Как зарегистрироваться в Роскомнадзоре в качестве оператора персональных данных?

1. Кто обязан подавать уведомление

1.1. Критерии отнесения к операторам персональных данных

Для признания юридического лица или индивидуального предпринимателя оператором персональных данных необходимо соответствовать ряду чётко определённых критериев. Прежде всего, субъект должен осуществлять обработку персональных данных, то есть любое действие с данными – сбор, запись, систематизацию, хранение, уточнение, использование, передача, блокирование, удаление и уничтожение. Если такие действия осуществляются в интересах организации, а не в личных целях, то субъект автоматически попадает под определение оператора.

Другим обязательным условием является наличие правоспособности и дееспособности вести коммерческую или иную деятельность, связанную с обработкой персональных данных. Субъект должен иметь юридический адрес, зарегистрированный в установленном порядке, а также оформленную учётную запись в системе Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Наличие официальных документов, подтверждающих статус организации (учредительные документы, свидетельство о регистрации, лицензии, если они требуются), является необходимым доказательством.

Наличие целей и оснований для обработки данных также входит в перечень критериев. Оператор обязан иметь законные основания, такие как согласие субъекта, исполнение договора, выполнение обязательств по закону или защита жизненно важных интересов. Отсутствие правового основания исключает возможность отнесения к операторам.

Наконец, оператор должен обеспечить наличие внутренних регламентов и политик в области защиты персональных данных, а также назначить ответственного за обработку данных, который будет взаимодействовать с надзорными органами. Наличие такой инфраструктуры подтверждает готовность субъекта соблюдать требования Федерального закона о персональных данных.

После подтверждения соответствия всем перечисленным требованиям следует приступить к регистрации в Роскомнадзоре. Процесс начинается с создания личного кабинета на официальном портале надзорного органа. После входа в систему необходимо заполнить форму заявления, указав реквизиты организации, виды обрабатываемых персональных данных, цели их обработки и перечень категорий субъектов данных. Далее загружаются сканы учредительных документов, лицензий (при их наличии) и внутренних нормативных актов по защите данных.

Система автоматически формирует запрос на проверку предоставленных данных. В течение пяти рабочих дней проводится проверка, после которой высылается подтверждение о регистрации в виде справки о внесении в реестр операторов персональных данных. Получив справку, оператор обязан вести реестр персональных данных, регулярно обновлять сведения в кабинете и соблюдать требования по уведомлению субъектов о их правах.

Таким образом, соблюдение указанных критериев и последовательное выполнение регламентированных шагов позволяют успешно оформить статус оператора персональных данных и обеспечить законность всех операций с персональной информацией.

1.2. Случаи, не требующие уведомления

Существует ряд ситуаций, при которых оператор персональных данных освобождается от обязательного уведомления в Роскомнадзоре. Это облегчает старт деятельности и снижает административную нагрузку. Главное – точно определить, относится ли ваш проект к одному из перечисленных пунктов.

Во-первых, если обработка персональных данных осуществляется исключительно внутри организации, без передачи данных третьим лицам, уведомление не требуется. Внутреннее использование, например, для расчётов заработной платы, учёта сотрудников или внутренней аналитики, подпадает под эту категорию.

Во-вторых, если вы собираете и обрабатываете данные, которые находятся в открытом доступе, и используете их только в открытой форме, обязательного сообщения в регистр нет. К таким данным относятся официальные реестры, публикации в СМИ и материалы, размещённые в сети по общедоступным лицензиям.

Третье исключение касается обработки персональных данных, связанных с осуществлением правосудия, следствия или иных функций, возложенных на государственные органы. Здесь уведомление не требуется, поскольку такие операции подпадают под специальные правовые регламенты.

Четвёртый пункт — обработка данных, не позволяющих идентифицировать конкретного физического лица. Если сведения анонимизированы или агрегированы таким образом, что восстановление личности невозможно, регистрировать их не нужно.

Пятый случай — разовая обработка персональных данных, проведённая в рамках исследования, которое не предполагает дальнейшего использования результатов в коммерческих целях. При условии, что результаты публикуются без возможности обратного вывода личных данных, уведомление не требуется.

Наконец, если ваш бизнес относится к категории микропредприятий, где количество обрабатываемых персональных данных не превышает установленного законодательством порога, вы освобождаете себя от обязательного уведомления. При этом важно вести внутренний реестр обработок и соблюдать все остальные требования закона.

Соблюдая перечисленные условия, можно уверенно приступать к работе, не тратя время и ресурсы на излишнюю бюрократию. При любом сомнении рекомендуется проконсультироваться с юристом, чтобы убедиться, что ваш случай действительно попадает в одну из этих категорий.

2. Нормативно-правовая база

2.1. Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ О персональных данных

Федеральный закон от 27.07.2006 № 152‑ФЗ «О персональных данных» устанавливает правовые основы обработки персональных данных, определяет обязанности операторов и права субъектов информации. Закон требует от всех, кто осуществляет сбор, хранение, использование или иные действия с персональными данными, вести реестр операций, обеспечивать конфиденциальность и безопасность данных, а также своевременно информировать Роскомнадзор о своей деятельности. Нарушение требований закона влечёт административную ответственность, поэтому регистрация в уполномоченном органе является обязательным шагом для законного функционирования.

