Как подать уведомление в Роскомнадзор об обработке персональных данных?

1. Кто обязан подавать

1.1 Операторы персональных данных

Операторы персональных данных — юридические лица или индивидуальные предприниматели, которые самостоятельно или совместно с другими лицами определяют цели и способы обработки персональной информации. Они несут полную ответственность за законность всех действий, связанных с сбором, хранением, использованием и передачей данных. На практике оператор обязан обеспечить соблюдение требований законодательства, в том числе ФЗ 152, а также реализовать технические и организационные меры защиты информации.

Для выполнения требований закона необходимо оформить уведомление о начале обработки персональных данных и направить его в Роскомнадзор. Первым шагом является составление реестра операций, в котором указываются категории собираемых данных, цели их обработки, способы и сроки хранения, а также сведения о лицах, получающих доступ к информации. Далее следует подготовить согласованное с внутренними регламентами заявление, включающее реквизиты организации, ИНН, ОГРН и контактные данные ответственного лица.

После подготовки документов их следует загрузить в единый портал Госуслуг или специализированную форму на сайте Роскомнадзора. При загрузке система проверяет корректность заполнения полей и наличие всех обязательных приложений. После успешного завершения процедуры формируется подтверждающий документ, который необходимо сохранить в архиве организации. В дальнейшем оператор обязан своевременно вносить изменения в уведомление при изменении параметров обработки, а также подавать отчеты о выполнении мер по обеспечению безопасности персональных данных. Соблюдение этих требований гарантирует законную деятельность с персональной информацией и защищает интересы субъектов данных.

1.2 Случаи освобождения от подачи

Существует ряд ситуаций, при которых оператор персональных данных освобождается от обязательства подачи уведомления в Роскомнадзор. Во-первых, если обработка данных осуществляется исключительно в рамках выполнения обязательств, предусмотренных законом, и не предполагает создание новых баз данных. Например, обработка данных в целях исполнения судебных решений, государственных контрактов или иных нормативных актов, где требование уведомления уже включено в законодательную схему.

Во-вторых, освобождение предоставляется при обработке персональных данных, необходимых для реализации прав и свобод человека и гражданина, когда такие действия являются обязательными и не могут быть ограничены. К этой категории относятся, например, медицинская помощь, социальное обеспечение, а также защита жизни и здоровья граждан.

Третьим случаем является обработка данных, осуществляемая в рамках научных, исследовательских или статистических проектов, если результаты не направлены на коммерческое использование и не подразумевают идентификацию субъектов без их согласия. В таких проектах часто применяется анонимизация или псевдонимизация, что также освобождает от подачи уведомления.

Четвёртый пункт – обработка персональных данных, осуществляемая в рамках государственных реестров и информационных систем, где предусмотрено обязательное согласование с уполномоченными органами. Здесь уведомление считается избыточным, так как данные уже находятся под непосредственным контролем государственных структур.

Наконец, освобождение предоставляется при обработке персональных данных, осуществляемой небольшими организациями, где количество субъектов данных не превышает установленный законом порог (обычно до 1000 человек). При этом обработка должна быть ограниченной, без создания сложных информационных систем и без передачи данных за границу.

Таким образом, если ваша деятельность попадает под одну из перечисленных категорий, обязательство подачи уведомления в Роскомнадзор отпадает, и вы можете сосредоточиться на соблюдении иных требований по защите персональных данных. При сомнениях рекомендуется провести юридический аудит, чтобы точно определить, подпадает ли ваш случай под освобождение.

2. Необходимые сведения

2.1 Общие данные об операторе

Оператор персональных данных – юридическое или физическое лицо, которое самостоятельно или совместно с другими субъектами определяет цели и способы обработки персональной информации. В заявлении в Роскомнадзор необходимо указать полные реквизиты организации: полное наименование, форму собственности, ОГРН, ИНН, КПП, юридический адрес и адрес фактического места осуществления деятельности. Если оператором выступает индивидуальный предприниматель, следует указать ФИО, паспортные данные, ИНН и адрес регистрации.

Контактная информация играет решающую роль для обратной связи: телефон, факс (при наличии), электронный адрес, а также ссылка на официальный сайт. При наличии представительского офиса за пределами основной юрисдикции необходимо указать его адрес и контактные данные.

Список сведений, которые обязаны быть отражены в уведомлении:

Перечень категорий обрабатываемых персональных данных (фамилия, имя, отчество; контактные данные; финансовая информация и пр.);
Цели обработки (выполнение договорных обязательств, маркетинговая деятельность, обеспечение безопасности и т.д.);
Правовые основания, на которых осуществляется обработка (согласие субъекта, исполнение договора, законные интересы и др.);
Сроки хранения данных, а также порядок их уничтожения по истечении установленного периода;
Информация о передаче данных третьим лицам, включая сведения о международных передачах, если они предусмотрены;
Описание мер технической и организационной защиты, применяемых оператором (шифрование, контроль доступа, регулярный аудит и пр.);
Данные о назначенном ответственном за обработку персональных данных (ФИО, должность, контактные данные).

Если оператор осуществляет обработку персональных данных в нескольких подразделениях, каждое из них должно быть указано отдельно с указанием адреса и перечня обрабатываемой информации. При наличии дочерних компаний или аффилированных лиц, их данные также включаются в уведомление.

