Как сделать электронную трудовую? - коротко
Для создания электронной трудовой карточки зарегистрируйтесь в системе «Госуслуги», загрузите сканированные документы и подтвердите их через личный кабинет. После проверки данные станут доступными работодателю и сотруднику в онлайн‑режиме.
Как сделать электронную трудовую? - развернуто
Электронный трудовой документ создаётся в несколько последовательных этапов, каждый из которых требует точного соблюдения нормативов и технических требований.
Для начала необходимо определить правовую основу. В России электронные трудовые книжки регламентируются Федеральным законом «Об электронной подписи», а также приказами Минтруда, которые устанавливают порядок формирования, хранения и передачи электронных трудовых записей. На основании этих актов формируется внутренний регламент организации, описывающий, какие сведения обязаны фиксироваться, кто имеет право их вносить и какие средства используются для подписи.
Следующий шаг – выбор программного обеспечения. На рынке представлены как отчественные решения, так и международные платформы, поддерживающие электронные подписи и интеграцию с бухгалтерскими системами. При выборе продукта следует убедиться, что он сертифицирован ФСТЭК, поддерживает форматы XML и PDF/A, а также предоставляет функции аудита изменений и контроля доступа.
После установки системы необходимо настроить пользователи и их роли. Обычно в процесс включаются:
- руководитель отдела кадров – отвечает за ввод и подтверждение записей;
- сотрудник – имеет возможность просматривать свою электронную трудовую книжку;
- бухгалтер – контролирует соответствие записей требованиям законодательства;
- ИТ‑служба – обеспечивает техническую поддержку и резервное копирование данных.
Далее происходит импорт базовых данных о сотруднике: ФИО, дата рождения, идентификационный номер, сведения о предыдущих местах работы (если они уже находятся в электронном виде). Все данные вводятся в шаблон, предусмотренный программой, и проверяются на соответствие обязательным полям.
Ключевым моментом является оформление записей о приёме, переводе, повышении квалификации и увольнении. Каждая запись формируется в виде отдельного электронного документа, в который встраивается квалифицированная электронная подпись уполномоченного лица. Подпись гарантирует неизменность информации и её юридическую силу. При необходимости к записи могут прикрепляться сканы оригинальных документов (например, приказов о приёме) в формате PDF/A, что обеспечивает полный архив.
После подписания запись сохраняется в централизованном хранилище. Система автоматически формирует журнал аудита, где фиксируются дата и время внесения записи, идентификатор подписанта и хэш‑значение документа. Это позволяет в любой момент отследить историю изменений и подтвердить их подлинность.
Для доступа сотрудника к своей электронной трудовой книжке используется персональный кабинет в веб‑интерфейсе системы. При входе применяется двухфакторная аутентификация: пароль + одноразовый код, отправляемый по СМС или через мобильное приложение. В кабинете пользователь может просмотреть все записи, загрузить копию в PDF/A и, при необходимости, отправить её в государственные органы через защищённый канал.
Необходимо также обеспечить резервное копирование. Рекомендуется использовать два уровня: локальное резервирование на отдельном сервере и облачное хранилище с шифрованием данных. Периодичность копирования – минимум раз в сутки, а контроль целостности проводится с помощью контрольных сумм.
Последний этап – проверка соответствия. Перед вводом в эксплуатацию система проходит внутренний аудит, где проверяется:
- Наличие всех необходимых нормативных документов;
- Корректность настройки ролей и прав доступа;
- Подлинность сертификатов электронной подписи;
- Работоспособность резервного копирования и восстановления данных.
После успешного аудита система считается готовой к использованию. Сотрудники проходят инструктаж, в ходе которого им объясняют порядок работы с электронным трудовым документом, правила безопасности и процедуру обращения за помощью в случае возникновения проблем.
Таким образом, создание электронного трудового документа требует чёткого правового основания, надёжного программного обеспечения, правильной настройки прав доступа, использования квалифицированных электронных подписей, организации резервного копирования и обязательного контроля качества. При соблюдении всех пунктов процесс проходит без задержек, а результат обладает полной юридической силой и удобством доступа для всех участников.