Для регистрации в Роскомнадзоре необходимо выполнить несколько последовательных действий.

Подготовка документов. Соберите учредительные документы организации (Устав, свидетельство о регистрации), приказ о назначении ответственного за обработку персональных данных, согласие лица, уполномоченного представлять организацию в Роскомнадзоре, а также документ, подтверждающий наличие средств защиты персональных данных (политика безопасности, журналы регистрации).
Создание учётной записи в личном кабинете Роскомнадзора. Перейдите на официальный портал, выберите раздел «Регистрация операторов», введите ИНН, ОГРН и контактные данные, укажите электронную почту и телефон. После подтверждения адреса электронной почты система выдаст логин и пароль.
Заполнение формы оператора. В личном кабинете заполните электронную форму, указав тип деятельности, категории обрабатываемых персональных данных, количество субъектов, а также цель и правовые основания обработки. При необходимости приложите копии подготовленных документов (в формате PDF).
Оплата государственной пошлины. На странице оплаты укажите реквизиты организации, произведите оплату через банковскую карту или онлайн‑банкинг. Квитанцию о платеже необходимо загрузить в систему.
Подача заявки и ожидание решения. После загрузки всех материалов нажмите кнопку «Отправить заявку». Роскомнадзор в течение 30 календарных дней проверит представленные сведения, при необходимости запросит уточнения. По завершении проверки будет выдано свидетельство о регистрации оператора персональных данных.
Ведение реестра и отчётность. После получения свидетельства оператор обязан вести реестр операций с персональными данными, регулярно обновлять сведения в личном кабинете и предоставлять ежегодные отчёты о соблюдении требований закона.

Соблюдение всех пунктов гарантирует соответствие требованиям 152‑ФЗ и позволяет законно осуществлять обработку персональных данных без риска штрафных санкций. Уверенно следуйте описанным шагам, и процесс регистрации пройдёт без задержек.

2.2. Дополнительные акты

2.2. Дополнительные акты

Для успешного прохождения регистрации в Роскомнадзоре оператору персональных данных необходимо подготовить ряд документов, которые дополняют основную заявку. Эти акты фиксируют внутренние процедуры обработки данных, обеспечивают прозрачность действий компании и позволяют контролирующему органу оценить уровень защиты персональной информации.

Во-первых, требуется разработать внутренний регламент по обработке персональных данных. В документе подробно описываются цели и основания обработки, категории обрабатываемых данных, а также порядок их хранения и уничтожения. Регламент должен быть утверждён руководством и доведён до сведения всех сотрудников, имеющих доступ к персональной информации.

Во-вторых, необходимо оформить политику конфиденциальности, которая будет размещена на официальном сайте организации. В ней указываются права субъектов данных, порядок их реализации и контактные данные уполномоченного лица, отвечающего за защиту персональных данных.

Третьим обязательным актом является согласие субъекта персональных данных на обработку. Согласия собираются в письменной или электронной форме, при этом каждый документ должен содержать чёткое указание целей обработки, сроков хранения и возможности отзыва согласия.

Ниже приведён перечень основных документов, которые следует включить в пакет регистрации:

внутренний регламент обработки персональных данных;
политика конфиденциальности, опубликованная в открытом доступе;
формы согласия субъектов персональных данных (шаблоны для различных категорий данных);
акт об утверждении уполномоченного лица (ответственного за соблюдение требований ФЗ‑152);
журнал учёта действий с персональными данными (для контроля доступа и аудита).

Все перечисленные акты обязаны соответствовать требованиям Федерального закона «О персональных данных» и нормативным актам Роскомнадзора. После их подготовки оператор загружает документы в личный кабинет на портале Роскомнадзора, заполняет электронную форму заявки и отправляет её на рассмотрение. После проверки контролирующим органом и подтверждения соответствия требованиям, система выдаёт регистрационный номер, который подтверждает статус оператора персональных данных.

Следование этим рекомендациям гарантирует быструю и безошибочную регистрацию, а также обеспечивает надёжную защиту персональной информации, что укрепляет доверие клиентов и партнёров.

3. Этапы подготовки к подаче уведомления

3.1. Анализ обрабатываемых данных

Для успешного прохождения процедуры регистрации в Роскомнадзоре оператор обязан предоставить детальный анализ обрабатываемых персональных данных. Этот документ формирует основу для оценки соответствия требованиям законодательства о защите персональной информации.

Во-первых, необходимо составить перечень всех категорий данных, которые собираются и хранятся. К таким категориям относятся:

ФИО, дата рождения, паспортные данные;
Контактная информация (телефон, электронная почта, адрес);
Финансовые сведения (реквизиты банковских карт, счета);
Данные о местоположении, получаемые через мобильные приложения;
Биометрические параметры (отпечатки пальцев, лицо) при наличии соответствующего функционала.

Во-вторых, требуется описать цели обработки каждой категории. Цели могут включать выполнение договорных обязательств, маркетинговые рассылки, аналитические исследования, обеспечение безопасности системы и т.д. Для каждой цели следует указать законное основание: согласие субъекта, исполнение договора, законный интерес организации.

