Как пригласить контрагента в СБИС к электронному документообороту?

Обзор электронного документооборота

Преимущества перехода на ЭДО

Переход на электронный документооборот открывает перед компанией широкий спектр преимуществ, которые оказывают непосредственное влияние на эффективность бизнеса. Во-первых, автоматизация процессов устраняет ручной ввод данных, снижая риск ошибок и ускоряя обработку документов. Во-вторых, цифровая система обеспечивает мгновенный доступ к любой информации из любой точки, что повышает гибкость работы сотрудников и упрощает взаимодействие с партнёрами. В-третьих, экономия ресурсов становится ощутимой: сокращаются затраты на бумагу, печать, транспортировку и хранение архивов, а также уменьшаются расходы на почтовые услуги. Наконец, электронный документооборот повышает уровень контроля и прозрачности: все операции фиксируются в системе, легко отслеживаются и могут быть проверены в любой момент.

Для того чтобы контрагент начал работать в СБИС в режиме электронного документооборота, необходимо выполнить несколько простых действий. Сначала формируется приглашение, в котором указываются контактные данные партнёра и ссылка на регистрацию в системе. Затем отправляется электронное письмо с инструкциями по созданию учётной записи и подтверждением безопасности. После того как контрагент активирует профиль, ему предоставляются права доступа к соответствующим модулям, где можно просматривать, подписывать и отправлять документы. На завершающем этапе рекомендуется провести короткое онлайн‑обучение, чтобы пользователь быстро освоил основные функции платформы.

Ключевые выгоды от совместного использования электронного документооборота в СБИС:

Скорость: документы передаются в реальном времени, без ожидания почтовой доставки.
Точность: автоматические проверки снижают количество опечаток и несоответствий.
Экономичность: отсутствие расходов на бумагу и транспортные услуги.
Прозрачность: полный журнал действий позволяет контролировать каждый этап согласования.
Удобство: доступ к документам 24/7 с любого устройства, подключённого к интернету.

Внедряя эти шаги, компания быстро интегрирует партнёров в цифровой процесс, минимизирует административные затраты и повышает общую конкурентоспособность. Уверенно можно сказать, что переход на электронный документооборот в СБИС – это стратегический шаг к упрощению бизнеса и укреплению деловых отношений.

СБИС как инструмент для ЭДО

СБИС — это полноценная платформа для электронного документооборота, позволяющая быстро и безопасно обмениваться счет‑фактурами, актами, договорами и другими важными документами. При работе с контрагентами система обеспечивает автоматическую проверку реквизитов, подпись документов и хранение в облаке, что экономит время и снижает риск ошибок.

Для того чтобы ваш партнёр начал работать в системе, выполните несколько простых действий.

Откройте раздел «Контрагенты» в личном кабинете.
Выберите нужного контрагента из списка или создайте новую запись, заполнив обязательные поля (наименование, ИНН, КПП, банковские реквизиты).
На странице профиля контрагента нажмите кнопку «Пригласить в ЭДО». Система сформирует электронное письмо с инструкциями и уникальной ссылкой для регистрации.
Отправьте приглашение контрагенту по электронной почте или через мессенджер. В письме укажите, какие типы документов планируется обмениваться и какие уровни доступа потребуются.
После того как партнер перейдёт по ссылке, ему будет предложено создать учетную запись в СБИС, подтвердить электронную подпись и выбрать способ интеграции (веб‑интерфейс, API, обмен через шлюз).
Как только регистрация завершена, контрагент появляется в вашем списке активных участников электронного обмена. Вы можете сразу же загрузить первый документ или настроить автоматический обмен по расписанию.

Важно контролировать статус приглашения: в разделе «Приглашения» отображаются все отправленные запросы, их статус (отправлено, принято, отклонено) и дата последней активности. При необходимости можно повторно отправить запрос или отменить его.

После активации партнёра в системе вы получаете доступ к полной истории обмена, возможностям групповой подписи и автоматическому формированию отчётов. Всё это делает процесс взаимодействия с контрагентами прозрачным, быстрым и юридически защищённым.