Для подтверждения достоверности представленных сведений оператор обязан приложить копии учредительных документов, свидетельства о регистрации, а также документы, подтверждающие полномочия лица, подписывающего уведомление. После подготовки полного пакета документов оператор отправляет их в электронном виде через личный кабинет на официальном портале Роскомнадзора или направляет в бумажном виде по почте, соблюдая установленные сроки подачи. Весь процесс требует точного соблюдения требований нормативных актов, что гарантирует законность обработки персональных данных и отсутствие штрафных санкций.

2.2 Цели обработки данных

Цель обработки персональных данных определяется исходя из реальных задач, которые решает организация. При подготовке уведомления в Роскомнадзор необходимо чётко обозначить каждую из целей, чтобы контролирующий орган мог оценить законность и обоснованность сбора информации.

Во-первых, обработка может быть направлена на выполнение договорных обязательств: предоставление товаров, оказание услуг, исполнение контрактов, обслуживание клиентов. Эта цель считается основной, поскольку без соответствующей обработки невозможно реализовать договорные права и обязанности.

Во-вторых, организации часто осуществляют обработку для выполнения юридических обязанностей: сдача отчётности, соблюдение требований налогового законодательства, выполнение решений суда. В уведомлении следует указать нормативный акт, регулирующий данную обязанность, и конкретный тип персональных данных, который используется для её выполнения.

Третья цель – обеспечение информационной безопасности и защита от мошенничества. Сбор и анализ данных о входах в системы, IP‑адресов, логов доступа позволяют своевременно выявлять попытки несанкционированного доступа и принимать меры по защите ресурсов.

Четвёртая цель – маркетинговая деятельность. Рассылка рекламных материалов, проведение акций, анализ предпочтений потребителей требуют обработки контактных данных и сведений о поведении пользователей. При указании этой цели важно подтвердить наличие согласия субъекта данных или иного законного основания, предусмотренного ФЗ‑152.

Пятая цель – статистический и аналитический учёт. Объединение и агрегирование персональных данных для построения отчётов, оценки эффективности бизнес‑процессов, разработки новых продуктов допускается, если данные обезличены или используется согласие.

Список типичных целей обработки, которые следует перечислить в уведомлении:

исполнение договоров и оказание услуг;
выполнение законодательных и нормативных требований;
обеспечение безопасности информационных систем;
проведение рекламных и промо‑акций;
аналитика и статистика для улучшения качества продукции и услуг.

Каждая цель должна быть сформулирована ясно и однозначно, без избыточных формулировок. При этом необходимо указать, какие категории персональных данных задействованы для каждой цели, а также правовые основания их обработки. Такой подход гарантирует, что уведомление будет соответствовать требованиям Роскомнадзора и позволит избежать штрафных санкций.

2.3 Категории обрабатываемых данных

При подготовке уведомления в Роскомнадзор необходимо чётко определить, какие именно категории персональных данных будут обрабатываться. Это требование регламента позволяет контролирующему органу оценить степень риска и подобрать соответствующие меры защиты.

Во-первых, следует указать, относится ли обработка к общедоступным сведениям (например, публичные контакты, информация из открытых источников) или к конфиденциальным данным (медицинские карты, биометрические параметры, сведения о финансовой состоятельности). Разделение на открытые и закрытые категории определяет объём обязательных мер по защите.

Во-вторых, важно перечислить специальные категории персональных данных, если таковые присутствуют. К ним относятся сведения о расовой или национальной принадлежности, политических взглядах, религиозных убеждениях, членстве в профсоюзах, а также данные о сексуальной ориентации. Обработка таких данных требует получения согласия субъекта и применения усиленных технических и организационных мер.

В-третьих, следует указать категории данных, связанных с трудовой деятельностью: сведения о должности, трудовом стаже, заработной плате, результатах аттестаций. Эти данные подпадают под отдельные требования по хранению и ограничению доступа.

Ниже приведён примерный перечень категорий, которые обычно указываются в уведомлении:

ФИО, дата и место рождения;
Паспортные данные, ИНН, СНИЛС;
Контактные сведения (телефон, электронная почта, адрес);
Финансовая информация (банковские реквизиты, кредитные истории);
Данные о здоровье (медицинские справки, результаты анализов);
Биометрические данные (отпечатки пальцев, лицо, голос);
Информация о семейном положении и составе семьи;
Данные о профессиональной деятельности (должность, зарплата, аттестации);
Специальные категории (религиозные убеждения, политические взгляды, сексуальная ориентация).

Каждая из перечисленных групп должна быть согласована с законодательством о персональных данных и отражена в уведомлении. После формирования полного списка категорий необходимо подтвердить, что все сведения получены законным способом и на основании согласия субъектов или иных правовых оснований, предусмотренных ФЗ 152. Только при соблюдении этих требований уведомление будет принято и обработка персональных данных начнётся в рамках правового поля.

2.4 Субъекты, чьи данные обрабатываются

При подготовке уведомления в Роскомнадзор необходимо чётко определить, чьи персональные данные будут обрабатываться. Это фундаментальный элемент любой формы уведомления, потому что регулятор требует полной прозрачности относительно субъектов данных.

