Как правильно заполнить уведомление в Роскомнадзор об обработке персональных данных?

1. Общие положения об уведомлении

1.1. Для чего требуется уведомление

Уведомление в Роскомнадзор необходимо для того, чтобы законодательно зафиксировать факт обработки персональных данных организацией. Это действие подтверждает, что оператор осведомлён о своих обязанностях, соблюдает правила хранения, использования и передачи информации, а также готов нести ответственность за их нарушение.

Во‑первых, регистрация уведомления открывает возможность контроля со стороны надзорного органа. При проверке Роскомнадзор проверяет, совпадает ли реальная практика обработки с заявленными данными, что позволяет выявлять нарушения и принимать меры к их устранению.

Во‑вторых, уведомление служит документальной основой для взаимодействия с субъектами персональных данных. Когда клиент запрашивает информацию о том, как и зачем используются его данные, оператор может быстро предоставить подтверждённый документ, подтверждающий законность и цели обработки.

В‑третьих, своевременное оформление уведомления защищает бизнес от административных штрафов. Невыполнение этого требования считается нарушением Федерального закона «О персональных данных», за что предусмотрены значительные финансовые санкции.

Наконец, уведомление упрощает процесс согласования с другими регулирующими органами и партнёрами. Наличие официального подтверждения обработки персональных данных в реестре Роскомнадзора часто является обязательным условием при заключении договоров, получении лицензий и участии в государственных закупках.

Таким образом, уведомление – это не просто формальность, а ключевой элемент правового обеспечения деятельности с персональными данными, гарантирующий прозрачность, законность и безопасность обработки.

1.2. Субъекты, обязанные подавать уведомление

Согласно действующему законодательству, уведомление в Роскомнадзор обязаны подавать все организации и индивидуальные предприниматели, которые осуществляют обработку персональных данных без обязательной государственной регистрации в реестре операторов. К таким субъектам относятся:

юридические лица всех форм собственности, если они собирают, хранят, используют или передают персональные данные граждан;
индивидуальные предприниматели, независимо от масштаба деятельности, если их деятельность подразумевает обработку персональных данных;
некоммерческие организации, фонды, ассоциации и иные объединения, которые работают с персональными данными своих участников, членов или благополучателей;
филиалы и представительства иностранных компаний, зарегистрированные в России, при наличии обработки персональных данных российских граждан.

Обязанность подачи уведомления распространяется также на тех операторов, которые используют облачные сервисы, аутсорсинговые решения или сторонние платформы для обработки данных. Если обработка осуществляется исключительно в рамках внутреннего использования без передачи данных третьим лицам, уведомление всё равно требуется, поскольку закон фиксирует факт любой обработки персональных данных.

Важно помнить, что освобождаются от подачи уведомления только те организации, которые находятся в реестре операторов персональных данных и регулярно отчитываются перед Роскомнадзором. Если же ваш бизнес только начинает работу с персональными данными или изменил профиль деятельности, необходимо незамедлительно подготовить и отправить уведомление, иначе рискуете получить административные штрафы и ограничения на деятельность.

1.3. Случаи, не требующие подачи уведомления

Случаи, не требующие подачи уведомления в Роскомнадзор, обычно связаны с обработкой персональных данных, не подпадающих под действие закона о персональных данных, либо с действиями, которые исключаются из категории обязательных уведомлений. К таким ситуациям относятся:

Обработка данных, полностью анонимизированных, когда невозможно восстановить идентифицирующие сведения о субъекте. В этом случае персональные данные более не считаются персональными, и уведомление не требуется.
Действия, осуществляемые в рамках выполнения обязательств, вытекающих из судебных решений, исполнительных документов или иных органов государственной власти. Здесь обработка происходит по законному предписанию, и подача уведомления избыточна.
Обработка персональных данных, необходимая для осуществления прав и законных интересов субъекта, если такие интересы явно выражены и согласие не требуется. Примеры включают предоставление информации по запросу самого субъекта или выполнение договора, где обработка данных является неотъемлемой частью исполнения обязательств.
Деятельность, ограниченная внутренним использованием персональных данных в рамках одного юридического лица без их передачи третьим сторонам. Если сведения не покидают границы организации и не передаются за её пределы, уведомление не требуется.
Обработка персональных данных в рамках научных, исследовательских или статистических целей, при условии, что результаты не могут быть использованы для идентификации конкретных лиц. Такие исследования обычно подпадают под исключения, если соблюдены требования по обезличиванию.

При подготовке уведомления важно чётко определить, относится ли ваш проект к одной из перечисленных категорий. Если нет, то уведомление необходимо оформить полностью: указать реквизиты организации, цели обработки, категории собираемых данных, сроки их хранения и меры защиты. В случае сомнений рекомендуется проконсультироваться с юристом, специализирующимся на защите персональных данных, чтобы избежать ненужных задержек и штрафов.

2. Структура и разделы формы

2.1. Актуальная форма уведомления

Актуальная форма уведомления, которую требуется направлять в Роскомнадзор, находится в открытом доступе на официальном сайте органа. В документе чётко прописаны все обязательные реквизиты, их порядок и формат заполнения. При работе с формой необходимо строго соблюдать указанные требования, иначе заявление будет возвращено на доработку.

Первый блок формы предназначен для указания данных организации‑оператора. Здесь требуется ввести полное официальное название, ИНН, ОГРН и юридический адрес. Все сведения должны совпадать с данными, зарегистрированными в налоговых органах, без сокращений и ошибок в написании.

Второй блок посвящён контактной информации ответственного лица. Указываются фамилия, имя, отчество, должность, телефон и электронный адрес. Электронная почта должна быть рабочей, а номер телефона – действующим, поскольку именно по этим каналам Роскомнадзор будет связываться с организацией.

Третий раздел фиксирует цель и перечень обрабатываемых персональных данных. Необходимо перечислить каждый тип данных (например, ФИО, паспортные данные, контактные телефоны) и указать правовую основу их обработки (согласие субъекта, исполнение договора и т.п.). Формат списка обязан быть табличным: колонка «Тип данных», колонка «Цель обработки», колонка «Правовое основание».

