требования закона (налоговое, трудовое, антимонопольное и др.);
защита жизненно важных интересов субъекта или других лиц;
обеспечение национальной безопасности, обороны, общественного порядка;
выполнение обязанностей публичного органа.

Каждое из указанных оснований должно быть изложено ясно, без лишних оборотов, с точной ссылкой на нормативный документ. Такой подход обеспечивает прозрачность и законность передачи персональных данных, а также укрепляет доверие субъектов к организации, которая обрабатывает их информацию.

6. Взаимодействие и контроль

6.1. Контактная информация для обращений субъектов

В уведомлении о мерах по защите персональных данных обязательно указывается полная контактная информация, позволяющая субъектам быстро и без затруднений связаться с ответственным за обработку. В первую очередь указывается официальное наименование организации‑оператора, под которым она зарегистрирована в государственных реестрах. Далее приводятся реквизиты, по которым можно направлять запросы, жалобы и предложения.

Указываются следующие данные:

почтовый адрес, где находится главный офис или отдел, отвечающий за защиту данных;
телефон (с указанием часового пояса и времени приёма звонков);
электронный адрес, регулярно проверяемый сотрудниками службы поддержки;
при наличии – ссылка на страницу сайта, где размещён онлайн‑формуляр для обращения субъектов данных.

Если в организации действует отдельный отдел или уполномоченный специалист по вопросам безопасности, в уведомлении следует указать его фамилию, имя, должность и контактные данные. Это повышает степень доверия и демонстрирует готовность к диалогу.

Для ускорения обработки запросов рекомендуется добавить краткую инструкцию: какие документы необходимо приложить, в какой форме (письменно, электронно) следует подавать запрос, а также примерный срок ответа. Такая прозрачность позволяет субъектам уверенно пользоваться своими правами и способствует соблюдению требований законодательства о персональных данных.

6.2. Взаимодействие с уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных

В разделе, посвящённому взаимодействию с уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, необходимо чётко изложить порядок и содержание коммуникаций, которые организация обязана осуществлять в рамках обеспечения безопасности персональных данных.

Во-первых, укажите, какие сведения о реализованных мерах защиты передаются органу. Перечислите типы технических и организационных средств (шифрование, контроль доступа, мониторинг сетевого трафика, резервное копирование и т.п.), а также их актуальное состояние и степень эффективности.

Во‑вторых, опишите регламент обращения к уполномоченному органу. Установите сроки подачи отчётов (например, раз в квартал), форму документа (письмо, электронное сообщение) и обязательные реквизиты (наименование организации, ИНН, контактные данные ответственного лица).

В‑третьих, зафиксируйте порядок реагирования на запросы органа. Укажите, что в случае получения официального запроса информация должна быть предоставлена в течение установленного законом срока, а при необходимости – дополнительно разъяснены причины выбора конкретных мер защиты.

В‑четвёртых, включите пункт о подтверждении получения и понимания требований уполномоченного органа. После каждой передачи сведений следует получить официальное подтверждение о получении и согласовании представленной информации.

Ниже приведён примерный перечень пунктов, которые следует включить в уведомление:

Наименование и реквизиты организации‑оператора персональных данных.
Перечень применяемых технических средств защиты (шифрование, антивирусные решения, системы обнаружения вторжений).
Описание организационных мер (политика доступа, обучение персонала, процедуры инцидент-менеджмента).
Дата проведения последней оценки эффективности мер защиты.
Результаты аудитов и проверок, проведённых внутренними или внешними специалистами.
Планируемые изменения в системе защиты на ближайший отчетный период.
Контактные данные ответственного за взаимодействие с уполномоченным органом.

Не забывайте, что все предоставляемые сведения должны быть актуальными и проверяемыми. При возникновении инцидентов, связанных с утратой или несанкционированным доступом к персональным данным, обязательным является немедленное информирование уполномоченного органа и предоставление детального отчёта о характере инцидента, предпринятых мерах по его устранению и планах по предотвращению повторения.

Таким образом, уведомление должно полностью отражать практику организации по защите персональных данных и демонстрировать готовность к открытой и своевременной коммуникации с контролирующим органом.