Третьим шагом является определение способов и периодов хранения данных. Необходимо указать, какие средства (базы данных, облачные хранилища, локальные серверы) используются, а также установить сроки, после которых информация будет удалена или анонимизирована. Сроки должны соответствовать целям обработки и требованиям нормативных актов.

Четвертая часть анализа — оценка рисков утечки или неправомерного доступа. Нужно перечислить потенциальные угрозы (внешние атаки, внутренние нарушения, ошибки персонала) и предложить меры защиты: шифрование, многофакторная аутентификация, регулярный аудит доступа, резервное копирование.

Наконец, в документе следует указать ответственного за обработку персональных данных и контактные данные уполномоченного лица, которое будет взаимодействовать с органами контроля. Эта информация обязательна для подтверждения наличия внутреннего контроля и готовности к проверкам.

Тщательно подготовленный анализ обрабатываемых данных демонстрирует готовность организации к соблюдению требований Роскомнадзора и ускоряет процесс получения регистрационного свидетельства. Без него регистрация невозможна, а последующие проверки могут привести к штрафам и приостановке деятельности.

3.2. Разработка внутренних нормативных актов

3.2.1. Политика в отношении обработки персональных данных

Политика в отношении обработки персональных данных — документ, определяющий правила сбора, хранения, использования и защиты информации о физических лицах. Она обязана соответствовать требованиям Федерального закона «О персональных данных» и отражать обязательства организации по обеспечению конфиденциальности, целевого использования и прав субъектов данных. В политике указываются категории собираемых данных, цели их обработки, сроки хранения, меры технической и организационной защиты, а также порядок реализации прав граждан на доступ, исправление и удаление их информации. Наличие такой политики является предварительным условием для получения статуса оператора персональных данных в Роскомнадзоре.

Для официального признания статуса оператора необходимо пройти регистрацию в Федеральной службе по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций. Процедура включает несколько последовательных действий:

Подготовка полного пакета документов: учредительные документы организации, ИНН, ОГРН, копия решения о назначении ответственного за обработку персональных данных, а также разработанная политика в отношении обработки персональных данных.
Формирование электронного заявления через личный кабинет на сайте Роскомнадзора. В заявлении указываются реквизиты организации, виды деятельности, связанные с обработкой персональных данных, и ссылки на опубликованную политику.
Прикрепление к заявлению всех требуемых документов в формате PDF. Особое внимание уделяется наличию подписи уполномоченного лица и актуальности информации.
Оплата государственной пошлины за регистрацию оператора персональных данных. Платёж подтверждается квитанцией, которая также загружается в электронный кабинет.
После подачи заявления система автоматически проверяет комплектность документов. При отсутствии недочётов заявка переходит в статус «на проверке», и в течение 30 дней уполномоченный орган принимает решение.
По результату проверки высылается подтверждающий документ — свидетельство о регистрации оператора персональных данных. Этот документ необходимо разместить в открытом доступе на официальном сайте организации.

Важно помнить, что политика в отношении обработки персональных данных должна быть опубликована до подачи заявления и оставаться актуальной на протяжении всего периода деятельности оператора. Регулярный пересмотр и обновление документации позволяют избежать отказа в регистрации и обеспечить соответствие требованиям законодательства. Успешное завершение всех этапов гарантирует законность обработки персональных данных и укрепляет доверие клиентов к организации.

3.2.2. Другие документы, регламентирующие работу с данными

Для полноценного оформления регистрации в Роскомнадзоре необходимо опираться не только на Федеральный закон «О персональных данных», но и на ряд дополнительных нормативных актов, которые уточняют требования к обработке и защите информации. Эти документы формируют правовую основу, позволяющую избежать ошибок при подаче заявления и обеспечить соответствие всем установленным правилам.

Во-первых, следует изучить Приказ Роскомнадзора № 371 от 27.12.2020 г. «Об утверждении формы реестра операторов персональных данных». В нём содержатся подробные указания по заполнению реестра, перечень обязательных полей и порядок подачи электронных документов через портал Госуслуг. Пренебрежение этими требованиями приводит к возврату заявки и необходимости повторной подачи.

Во-вторых, важным является Методическое руководство «О порядке проведения оценки воздействия на защиту персональных данных», которое регламентирует процесс проведения DPIA (Data Protection Impact Assessment). Этот документ обязателен, если планируется обработка чувствительных категорий данных или автоматизированное принятие решений. В нём описаны критерии оценки рисков, обязательные меры по их снижению и шаблоны отчетности, которые необходимо приложить к заявлению.

Третьим элементом системы нормативных актов является Приказ № 131‑м от 14.02.2021 г. «О порядке разработки и утверждения политики конфиденциальности». Политика должна включать сведения о целях обработки, правах субъектов, сроках хранения и мерах защиты. Подготовленная политика прикрепляется к пакету документов, подаваемых в реестр, и служит доказательством готовности организации к соблюдению требований закона.

Не следует забывать о стандарте ГОСТ Р 56944‑2016 «Система управления информационной безопасностью». Он определяет требования к организационным и техническим мерам защиты персональных данных, включая классификацию информации, управление доступом и план реагирования на инциденты. Соответствие этому стандарту усиливает доверие контролирующего органа и упрощает процесс проверки.