Четвёртый блок описывает способы и места хранения данных. Здесь указываются серверы, облачные сервисы, носители информации, а также меры защиты (шифрование, ограниченный доступ, резервное копирование). При указании облачных сервисов необходимо указать их провайдера и территориальную принадлежность серверов.

Пятый раздел – это сведения о передаче данных третьим лицам. Если такие передачи предусмотрены, в форме следует указать контрагента, цель передачи и правовую основу. При отсутствии передачи поле оставляется пустым, но обязательным остаётся отметка «Нет передачи».

Шестой блок – подпись и дата. Электронная подпись должна соответствовать требованиям ФСТЭК России. После подписания документ сохраняется в формате PDF и загружается в личный кабинет Роскомнадзора через защищённый канал.

Для ускорения процесса рекомендуется подготовить все необходимые сведения заранее, проверить соответствие данных в регистрационных документах и использовать готовый шаблон формы, который автоматически проверяет наличие обязательных полей. Такой подход исключает возврат уведомления и гарантирует своевременную подачу.

2.2. Основные блоки сведений

2.2.1. Информация об операторе

В разделе 2.2.1 «Информация об операторе» необходимо указать полные реквизиты организации‑оператора, чтобы Роскомнадзор мог быстро установить её юридический статус и связаться при необходимости. Включите официальное наименование, форму собственности (ООО, АО, ИП и т.п.), ИНН, ОГРН (или ОГРНИП) и дату регистрации. Укажите юридический адрес, а также почтовый, если он отличается, и контактные телефоны, факс и электронную почту, через которые оператор принимает запросы субъектов персональных данных.

Если у организации есть филиалы или представительства, перечислите их адреса и контактные данные, указав, какие из них участвуют в обработке персональных данных. При наличии учредителей, участников или акционеров, предоставьте их ФИО, ИНН и доли участия – это поможет подтвердить, кто фактически управляет процессом обработки.

Не забудьте добавить сведения о руководителе (ФИО, должность) и уполномоченном лице, ответственном за соблюдение требований законодательства о персональных данных. Если оператор имеет сертификаты или лицензии, подтверждающие соответствие требованиям безопасности, укажите их номера и даты выдачи.

Все указанные данные должны быть актуальными и полностью соответствовать сведениям, зарегистрированным в государственных реестрах. Ошибки или неполнота информации могут привести к отказу в приеме уведомления или к дополнительным запросам со стороны надзорного органа.

2.2.2. Сведения об обработке персональных данных

В разделе 2.2.2 «Сведения об обработке персональных данных» необходимо дать полное и однозначное описание всех действий, связанных с персональными данными, которые осуществляет оператор. Описание должно включать каждую из перечисленных характеристик, иначе уведомление будет признано неполным.

Во-первых, укажите категории персональных данных, которые обрабатываются: фамилия, имя, отчество; контактные данные (телефон, электронная почта); сведения о трудовой деятельности; финансовые и иные специальные категории, если они применимы.

Во-вторых, перечислите цели обработки. Каждая цель оформляется отдельным пунктом, например: — выполнение договорных обязательств; — маркетинговая рассылка; — внутренний аудит и контроль качества.

В-третьих, укажите правовые основания каждой цели: согласие субъекта, исполнение договора, законные интересы оператора и т.п.

В-четвёртых, опишите способы и средства обработки: автоматизированные системы, бумажные носители, облачные сервисы, а также меры защиты (шифрование, ограничение доступа).

В-пятых, укажите сроки хранения данных. Для каждой категории данных следует указать конкретный период или критерий, по которому срок определяется (например, «до окончания трудового договора + 3 года»).

В-шестых, при необходимости укажите сведения о передаче данных третьим лицам: названия получателей, цели передачи, правовые основания и меры обеспечения конфиденциальности.

Собранная информация должна быть представлена в виде чёткой последовательности, без лишних пояснений. При оформлении используйте простой список, чтобы контролировать полноту данных:

категории персональных данных;
цели обработки;
правовые основания;
способы и средства обработки;
сроки хранения;
сведения о передаче третьим лицам.

Тщательное соблюдение этих требований гарантирует, что раздел 2.2.2 будет соответствовать требованиям законодательства и позволит быстро пройти проверку в Роскомнадзоре.

3. Пошаговое заполнение

3.1. Заполнение данных об операторе

3.1.1. Юридические лица

Юридическое лицо, подающее уведомление в Роскомнадзор, должно строго соблюдать структуру формы и предоставить полную информацию о своей деятельности. В первую очередь указывается полное наименование организации, её ОГРН и ИНН – эти реквизиты позволяют идентифицировать субъект и гарантируют корректность обработки данных. Адрес места нахождения организации фиксируется в обязательном поле, а также указывается почтовый адрес для корреспонденции.

Контактные данные ответственного за обработку персональных данных лица (ФИО, должность, телефон, электронная почта) обязательны. Именно этот человек будет получать все запросы и разъяснения от контролирующего органа, поэтому его данные должны быть актуальными и проверенными.

Далее в уведомлении детализируется цель обработки персональных данных. Необходимо чётко сформулировать, для чего именно собираются и используют сведения: исполнение договоров, выполнение требований законодательства, маркетинговые мероприятия, аналитика и т.п. Каждый пункт цели фиксируется отдельным пунктом, чтобы исключить двусмысленность.

Ключевой блок – классификация обрабатываемых персональных данных. Юридическое лицо обязано перечислить категории субъектов данных (работники, клиенты, контрагенты, поставщики) и типы данных (фамилия, имя, отчество, паспортные данные, контактная информация, финансовые реквизиты и др.). Если обработка затрагивает специальные категории данных (расовая или национальная принадлежность, политические взгляды, биометрические сведения), это должно быть явно указано с указанием оснований и мер защиты.

Необходимо также описать способы и средства обработки: автоматизированные системы, электронные базы, бумажные архивы, облачные хранилища. Для каждого способа указывается уровень защиты (шифрование, ограничение доступа, регулярный аудит). Если используется аутсорсинг, указываются реквизиты подрядчика и характер передаваемых данных.

Список обязательных приложений к уведомлению включает:

копию учредительных документов (Устав, свидетельство о регистрации);
документ, подтверждающий назначение ответственного за обработку данных;
согласия субъектов данных, если они требуются;
договоры с третьими лицами, получающими доступ к персональным данным.