Подготовка к отправке приглашения

Проверка реквизитов контрагента

Перед тем как отправить приглашение контрагенту в СБИС для работы в электронном документообороте, необходимо тщательно проверить его реквизиты. Без надёжной проверки невозможно гарантировать корректность обмена документами и отсутствие ошибок в учётных данных.

Во-первых, соберите полный пакет сведений о контрагенте: название организации, ИНН, КПП, ОГРН, юридический и фактический адреса, банковские реквизиты, контактные телефоны и электронную почту. Эти данные обычно предоставляются в учётных документах или в договоре.

Во-вторых, сравните полученные сведения с официальными источниками. Используйте ФНС, ЕГРЮЛ и банковские справочники для подтверждения ИНН, ОГРН и реквизитов банковского счёта. Если обнаружены расхождения, запросите уточнения у контрагента и повторно проверьте информацию.

В-третьих, проведите верификацию контактных данных. Позвоните по указанному телефону, отправьте тестовое письмо на электронный адрес, попросите подтвердить получение. Это избавит от риска отправки важных документов на недоступные каналы.

После завершения проверок вносите реквизиты в СБИС:

откройте карточку контрагента;
заполните все поля согласно проверенным данным;
прикрепите сканы учётных документов (устав, свидетельство о регистрации);
укажите предпочтительный способ получения электронных документов (API, веб‑портал, электронная почта).

Последний шаг – отправка приглашения. В системе сформируйте письмо‑приглашение, в котором укажите:

Наименование вашей компании и цель сотрудничества;
Инструкцию по активации учётной записи в СБИС;
Список требований к формату электронных документов;
Контактные лица для технической поддержки.

Отправьте письмо на подтверждённый электронный адрес контрагента. После получения подтверждения о регистрации в системе проверьте, что контрагент успешно вошёл в личный кабинет и загрузил подписанный договор. Только после этого можно начинать обмен электронными счетами, актами и другими документами. Такой последовательный подход гарантирует надёжность и прозрачность процесса электронного документооборота.

Настройки вашей учетной записи в СБИС

Настройки вашей учетной записи в СБИС определяют, какие действия вы можете выполнить с контрагентами, какие документы могут быть подписаны и как происходит обмен информацией. Прежде чем добавить нового партнёра в систему, убедитесь, что ваш профиль полностью настроен.

Проверьте, что в разделе «Пользователи и роли» назначена роль, позволяющая создавать и отправлять приглашения. Если роль ограничена только просмотром, запросите у администратора повышение прав.

В блоке «Безопасность» включите двухфакторную аутентификацию – это повысит доверие со стороны контрагента и упростит процесс подтверждения доступа к электронному документообороту.

Убедитесь, что в настройках «Электронные подписи» указаны корректные сертификаты и выбран метод подписи, совместимый с вашими партнёрами (КЭП, ЭЦП или облачная подпись).

Следующий шаг – подготовка шаблона приглашения. Перейдите в раздел «Приглашения», где можно задать обязательные поля: название компании, ИНН, электронный адрес и тип доступа. При необходимости добавьте комментарий, поясняющий цель подключения к электронному обмену документами.

После заполнения шаблона нажмите кнопку «Отправить». Система автоматически сформирует письмо с уникальной ссылкой для подтверждения. Получатель переходит по ссылке, регистрируется в СБИС, выбирает уровень доступа и подтверждает готовность к обмену.

Если требуется добавить сразу несколько контрагентов, используйте импорт из CSV‑файла. В файле должны быть указаны только обязательные колонки: название, ИНН, email. После загрузки система проверит корректность данных и отправит приглашения пакетно.

Не забудьте проверить статус отправленных приглашений в разделе «История запросов». Здесь отображаются: отправлено, открыто, подтверждено, отклонено. При необходимости повторно отправьте запрос или свяжитесь с контрагентом напрямую.

Регулярно обновляйте контактные данные и права доступа в вашем профиле – это гарантирует бесперебойный обмен документами и исключает задержки при подписании счетов, актов и договоров.

Таким образом, правильно настроив учетную запись, вы получаете полный контроль над процессом подключения новых партнёров к электронному документообороту и ускоряете бизнес‑операции.