Во-первых, следует указать всех физических лиц, чьи сведения попадают в область обработки. Как правило, это:

сотрудники организации (полные имена, даты рождения, контактные данные, сведения о трудовой деятельности);
клиенты и контрагенты (паспортные данные, реквизиты, история взаимодействия);
пользователи веб‑ресурсов и мобильных приложений (IP‑адреса, файлы cookie, данные о поведении в сети);
подписчики рассылок и участники программ лояльности (email, телефон, предпочтения);
поставщики и подрядчики, чьи персональные данные необходимы для выполнения договоров (реквизиты, сведения о квалификации).

Во-вторых, важно уточнить, какие категории персональных данных относятся к каждому субъекту. Например, для сотрудников это могут быть данные о заработной плате и медицинские справки; для клиентов – финансовые реквизиты и история покупок; для пользователей сайта – только контактная информация и данные о действиях в системе. Чёткое разграничение позволяет избежать недоразумений при проверке со стороны надзорного органа.

В-третьих, следует отразить объём и цели обработки. Если данные сотрудников собираются для расчёта заработной платы, а данные клиентов – для выполнения договорных обязательств, эти цели фиксируются в отдельном пункте уведомления. При этом каждый пункт сопровождается указанием законных оснований: трудовой договор, контракт с контрагентом, согласие субъекта и т.д.

Наконец, в уведомлении обязаны быть указаны меры по защите данных: технические и организационные средства, уровни доступа, сроки хранения. При наличии разных групп субъектов данные меры могут различаться, и это необходимо отразить в документе.

Подводя итог, детальное перечисление всех категорий лиц, чьи персональные данные обрабатываются, и точное описание характеров их данных являются обязательными элементами уведомления в Роскомнадзор. Без этой информации заявка будет отклонена, а процесс обработки останется вне правового поля. Поэтому подходите к формированию раздела «Субъекты, чьи данные обрабатываются» с полной ответственностью и вниманием к деталям.

2.5 Перечень действий с данными

Для подачи уведомления в Роскомнадзор необходимо чётко сформировать перечень действий, которые вы осуществляете с персональными данными. Этот список является обязательным элементом документации и позволяет контролирующему органу оценить степень риска и соответствие требованиям законодательства.

В перечень действий включаются все операции, которые выполняются над данными, начиная с момента их получения и заканчивая окончанием жизненного цикла. Основные виды действий:

сбор персональных данных (получение информации от субъекта или из внешних источников);
запись и систематизация (ввод в информационные системы, классификация, создание баз);
накопление (создание и поддержание хранилищ, архивов);
хранение (сохранение в электронных или бумажных формах, обеспечение доступа);
уточнение и дополнение (корректировка, обновление, дополнение записей);
использование (обработка, анализ, передача в маркетинговые или исследовательские проекты);
передача (внутренняя передача между подразделениями, внешняя передача контрагентам, передача в облачные сервисы);
обезличивание (удаление идентифицирующих признаков, псевдонимизация);
блокирование (ограничение доступа, временное приостановление обработки);
уничтожение (полное удаление, физическое разрушение носителей).

После того как перечень действий составлен, следует собрать сопутствующие сведения: цель обработки, категории субъектов, категории обрабатываемых данных, правовые основания, сроки хранения. Затем заполняется форма уведомления на официальном портале Роскомнадзора, прикладываются документы, подтверждающие наличие согласий субъектов (если они требуются), а также внутренние регламенты по защите информации.

Отправка осуществляется через электронный сервис «Личный кабинет». После подачи уведомления появляется подтверждающий номер, который необходимо сохранить для дальнейшего контроля и возможных проверок. В случае получения запросов от Роскомнадзора подготовьте дополнительные материалы, фиксирующие каждый из перечисленных действий, чтобы доказать законность и прозрачность обработки персональных данных.

2.6 Способы обработки данных

Способы обработки персональных данных определяют, какие действия с информацией будет выполнять организация. Ключевыми являются сбор, хранение, использование, передача, уточнение, блокирование и удаление. Каждый из этих процессов требует отдельного описания в уведомлении, которое направляется в Роскомнадзор.

Сбор данных может осуществляться через формы на сайте, мобильные приложения, телефонные звонки или автоматические системы. При этом необходимо указать, какие категории сведений собираются (имя, контактные данные, финансовая информация и т.д.) и на каких основаниях.

Хранение подразумевает выбор носителей (серверы, облачные сервисы, физические архивы) и сроков удержания информации. В уведомлении следует указать, где именно находятся базы, какие меры защиты применяются (шифрование, ограниченный доступ) и когда планируется их уничтожение.

Использование данных включает их обработку в целях выполнения договоров, маркетинга, аналитики или обеспечения безопасности. Для каждого направления необходимо описать, какие операции выполняются (агрегация, классификация, построение профилей) и кто имеет право доступа.

Передача персональных данных третьим лицам – еще один обязательный пункт. Нужно перечислить получателей (партнеры, сервисные провайдеры), цели передачи и способы защиты при пересылке (VPN, TLS, защищенные каналы).

