Как заархивировать документы для отправки по почте? - коротко
Выберите нужные файлы, щёлкните правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите «Отправить → Сжатая папка (ZIP)». Полученный архив прикрепите к письму и отправьте.
Как заархивировать документы для отправки по почте? - развернуто
Для подготовки файлов к отправке по электронной почте необходимо собрать их в один контейнер, уменьшив размер и обеспечив удобство передачи. Ниже изложены основные действия, которые гарантируют корректную и быструю отправку.
Во-первых, определите набор документов, которые нужно переслать. Если их несколько, поместите их в отдельную папку – так будет проще выбрать нужный объект при архивации.
Далее выберите формат сжатия. Наиболее распространённые варианты:
- ZIP – поддерживается почти всеми почтовыми сервисами и операционными системами без установки дополнительного ПО; открывается в Windows, macOS и большинстве мобильных устройств.
- RAR – даёт более высокий уровень сжатия, но требует установки WinRAR или совместимых программ у получателя.
- 7z – обеспечивает лучшую компрессию, однако также нуждается в установленном 7‑Zip или аналогичном архиваторе.
Если у вас нет установленного архиватора, используйте встроенные средства ОС:
- В Windows щёлкните правой кнопкой мыши по папке, выберите пункт «Отправить → Сжатая ZIP‑папка».
- В macOS кликните правой кнопкой по папке и выберите «Сжать «Имя папки»».
Для более продвинутых настроек, таких как парольная защита или выбор уровня сжатия, подойдёт бесплатный 7‑Zip (Windows) или платный WinRAR (Windows, macOS). В интерфейсе программы укажите желаемый формат, задайте пароль, если документ содержит конфиденциальную информацию, и запустите процесс.
После создания архива проверьте его размер. Большинство почтовых сервисов ограничивают вложения: Gmail и Outlook позволяют отправлять файлы до 25 МБ, а другие – до 20 МБ. Если архив превышает лимит, примените один из методов:
- Уменьшите степень сжатия, выбрав «Среднее» или «Быстрое» вместо «Максимального».
- Разделите большой архив на несколько частей при помощи функции «Разбить на тома» в WinRAR (указываете размер, например, 10 МБ).
- Перенесите файл в облачное хранилище (Google Drive, OneDrive, Dropbox) и отправьте получателю ссылку.
Перед отправкой убедитесь, что файл не повреждён. Откройте архив, проверьте наличие всех вложений и выполните тестовую распаковку в отдельную папку. Если всё в порядке, переходите к отправке.
Наконец, создайте новое сообщение в почтовом клиенте, прикрепите полученный архив (или несколько частей) и в тексте письма укажите, при необходимости, пароль и инструкцию по распаковке. Проверьте адрес получателя, нажмите «Отправить» и, при необходимости, сохраните копию письма в «Отправленные».
Эти шаги позволяют быстро и надёжно упаковать любые документы, сократить их объём и обеспечить безопасную передачу по электронной почте.