После заполнения всех полей уведомление подписывается уполномоченным представителем организации. Подпись должна быть электронной через квалифицированный сертификат либо оригинальная, сканированная в высоком качестве. При подаче через портал Госуслуг следует загрузить файл в формате PDF, убедившись, что все данные читаемы и соответствуют требованиям регулятора.

Контроль за правильностью заполнения достигается проверкой каждого пункта формы на соответствие требованиям законодательства о персональных данных. Ошибки в реквизитах, отсутствие указаний на цели или категории данных приводят к возврату уведомления и задержке его регистрации. Поэтому рекомендуется предварительно провести внутренний аудит формы и при необходимости привлечь юридического специалиста, чтобы гарантировать полное соответствие требованиям Роскомнадзора.

3.1.2. Индивидуальные предприниматели

Индивидуальные предприниматели обязаны подавать в Роскомнадзор уведомление о начале обработки персональных данных. При подготовке документа следует точно соблюдать установленный порядок, иначе уведомление может быть отклонено, а работа с данными – приостановлена.

Во-первых, в заявлении необходимо указать полные реквизиты ИП: ФИО, ИНН, ОГРНИП, адрес места осуществления деятельности и контактный телефон. Эти данные фиксируют субъект, который будет отвечать за соблюдение требований законодательства о персональных данных.

Во‑вторых, следует чётко описать цели обработки. Перечислите каждый тип персональных данных (фамилия, имя, отчество, паспортные данные, контактные сведения и т.д.) и укажите, для чего они собираются – например, для заключения договоров, выдачи товаров, бухгалтерского учёта, маркетинга. Формулировки должны быть конкретными, без общих оборотов.

В‑третьих, определите категории субъектов персональных данных. Обычно это клиенты, контрагенты, сотрудники (если есть наёмные работники) и поставщики услуг. Укажите, откуда данные поступают: через сайт, в офисе, по телефону, с помощью мобильного приложения.

В‑четвёртых, опишите меры защиты, которые применяются. Перечислите технические средства (шифрование, антивирусное ПО, брандмауэры) и организационные (ограничение доступа, ведение журналов доступа, обучение персонала). При наличии внешних сервисов (облачные хранилища, CRM‑системы) укажите их названия и уровень защиты.

В‑пятом, укажите сроки хранения персональных данных. Для каждого типа данных задайте конкретный период (например, договорные документы – 5 лет, маркетинговые базы – 2 года). Если срок зависит от законодательных требований, укажите соответствующие нормы.

В‑шестом, необходимо обозначить порядок передачи данных третьим лицам. Если данные передаются партнёрам, субподрядчикам или государственным органам, укажите их наименования, цели передачи и условия защиты. При отсутствии передачи укажите «не передается».

В‑седьмым, укажите контактные данные лица, ответственного за обработку персональных данных (обычно это сам ИП). Включите ФИО, телефон и адрес электронной почты. Этот человек будет получать запросы субъектов данных и взаимодействовать с надзорным органом.

После подготовки всех пунктов проверьте документ на отсутствие пустых полей и орфографических ошибок. Затем загрузите файл в личный кабинет Роскомнадзора, приложите скан копии свидетельства о регистрации ИП и подтвердите отправку. После подачи уведомления сохраняйте копию заявления и подтверждение о получении, чтобы иметь доказательство выполнения требований.

3.2. Заполнение информации об обработке

3.2.1. Цели обработки данных

Для раздела «Цели обработки данных» в уведомлении необходимо чётко формулировать задачи, для которых собираются и используются персональные сведения. Каждый пункт должен быть однозначным, без двусмысленности и излишних общих формулировок.

Во‑первых, укажите, какие конкретные действия будут осуществляться с данными: регистрация пользователей, выполнение договорных обязательств, предоставление услуг, маркетинговые рассылки, аналитика поведения и т.п.

Во‑вторых, разделите цели по категориям, если их несколько, и пронумеруйте их. Пример списка:

Осуществление идентификации и аутентификации физических лиц при входе в систему;
Выполнение договоров и оказание услуг, указанных в заявке клиента;
Обеспечение поддержки клиентов, включая ответы на запросы и решение спорных ситуаций;
Проведение рекламных кампаний и рассылка коммерческих предложений, согласованных с получателем;
Сбор статистических данных для улучшения качества продукта и разработки новых функций.

Каждая цель должна быть обоснована тем, как она соотносится с деятельностью организации. Не допускайте обобщённых формулировок вроде «для улучшения работы компании» без указания конкретных процессов.

Важно также указать, является ли цель обязательной или добровольной. Если обработка проводится на основании согласия субъекта, явно укажите, что согласие получено для указанных целей, и что субъект имеет право отозвать его в любой момент.

Не забудьте проверить, что выбранные цели соответствуют требованиям законодательства о персональных данных и не превышают объём, необходимый для их достижения. При отсутствии необходимости в какой‑либо цели её следует исключить из перечня.

Тщательная проработка раздела «Цели обработки данных» избавит от запросов уточнений со стороны Роскомнадзора и ускорит процесс регистрации уведомления.

3.2.2. Категории персональных данных

При подготовке уведомления в Роскомнадзор особое внимание следует уделять разделу, где указываются категории персональных данных, подлежащих обработке. Этот пункт определяет, какие именно сведения будут собираться, храниться и использоваться, поэтому его необходимо заполнять без ошибок и пропусков.

Во-первых, следует разделить данные на три основные группы:

Общие персональные данные – фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, контактные телефоны, адреса, паспортные реквизиты и иные сведения, необходимые для установления личности субъекта.
Особые категории персональных данных – сведения о расе, национальности, политических взглядах, религиозных убеждениях, состоянии здоровья, принадлежности к профсоюзам, биометрические данные. Обработка таких данных допускается только при наличии законных оснований, поэтому в уведомлении требуется указать конкретные причины их сбора.
Публичные данные – информация, размещённая субъектом в открытом доступе (например, профили в социальных сетях). Несмотря на общедоступность, такие данные всё равно подпадают под действие закона о персональных данных и должны быть отражены в документе.