Уточнение и корректировка данных происходят в процессе их актуализации. В уведомлении указывают, как пользователи могут вносить изменения и какие процедуры контроля качества применяются.

Блокирование и удаление данных применяются при прекращении обработки или по требованию субъекта. Описываются механизмы блокировки доступа и методы окончательного уничтожения (безвозвратное удаление, физическое уничтожение носителей).

Для подготовки уведомления необходимо собрать полную информацию о каждом из перечисленных способов, оформить её в структурированном виде и отправить в электронный реестр Роскомнадзора. После подачи система автоматически проверит полноту данных и, при отсутствии замечаний, зарегистрирует уведомление. Отсутствие ошибок в описании способов обработки гарантирует быструю регистрацию и отсутствие штрафных санкций.

2.7 Сведения о трансграничной передаче

В разделе 2.7 уведомления о выполнении функций по обработке персональных данных указываются сведения о трансграничной передаче данных. Этот пункт обязателен, если персональные данные будут перемещаться за пределы Российской Федерации.

В первую очередь необходимо точно определить страны‑получатели. Перечисляйте каждую страну отдельным пунктом, указывая её официальное название, а при необходимости – регион, в котором расположены серверы. Если передача происходит в несколько государств, список следует оформить в виде маркированного перечня:

Республика Беларусь;
Республика Казахстан;
Страны Европейского союза (укажите конкретные государства);
Иные страны, указанные в договоре с контрагентом.

Далее фиксируйте правовые основания, на которых осуществляется передача. Укажите нормативные акты, регулирующие такой процесс (например, Федеральный закон «О персональных данных», международные соглашения, договоры о защите данных). Если используется механизм стандартных договорных условий, это следует отметить и приложить копию соответствующего документа.

Необходимо описать цель трансграничной передачи. Укажите, для чего передаются данные: обслуживание клиентских сервисов, аналитика, архивирование, выполнение обязательств перед партнёрами и т.п. Формулировка должна быть конкретной и однозначной, чтобы органы контроля могли быстро оценить законность операции.

Также требуется указать категорию передаваемых данных. Делите их на группы: контактные данные, финансовая информация, биометрические данные и т.д. Если в рамках передачи обрабатываются специальные категории персональных данных, это следует подчеркнуть и подтвердить наличие дополнительных мер защиты.

Последний элемент – меры обеспечения безопасности при передаче. Перечислите используемые технические и организационные средства: шифрование при передаче (TLS/SSL), VPN‑каналы, системы контроля доступа, аудит логов. Если применяются сертифицированные решения, укажите их названия и уровни сертификации.

После подготовки всех пунктов проверьте, что информация заполнена полностью, без пропусков и двусмысленностей. Ошибки в этом разделе могут привести к отклонению уведомления и необходимости повторной подачи. Соблюдение требований к разделу 2.7 гарантирует прозрачность трансграничных операций и упрощает взаимодействие с надзорным органом.

2.8 Меры по обеспечению безопасности данных

Для успешного уведомления Роскомнадзора о ведении обработки персональных данных необходимо продемонстрировать, что организация соблюдает все требуемые меры по обеспечению безопасности информации. Эти меры делятся на технические, организационные и правовые инструменты, каждый из которых гарантирует надёжную защиту данных от несанкционированного доступа, утраты и искажения.

Во-первых, следует внедрить системный контроль доступа к персональным данным. Это подразумевает использование уникальных учётных записей, многофакторной аутентификации и строгих политик паролей. Доступ предоставляется только тем сотрудникам, чьи обязанности непосредственно связаны с обработкой конкретных категорий данных.

Во-вторых, необходимо обеспечить шифрование данных как в состоянии покоя, так и при передаче по сетям. Применение проверенных алгоритмов (AES‑256, RSA) исключает возможность прочтения информации посторонними лицами. При этом следует регулярно обновлять сертификаты и проверять целостность криптографических ключей.

В-третьих, обязательным элементом является внедрение систем мониторинга и журналирования. Каждое действие с персональными данными фиксируется в журнале событий, что позволяет своевременно выявлять аномалии и реагировать на инциденты. Логи должны храниться в защищённом месте и быть доступны только уполномоченным специалистам.

Четвёртый пункт – разработка и утверждение внутренних политик по обработке персональных данных. Политика должна включать порядок классификации данных, правила их хранения, сроки удержания и процедуры утилизации. В документе также описываются обязательства сотрудников по соблюдению конфиденциальности.

Пятый аспект – проведение регулярных аудитов и тестов на проникновение. Независимые проверки позволяют оценить эффективность текущих мер, выявить уязвимости и своевременно их устранить. Результаты аудита включаются в пакет документов, предоставляемый при уведомлении.

Шестой элемент – обучение персонала. Сотрудники должны проходить обязательные тренинги по защите персональных данных, знать порядок реагирования на инциденты и уметь пользоваться средствами защиты. Регулярные повторные обучения снижают риск человеческой ошибки.

Наконец, важно оформить документальное подтверждение всех вышеуказанных мер. В пакет уведомления включаются:

перечень технических средств (системы шифрования, антивирусы, межсетевые экраны);
копии политик и регламентов;
протоколы аудитов и тестов на уязвимости;
журналы доступа за последние шесть месяцев;
сертификаты и лицензии на используемое программное обеспечение.

