Как отправить приглашение контрагенту в СБИС?

1. Подготовка к отправке приглашения

1.1. Проверка доступа

Для успешной отправки приглашения контрагенту в СБИС первым и обязательным действием является проверка доступа. Без подтверждения прав доступа система не позволит выполнить дальнейшие операции, поэтому этот этап нельзя пропускать.

Откройте СБИС и выполните вход под учётной записью, которой назначена роль «Менеджер контрагентов» (или аналогичная, предоставляющая право управления контрагентской базой).
Перейдите в раздел «Настройки» → «Пользователи и роли». Убедитесь, что в профиле вашего пользователя включены права «Создание и редактирование контрагентов» и «Отправка приглашений».
Проверьте, что ваш аккаунт привязан к активному пакету СБИС, в котором предусмотрена работа с контрагентами. Если пакет истёк или не включает необходимый модуль, запросите у администратора продление или подключение соответствующего продукта.
Откройте журнал действий и убедитесь, что в недавнем времени не было блокировок или ограничений по IP‑адресу, из‑за которых система может отклонять запросы.
При наличии нескольких профилей выполните переключение на профиль с полными правами, иначе приглашение может не дойти до контрагента.

После того как все перечисленные пункты проверены и подтверждены, система позволит перейти к созданию и отправке приглашения. Ошибки доступа, выявленные на этом этапе, устраняются в первую очередь, что избавит от повторных попыток и сохраняет время работы.

1.2. Необходимые данные контрагента

Для успешного формирования приглашения контрагенту в системе СБИС необходимо собрать точный набор сведений. Каждый пункт имеет прямое влияние на корректность процесса и последующее взаимодействие.

Во-первых, требуется полное официальное название организации. Это название должно совпадать с данными, зарегистрированными в налоговых органах, иначе система откажет в регистрации приглашения.

Во-вторых, укажите ИНН контрагента. Идентификационный номер служит уникальным ключом, позволяющим системе быстро сопоставить приглашение с существующей записью.

Третьим обязательным элементом является КПП (если он присутствует у компании). Наличие КПП ускоряет проверку юридических данных и исключает дублирование записей.

Четвёртый пункт – контактные данные ответственного лица. В список следует включить:

Фамилия, имя, отчество;
Должность в организации;
Рабочий телефон (с кодом страны);
Электронный адрес (корректный и активный).

Пятый параметр – юридический и фактический адреса. При указании адресов используйте официальные форматы, включающие индекс, регион, город, улицу и номер помещения. Это необходимо для правильного формирования документов и последующей доставки корреспонденции.

Шестой элемент – банковские реквизиты контрагента (расчётный счёт, банк, БИК). Эти данные понадобятся при заключении договоров и проведении финансовых операций через СБИС.

Наконец, рекомендуется добавить ссылку на страницу компании в официальном реестре (например, ЕГРЮЛ). Это подтвердит подлинность предоставленной информации и упростит процесс верификации.

Собрав все перечисленные данные, вы сможете без задержек создать и отправить приглашение, а контрагент сразу получит все необходимые сведения для активации доступа в системе.

1.3. Актуальность электронной подписи

Электронная подпись сегодня считается незаменимым инструментом для любой компании, работающей в цифровой среде. Она гарантирует юридическую силу документов, ускоряет обмен информацией и полностью исключает риски подделки. При передаче приглашения контрагенту в системе СБИС подпись подтверждает подлинность сообщения, защищает от несанкционированных изменений и позволяет сразу приступить к оформлению сделки без дополнительных согласований.

Использование электронной подписи в процессе приглашения дает несколько ощутимых преимуществ:

мгновенная проверка подлинности приглашения;
автоматическое формирование юридически значимых документов;
сокращение времени на согласование, так как получатель видит, что запрос отправлен от официального представителя компании;
снижение расходов на бумажные носители и почтовую пересылку.

Для того чтобы отправить приглашение контрагенту, необходимо выполнить несколько простых действий:

Зарегистрировать в системе СБИС электронную подпись, привязав её к учетной записи компании.
Выбрать в меню раздел «Контрагенты» и найти нужного партнёра или добавить его, заполнив обязательные реквизиты.
В карточке контрагента нажать кнопку «Пригласить», после чего система сформирует приглашение в виде электронного письма.
Подтвердить отправку, указав электронную подпись – это придаст документу юридическую силу и обеспечит его защиту от изменений.
Отследить статус приглашения в личном кабинете; система автоматически информирует о получении и подтверждении со стороны контрагента.