Во‑вторых, каждый пункт следует описать максимально подробно:

Наименование категории – укажите точное название (например, «паспортные данные», «результаты медицинских обследований», «фотографии лица»).
Цель обработки – сформулируйте цель, соответствующую каждой категории (регистрация клиентов, выполнение трудовых обязанностей, обеспечение безопасности и т.д.).
Основание для обработки – укажите нормативный акт или согласие субъекта, на основании которого производится обработка.

Если в вашей организации собираются данные из нескольких источников, их необходимо перечислить отдельно, указав, откуда они поступают (например, «данные из анкеты, полученной при онлайн‑регистрации», «информация из базы государственных реестров»).

Не забывайте про проверку совместимости целей и категорий. Если цель ограничивается обслуживанием клиентов, но в перечне указаны медицинские сведения, без соответствующего обоснования такое включение будет ошибкой и может привести к отказу в приёме уведомления.

В конце раздела рекомендуется добавить краткую справку о мерах защиты, применяемых к каждой категории данных (шифрование, ограниченный доступ, хранение в отдельном защищённом хранилище). Это показывает, что вы осведомлены о требованиях по обеспечению конфиденциальности и снижает риск дополнительных запросов со стороны надзорного органа.

3.2.3. Категории субъектов персональных данных

При заполнении уведомления в Роскомнадзор необходимо чётко указать, какие группы физических лиц являются субъектами персональных данных. Эта информация позволяет контролирующему органу понять масштаб и характер обработки, а также оценить степень риска для прав и свобод граждан.

Во-первых, следует перечислить всех сотрудников организации, которые являются объектом обработки. Включите как штатных работников, так и временных, подрядчиков и стажёров. Если в компании есть подразделения с разными статусами (например, управленческий персонал, технические специалисты, административный персонал), их необходимо указать отдельно, чтобы показать различия в объёме и характере собираемых данных.

Во-вторых, в список должны входить клиенты и контрагенты. Разделите их на группы: физические лица – покупатели, получатели услуг, участники рекламных акций; юридические лица – партнёры, поставщики, субподрядчики, если в их профиле хранятся персональные данные представителей (директоров, бухгалтеров и т. п.). При этом важно уточнить, какие именно данные собираются для каждой группы (контактные данные, платёжные реквизиты, история покупок и т. д.).

Третьим пунктом являются субъекты, связанные с обслуживанием и поддержкой ИТ‑инфраструктуры: пользователи корпоративных систем, администраторы, сотрудники службы технической поддержки. Если в организации работают лица, получающие доступ к персональным данным в рамках выполнения своих обязанностей, это тоже должно быть отражено в уведомлении.

Если организация проводит маркетинговые кампании, в список необходимо добавить потенциальных клиентов – людей, чьи контактные данные получены из открытых источников или сторонних баз. Укажите, что эти лица находятся в стадии привлечения и ещё не являются клиентами, но их данные обрабатываются для целей продвижения.

Ниже представлена типовая структура перечня категорий субъектов персональных данных:

Сотрудники (штатные, временные, подрядчики, стажёры);
Руководящий персонал;
Клиенты (физические лица);
Партнёры и контрагенты (юридические лица и их представители);
Пользователи ИТ‑систем и сервисов;
Сотрудники службы поддержки и администраторы;
Потенциальные клиенты (лиды, участники рекламных акций).

Каждый пункт следует дополнить конкретным описанием собираемых данных и целей их обработки. При этом не допускайте общих формулировок типа «иные лица» – контролирующий орган требует полной прозрачности. Точная детализация категорий субъектов обеспечивает корректность уведомления и минимизирует риск отказа в его регистрации.

3.2.4. Перечень действий с данными

Для раздела 3.2.4 «Перечень действий с данными» в уведомлении необходимо чётко перечислить все операции, которые организация будет выполнять с персональными данными. Описание должно быть полным, однозначным и соответствовать реальной практике обработки.

Во-первых, укажите типы действий: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление), использование, передача (распространение, предоставление), блокирование, удаление и уничтожение. Каждое действие следует описать в отдельной строке, указав, какие категории субъектов данных затрагиваются (клиенты, сотрудники, партнёры и т.д.) и какие конкретные сведения обрабатываются (ФИО, контактные данные, паспортные реквизиты, финансовая информация и др.).

Во-вторых, уточните цель каждой операции. Например:

Сбор – получение контактных данных при регистрации в системе;
Хранение – временное удержание информации в базе данных для выполнения договорных обязательств;
Использование – рассылка рекламных материалов в соответствии с согласиями субъектов;
Передача – передача данных партнёрам‑поставщикам услуг только в объёме, необходимом для выполнения услуг;
Удаление – уничтожение записей после истечения срока хранения, установленного нормативными актами.

Третий шаг – указать правовые основания каждого действия. Сопоставьте операции с согласиями субъектов, обязательными требованиями законодательства или иными законными основаниями (например, исполнение договора, защита законных интересов организации).

Четвёртый пункт – определите сроки хранения для каждой категории данных. Укажите конкретные периоды (например, «не более 5 лет после прекращения трудовых отношений» или «до выполнения обязательств по договору»). При необходимости добавьте условия автоматического прекращения обработки после истечения срока.

Наконец, опишите меры защиты, применяемые к каждому типу действий. Укажите, какие технические и организационные средства используются при сборе (шифрование канала), хранении (контроль доступа, резервное копирование), передаче (защищённые каналы, согласие получателя) и удалении (безвозвратное стирание носителей).

Собрав все сведения в едином перечне, проверьте их на полноту и соответствие действующим нормативным требованиям. Правильно оформленный раздел 3.2.4 показывает, что организация полностью контролирует процесс обработки и готова предоставить Роскомнадзору необходимую информацию без лишних уточнений.

3.2.5. Правовое основание обработки

Для корректного заполнения уведомления в Роскомнадзор необходимо чётко указать правовое основание, на котором осуществляется обработка персональных данных. Это обязательный элемент формы, без которого документ считается неполным и может быть отклонён.

Во-первых, укажите нормативный акт, который регулирует вашу деятельность и предоставляет законное право на обработку. Чаще всего это Федеральный закон № 152‑ФЗ «О персональных данных», а также отраслевые законы и подзаконные акты, которые уточняют порядок сбора и использования данных в конкретных сферах (например, закон № 135‑ФЗ о защите прав потребителей, закон № 151‑ФЗ о медицинской деятельности и т.д.).