Собранный набор доказательств демонстрирует готовность организации защищать персональные данные в полном соответствии с требованиями законодательства и позволяет быстро пройти процесс уведомления в Роскомнадзор.

2.9 Дата начала обработки данных

Дата начала обработки персональных данных — критический параметр, который фиксируется в уведомлении в Роскомнадзор. Этот показатель определяет, с какого момента оператор обязан вести реестр действий, контролировать соблюдение прав субъектов и поддерживать актуальность всей документации. Если дата указана неверно, уведомление считается неполным и может быть возвращено на доработку, что задерживает запуск проекта и создаёт риски штрафных санкций.

При подготовке уведомления необходимо:

точно определить момент, когда впервые будет получено или иным способом использовано персональное сведения;
учесть, что дата начала обработки может отличаться от даты начала разработки проекта или внедрения технических решений;
убедиться, что в календаре учтён любой тестовый запуск, даже если он ограничен небольшим числом пользователей;
зафиксировать дату в формате ГГГГ‑ММ‑ДД, как это требуется в форме подачи уведомления.

После указания даты оператор обязан вести журнал регистрации всех операций, связанных с обработкой, начиная с указанного дня. Это включает в себя сбор согласий, передачу данных третьим лицам и любые изменения в целях обработки. Наличие чётко прописанной даты позволяет быстро отследить, какие действия были выполнены до момента официального начала работы, и доказать их законность в случае проверки.

Если дата начала обработки меняется в процессе деятельности (например, из‑за задержки внедрения системы), её необходимо незамедлительно обновить в поданном уведомлении. Роскомнадзор предоставляет электронный сервис для внесения корректировок, и своевременное обновление сведений исключает возможность наложения административных мер.

Таким образом, правильное определение и фиксирование даты начала обработки персональных данных является обязательным шагом, без которого невозможно завершить процедуру уведомления и обеспечить законность дальнейшей работы с данными. Будьте внимательны к этому пункту, чтобы избежать лишних задержек и обеспечить надёжную правовую поддержку вашего проекта.

3. Способы подачи

3.1 Подача через электронную форму на портале

3.1.1 Регистрация и вход

Для подачи уведомления в Роскомнадзор первым этапом является создание учетной записи в системе «Персональные данные». Регистрация требует указания юридической информации организации: название, ИНН, ОГРН и контактных данных ответственного лица. После заполнения всех обязательных полей система проверяет корректность введённого ИНН и ОГРН, после чего формирует письмо с подтверждением на указанный электронный адрес. Важно использовать корпоративный e‑mail, так как только он считается официальным каналом связи.

После получения письма необходимо пройти процедуру активации: перейти по ссылке в сообщении, ввести пароль, который должен соответствовать требованиям безопасности (не менее 8 символов, наличие цифр, заглавных и строчных букв). После активации аккаунт переходит в статус «активен», и пользователь получает доступ к личному кабинету.

Вход в систему осуществляется через форму авторизации, где указываются логин (обычно‑это e‑mail) и пароль. При первом входе система предлагает установить двухфакторную аутентификацию: ввод кода, отправленного по СМС, либо использование мобильного приложения-генератора кодов. Это повышает защиту данных и ускоряет процесс последующего взаимодействия с сервисом.

После успешного входа в личный кабинет открывается набор функций:

Создание нового уведомления – пользователь заполняет форму, указывая цель обработки, категории персональных данных, сроки хранения и перечень субъектов, получающих информацию.
Загрузка документов – в разделе «Приложения» прикрепляются копии внутренних регламентов, согласий субъектов и иные подтверждающие материалы.
Отслеживание статуса – система автоматически присваивает статус «На рассмотрении», «Одобрено» или «Требуется корректировка», позволяя в любой момент увидеть текущий этап обработки заявки.
История действий – журнал фиксирует дату и время всех изменений, что упрощает контроль и обеспечивает прозрачность процесса.

Для ускорения рассмотрения уведомления рекомендуется проверять полноту и точность введённых данных, а также своевременно отвечать на запросы экспертов Роскомнадзора, которые могут быть получены через встроенную систему сообщений. После окончательного одобрения уведомление сохраняется в архиве личного кабинета, откуда его можно вывести в виде PDF‑документа для внутреннего учёта.

Таким образом, правильная регистрация и вход в систему служат основой для корректного и быстрого оформления уведомления о обработке персональных данных.

3.1.2 Заполнение электронной формы

Заполнение электронной формы уведомления в Роскомнадзор — неотъемлемая часть процедуры информирования о деятельности по обработке персональных данных. Система принимает данные в онлайн‑режиме, поэтому все сведения вносятся непосредственно в браузере, а подтверждение отправки фиксируется в личном кабинете.

Первый шаг — войти в личный кабинет на портале Роскомнадзора. Для входа необходимо иметь действующий сертификат или логин и пароль, полученные в результате предварительной регистрации. После авторизации откроется страница с перечнем доступных форм. Выбираем форму «Уведомление об обработке персональных данных».

Далее следует ввод основной информации о субъекте. Указываются: полное наименование организации, ИНН, ОГРН, юридический и фактический адреса, контактные данные ответственного лица. Эти поля обязательны, и система не позволит перейти к следующему этапу без их заполнения.