Наконец, для компаний, использующих облачные сервисы, актуален Приказ № 299‑м от 11.07.2022 г. «Об особенностях обработки персональных данных в облачных инфраструктурах». В документе описаны обязательные условия договора с поставщиком облачных услуг, требования к локализации данных и механизмы контроля над их передачей за пределы РФ. При отсутствии этих пунктов заявка может быть отклонена.

Собрав все перечисленные материалы, оформляя их в соответствии с требованиями к форматированию и подписи, вы гарантируете безошибочную подачу. В результате реестр будет заполнен корректно, а оператор получит официальное подтверждение своей правоспособности в сфере персональных данных.

4. Порядок заполнения и подачи уведомления

4.1. Выбор метода подачи

4.1.1. Электронная форма на официальном сайте

Для начала регистрации в Роскомнадзоре необходимо зайти на официальный сайт ФСБ — https://rkn.gov.ru. На главной странице в правом верхнем углу расположен пункт «Электронные услуги». При переходе в раздел открывается список доступных форм, среди которых выделяется «Электронная форма подачи заявления о регистрации оператора персональных данных».

Авторизация. Войдите в личный кабинет, используя цифровую подпись (ЭЦП) или учетные данные, полученные в рамках единой системы идентификации. Если учетной записи нет, создайте её, следуя инструкциям системы: укажите ИНН, ОГРН и подтвердите электронный адрес.
Заполнение полей. В форме предусмотрены обязательные разделы:
- наименование организации и её юридический адрес;
- сведения о лице, ответственном за обработку персональных данных (ФИО, должность, контактный телефон);
- перечень категорий обрабатываемых данных и цели их обработки;
- описание мер защиты, применяемых в рамках обработки;
- наличие согласованных договоров с третьими лицами, если такие имеются. Все данные вводятся в поля без пропусков; система проверяет корректность ИНН и ОГРН в реальном времени.
Приложение документов. Прикрепите скан-копии учредительных документов, доверенности на лицо, ответственное за обработку, а также политики конфиденциальности и нормативные акты, регулирующие защиту персональных данных. Формат файлов – PDF, размер не превышает 10 МБ.
Подтверждение. После заполнения формы появится окно с резюмированием введенной информации. Тщательно проверьте каждый пункт, затем подтвердите отправку заявлением, подписав его электронной подписью.
Отслеживание статуса. В личном кабинете появляется статус заявки: «На рассмотрении», «Требуется доработка» или «Зарегистрировано». При необходимости система автоматически формирует запрос на уточнение данных, который следует обработать в течение пяти рабочих дней.
Получение регистрационного удостоверения. После успешного прохождения проверки вы получите электронный сертификат в виде PDF‑файла, который необходимо сохранить и разместить в открытом доступе на официальном сайте организации. Удостоверение содержит уникальный регистрационный номер, дату выдачи и срок действия (обычно пять лет).

Следуя этим шагам, вы завершите процесс регистрации оператора персональных данных полностью в электронном виде, без визита в офисные структуры и без бумажных форм. Все действия фиксируются в системе, что гарантирует прозрачность и возможность последующего контроля со стороны Роскомнадзора.

4.1.2. Письменное обращение

Письменное обращение – основной документ, который необходимо подать в Роскомнадзор для получения статуса оператора персональных данных. В нём следует чётко указать наименование организации, её юридический адрес, ИНН, ОГРН и форму собственности. Обязательно укажите цель обработки персональных данных, перечень категорий субъектов и типы собираемых сведений.

Содержание обращения должно включать:

заявление о желании стать оператором персональных данных;
подтверждение наличия внутренней политики защиты персональных данных, согласованной с требованиями ФЗ‑152;
сведения о лице, уполномоченном вести работу с персональными данными, с указанием ФИО, должности и контактных данных;
перечень используемых средств обработки (информационные системы, базы данных, облачные сервисы);
обязательную подпись руководителя или уполномоченного представителя и печать организации (при её наличии).

Документ оформляется в соответствии с ГОСТ 2.105‑95, шрифт – Times New Roman, размер 12, межстрочный интервал 1,5. Прикрепите к письму копии учредительных документов, лицензий (если они требуются для вашей деятельности) и согласие лица, ответственного за обработку персональных данных, на выполнение функций оператора.

Отправьте готовый пакет в электронном виде через личный кабинет на сайте Роскомнадзора или физически по адресу: 127994, г. Москва, ул. Тверская, д. 7, корпус 2. После получения обращения уполномоченный специалист проверит комплектность документов, свяжется с вами для уточнения деталей и, при положительном результате, выдаст свидетельство оператора персональных данных.

Соблюдение всех требований к письменному обращению ускорит процесс регистрации и исключит необходимость повторных запросов со стороны надзорного органа.

4.2. Необходимые сведения для заполнения

4.2.1. Информация об операторе

Для регистрации в Роскомнадзоре необходимо предоставить полные сведения об операторе персональных данных. Эти данные фиксируются в Едином реестре и позволяют контролирующим органам быстро установить, кто отвечает за обработку информации.