Во-вторых, определите форму правового основания, которое вы применяете. В уведомлении необходимо выбрать один из следующих вариантов и указать его детали:

Согласие субъекта персональных данных – ссылка на документ, в котором зафиксировано согласие, дата его получения, цель и сроки обработки.
Исполнение договора – номер и дата договора, пункт, предусматривающий обработку персональных данных, а также перечень данных, необходимых для выполнения обязательств.
Законный интерес оператора – указание конкретного закона, статья которого предоставляет право на обработку, а также обоснование, почему интересы оператора преобладают над интересами субъекта.
Выполнение обязательства, предусмотренного законодательством – ссылка на нормативный акт, требующий обработку (например, налоговый кодекс, закон о бухгалтерском учёте).
Защита жизненно важных интересов субъекта – описание ситуации, в которой обработка необходима для спасения жизни или здоровья.
Осуществление функций, возложенных на орган государственной власти – указание соответствующего закона и конкретной функции.

В-третьих, укажите срок действия правового основания, если он ограничен (например, срок действия согласия или действие договора). При наличии нескольких оснований перечислите их в порядке приоритетности, чтобы контролирующий орган мог быстро оценить соответствие ваших действий законодательству.

Наконец, проверьте, что все ссылки на нормативные акты точны, указаны полные названия и номера статей, а даты соответствуют реальному документу. Ошибки в правовом основании приводят к задержкам в рассмотрении уведомления и могут вызвать дополнительные запросы от Роскомнадзора. Следуя этим рекомендациям, вы гарантируете, что раздел «Правовое основание обработки» будет заполнен корректно и без лишних вопросов.

3.2.6. Меры по обеспечению безопасности

При подготовке уведомления в Роскомнадзор необходимо подробно описать применяемые меры по обеспечению безопасности персональных данных. Это раздел, в котором демонстрируется, что организация осознаёт риски и реализует адекватные защиты, соответствующие требованиям федерального закона.

Во-первых, следует указать технические меры. Опишите используемые средства шифрования как при передаче, так и при хранении данных (например, AES‑256, TLS 1.3). Укажите, какие системы контроля доступа применяются: двухфакторная аутентификация, ролевая модель доступа, журналирование всех попыток входа. Не забудьте упомянуть защиту от внешних угроз – межсетевые экраны, системы обнаружения вторжений, антивирусные решения, регулярные обновления программного обеспечения.

Во-вторых, опишите организационные меры. Установите порядок назначения ответственных за защиту информации и их компетенции. Определите правила доступа к персональным данным внутри коллектива, включая ограничение прав доступа только тем сотрудникам, которым эти данные действительно нужны для выполнения их должностных обязанностей. Укажите, что доступ контролируется и фиксируется в журнале действий.

В-третьих, важны процедурные меры. Приведите описание процесса обработки инцидентов: как обнаруживается нарушение, кто отвечает за реакцию, какие шаги предпринимаются для локализации и устранения угрозы, а также как осуществляется уведомление уполномоченных органов и субъектов данных. Укажите, что проводятся регулярные аудиты безопасности и тесты на проникновение, а результаты фиксируются и учитываются при корректировке мер защиты.

Наконец, подчеркните подготовку персонала. Укажите, что сотрудники проходят обязательное обучение по работе с персональными данными, знакомятся с политикой конфиденциальности и правилами реагирования на инциденты. Регулярные инструктажи и проверки знаний позволяют минимизировать человеческий фактор.

Список основных пунктов, которые следует включить в раздел «Меры по обеспечению безопасности»:

Шифрование данных (транспортное и хранилище);
Системы контроля доступа и аутентификации;
Защита периметра сети (межсетевые экраны, IDS/IPS);
Регулярные обновления и патч‑менеджмент;
Журналирование и мониторинг действий пользователей;
План реагирования на инциденты и процедура уведомления;
Периодические аудиты, тесты на проникновение;
Обучение и аттестация персонала.

Тщательное и прозрачное изложение всех перечисленных мер в уведомлении подтверждает готовность организации защищать персональные данные и соответствует требованиям Роскомнадзора. Это повышает вероятность быстрой регистрации уведомления без запросов на уточнение.

3.2.7. Сведения о трансграничной передаче

В разделе 3.2.7 формы уведомления указываются сведения о трансграничной передаче персональных данных. Здесь необходимо чётко определить, какие именно данные пересылаются за пределы Российской Федерации, в какие страны и какие организации‑получатели их получают.

Во‑первых, указывается список категорий персональных данных, которые планируется передавать. Это может быть, например, контактная информация, сведения о трудовой деятельности, финансовые данные и т.д. Каждый тип данных перечисляется отдельно, чтобы контролирующий орган мог оценить степень риска.

Во‑вторых, необходимо указать страны‑получатели. При этом следует использовать официальные названия государств, согласованные с международными стандартами. Если передача осуществляется в несколько стран, каждую из них перечисляют в отдельной строке.

В‑третьих, требуется указать юридическое основание трансграничной передачи. Это может быть согласие субъекта персональных данных, выполнение международного договора, исполнение обязательств перед клиентом и другие основания, предусмотренные законодательством. Для каждого основания указывается ссылка на соответствующий нормативный акт или документ.

В‑четвёртых, в уведомление вносятся данные о получателях – наименования организаций, их юридический адрес, ИНН (если применимо) и контактные данные ответственного лица. Если получатель является иностранным юридическим лицом, указываются также регистрационный номер в стране регистрации.

В‑пятых, указывается цель передачи данных. Цели могут включать предоставление услуг, проведение исследований, обеспечение безопасности и т.п. Каждая цель описывается кратко, но без двусмысленностей.

Наконец, в случае наличия мер по защите передаваемых данных (шифрование, анонимизация, ограничение доступа) их следует перечислить в отдельном пункте. Это подтверждает готовность к соблюдению требований кибербезопасности и защиты конфиденциальности.

Краткий чек‑лист для раздела 3.2.7:

Перечислить категории передаваемых персональных данных.
Указать страны‑получатели (полные названия).
Описать юридическое основание передачи.
Привести полные реквизиты получателей (название, адрес, ИНН, контакт).
Сформулировать цель передачи.
Перечислить применяемые меры защиты (шифрование, анонимизация и др.).