Эти шаги позволяют быстро и безопасно наладить взаимодействие с партнёрами, минимизируя административные задержки. Электронная подпись становится тем механизмом, который обеспечивает доверие между сторонами и гарантирует, что каждое действие в системе СБИС имеет законную основу. Благодаря ей процесс приглашения превращается из бюрократической процедуры в простой и надёжный цифровой процесс.

2. Процесс отправки приглашения

2.1. Вход в личный кабинет

Для начала работы с системой необходимо авторизоваться. Откройте браузер и перейдите на официальный портал СБИС. На главной странице найдите поле ввода логина и пароля. Введите свои учетные данные, убедившись, что регистр букв соответствует требованиям системы, и нажмите кнопку «Войти».

Если при входе появляется запрос подтверждения через одноразовый код, откройте приложение‑генератор или полученный по SMS код и введите его в соответствующее поле. После успешного ввода система перенаправит вас в личный кабинет, где доступны все функции работы с контрагентами.

Проверьте, что в правом верхнем углу отображается ваше имя или название организации – это подтверждает, что вы вошли под правильным профилем. При необходимости обновите пароль через раздел «Настройки безопасности», чтобы поддерживать высокий уровень защиты доступа.

Теперь вы готовы перейти к дальнейшим действиям, включая отправку приглашения контрагенту.

2.2. Поиск или добавление контрагента

2.2.1. Поиск по ИНН/КПП

Для начала откройте модуль «Контрагенты» в системе SBIS и выберите действие «Пригласить контрагента». В появившемся окне будет поле ввода, в которое необходимо внести ИНН и, при необходимости, КПП организации‑партнёра. После ввода данных система мгновенно начинает поиск по базе, отображая найденные совпадения.

Если в списке появился нужный контрагент, отметьте его галочкой и перейдите к подтверждению приглашения. При отсутствии результатов проверьте правильность введённых цифр — одна цифра в ИНН меняет поиск полностью.

Краткая последовательность действий:

Откройте раздел «Контрагенты», нажмите «Пригласить».
Введите ИНН (10 или 12 цифр) и, при наличии, КПП (9 цифр).
Дождитесь автоматического отображения найденных записей.
Выберите нужную организацию из списка.
Подтвердите отправку приглашения, указав способ уведомления (электронная почта или SMS).

Система автоматически сформирует письмо‑приглашение с уникальной ссылкой для регистрации. После отправки вы сможете отслеживать статус отклика в журнале приглашений, где будет указано, принял ли контрагент приглашение и прошёл ли процесс регистрации. Всё это происходит без необходимости вручную копировать реквизиты — поиск по ИНН/КПП экономит время и исключает ошибки ввода.

2.2.2. Добавление нового контрагента вручную

Добавление нового контрагента вручную в системе СБИС – простой и быстрый процесс. Откройте раздел «Контрагенты» в главном меню, нажмите кнопку «Создать» и заполняйте обязательные поля: полное наименование организации, ИНН, юридический адрес, контактное лицо и адрес электронной почты. При вводе данных система сразу проверит их корректность, что исключает возможность ошибок на этапе регистрации.

После ввода всей необходимой информации нажмите «Сохранить». Система создаст карточку контрагента и отобразит дополнительные действия. Среди них – кнопка «Отправить приглашение». Нажмите её, и система автоматически сформирует письмо с уникальной ссылкой для активации доступа. Письмо будет доставлено на указанный адрес электронной почты.

Контрагент получит сообщение, перейдет по ссылке, пройдёт процедуру подтверждения и получит доступ к личному кабинету. При необходимости можно повторно отправить приглашение, выбрав соответствующий пункт в карточке контрагента. Все действия фиксируются в журнале операций, что позволяет контролировать процесс приглашения в любой момент.

2.3. Формирование и отправка приглашения

2.3.1. Выбор типа приглашения

При выборе типа приглашения необходимо учитывать, какие функции будет выполнять контрагент после регистрации. Если требуется лишь предоставить доступ к просмотру документов, выбирается «Приглашение на просмотр». Для более широких возможностей, включая создание и подпись документов, следует использовать «Приглашение на работу». При необходимости ограничить действия конкретными модулями, применяют «Приглашение с ограниченным набором прав», где в процессе настройки указываются разрешённые операции.

Краткая схема выбора:

Определите цель взаимодействия – просмотр, редактирование, подпись или полный доступ.
Сравните доступные типы приглашений – каждый тип имеет предустановленный набор прав.
Выберите подходящий тип – учитывайте уровень доверия к контрагенту и требования безопасности.
При необходимости уточните права – в некоторых случаях можно добавить или убрать отдельные функции в рамках выбранного типа.

Не забывайте, что правильный тип приглашения упрощает процесс интеграции, повышает эффективность работы и минимизирует риски несанкционированного доступа. Выбор делается один раз, после чего все последующие действия с контрагентом будут происходить в рамках заданных ограничений.