Процесс приглашения контрагента в СБИС

Поиск контрагента в системе

Поиск по ИНН

Для начала работы с электронным документооборотом необходимо точно определить контрагента. Самый надёжный способ – поиск по ИНН, потому что ИНН является уникальным идентификатором юридического лица или ИП.

Войдите в СБИС, откройте раздел «Контрагенты» и в поле поиска введите ИНН партнёра. Система мгновенно отобразит все совпадения, включая название организации, ОКФС и статус регистрации. Если запись найдена, проверьте реквизиты: юридический адрес, банковские данные и контактную информацию. При необходимости уточните данные в официальных реестрах, чтобы исключить ошибки.

После подтверждения корректности информации выполните следующие действия:

Добавьте контрагента в список партнёров системы, указав необходимые параметры доступа.
Перейдите в настройки электронного документооборота и выберите типы документов, которые будут обмениваться с этим контрагентом (счета, акты, договоры и т.д.).
Сформируйте приглашение: укажите адрес электронной почты, задайте уровень прав и прикрепите инструкцию по работе в системе.
Отправьте приглашение. Получатель получит письмо с уникальной ссылкой для активации аккаунта в СБИС.
После активации проверьте, что контрагент успешно подключён к электронному обмену, и настройте автоматические уведомления о новых документах.

Эти шаги позволяют быстро и безошибочно включить нового партнёра в электронный документооборот, обеспечивая полную автоматизацию процессов и сокращение бумажных затрат.

Поиск по наименованию организации

Поиск по наименованию организации – основной инструмент, позволяющий быстро найти нужного контрагента в системе СБИС и подготовить его к работе в электронном документообороте. Введите полное или частичное название компании в строку поиска, система мгновенно отобразит список совпадений. При необходимости уточните запрос, добавив ИНН, ОГРН или другие идентификаторы – результаты сузятся, и нужный контрагент будет найден без лишних кликов.

После того как организация найдена, откройте её карточку. На странице контрагента расположены кнопки управления: «Пригласить в электронный документооборот», «Отправить приглашение» и «Установить права доступа». Нажмите кнопку приглашения – система сформирует электронное письмо с уникальной ссылкой для регистрации. В письме указываются детали подключения, требования к подписи и сроки активации. При необходимости можно добавить персональное сообщение, чтобы подчеркнуть важность сотрудничества.

Для ускорения процесса подготовьте шаблон письма заранее. В нём должны быть:

название вашей компании и отдела, ответственного за документооборот;
короткое описание преимуществ перехода на электронный обмен документами;
пошаговая инструкция по активации аккаунта;
контактные данные службы поддержки.

После отправки приглашения система автоматически отслеживает статус: приглашение доставлено, открыто, зарегистрирован пользователь. При появлении статуса «зарегистрирован» сразу назначьте контрагенту необходимые роли и уровни доступа, чтобы он мог подписывать, отправлять и получать документы без задержек.

Если контрагент не реагирует в течение установленного срока, используйте функцию повторного напоминания. Она генерирует новое письмо с тем же набором инструкций, но с пометкой о предыдущей попытке. Такой подход гарантирует, что каждый потенциальный партнер будет проинформирован и получит возможность подключиться к электронному документообороту без лишних усилий.

Таким образом, точный поиск по наименованию организации обеспечивает быстрый старт сотрудничества, а автоматизированные инструменты приглашения и контроля статуса позволяют полностью упростить процесс интеграции контрагента в СБИС.

Формирование и отправка приглашения

Выбор вида приглашения

Для подключения контрагента к электронному документообороту в системе СБИС необходимо правильно выбрать тип приглашения. От этого зависит скорость активации доступа и уровень удобства для партнёра.

Первый вариант – приглашение по электронной почте. Система автоматически генерирует письмо с уникальной ссылкой активации. В письме указываются подробные инструкции, сроки действия ссылки и контактные данные службы поддержки. Этот метод подходит почти для всех контрагентов, так как почти каждый имеет рабочий e‑mail.

Второй вариант – SMS‑сообщение. При необходимости быстро донести информацию до партнёра, у которого ограниченный доступ к почте, выбирается отправка ссылки на мобильный телефон. СМС‑сообщение содержит короткую инструкцию и код подтверждения, что упрощает процесс входа.

