Как отправить письмо в СБИС контрагенту? - коротко
Откройте модуль «Документы», выберите «Письма», нажмите «Создать», укажите контрагента из справочника, заполните тему и текст, прикрепите нужные файлы и нажмите «Отправить». Письмо будет мгновенно доставлено выбранному контрагенту.
Как отправить письмо в СБИС контрагенту? - развернуто
Для успешной отправки письма контрагенту через СБИС необходимо выполнить несколько последовательных действий. Каждый шаг продуман так, чтобы минимизировать вероятность ошибок и ускорить процесс коммуникации.
Во-первых, убедитесь, что у вас есть рабочий аккаунт в системе СБИС и соответствующие права доступа к модулю «Корреспонденция». Если доступ ограничен, обратитесь к администратору организации и запросите необходимые полномочия.
Во‑вторых, откройте браузер, перейдите на портал СБИС и выполните вход, указав логин и пароль. После авторизации система отобразит главное меню, откуда следует выбрать пункт «Корреспонденция» (иногда он называется «Письма» или «Документооборот» в зависимости от версии продукта).
Далее необходимо найти контрагента, которому планируется отправить сообщение. В строке поиска введите название компании, ИНН или номер контрагента, который уже зарегистрирован в вашем справочнике. После отображения результата кликните по нужной записи, чтобы открыть её карточку.
Следующий этап – подготовка самого письма. Нажмите кнопку «Создать письмо» (или «Новое сообщение»). В открывшейся форме укажите:
- Тему письма – кратко, но информативно, чтобы получатель сразу понял суть обращения.
- Текст сообщения – используйте разметку, если это предусмотрено системой (жирный шрифт, списки, ссылки). Текст должен быть четким и без лишних уточнений.
- При необходимости прикрепите файлы. Для этого нажмите кнопку «Прикрепить файл», выберите документы на локальном компьютере и дождитесь их загрузки. Система позволяет прикреплять файлы форматов PDF, DOCX, XLSX и др., но размер каждого вложения не должен превышать установленный лимит (обычно 10 МБ).
Если ваша организация использует электронную подпись, отметьте соответствующее поле и выберите сертификат. Подпись гарантирует получателю подлинность и юридическую силу отправляемых документов.
После заполнения всех обязательных полей нажмите кнопку «Отправить». Система сразу сформирует запись в журнале корреспонденции, где будет указано время отправки, статус (отправлено, доставлено, прочитано) и список получателей.
Для контроля над процессом рекомендуется периодически проверять статус письма. Откройте журнал, найдите нужное сообщение и посмотрите, изменился ли статус с «Отправлено» на «Доставлено» или «Прочитано». При возникновении ошибок (например, недоступность адреса получателя) система выдаст соответствующее уведомление, и вы сможете повторно отправить письмо после исправления данных.
Не забывайте про архивирование. После завершения коммуникации перенесите письмо в архивную папку или пометьте его как «Завершено». Это упростит поиск исторических сообщений и обеспечит соблюдение требований документооборота.
Итого, процесс отправки письма контрагенту через СБИС состоит из входа в систему, выбора модуля корреспонденции, поиска контрагента, создания и заполнения письма, прикрепления необходимых файлов, подписи (при необходимости) и отправки. Регулярный мониторинг статуса и правильное архивирование завершают цикл, гарантируя надёжную и прозрачную коммуникацию с вашими деловыми партнёрами.