Тщательное заполнение этих пунктов позволяет избежать задержек в рассмотрении уведомления и гарантирует соответствие требованиям Роскомнадзора.

3.2.8. Сведения о месте нахождения баз данных

В разделе 3.2.8 формы уведомления необходимо указать точный адрес (физический или виртуальный), где размещены базы персональных данных. Приведите полное название организации‑оператора, а также юридический адрес, если база хранится на собственных серверах. Если используется облачная инфраструктура, укажите название провайдера, страну и регион дата‑центра, где находятся серверы, а также адреса конкретных площадок, если они известны.

Для каждой базы данных укажите:

тип хранилища (сервер, виртуальная машина, облачное хранилище, NAS и т.п.);
адрес (IP‑адрес, доменное имя) и, при необходимости, номер порта;
физический адрес дата‑центра (улица, дом, город, регион, страна);
наличие резервных копий и их местоположение (если копии находятся в другом регионе, это следует отметить отдельно).

Если в организации несколько баз, сведений о каждой достаточно разместить в виде отдельного пункта списка, чтобы контролирующий орган мог быстро оценить распределение данных. При указании страны размещения особое внимание следует уделить требованиям международных соглашений о передаче персональных данных: если данные находятся за пределами Российской Федерации, необходимо указать, какие меры защиты применяются.

Не забудьте подтвердить достоверность предоставленной информации подписью уполномоченного лица. Ошибки в указании места нахождения баз могут привести к запросам дополнительных разъяснений и задержкам в процессе регистрации. Точность и полнота данных в этом пункте гарантируют прозрачность обработки персональных данных и соответствие требованиям законодательства.

4. Способы подачи уведомления

4.1. Подача через портал Роскомнадзора

Подача уведомления об обработке персональных данных через официальный портал Роскомнадзора — ключевой этап, который требует точного выполнения инструкций. Прежде чем приступить к отправке, убедитесь, что у организации есть действующая учётная запись в системе «Госуслуги» и подтверждённый доступ к личному кабинету на портале Роскомнадзора.

Вход в личный кабинет.
- Откройте сайт https://rkn.gov.ru и нажмите кнопку «Войти».
- Введите логин и пароль от учётной записи «Госуслуги». При первом входе потребуется пройти двухфакторную аутентификацию.
Выбор формы уведомления.
- В меню «Электронные услуги» найдите раздел «Уведомления о персональных данных».
- Выберите форму «Уведомление о начале обработки персональных данных» (или соответствующую, если требуется обновление сведений).
Заполнение полей.
- Наименование организации – укажите полное официальное название без сокращений.
- ОГРН, ИНН, КПП – вводите данные точно в соответствии с выпиской из ЕГРЮЛ.
- Контактные данные – укажите телефон, адрес электронной почты и почтовый адрес, по которым будет вестись переписка.
- Цель и основания обработки – сформулируйте цель в виде короткого утверждения, например: «выполнение договорных обязательств», «маркетинговая рассылка*» и т.п.
- Категории субъектов персональных данных – перечислите группы (сотрудники, клиенты, партнёры и т.д.).
- Типы персональных данных – укажите конкретные категории (фИО, паспортные данные, контактные телефоны, сведения о занятости).
- Масштаб обработки – укажите количество записей, планируемое к обработке в течение года.
Приложение документов.
- Прикрепите копию устава организации, документ, подтверждающий полномочия лица, подающего уведомление, и, при необходимости, согласие субъекта персональных данных.
- Форматы файлов – PDF, DOCX, размер не более 10 МБ каждый.
Проверка и подтверждение.
- После заполнения всех полей система предложит выполнить автоматическую проверку на наличие пропусков и ошибок.
- При обнаружении недочётов исправьте их сразу; иначе отправка будет отклонена.
Отправка уведомления.
- Нажмите кнопку «Отправить». Система сформирует электронный акт с уникальным номером регистрации.
- Сохраните PDF‑копию акта и номер заявки – они понадобятся для последующего контроля статуса.
Отслеживание статуса.
- В личном кабинете в разделе «Мои запросы» можно наблюдать статус: «В работе», «Принято», «Требуется доработка».
- При необходимости вносите поправки через функцию «Редактировать заявку», не создавая новый запрос.

Соблюдение перечисленных действий гарантирует, что уведомление будет принято без задержек и оформлено в соответствии с требованиями законодательства. После успешной регистрации уведомления в системе Роскомнадзора организация получает официальное подтверждение, которое служит доказательством выполнения обязательств по информированию контролирующего органа.

4.2. Подача на бумажном носителе

4.2.1. Почтовым отправлением

При отправке уведомления в Роскомнадзор почтовой корреспонденцией следует строго соблюдать порядок, иначе документ может быть отклонён. Сначала подготовьте форму уведомления в электронном виде, заполнив все обязательные поля: наименование организации, ИНН, ОКВЭД, перечень обрабатываемых персональных данных, цели и способы обработки, сроки хранения. После ввода данных распечатайте форму на листе формата А4, убедившись, что все подписи и печати присутствуют и чётко различимы.

Далее оформите сопроводительный лист, в котором укажите:

полное название организации;
реквизиты (ИНН, КПП, ОГРН);
номер и дату заполнения уведомления;
контактное лицо с телефоном и e‑mail;
отметку «Отправлено почтой» с указанием способа отправки.

Для отправки используйте заказное письмо с объявленной ценой (ОЦ) или заказное с уведомлением о вручении (УВ). Такое оформление гарантирует получение подтверждения о доставке и защищает от претензий о несвоевременной отправке. На конверте чётко напишите адрес получателя:

Роскомнадзор
Управление по защите персональных данных
119021, г. Москва, ул. Тверская, д. 7, корпус 4

Не допускайте сокращений в названии организации и адресе получателя – любые ошибки могут привести к возврату письма. После отправки сохраните копию подписанного уведомления и квитанцию о приёме отправления. При необходимости вы сможете предъявить эти документы в качестве доказательства своевременного выполнения обязательств.