Третий вариант – личный кабинет партнёра. Если контрагент уже зарегистрирован в СБИС, администратор может добавить его в список участников документооборота непосредственно из интерфейса. При этом система отправит уведомление внутри личного кабинета и предложит пройти процедуру подтверждения.

Четвёртый вариант – приглашение через мессенджер. При наличии у контрагента корпоративного мессенджера (Telegram, WhatsApp) можно отправить готовую ссылку и инструкцию. Этот способ ускоряет коммуникацию и позволяет сразу ответить на вопросы партнёра.

Критерии выбора:

Наличие контактов – если известен только e‑mail, выбираем почтовый вариант; если есть телефон – SMS.
Скорость реакции – мессенджер и SMS обеспечивают мгновенную доставку.
Уровень контроля – приглашение через личный кабинет позволяет отслеживать статус активации в реальном времени.
Требования безопасности – для особо конфиденциальных данных предпочтительнее использовать личный кабинет с двухфакторной аутентификацией.

После отправки приглашения важно контролировать его статус. СБИС отображает, открыта ли ссылка, выполнена ли активация и какие документы уже доступны контрагенту. При необходимости повторно отправьте приглашение или свяжитесь с партнёром напрямую, чтобы устранить возможные препятствия.

Выбор оптимального типа приглашения гарантирует быструю интеграцию контрагента в электронный документооборот и повышает эффективность совместной работы.

Добавление сопроводительного текста

При приглашении контрагента в систему электронного документооборота SBIS важно добавить сопроводительный текст, который сразу задаст правильный тон общения и ускорит процесс согласования.

Сначала сформируйте короткое, но информативное сообщение. Оно должно содержать цель приглашения, основные преимущества перехода на электронный обмен и конкретные действия, которые необходимо выполнить получателю. Убедитесь, что в тексте указаны контактные данные ответственного лица – это повышает доверие и ускоряет обратную связь.

Далее подготовьте список необходимых шагов для контрагента:

Принять приглашение в личном кабинете SBIS.
Установить пароль и пройти базовую настройку профиля.
Подтвердить готовность к обмену документами, указав предпочтительные форматы и способы подписи.
При необходимости загрузить сертификат для электронной подписи.

Сопроводительный текст следует разместить в верхней части письма или сообщения, чтобы получатель сразу увидел его при открытии. Формулировка должна быть лаконичной, без излишних оборотов:

«Уважаемый партнёр, приглашаем вас присоединиться к нашему электронному документообороту в SBIS. Это позволит сократить сроки обработки, уменьшить бумажный оборот и обеспечить полную прозрачность сделок. Для начала выполните простые действия, указанные ниже, и мы свяжемся с вами для уточнения деталей.»

После отправки приглашения контролируйте статус: система SBIS фиксирует, принял ли контрагент запрос. При отсутствии реакции в течение 2‑3 рабочих дней отправьте напоминание, опять же сопровождая его тем же коротким текстом, но уже с акцентом на срочность.

Наконец, после подтверждения участия проведите вводный вебинар или отправьте инструкцию, где подробно описаны все этапы работы в системе. Такой подход гарантирует, что контрагент быстро адаптируется, а процесс документооборота начнёт работать без задержек.

Действия контрагента после получения приглашения

Получение приглашения в СБИС

Для начала необходимо убедиться, что у вас есть административные права в системе СБИС. Откройте раздел «Контрагенты», найдите нужного партнёра в базе или создайте новую карточку, заполнив реквизиты: название организации, ИНН, КПП, контактные данные ответственного лица. После сохранения карточки появится кнопка «Пригласить в электронный документооборот». Нажмите её – система автоматически сформирует письмо‑приглашение с уникальной ссылкой и инструкциями по регистрации.

В письме указывается срок действия приглашения (обычно 30 дней) и требования к документам, которые необходимо загрузить при первом входе. При получении письма контрагент переходит по ссылке, регистрирует аккаунт, подтверждает электронную подпись и получает доступ к личному кабинету.

