Как отменить сообщение в Outlook? - коротко
Откройте папку «Отправленные», дважды щёлкните по нужному письму, выберите «Действия» → «Отозвать это сообщение», укажите, удалить ли копию из получателя и/или отправить замену. Отзыв сработает только при условии, что получатель ещё не открыл письмо и использует Exchange‑сервер.
Как отменить сообщение в Outlook? - развернуто
Отзыв письма в Outlook — возможность вернуть сообщение получателю, если оно ещё не было прочитано. Процедура работает только при определённых условиях: получатель должен пользоваться тем же сервером Exchange, письмо должно находиться в папке «Входящие», а у отправителя должно быть разрешение на отозвание. Если эти требования выполнены, процесс сводится к нескольким быстрым действиям.
Сначала откройте папку «Отправленные». Найдите нужное письмо и дважды щёлкните по нему, чтобы открыть в отдельном окне. В верхней панели инструментов выберите пункт «Действия» (или «Дополнительно», в зависимости от версии). В раскрывающемся меню появится команда «Отозвать это сообщение». При её выборе откроется диалоговое окно с двумя вариантами: «Удалить непрочитанные копии этого сообщения» и «Удалить непрочитанные копии и заменить их новым письмом». Выберите нужный вариант, при необходимости добавьте комментарий, который получит получатель, и подтвердите действие кнопкой «ОК».
После отправки запроса Outlook автоматически отправит запрос на отзыв получателям. Если сообщение уже открыто, система сообщит, что отзыв невозможен, но в случае успеха получатель увидит уведомление о том, что письмо отозвано, и оригинальное сообщение исчезнет из его почтового ящика.
Для повышения вероятности успешного отзыва следует учитывать несколько рекомендаций:
- Убедитесь, что получатель использует Exchange‑сервер той же организации; отозвать письмо, отправленное внешним адресатам, невозможно.
- Старайтесь отзывать сообщения сразу после отправки; чем дольше они находятся в почтовом ящике получателя, тем меньше шансов, что они останутся непрочитанными.
- При необходимости замените оригинал новым письмом, указав в нём исправленную информацию; это позволит получателю сразу увидеть актуальное содержание.
- Проверьте настройки Outlook: в параметрах почты включите опцию «Запрашивать подтверждение при отзыве сообщений», чтобы получать обратную связь о результате операции.
Если запрос на отзыв завершился неудачно, Outlook покажет отчёт, в котором указано, какие получатели получили сообщение и какие – нет. На основе этой информации можно решить, стоит ли отправлять исправленную версию письма вручную.
Таким образом, отозвать письмо в Outlook — это простой, но условный процесс, требующий соблюдения требований серверной инфраструктуры и своевременного выполнения действий. При правильном подходе он позволяет быстро исправить ошибку и избежать распространения неверной информации.