В случае получения уведомления о необходимости уточнения данных, подготовьте исправленную форму, подпишите её заново и отправьте тем же способом, указав в сопроводительном листе номер предыдущего письма и дату его отправки. Такой подход ускорит процесс рассмотрения и позволит избежать повторных запросов со стороны Роскомнадзора.

4.2.2. Лично в территориальный орган

Для подачи уведомления об обработке персональных данных лично в территориальный орган Роскомнадзора необходимо тщательно подготовиться и выполнить несколько последовательных действий.

Во‑первых, соберите все требуемые документы. К ним относятся:

заполненный бланк уведомления (форма № 1);
копия устава (или учредительного договора) организации;
документ, подтверждающий полномочия лица, подающего уведомление (доверенность или приказ о назначении);
сведения о лице, ответственном за обработку персональных данных (паспорт, ИНН, СНИЛС).

Во‑вторых, проверьте корректность заполнения формы. Все поля должны быть заполнены без пробелов и ошибок: укажите полное наименование организации, ИНН, ОКПО, адрес, виды обрабатываемых данных, цели и правовые основания обработки, а также сроки хранения. При указании категорий субъектов данных используйте официальные терминологии, принятые в нормативных актах.

Третий этап – подпись и печать. Уведомление подписывается руководителем организации или уполномоченным представителем. После подписи документ скрепляется печатью (если она предусмотрена у организации). Отсутствие подписи или печати приведёт к возврату заявки.

Четвёртый шаг – личное посещение территориального органа. Выберите отдел, занимающийся приёмом уведомлений (обычно это отдел по защите персональных данных). При входе предъявите документ, удостоверяющий личность (паспорт), а также оригиналы подготовленных материалов. Сотрудник проверит комплект документов, внесёт отметки в журнал приёма и выдаст расписку о получении.

Пятый пункт – получение подтверждения о приёме. После проверки ваш запрос будет зарегистрирован, и вам будет выдан регистрационный номер. Этот номер необходимо сохранять, так как он понадобится при последующих запросах со стороны контролирующего органа.

Наконец, после подачи уведомления контролируйте статус рассмотрения. При необходимости в течение 30 календарных дней могут потребовать дополнительные сведения или уточнения. Быстро реагируйте на запросы, предоставляя требуемую информацию в полном объёме.

Соблюдение указанных пунктов гарантирует безошибочную подачу уведомления лично в территориальный орган и ускорит процесс его регистрации.

5. Типичные ошибки при заполнении

5.1. Неполнота сведений

5.1. Неполнота сведений — одна из самых частых причин отказа в регистрации уведомления. При подготовке документа необходимо убедиться, что все обязательные поля заполнены полностью и без пропусков. Отсутствие даже одного требуемого элемента может привести к возврату формы на доработку и затянуть процесс согласования.

Во-первых, перечитайте требования к каждому разделу формы. Обязательные сведения включают: название организации, ИНН, ОГРН, контактные данные ответственного лица, перечень категорий обрабатываемых персональных данных, цели и правовые основания обработки, а также информацию о месте и сроках хранения. Если хотя бы один из этих пунктов оставлен пустым, система автоматически пометит уведомление как неполное.

Во-вторых, проверяйте корректность вводимых данных. Ошибки в ИНН, неверный формат телефонного номера или отсутствие электронного адреса ответственного лица считаются неполнотой. Используйте официальные справочники и внутренние реестры, чтобы исключить неточности.

В-третьих, при работе с перечнем категорий данных обратите внимание на их полное перечисление. Не допускайте сокращений типа «и др.» — каждая категория должна быть указана явно (например, ФИО, паспортные данные, сведения о занятости и т.д.). Если в организации существует несколько подразделений, обрабатывающих разные типы данных, их необходимо описать отдельно, а не объединять в одну строку.

Список типичных пробелов, которые часто вызывают отказ:

отсутствие ИНН или ОГРН;
неполный адрес юридического лица (указывается только город, без улицы и номера);
не указаны контактные телефоны и e‑mail ответственного за обработку персональных данных;
пропущены цели обработки (например, только «маркетинг», без уточнения «рассылка рекламных материалов»);
не указаны сроки хранения данных;
отсутствие информации о передаче данных третьим лицам, если такая передача планируется.

Для устранения неполноты рекомендуется проводить двойную проверку перед отправкой: один сотрудник заполняет форму, второй – проверяет её на соответствие требованиям. При обнаружении недостающих сведений вносятся исправления сразу в системе, без необходимости повторной загрузки всего документа.

Наконец, сохраняйте копию полностью заполненного уведомления и списки проверенных полей. Это позволит быстро реагировать на запросы Роскомнадзора и избежать повторных ошибок в будущих регистрациях. Соблюдая эти простые правила, вы гарантируете, что уведомление будет принято без задержек и дополнительных запросов.

5.2. Некорректные данные

Раздел 5.2 — «Некорректные данные» требует особого внимания при подготовке уведомления в Роскомнадзор. Любая ошибка в этом пункте может привести к отказу в регистрации или к необходимости пересылать исправленную форму, что задерживает начало легальной обработки персональных сведений.

Во-первых, необходимо проверять каждое поле на соответствие требованиям законодательства. Неправильный формат даты, отсутствие обязательных реквизитов или использование сокращений, не одобренных нормативными актами, считаются недопустимыми.

Во-вторых, следует убедиться, что указанные категории персональных данных точно соответствуют реальному объёму их сбора. Если в заявке указаны «другие данные», но в реальной практике собираются, например, биометрические сведения, такая расхождение будет расценено как некорректность.

В-третьих, особую проверку требуют сведения о целях обработки. Формулировки должны быть конкретными, без общих фраз типа «для улучшения обслуживания». Точность формулировки позволяет контролирующим органам быстро оценить законность действий.

Типичные ошибки и способы их устранения:

Неправильный код ОКВЭД – проверьте актуальный справочник и укажите точный код, соответствующий вашему виду деятельности.
Отсутствие указания сроков хранения – укажите конкретный период или критерий, по которому данные будут удаляться.
Неуказанные юридические основания – перечислите все основания, предусмотренные ФЗ 152, и сопоставьте их с вашими процессами.
Ошибки в реквизитах организации – проверьте ИНН, ОГРН и контактные данные; даже одна цифра в ИНН, введённая неверно, делает заявку недействительной.