Дальнейшие действия:

Проверьте, что контрагент подтвердил регистрацию; статус в карточке изменится на «Активен».
Настройте права доступа: определите, какие типы документов (счета, акты, договоры) он может просматривать, подписывать и загружать.
При необходимости добавьте контрагента в группы рассылки, чтобы автоматизировать уведомления о новых документах.

После завершения всех настроек обе стороны могут обмениваться документами в полностью автоматизированном режиме: документы формируются в системе, подписываются электронной подписью и отправляются без бумажных носителей. При возникновении вопросов сотрудники поддержки СБИС доступны 24 часа в сутки и готовы помочь в любой момент.

Принятие или отклонение предложения

Приглашение контрагента к электронному документообороту в системе СБИС – это деликатный процесс, который требует чёткого оформления предложения и готовности к быстрым действиям в случае его принятия или отклонения.

Сначала формируем официальное приглашение. В письме указываем цель перехода на электронный обмен, преимущества для обеих сторон (сокращение сроков, снижение расходов, автоматический контроль статусов) и конкретные шаги, которые необходимо выполнить. Прикладываем ссылку на форму согласия и инструкцию по регистрации в системе. Тон деловой, информация лаконичная, все требования к документам перечислены в виде пунктов.

Если контрагент принимает предложение, он переходит по ссылке, заполняет форму, подтверждает согласие и создаёт учётную запись. После регистрации система автоматически уведомляет вас о завершении процесса. На этом этапе необходимо:

проверить корректность введённых данных;
назначить роли и права доступа в соответствии с договорённостями;
загрузить шаблоны договоров и согласовать их подписи;
установить правила автоматического уведомления о новых документах.

Все действия выполняются в режиме реального времени, поэтому после подтверждения вы сразу получаете возможность отправлять и получать счета, акты и прочие документы в электронном виде.

Если контрагент отклоняет предложение, он обычно указывает причину в ответном письме. Важно быстро реагировать: уточняем детали, предлагаем альтернативные условия или дополнительную поддержку. Возможные причины отказа могут включать отсутствие технической готовности, опасения по поводу безопасности или необходимость согласования внутри компании. В ответном письме следует:

выразить готовность решить выявленные проблемы;
предложить провести демонстрацию работы системы;
предоставить контакты специалистов по интеграции и безопасности;
при необходимости оформить повторное приглашение с уточнёнными условиями.

Таким образом, каждый вариант – принятие или отклонение – требует чёткой коммуникации и готовности к оперативным действиям. Правильное оформление предложения и быстрая реакция на ответ контрагента позволяют обеспечить плавный переход к электронному документообороту и сохранить деловые отношения на высоком уровне.

Завершение настройки для начала обмена

Завершив базовую настройку в системе, вы получаете возможность открыть электронный обмен документами с контрагентом. На последнем этапе необходимо выполнить несколько простых действий, которые гарантируют безошибочный запуск процесса.

Во‑первых, проверьте правильность реквизитов вашей организации: ИНН, КПП, юридический адрес и банковские реквизиты. Любая ошибка в этих данных приведёт к отклонению приглашения.

Во‑вторых, активируйте модуль электронного документооборота в настройках. Для этого откройте пункт «Электронный документооборот», установите флажок «Включить обмен» и укажите сертификат подписи, соответствующий требованиям ФЗ‑63.

Далее следует сформировать приглашение контрагенту:

Введите полное наименование компании‑партнёра;
Укажите контактное лицо и рабочий e‑mail;
Выберите тип доступа «Электронный обмен»;
Прикрепите инструкцию по подключению (по желанию).

После заполнения формы нажмите кнопку «Отправить приглашение». Система автоматически сформирует письмо с уникальной ссылкой для подтверждения участия. Контрагенту достаточно перейти по ссылке, пройти регистрацию в СБИС и загрузить свой сертификат.

Последний шаг – подтвердить активацию контрагента в списке партнёров. Откройте раздел «Контрагенты», найдите нового участника и смените статус с «Ожидает подтверждения» на «Готов к обмену». После этого система немедленно начнёт принимать и отправлять электронные документы.