Следующий блок посвящён описанию операций с данными. Здесь необходимо перечислить цели обработки, виды обрабатываемых персональных данных, категории субъектов, а также правовые основания (согласие, договор, закон и т.п.). Для каждой цели указывается, какие категории данных будут использоваться, и какие меры защиты предусмотрены. При необходимости можно добавить несколько строк, используя кнопку «Добавить запись», что упрощает ввод при многообразии целей.

После описания целей заполняются сведения о передаче данных третьим лицам. Указываются реквизиты получателей, их правовой статус и цели передачи. Если передача осуществляется за пределами Российской Федерации, в форму вносятся страны‑получатели и основания международной передачи.

Следующий шаг — приложение документов. На этом этапе загружаются копии политик конфиденциальности, регламентов по защите персональных данных, согласий субъектов и иных подтверждающих материалов. Формат файлов ограничен PDF, DOCX или JPG, а максимальный размер каждого файла не превышает 5 МБ.

После загрузки всех необходимых файлов система проверяет корректность заполнения полей. Если обнаружены ошибки (например, пустые обязательные поля или несоответствие формата), появляется сообщение с указанием конкретных пунктов, которые требуют исправления. Вносите поправки и повторно проверяйте форму до полного соответствия требованиям.

Финальный этап — подтверждение и отправка. На странице резюмирования отображается вся введённая информация. Внимательно проверяете данные, ставите электронную подпись (если требуется) и нажимаете кнопку «Отправить». Система генерирует уникальный номер заявления и сохраняет копию уведомления в личном кабинете. Этот номер необходимо сохранять для последующего контроля статуса рассмотрения.

После отправки форма считается поданной, и в течение установленного срока Роскомнадзор проверяет её на соответствие нормативным требованиям. При необходимости вам будет направлено сообщение с указанием недочётов или подтверждением приемки уведомления. Все действия фиксируются в электронном журнале, что обеспечивает прозрачность и возможность отслеживания процесса в любой момент.

3.1.3 Отправка и получение подтверждения

После подготовки формы уведомления и подтверждения её соответствия требованиям законодательства необходимо выполнить передачу документа в Роскомнадзор и дождаться официального подтверждения получения. На этом этапе важно соблюдать порядок действий, чтобы запрос не был отклонён из‑за формальных ошибок.

Во-первых, файл уведомления загружается в личный кабинет на официальном портале Роскомнадзора. При загрузке система проверяет наличие обязательных реквизитов: наименования организации, ИНН, контактных данных ответственного лица и перечня обрабатываемых персональных данных. Если в документе обнаружены пропуски, система автоматически выдаёт сообщение об ошибке, и загрузка откладывается до их исправления.

Во‑вторых, после успешной загрузки формируется электронный акт приёма‑передачи, который подписывается электронной подписью заявителя. Подпись подтверждает подлинность и согласие с содержимым уведомления. При отсутствии квалифицированной электронной подписи система откажет в приёме, поэтому её наличие проверяется заранее.

В‑третих, система генерирует уникальный регистрационный номер и отправляет на указанный в заявке адрес электронной почты сообщение с подтверждением приёма. В письме указываются:

регистрационный номер,
дата и время получения уведомления,
ссылка для отслеживания статуса обработки.

Этот документ служит доказательством факта подачи и обязателен при взаимодействии с контролирующими органами.

Наконец, в течение 30 календарных дней после получения подтверждения Роскомнадзор проводит проверку правильности заполнения. По завершении проверки в личном кабинете появляется статус «Обработано» и завершающее письмо с окончательным решением. При наличии замечаний в течение 10 дней предоставляется возможность исправить недочёты и повторно загрузить исправленный файл. Выполняя каждый из перечисленных пунктов, организация гарантирует своевременное и корректное оформление уведомления в Роскомнадзор.

3.2 Подача на бумажном носителе

3.2.1 Заполнение типовой формы

Заполнение типовой формы уведомления о начале обработки персональных данных требует внимательного подхода к каждому полю. Прежде всего, соберите полную информацию о вашей организации: юридическое название, ИНН, ОГРН, адрес и контактные данные ответственного за обработку. Эти сведения заполняются в разделах «Наименование организации», «Регистрационный номер» и «Контактные данные».

Далее необходимо описать цели и задачи обработки. Укажите, какие именно персональные данные будут собираться (фамилия, имя, отчество, адрес, электронная почта и т. п.) и в каких объёмах. При этом уточняйте правовую основу, например, согласие субъекта данных или выполнение договора.

Следующий блок посвящён способам и средствам обработки. Опишите, будет ли использоваться автоматизированная система, облачные сервисы, бумажные носители, а также укажите меры защиты, такие как шифрование, ограничение доступа и журналирование действий.

После заполнения всех полей проверьте корректность введённых данных. Ошибки в ИНН, ОГРН или неверно указанные категории данных могут привести к отклонению уведомления.

Завершающий этап – электронная подпись. Прикрепите к форме сканированную копию документа, подтверждающего полномочия лица, подписывающего уведомление (приказ, доверенность). Затем подпишите форму с помощью сертификата, выданного аккредитованным удостоверяющим центром.