После заполнения раздела 5.2 рекомендуется провести внутренний аудит формы: сравнить введённые данные с внутренними документами, проверить соответствие каждому требованию регламента. При наличии сомнений привлеките специалиста по защите персональных данных – это экономит время и исключает риск возврата уведомления.

Тщательная проверка и корректное заполнение всех пунктов «Некорректные данные» гарантируют беспрепятственное прохождение процедуры регистрации и позволяют сосредоточиться на эффективной работе с персональными сведениями.

5.3. Несоответствие правовым нормам

Несоответствие правовым нормам при заполнении уведомления в Роскомнадзор часто приводит к отказу в его регистрации и к наложению штрафных санкций. Чтобы избежать этой ошибки, необходимо строго следовать требованиям Федерального закона «О персональных данных» и методическим рекомендациям Роскомнадзора.

Во-первых, каждая строка формы должна содержать достоверную информацию о целях и условиях обработки. Если указаны неполные или противоречивые данные, проверяющие органы расценивают это как нарушение правовых требований. Необходимо перечислить все категории персональных данных, которые планируется собирать, а также указать, какие конкретные операции (сбор, хранение, передача, уничтожение) будут осуществляться.

Во-вторых, следует правильно оформить список субъектов, получающих данные. Если в уведомлении указаны организации, которые не являются получателями, либо упущены реальные получатели, это считается несоответствием нормативным актам. Перечислите каждую юридическую форму, укажите её ИНН и юридический адрес.

В-третьих, необходимо указать сроки хранения персональных данных. Превышение допустимых сроков без обоснования нарушает требования статьи 10 закона. Укажите точные даты или условия, при которых данные будут уничтожены.

Ниже приводится контрольный список, помогающий устранить типичные отклонения:

Полный перечень собираемых данных (ФИО, паспортные данные, контактные сведения и т.д.);
Ясные цели обработки, соответствующие законным интересам организации;
Точные сведения о получателях и их правовом статусе;
Сроки хранения с указанием конкретных дат или условий;
Описание мер по обеспечению безопасности (шифрование, контроль доступа, регулярные аудиты);
Подтверждение наличия согласия субъекта данных, если обработка требует его.

Если любой из пунктов отсутствует или содержит ошибку, уведомление будет отклонено, а организация обязана будет подать исправленную форму в течение установленного срока. Соблюдение всех перечисленных требований гарантирует соответствие правовым нормам и ускоряет процесс регистрации.

6. Внесение изменений в уведомление

6.1. Порядок изменения ранее поданных сведений

Для изменения уже поданных сведений в уведомлении о обработке персональных данных необходимо выполнить несколько последовательных действий. Сначала откройте личный кабинет на портале Роскомнадзора, используя электронную подпись, которой вы пользовались при первой подаче. После входа перейдите в раздел «Мои уведомления» и найдите нужный документ по дате подачи или номеру заявки.

Далее нажмите кнопку «Изменить» рядом с выбранным уведомлением. Система откроет форму, в которой можно корректировать только те поля, которые допускают изменение согласно нормативным актам (например, цель обработки, список категорий субъектов персональных данных, объем обрабатываемой информации). Остальные параметры, требующие повторного согласования, необходимо подавать как новое уведомление.

После внесения исправлений проверьте корректность всех данных: убедитесь, что новые сведения полностью соответствуют действующей практике обработки и не противоречат требованиям ФЗ‑152. Особое внимание уделите полям, где указаны контактные данные ответственного лица и сроки хранения данных — любые неточности могут привести к отказу в регистрации изменений.

Затем подтвердите изменения, подписав обновлённую форму электронной подписью. Портал автоматически сформирует акт о внесении изменений, который будет направлен в Роскомнадзор на проверку. Ожидайте ответа в течение установленного срока (обычно до 30 календарных дней). Если в ответе указаны замечания, исправьте их и повторно отправьте документ.

В случае необходимости вы можете загрузить дополнительные пояснительные материалы (например, обновлённые политики конфиденциальности или договоры с обработчиками) через кнопку «Приложить файл». Все загруженные документы также подпишутся электронной подписью и станут частью изменённого уведомления.

После получения положительного решения от Роскомнадзора система уведомит вас о завершении процедуры. Сохраните полученный акт в архиве организации и обновите внутренние реестры обработки персональных данных, чтобы обеспечить соответствие текущим требованиям законодательства.

6.2. Подача нового уведомления при существенных изменениях

При возникновении существенных изменений в способах, целях или объёмах обработки персональных данных необходимо оформить новое уведомление в Роскомнадзор. Такой документ заменяет ранее поданную форму и фиксирует актуальное состояние обработки.

Во-первых, тщательно проанализируйте, какие именно параметры изменились: добавились новые категории данных, расширились цели их использования, изменились способы их хранения или передачи, а также появилось новое оборудование или программное обеспечение.

Во‑вторых, подготовьте полную информацию о новых процессах. Включите в уведомление:

название организации и её ИНН;
контактные данные ответственного за обработку персональных данных;
перечень категорий субъектов данных, на которых теперь распространяются операции;
детальное описание целей обработки, новых или изменённых;
список используемых информационных систем, баз данных и средств защиты;
сроки хранения данных, если они были продлены или сокращены;
сведения о передаче данных третьим лицам, включая новые контрагентов.

Третий шаг – заполнить электронную форму на портале Роскомнадзора. Вводите данные точно так, как они указаны в подготовленном документе, избегая сокращений и неоднозначных формулировок. При необходимости приложите копии внутренних регламентов, договоров с контрагентами и схемы потоков данных.

Четвёртый пункт – проверка. После ввода всех полей проверьте корректность указанных ИНН, дат и номеров документов. Ошибки в цифрах или опечатки могут привести к отказу в приёме уведомления и потребовать повторной подачи.

Наконец, отправьте форму и сохраните подтверждение о её регистрации. В течение установленного срока (не более 30 календарных дней) Роскомнадзор рассмотрит поданное уведомление. При отсутствии замечаний вы получите официальное подтверждение, которое следует хранить вместе с внутренними регистрами обработки персональных данных.

Соблюдая эти шаги, вы гарантируете полное соответствие требованиям законодательства и поддерживаете актуальность сведений о персональных данных в системе надзора.