Все действия выполняются в режиме онлайн, без необходимости дополнительных обращений в техническую поддержку. При правильном выполнении перечисленных пунктов обмен документами стартует мгновенно, а вы получаете полную автоматизацию бизнес‑процессов.

Возможные трудности и их устранение

Контрагент не найден в базе СБИС

Контрагент не найден в базе СБИС — это типичная ситуация, когда в системе отсутствует запись о компании или индивидуальном предпринимателе, с которым планируется обмен документами. Проблема решается последовательно: сначала проверяется корректность вводимых данных, затем создаётся запись, после чего контрагент получает приглашение к работе в электронном документообороте.

Для начала проверьте, что название контрагента, ИНН, ОГРН и другие реквизиты указаны без ошибок. Ошибки в одной цифре ИНН или лишний пробел в названии могут привести к тому, что система не найдёт нужный объект. Если данные верны, но поиск всё равно не выдаёт результат, переходите к ручному созданию записи.

Пошаговый план действий:

Откройте раздел «Контрагенты» в SBIS и нажмите кнопку «Создать запись».
Введите полные реквизиты контрагента: юридический адрес, банковские реквизиты, контактные лица, электронную почту.
Сохраните запись и убедитесь, что статус — «Активный».
Перейдите к функции «Приглашение в электронный документооборот».
Укажите электронный адрес получателя, выберите тип доступа (просмотр, подпись, полные права) и отправьте приглашение.
После получения письма контрагент проходит регистрацию в системе, подтверждает электронную подпись и получает возможность обмениваться счетами, актами и другими документами онлайн.

Если контрагент уже имеет аккаунт в SBIS, но не найден в вашем списке, используйте функцию «Поиск по email». При вводе адреса система отобразит все существующие записи, и вы сможете привязать их к своему проекту. В случае, когда контрагент отказывается создавать отдельный аккаунт, можно воспользоваться режимом «Гостевой доступ», который позволяет ограниченно просматривать и подписывать документы без полной регистрации.

Не откладывайте процесс на потом: быстрый ввод контрагента в базу и отправка приглашения ускоряют оборот документов, снижают риск ошибок и экономят время обеих сторон. При возникновении технических затруднений обратитесь к службе поддержки SBIS — они помогут исправить любые несоответствия в базе данных.

Проблемы с доставкой приглашения

Проблемы с доставкой приглашения часто становятся причиной задержек в подключении контрагента к электронному документообороту в системе СБИС. Наиболее распространённые причины — неверно указанный адрес электронной почты, попадание письма в спам‑фильтры, ограничения корпоративных почтовых серверов и технические сбои на стороне получателя.

Во-первых, перед отправкой приглашения необходимо дважды проверить корректность указанных контактов. Ошибка в одной букве адреса делает доставку невозможной, а неверный домен приводит к отклонению письма сервером получателя.

Во-вторых, многие организации используют строгие политики безопасности, которые автоматически перемещают сообщения от неизвестных отправителей в папку «Нежелательная почта». Чтобы избежать этого, рекомендуется добавить адрес отправителя ([email protected]) в список доверенных контактов или попросить контрагента проверить соответствующую папку.

В-третьих, корпоративные почтовые системы могут блокировать сообщения с вложениями или ссылками, если они не соответствуют внутренним правилам. В таком случае целесообразно отправить приглашение без вложений, используя только ссылку для активации, и уточнить у получателя, какие типы сообщений допускаются.

Если после проверки всех пунктов приглашение всё равно не доходит, следует воспользоваться альтернативными каналами связи:

отправить приглашение через мессенджер (Telegram, WhatsApp) с указанием прямой ссылки;
позвонить контрагенту и уточнить рабочий адрес электронной почты;
воспользоваться функцией повторной отправки из личного кабинета СБИС, указав альтернативный адрес.

Наконец, при повторяющихся сбоях имеет смысл обратиться в техническую поддержку СБИС. Специалисты могут проверить статус отправки, предоставить журнал ошибок и предложить индивидуальные решения, например, настройку SPF/DKIM записей для вашей доменной почты.

Соблюдая перечисленные меры, вы быстро устраняете препятствия на пути доставки приглашения и обеспечиваете беспрепятственное подключение контрагента к электронному документообороту.