Во-первых, указываются юридическое название организации (или ФИО физического лица‑предпринимателя), а также ИНН и ОГРН (для юридических лиц) либо ИНН и ОГРНИП (для ИП). Эти реквизиты подтверждают правовой статус субъекта и позволяют проверить его в государственных реестрах.

Во-вторых, требуется точный юридический адрес. В запись включаются индекс, регион, район, улица, дом и помещение. Если оператор располагает несколькими офисами, следует указать основной адрес, а дополнительные места деятельности добавить в разделе «места обработки».

Контактная информация обязательна: телефон, факс (при наличии) и электронная почта. Электронный адрес должен быть действующим, поскольку именно через него будут приходить уведомления и запросы от Роскомнадзора.

Список основных пунктов, которые необходимо внести в форму:

Полное наименование (ФИО) и форма собственности;
ИНН, ОГРН/ОГРНИП;
Юридический адрес (полный);
Почтовый адрес (если отличается от юридического);
Телефонный номер и факс (по желанию);
Электронная почта для официальной переписки;
ФИО руководителя (или уполномоченного лица) и его паспортные данные;
Сведения о лицензиях, если деятельность подразумевает их наличие (например, в области связи или финансов.

После заполнения всех полей необходимо загрузить подтверждающие документы: выписку из ЕГРЮЛ/ЕГРИП, копию устава (для юридических лиц), договор аренды или свидетельство о праве собственности на помещение, а также согласие уполномоченного лица на обработку персональных данных.

Проверка введённой информации осуществляется автоматически, и в случае обнаружения ошибок система отклонит заявку. Поэтому рекомендуется дважды проверить каждый пункт, особенно реквизиты и контактные данные. После успешной подачи и одобрения оператор получит уникальный номер в реестре, который будет использоваться во всех последующих взаимодействиях с надзорными органами.

4.2.2. Цели и правовые основания обработки

Для оператора персональных данных определение целей обработки и выбор правовых оснований являются обязательным этапом подготовки к регистрации в Роскомнадзоре. Цели обработки формулируются в соответствии с требованиями закона «О персональных данных» и должны отражать конкретные задачи, которые решаются с помощью сбора, хранения и использования информации о субъектах. Примерами целей могут быть:

выполнение договорных обязательств (оказание услуг, доставка товаров);
выполнение нормативных требований (отчетность, соблюдение санитарных норм);
обеспечение безопасности информационных систем (защита от несанкционированного доступа);
маркетинговые мероприятия (рассылка рекламных предложений, анализ поведения потребителей);
научные и статистические исследования (анонимизация данных, построение агрегированных отчетов).

Каждая из указанных целей требует наличия соответствующего правового основания. Закон предоставляет несколько категорий оснований, среди которых наиболее часто применяемыми являются:

Согласие субъекта – письменное или электронное подтверждение добровольного согласия на обработку его персональных данных для конкретных целей.
Необходимость исполнения договора – обработка, без которой невозможно выполнить обязательства, предусмотренные договором между оператором и субъектом.
Законодательные обязательства – случаи, когда обработка предписана федеральным законом или иными нормативными актами.
Защита жизненно важных интересов – обработка в ситуациях, когда требуется срочное действие для спасения жизни или здоровья субъекта.
Общественные интересы – обработка в целях реализации государственных программ, обеспечения обороны, безопасности и других общественно значимых задач.
Легитимные интересы оператора – обработка, необходимая для законных интересов организации, при условии, что интересы и права субъектов не превалируют над ними.

При подготовке заявления в Роскомнадзор оператор обязан предоставить детализированное описание каждой цели и указать конкретное правовое основание. Это позволяет контролирующему органу оценить соответствие деятельности требованиям законодательства и подтвердить допустимость обработки. После успешного прохождения проверки и получения свидетельства о регистрации оператор может официально вести обработку персональных данных, опираясь на заявленные цели и основания, что гарантирует законность и прозрачность всех операций с информацией.

4.2.3. Категории субъектов и обрабатываемых данных

Регистрация в Роскомнадзоре требует чёткого определения, какие категории субъектов персональных данных будут обрабатываться, и какие типы данных будут собираться. Этот шаг критически важен для составления реестра и последующего получения регистрационного сертификата.

Субъекты персональных данных делятся на несколько групп:

физические лица, являющиеся клиентами или пользователями услуг;
сотрудники организации, включая временных работников и стажёров;
контрагенты и партнёры, с которыми осуществляется обмен информацией;
лица, чьи данные могут быть получены из публичных источников (например, реестры судов).

Типы обрабатываемых данных следует классифицировать по степени чувствительности:

Общедоступные сведения (имя, фамилия, контактный телефон);
Персональные данные, позволяющие идентифицировать лицо (паспортные данные, ИНН, СНИЛС);
Специальные категории данных (расовые и этнические признаки, политические взгляды, религиозные убеждения, биометрия);
Данные о здоровье и медицинские записи;
Финансовые сведения (банковские реквизиты, кредитные истории).

