Как внести изменения в ЕФС-1 сведения о трудовой деятельности в 1С? - коротко
Откройте справочник «Сотрудники», найдите нужного работника, в карточке перейдите на вкладку «Трудовая деятельность», внесите изменения в необходимые поля и нажмите «Провести». После сохранения сформированный отчет «ЕФС‑1» отразит обновлённые сведения.
Как внести изменения в ЕФС-1 сведения о трудовой деятельности в 1С? - развернуто
Для внесения поправок в сведения о трудовой деятельности в форме ЕФС‑1 в системе 1С необходимо выполнить несколько последовательных действий, каждый из которых гарантирует корректность и юридическую значимость изменённого отчёта.
Во-первых, откройте конфигурацию 1С, в которой ведётся учёт персонала (обычно это «Зарплата и Кадры» или «Управление персоналом»). Убедитесь, что у вас есть права доступа к разделу «Справочники – Сотрудники» и к подсистеме «Отчётность». Без соответствующего уровня доступа система не позволит изменить данные в карточке сотрудника и сформировать новый документ ЕФС‑1.
Во-вторых, найдите нужного сотрудника. Это делается через справочник «Сотрудники» – введите фамилию, табельный номер или иной идентификатор в строке поиска, выберите запись из списка и откройте её карточку. В карточке отобразятся все сведения, используемые при формировании отчёта: дата приёма на работу, дата увольнения, должность, основание для приёма, сведения о стаже, сведения о полномочиях и т.д.
Далее необходимо отредактировать те поля, которые требуют исправления. При этом следует помнить, что любые изменения, затрагивающие даты начала и окончания трудового договора, должностные обязанности, а также основания для приёма и увольнения, влияют на расчёт страховых взносов и налоговых обязательств. После внесения правок нажмите кнопку «Записать и закрыть» или «Записать», чтобы система сохранила изменения в базе данных.
После корректировки карточки сотрудника следует сформировать новый отчёт ЕФС‑1. Откройте пункт меню «Отчёты – ЕФС‑1». В появившемся окне укажите период, за который требуется представить сведения (обычно это текущий квартал или год), и отметьте галочкой сотрудников, чьи данные изменились. При необходимости добавьте комментарий о причинах изменения – это упростит проверку со стороны контролирующего органа.
Система автоматически сформирует документ в формате XML, соответствующий требованиям ФНС. Проверьте сформированный файл, используя встроенную проверку «Валидировать», чтобы убедиться в отсутствии синтаксических ошибок. Если проверка прошла успешно, перейдите к подписанию отчёта. В 1С предусмотрена интеграция с электронными подписями (ЭЦП) – выберите сертификат, введите пароль и подпишите документ. Подписанный файл готов к передаче в ФНС.
Последний этап – передача отчёта в налоговый орган. Откройте раздел «Электронный документооборот», выберите тип документа «ЕФС‑1», загрузите подписанный файл и отправьте его через канал связи, настроенный в системе (обычно это Интернет‑сервис ФНС). После успешной отправки система отразит статус «Отправлен», а в журнале документооборота появится запись о проведённой операции.
Если после отправки возникнут замечания со стороны ФНС, откройте полученное уведомление, найдите указанные позиции, исправьте их в карточке сотрудника и повторите процесс формирования, подписания и отправки отчёта. При правильном выполнении всех шагов корректные данные будут учтены в налоговой отчётности, а исправления не приведут к штрафным санкциям.
Кратко перечислим ключевые действия:
- Проверить наличие прав доступа к справочнику «Сотрудники» и подсистеме «Отчётность».
- Отыскать карточку нужного сотрудника и открыть её.
- Внести изменения в поля, связанные с трудовой деятельностью (даты, должность, основание, стаж).
- Сохранить изменения в базе.
- Сформировать новый отчёт ЕФС‑1 за требуемый период, включив в него исправленные записи.
- Провести валидацию XML‑файла, подписать его электронной подписью.
- Отправить подписанный документ через модуль электронного документооборота в ФНС.
Соблюдая эту последовательность, вы гарантируете, что сведения о трудовой деятельности в ЕФС‑1 будут актуализированы, а процедура внесения изменений будет полностью соответствовать требованиям законодательства.