Собранный пакет отправляется через личный кабинет на сайте Роскомнадзора или загружается в форму на портале государственных услуг. После подачи система выдаёт регистрационный номер и подтверждение о получении. Сохраните эти данные — они понадобятся для контроля выполнения требований и возможных проверок.

В случае замечаний со стороны комиссии возвращайте форму, устраняя указанные недостатки, и повторно подавайте уведомление. Соблюдение всех пунктов типовой формы гарантирует быстрый и беспрепятственный процесс регистрации обработки персональных данных.

3.2.2 Отправка по почте или личное представление

Для отправки уведомления в Роскомнадзор по почте необходимо подготовить пакет документов, соответствующий требованиям законодательства. В комплект входят:

заявление‑уведомление о начале или изменении обработки персональных данных;
копии учредительных документов организации (устав, свидетельство о регистрации);
согласие оператора на обработку персональных данных (при наличии);
договоры с третьими лицами, если обработка осуществляется совместно;
перечень категорий обрабатываемых персональных данных и целей их обработки.

Все документы оформляются в двух экземплярах: один сохраняется в архиве организации, второй направляется в ведомство. Копии обязательных документов заверяются печатью и подписью уполномоченного лица. При необходимости к пакету может быть приложено подтверждение уплаты государственной пошлины.

Почтовый конверт выбирают в соответствии с весом и габаритами отправления, маркируют надписью «Вниманию Роскомнадзора». На лицевой стороне указывают полностью название и ИНН организации‑отправителя, а также адрес подразделения Роскомнадзора, куда направляется уведомление (например, отдел по защите персональных данных, г. Москва, ул. Тверская, д. 7). Внутри конверта помещают оригиналы документов, а также копию описью, где перечислены все вложения.

Отправка производится заказным письмом с уведомлением о вручении. Это гарантирует наличие официального подтверждения доставки и позволяет отследить перемещение корреспонденции. После получения подтверждения от почтовой службы сохраняйте копию квитанции и номер отслеживания в бухгалтерском учете.

Если предпочтительнее личное представление, уполномоченный представитель организации (должностное лицо с нотариально заверенной доверенностью) посещает офис Роскомнадзора в рабочие часы. При визите необходимо иметь:

оригиналы всех документов, указанных выше, и их копии;
удостоверение личности представителя (паспорт);
доверенность, подтверждающую право представлять интересы организации.

На месте представитель передает документы в регистратуру, где их фиксируют в журнале входящих материалов. После приёма вы получаете расписку с подписью сотрудника, в которой указаны дата, время и перечень полученных бумаг. Расписка служит доказательством факта подачи уведомления и может быть использована при последующих проверках.

В обоих случаях важно следить за своевременным обновлением информации в уведомлении: при изменении перечня обрабатываемых данных, целей обработки или контактных данных организации необходимо подать новое уведомление тем же способом. Регулярный контроль за состоянием отправлений и наличие подтверждающих документов позволяют избежать штрафов и обеспечить соответствие требованиям законодательства о персональных данных.

4. Сроки и порядок рассмотрения

4.1 Срок подачи первичного уведомления

Срок подачи первичного уведомления в Роскомнадзор строго регламентирован Федеральным законом «О персональных данных». Оператор обязан направить уведомление до начала обработки персональных данных. Если обработка началась без предварительного уведомления, то он имеет не более 30 календарных дней со дня начала такой обработки, чтобы оформить первичное уведомление.

При этом следует учитывать, что в случае проведения массовой рекламной рассылки, создания рекламных баз или обработки данных клиентов в коммерческих целях, соблюдение срока становится обязательным условием законности деятельности. Нарушение установленного периода влечёт административную ответственность, вплоть до штрафов для юридических лиц.

Кратко о требованиях к срокам:

Уведомление подаётся до начала любой обработки, если иное не предусмотрено законом.
При фактическом начале обработки без уведомления – 30‑дневный срок на его оформление.
Срок считается исчерпанным с момента фактической даты начала обработки, а не с даты подачи документов.

Соблюдение указанных сроков гарантирует, что деятельность оператора будет соответствовать нормативным требованиям и избавит от риска привлечения к административной ответственности. При подготовке уведомления рекомендуется заранее собрать все необходимые сведения о целях, объёме и способах обработки, чтобы избежать задержек и оперативно выполнить требование законодательства.

4.2 Внесение изменений в сведения

Внесение изменений в сведения, представленные в Роскомнадзор, является обязательным этапом поддержания актуальности информации о персональных данных. После того как в организации произошли любые изменения, касающиеся целей, способов или объёмов обработки, необходимо немедленно отразить их в уже поданном уведомлении.

Во-первых, подготовьте перечень всех новых или изменённых параметров: добавились новые категории субъектов персональных данных, изменились способы их сбора, расширился перечень целей обработки или изменились сроки хранения. Тщательно проверьте, что каждый пункт соответствует требованиям Федерального закона «О персональных данных».

Во-вторых, зайдите в личный кабинет на официальном портале Роскомнадзора. После авторизации откройте раздел «Мои уведомления» и выберите нужное уведомление. Нажмите кнопку «Редактировать» – система предложит форму для внесения корректировок. Введите актуальные данные, при необходимости загрузите дополнительную документацию (например, обновлённую политику конфиденциальности).