Точное описание каждой категории в заявке позволяет контролирующим органам оценить риски и убедиться, что оператор соблюдает требования ФЗ‑152. После составления перечня субъектов и данных необходимо оформить внутренние политики обработки, назначить ответственного за защиту информации и загрузить всю информацию в электронную форму Роскомнадзора. При правильном заполнении реестра сертификат будет выдан в течение установленного срока, и деятельность оператора станет законной и прозрачной.

4.2.4. Перечень действий с персональными данными

Для успешного прохождения процедуры регистрации в Роскомнадзоре оператору персональных данных необходимо чётко определить и задокументировать все операции, которые он будет выполнять с данными субъектов. Перечень действий с персональными данными формирует основу заявки и служит доказательством готовности к соблюдению требований законодательства.

Оператор обязан указать каждую из следующих операций:

сбор персональных данных (в том числе через формы, анкеты, автоматизированные системы);
запись и хранение полученной информации в электронных и/или бумажных носителях;
обработку данных, то есть любые действия, направленные на их изменение, систематизацию, уточнение, анализ или комбинирование;
использование данных в целях, заявленных в политике конфиденциальности (маркетинг, обслуживание клиентов, выполнение договорных обязательств и т.п.);
передачу или раскрытие данных третьим лицам, включая субподрядчиков, партнёров и государственные органы;
международную передачу данных, если она предусмотрена бизнес‑моделью, с указанием стран‑получателей и механизмов защиты;
ограничение доступа к персональным данным (создание ролей, паролей, журналов доступа);
обеспечение защиты данных от несанкционированного доступа, утраты, изменения или уничтожения (технические и организационные меры);
регулярный аудит и мониторинг всех вышеуказанных действий;
уничтожение или анонимизацию персональных данных после окончания срока их обработки или по требованию субъекта.

После формирования полного перечня действий оператор подаёт в Роскомнадзор заявку, в которой перечисляются все указанные операции, сопровождаемые документами о принятых мерах защиты. Затем проводится проверка представленных материалов, после чего выдается регистрационное свидетельство. Оператор обязан поддерживать актуальность перечня действий, внося изменения в случае расширения или изменения сфер обработки данных. Такой подход гарантирует полное соответствие требованиям законодательства и упрощает взаимодействие с контролирующим органом.

4.2.5. Сведения о трансграничной передаче данных

При подготовке заявления о регистрации в Роскомнадзоре необходимо уделить особое внимание разделу 4.2.5 — сведения о трансграничной передаче персональных данных. Этот блок фиксирует все детали, связанные с перемещением информации за пределы Российской Федерации, и без его корректного заполнения процесс регистрации будет отклонён.

Во-первых, укажите перечень стран, в которые планируется передача данных. Перечень должен включать как отдельные государства, так и группы стран (например, страны‑члены Евразийского экономического союза), если передача осуществляется на их территорию.

Во-вторых, опишите цель такой передачи. Возможные цели: выполнение договорных обязательств, предоставление облачных сервисов, аналитика, исследовательская деятельность и др. Формулировка должна быть конкретной и соответствовать реальному назначению.

В-третьих, укажите правовую основу, позволяющую осуществлять трансграничную передачу. Это может быть согласие субъекта персональных данных, наличие международного договора, участие в системе сертификации по защите данных или иная законная причина, предусмотренная ФЗ 152.

В-четвёртых, опишите меры защиты, которые применяются при передаче и хранении данных за рубежом. Сюда входят: шифрование каналов связи, использование VPN, применение средств аутентификации, контроль доступа, аудит и мониторинг. При наличии сертификатов соответствия (ISO 27001, SOC 2 и т.п.) их следует указать.

В-пятых, предоставьте контактные данные ответственного лица, которое будет координировать процесс трансграничной передачи и взаимодействовать с контролирующим органом. Укажите ФИО, должность, телефон и электронную почту.

Список обязательных приложений к заявлению:

копия договора с зарубежным получателем данных (если он заключён);
документ, подтверждающий наличие согласия субъектов персональных данных (при необходимости);
сертификаты или иные подтверждения применения мер защиты;
протоколы аудита или оценки рисков, связанных с трансграничной передачей.

После того как все пункты раздела 4.2.5 заполнены и подтверждены приложенными документами, заявление подаётся через Личный кабинет на сайте Роскомнадзора. Система автоматически проверит наличие всех обязательных полей; в случае обнаружения пропусков заявка будет возвращена с указанием недостающих сведений. После успешного прохождения проверки заявка переходит в стадию рассмотрения, и в течение 30 дней вы получаете свидетельство о регистрации оператора персональных данных, включающее сведения о трансграничной передаче.

4.2.6. Информация о местонахождении баз данных

Для подачи заявления в Роскомнадзор оператор персональных данных обязан указать точный адрес, где находятся все базы данных, содержащие персональную информацию. В разделе 4.2.6 заполняется «Информация о местонахождении баз данных», и она должна быть представлена в полном объёме.

Во-первых, указывается юридический адрес организации, где размещены серверы, а также фактическое место их нахождения. Если серверы находятся в нескольких помещениях или в разных регионах, каждый объект описывается отдельно: улица, дом, офис, этаж, номер помещения. При использовании облачных сервисов необходимо указать название провайдера, регион его дата‑центров и, по возможности, IP‑адреса или диапазоны, где размещены базы.