Отказ контрагента от подключения к ЭДО

Если контрагент отказывается подключаться к электронному документообороту, необходимо действовать решительно и последовательно. Сначала уточните причины отказа: отсутствие технической подготовки, сомнения в безопасности или простая инерция. Понимание мотивации позволяет подобрать аргументы, которые действительно работают.

Подчеркните выгоды – ускорение обработки счетов, снижение затрат на бумагу, исключение человеческого фактора в подписании. Приведите конкретные цифры: экономия времени от нескольких дней до нескольких минут, сокращение расходов на печать и пересылку.
Продемонстрируйте простоту – покажите, как за несколько шагов контрагент получает доступ к системе, как осуществляется вход и загрузка документов. Предложите провести короткую онлайн‑демонстрацию, где все функции раскрываются в реальном времени.
Обеспечьте поддержку – назначьте ответственного специалиста, который будет сопровождать контрагента на всех этапах подключения, ответит на вопросы и решит технические проблемы. Гарантируйте, что в случае затруднений помощь будет доступна 24 часа в сутки.
Установите сроки – дайте четкое время, в течение которого необходимо выполнить подключение. Укажите последствия продолжения работы в бумажном формате: задержки платежей, дополнительные административные расходы, возможность ограничения доступа к новым услугам.
Предложите пробный период – разрешите контрагенту протестировать систему без обязательств. После нескольких успешно проведенных транзакций сопротивление обычно исчезает.

Если после всех усилий контрагент всё равно отказывается, фиксируйте отказ в официальном документе и пересмотрите условия сотрудничества. Возможен переход к альтернативным каналам взаимодействия, но только после того, как все преимущества электронного обмена были полностью раскрыты и подтверждены. Такая позиция демонстрирует серьёзность вашего подхода и заставляет контрагента задуматься о целесообразности дальнейшего сотрудничества без автоматизации.

Что делать, если контрагент уже использует другую систему ЭДО

Если контрагент уже работает в другой системе электронного документооборота, процесс перехода к СБИС требует чёткой стратегии и уверенного общения.

Сначала уточните, какие именно функции и возможности предоставляет текущая платформа. Попросите предоставить список поддерживаемых форматов, типы подписей и уровни доступа. Эта информация позволит вам сравнить возможности СБИС и подготовить аргументы, подкреплённые конкретными преимуществами: более гибкая интеграция, автоматическое формирование отчётов, единый доступ к архиву и простая настройка прав пользователей.

Далее предложите провести совместный пилотный запуск. Выберите небольшую партию документов (например, счета‑фактуры или договоры) и настройте их обмен в обеих системах. При этом используйте возможность импортировать и экспортировать файлы в стандартных форматах (XML, PDF, CII). Пилот покажет, насколько быстро можно адаптировать процессы без риска потери данных.

Если контрагент выразит готовность к переходу, подготовьте официальное приглашение. В письме укажите:

цель перехода и выгоды для обеих сторон;
сроки и этапы миграции;
контактные лица, отвечающие за техническую поддержку;
ссылки на инструкцию по подключению к СБИС и форму запроса доступа.

Не забудьте предложить бесплатную техническую консультацию. Специалисты СБИС могут помочь настроить интеграцию с ERP‑системой контрагента, проверить совместимость подписей и обеспечить корректную миграцию исторических данных.

Если контрагент всё же предпочитает сохранять обе системы, предложите оформить двусторонний обмен: документы, отправляемые из СБИС, автоматически конвертируются в формат, поддерживаемый их платформой, и наоборот. Такой гибридный подход позволяет сохранить привычные рабочие процессы, одновременно открывая возможности более эффективного взаимодействия через СБИС.

Завершите общение чётким планом действий и контрольными точками. Регулярные отчёты о статусе миграции, быстрый отклик на возникающие вопросы и демонстрация реальных экономических преимуществ убедят контрагента в целесообразности перехода.

Таким образом, даже при наличии у партнёра альтернативного решения, последовательный и аргументированный подход гарантирует успешное подключение к СБИС и оптимизацию электронного документооборота.