В-третьих, подтвердите изменения. Портал потребует подписать электронным способом акт о внесении изменений. После подписи система автоматически сформирует новую версию уведомления и присвоит ей актуальный номер. Сохраните копию подтверждения в архиве организации.

Если изменения существенны (например, расширение сферы обработки до новых категорий данных), рекомендуется дополнительно направить в Роскомнадзор официальное письмо с описанием причин и описанием новых мер защиты. Такое письмо следует отправить на электронный адрес, указанный в справочнике, либо загрузить через тот же личный кабинет в раздел «Приложения к уведомлению».

Ни в коем случае не откладывайте корректировку сведений. Пренебрежение этим требованием может привести к административной ответственности и приостановке деятельности, связанной с обработкой персональных данных. Регулярный мониторинг изменений и своевременное обновление уведомления гарантируют соответствие законодательству и защиту прав субъектов данных.

4.3 Прекращение обработки данных

При прекращении обработки персональных данных организация обязана выполнить несколько обязательных действий, чтобы полностью соответствовать требованиям законодательства.

Во‑первых, необходимо немедленно прекратить любые операции, связанные с использованием персональных данных, которые подпадают под категорию «прекращение обработки». Это включает в себя остановку автоматизированных систем, удаление файлов из локального и облачного хранилищ, а также блокировку доступа к данным для всех сотрудников.

Во‑вторых, следует составить документ, фиксирующий факт прекращения обработки. В нём указываются:

наименование организации и её ИНН;
перечень категорий персональных данных, обработка которых прекращена;
причины прекращения (истечение срока хранения, достижение целей обработки, отзыв согласия и т.п.);
дата фактического прекращения обработки;
сведения о мерах, принятых для уничтожения или анонимизации данных.

Третий этап – уведомление Роскомнадзора. Уведомление должно быть направлено в течение пяти рабочих дней со дня прекращения обработки. В письме указываются реквизиты организации, ссылка на документ о прекращении обработки и подтверждение, что все персональные данные, подпадающие под действие закона, уничтожены или обезличены в соответствии с установленными требованиями. При необходимости прикладывается копия акта об уничтожении данных, подписанный уполномоченным лицом.

Четвёртый шаг – документальное подтверждение выполнения всех процедур. Организация обязана хранить подтверждающие документы в течение трёх лет, чтобы в случае проверки иметь возможность предоставить доказательства соблюдения требований.

Пятый пункт – информирование субъектов персональных данных. Если прекращение обработки связано с отозванным согласием или другими основаниями, требующими информирования, субъектам направляется уведомление о том, что их данные более не обрабатываются и что они могут запросить подтверждение их уничтожения.

Соблюдение перечисленных мер гарантирует, что прекращение обработки будет выполнено корректно и без риска привлечения к ответственности. В случае возникновения вопросов рекомендуется проконсультироваться с юридическим специалистом, чтобы исключить любые недочёты в оформлении и передаче уведомления.

5. Ответственность за нарушение требований

Ответственность за нарушение требований, установленных федеральным законом о персональных данных, проявляется в нескольких формах и носит обязательный характер. Нарушения могут касаться как несоблюдения сроков и порядка подачи уведомления в контролирующий орган, так и неверного оформления или неполного раскрытия сведений о целях и способах обработки данных.

Во-первых, за просрочку подачи уведомления предусмотрены административные штрафы. Для юридических лиц размер штрафа может достигать 6 000 рублей за каждый день просрочки, но не менее 10 000 рублей в случае повторного нарушения. Для индивидуальных предпринимателей штраф составляет от 1 000 до 2 000 рублей за каждый день просрочки.

Во-вторых, за предоставление недостоверных или неполных сведений в уведомлении вводятся более строгие санкции. Штрафы для юридических лиц могут составлять от 30 000 до 150 000 рублей, а для должностных лиц — от 5 000 до 30 000 рублей. При повторных нарушениях сумма штрафа возрастает вдвойне.

Третьим уровнем ответственности является уголовная. Если обработка персональных данных приводит к значительному ущербу прав и свобод граждан, виновные могут быть привлечены к уголовной ответственности в соответствии с частью 5 статьи 137.1 УК РФ, что влечёт лишение свободы до пяти лет.

Наряду с финансовыми и уголовными санкциями, нарушителю может быть ограничено право осуществлять деятельность, связанную с обработкой персональных данных. Суд может вынести решение о приостановке деятельности, а контролирующий орган — о временном или постоянном запрете на обработку данных до устранения нарушений.

Для минимизации риска следует:

тщательно проверять соответствие уведомления установленным требованиям;
фиксировать дату подачи и сохранять подтверждающие документы;
вести внутренний реестр обработки персональных данных и регулярно обновлять его;
проводить аудиты и привлекать специалистов по защите данных для контроля за соблюдением законодательства.

Точность, своевременность и полнота предоставляемой информации являются ключевыми факторами, которые позволяют избежать наложения штрафов, судебных разбирательств и репутационных потерь. Соблюдая эти правила, организация гарантирует законность своей деятельности и защищает права субъектов персональных данных.