Во-вторых, требуется указать тип инфраструктуры: собственный дата‑центр, аренда серверных помещений, виртуальные машины или гибридная схема. Для каждого типа необходимо уточнить, кто является владельцем оборудования и кто отвечает за его физическую безопасность.

В-третьих, в случае передачи данных за пределы РФ в рамках международных облачных решений, в заявлении следует указать страну‑получатель, адреса дата‑центров и правовые основания такой передачи. Это позволяет контролирующим органам оценить соответствие требованиям законодательства о трансграничной передаче данных.

Ниже перечислены ключевые пункты, которые следует включить в раздел 4.2.6:

Полный юридический и фактический адрес(а) размещения серверов.
Наименование и контактные данные владельца или арендодателя помещения.
Тип инфраструктуры (физический сервер, виртуальная машина, облако).
Название облачного провайдера, регион(ы) дата‑центров, диапазоны IP‑адресов.
При международной передаче – страна, адреса дата‑центров, правовые основания.

Все сведения должны быть актуальными на момент подачи заявления. Любые изменения в местоположении баз данных требуют немедленного уведомления Роскомнадзора и корректировки информации в реестре. Точность и полнота данных о местонахождении являются обязательным условием для получения статуса оператора персональных данных.

5. Процедура внесения в реестр

5.1. Сроки рассмотрения уведомления

Сроки рассмотрения уведомления о начале обработки персональных данных фиксированы нормативными актами и не зависят от количества поданных заявок. После того как оператор загрузит форму уведомления в личный кабинет на портале Роскомнадзора, система автоматически присваивает ему номер заявки и фиксирует дату подачи. Далее документ попадает в работу специалистов службы, которые обязаны дать ответ в течение 30 календарных дней.

Если в процессе проверки выявляются несоответствия или требуется уточнение сведений, оператор получает запрос на предоставление дополнительной информации. В этом случае общий срок продлевается, но не более чем на 30 дней, что в совокупности не превышает 60 дней с даты первой подачи. После получения всех требуемых данных специалисты завершают проверку и высылают подтверждение регистрации оператора.

Кратко о ключевых моментах:

Подача уведомления → автоматическое присвоение номера заявки;
Первичный срок рассмотрения → 30 дней;
Возможное продление при уточнении данных → до 60 дней в общей сложности;
После завершения проверки – получение регистрационного свидетельства и номера в реестре.

Таким образом, при правильном заполнении формы и своевременном предоставлении запрашиваемой информации процесс завершается в пределах установленного нормативного периода, что позволяет оператору быстро перейти к законному использованию персональных данных.

5.2. Получение подтверждения о включении

После подачи заявления в Роскомнадзор и загрузки всех требуемых документов система формирует запись о заявителе. На следующем этапе необходимо получить официальное подтверждение о включении в реестр операторов персональных данных. Этот документ подтверждает, что организация прошла проверку и её данные внесены в специальный реестр.

Для получения подтверждения следует выполнить несколько простых действий:

Ожидать автоматическое формирование электронного сертификата в личном кабинете. После успешной проверки всех материалов система генерирует документ в формате PDF, который доступен для скачивания.
При необходимости запросить бумажный вариант подтверждения. Для этого в личном кабинете предусмотрена опция «Запросить печатный сертификат». После отправки заявки документ будет отправлен заказным письмом на указанный в заявлении адрес.
Проверить корректность реквизитов в сертификате. В документе указываются полное наименование организации, ИНН, ОГРН, дата включения в реестр и уникальный регистрационный номер. При обнаружении ошибок следует немедленно связаться с технической поддержкой Роскомнадзора для внесения исправлений.
Сохранить полученный сертификат в архиве компании и разместить копию на официальном сайте, если это требуется нормативными актами. Наличие подтверждения в публичном доступе упрощает взаимодействие с контрагентами и контролирующими органами.

После получения подтверждения о включении организация официально считается оператором персональных данных и может приступать к выполнению обязанностей, предусмотренных законом, включая разработку политики обработки и обеспечение безопасности персональной информации. Документ служит доказательством законности обработки данных и может быть предъявлен в случае проверок или запросов со стороны надзорных органов.

6. Обновление данных в реестре

6.1. Причины для внесения изменений

Регистрация в Роскомнадзоре как оператора персональных данных требует точного соответствия заявленных сведений действительности. При этом в процессе эксплуатации системы возможны изменения, которые необходимо фиксировать официально. Ниже перечислены основные причины, требующие внесения поправок в регистрационную запись.

Изменение организационной формы. Если юридическое лицо переходит из ООО в АО, меняется наименование, уставный капитал или структура собственности, сведения в реестре должны отражать новую реальность.
Расширение спектра обрабатываемых данных. При добавлении новых категорий персональных данных (например, биометрических, финансовых) или увеличении объёма обрабатываемой информации требуется обновление описания целей и методов обработки.
Изменение места хранения и обработки. Перенос серверов в другой регион, переход на облачные услуги, а также изменение адресов филиалов, где осуществляется обработка, являются поводом для корректировки регистрационных данных.
Внедрение новых технологий. При интеграции искусственного интеллекта, систем машинного обучения или иных автоматизированных решений, которые влияют на обработку персональных данных, необходимо отразить эти изменения в заявке.
Изменение контактных данных. Обновление адреса, телефона, электронной почты ответственного лица или руководителя организации – типичный случай, требующий официального уведомления.
Изменение состава ответственных лиц. Замена директора, назначение нового специалиста по защите персональных данных (ОПД) или изменение полномочий существующих сотрудников влечёт за собой обязательную регистрацию изменений.
Корректировка целей обработки. При смене бизнес‑модели, расширении или сокращении перечня услуг, которые предполагают обработку персональных данных, необходимо уточнить цели и законные основания их осуществления.
Получение или утрата лицензий и сертификатов. Появление новых разрешений, подтверждающих соответствие требованиям безопасности, или, наоборот, их аннулирование, также требует отражения в реестре.
Реакция на требования контроля. При проведении проверок со стороны надзорных органов могут быть выявлены неточности или упущения, исправление которых оформляется как изменение регистрационной информации.
Слияния и поглощения. При объединении компаний, передаче прав или приобретении новых подразделений необходимо объединить или разделить регистрационные записи в соответствии с новыми корпоративными структурами.

Все перечисленные причины направлены на поддержание актуальности и достоверности данных, представляемых в Роскомнадзоре. Игнорирование необходимости внесения изменений может привести к административным санкциям, ограничению деятельности или приостановке обработки персональных данных. Поэтому своевременное обновление регистрационной записи является неотъемлемой частью эффективного управления персональными данными.

6.2. Механизм актуализации информации

Механизм актуализации информации в системе Роскомнадзора представляет собой чётко регламентированный процесс, позволяющий оператору персональных данных поддерживать свои регистрационные данные в актуальном состоянии. Сразу после получения подтверждения о регистрации необходимо создать личный кабинет на официальном портале ФСТЭК России. В нём размещаются все сведения о юридическом лице, контактные данные, перечень обрабатываемых категорий персональных данных и сведения о назначенных ответственных лицах.

Для внесения изменений оператор обязан выполнить следующие действия:

Войти в личный кабинет, выбрать раздел «Обновление данных».
Загрузить актуализированные документы:
• учредительные документы, если изменилось юридическое лицо;
• приказ о назначении нового ответственного за обработку данных;
• актуальную копию договора с обработкой персональных данных, если изменились контракты с контрагентами.
Указать новые контактные телефоны, электронную почту и почтовый адрес, если они изменились.
При необходимости добавить или удалить категории персональных данных, подлежащих обработке, указав обоснование изменений.
Подтвердить внесённые данные электронной подписью, привязанной к учётной записи.
Нажать кнопку «Отправить на проверку». Система автоматически формирует запрос в регистрирующий орган, который в течение 5 рабочих дней проверяет предоставленные сведения.

После успешного завершения проверки оператор получает уведомление о подтверждении актуализации. В случае выявления несоответствий в документальном оформлении система возвращает запрос с указанием недостающих материалов, и оператор обязан устранить замечания в течение 10 дней.

Важно помнить, что закон требует поддерживать регистрационную информацию в актуальном виде не реже одного раза в год. Пропуск срока актуализации влечёт наложение штрафных санкций и может привести к временной приостановке деятельности в сфере обработки персональных данных. Поэтому рекомендуется планировать обновление данных заранее, вести электронный журнал всех изменений и регулярно проверять корректность загруженных документов.

Соблюдение указанных процедур гарантирует, что регистрационная запись в Роскомнадзоре остаётся действительной и соответствует требованиям действующего законодательства о персональных данных.

7. Ответственность за неподачу уведомления или нарушение требований

7.1. Возможные административные штрафы и меры

Регистрация в Роскомнадзоре не освобождает оператора от ответственности за нарушение требований закона о персональных данных. При выявлении нарушений предусмотрены конкретные административные меры, которые могут быть применены в зависимости от тяжести проступка.

К числу наиболее часто применяемых санкций относятся:

штраф за отсутствие или неполноту сведений в реестре операторов – от 30 000 до 150 000 рублей;
штраф за отказ предоставить запрашиваемую информацию в установленный срок – от 50 000 до 250 000 рублей;
штраф за нарушение порядка обработки персональных данных, в том числе за отсутствие согласия субъекта – от 100 000 до 500 000 рублей;
штраф за нарушение требований к технической и организационной защите данных – от 200 000 до 1 000 000 рублей;
временное приостановление деятельности оператора, если нарушения представляют угрозу правам и свободам граждан;
изъятие из реестра оператора в случае систематических или особо тяжких нарушений.

Кроме финансовых санкций, контролирующий орган может потребовать немедленного исправления выявленных нарушений: доработку документации, внедрение дополнительных мер защиты, обучение персонала. Неисполнение предписаний в установленный срок влечет за собой усиление штрафов и возможность более строгих ограничительных мер, вплоть до отстранения от обработки персональных данных. Поэтому соблюдение всех требований при регистрации и последующей деятельности является обязательным условием стабильной работы любой организации, обрабатывающей персональную информацию.