2.3.2. Подписание приглашения ЭП

Для отправки приглашения контрагенту в системе СБИС первым обязательным действием является подпись документа электронной подписью (ЭП). Подписание фиксирует подлинность и юридическую силу приглашения, после чего система позволяет его передать получателю.

Подготовьте приглашение – заполните все обязательные поля (наименование контрагента, контактные данные, условия сотрудничества). Сохраните документ в формате PDF или XML, поддерживаемом системой.
Загрузите файл в модуль управления приглашениями СБИС. При загрузке система проверит соответствие шаблону и наличие всех обязательных реквизитов.
Выберите сертификат ЭП – в окне подписи укажите сертификат, привязанный к вашему юридическому лицу. Убедитесь, что сертификат действителен и не истёк.
Подтвердите подпись – введите PIN-код или используйте токен/смарт‑карточку. После успешного ввода подпись будет нанесена на документ, и в журнале появится отметка о завершённом подписании.
Проверьте статус – откройте карточку приглашения и убедитесь, что статус изменился на «Подписано». При необходимости просмотрите атрибуты подписи (время, сертификат, хеш).
Отправьте приглашение – активируйте кнопку «Отправить», указав адрес электронной почты контрагента. Система автоматически сформирует письмо с прикреплённым подписанным документом и отправит его.

После выполнения всех пунктов контрагент получит официально подписанное приглашение, которое можно будет открыть и проверить в любой системе, поддерживающей электронную подпись. При необходимости вы сможете отследить факт доставки и открыть журнал событий, где фиксируются дата и время отправки, а также статус прочтения получателем.

2.3.3. Подтверждение отправки

Этап 2.3.3 – подтверждение отправки. После ввода всех данных контрагента и выбора типа приглашения система автоматически подготовит сообщение. На экране появляется итоговый лист с указанием получателя, даты и времени отправки, а также перечня приложенных документов.

Для завершения процесса необходимо выполнить два простых действия:

Проверить корректность данных – убедитесь, что имя, электронный адрес и реквизиты контрагента указаны без ошибок. Любая опечатка приведёт к недоставке приглашения.
Нажать кнопку «Отправить» – после нажатия система мгновенно сформирует запрос к почтовому шлюзу и начнёт передачу сообщения.

Как только запрос будет успешно обработан, появляется сообщение‑уведомление: «Приглашение отправлено». В этом же окне отображается уникальный идентификатор операции, который следует сохранить для последующего контроля.

Если система сообщает об ошибке отправки, необходимо открыть журнал событий, выявить причину (например, недоступность почтового сервера или неверный адрес) и повторить отправку после исправления.

Таким образом, подтверждение отправки представляет собой завершающий пункт процесса: проверка данных, активация отправки и фиксирование результата. После выполнения этих шагов контрагент получит приглашение и сможет приступить к дальнейшему взаимодействию в СБИС.

3. Отслеживание статуса приглашения

3.1. Просмотр отправленных приглашений

Для контроля процесса обмена приглашениями необходимо регулярно проверять список уже отправленных запросов. Это позволяет убедиться, что контрагенты получили уведомление и находятся в очереди на подтверждение.

Откройте модуль «Контрагенты» в системе СБИС и перейдите в раздел «Приглашения». В правом верхнем углу найдите кнопку «Отправленные». Нажатие открывает таблицу со всеми запросами, которые были направлены из вашего аккаунта.

В таблице отображаются ключевые сведения:

Дата и время отправки;
Наименование контрагента;
Электронный адрес получателя;
Статус (ожидание подтверждения, подтверждено, отклонено);
Примечания, если они были указаны при формировании приглашения.

Если требуется более детальная информация, кликните по строке интересующего приглашения. Откроется карточка, где можно увидеть полный текст сообщения, вложения и историю действий. При необходимости можно повторно отправить запрос или аннулировать его, используя соответствующие кнопки в карточке.

Для быстрого поиска используйте фильтры: укажите диапазон дат, статус или часть названия контрагента. Система мгновенно отобразит только те записи, которые соответствуют заданным критериям.

Регулярный просмотр отправленных приглашений позволяет оперативно реагировать на задержки, уточнять контактные данные и поддерживать процесс взаимодействия с партнёрами на высоком уровне. Следите за статусами, и процесс регистрации контрагентов будет проходить без лишних задержек.

3.2. Статусы приглашения

3.2.1. Ожидает принятия

После ввода данных контрагента и отправки приглашения в системе СБИС запрос переходит в состояние Ожидает принятия. На этом этапе система фиксирует, что приглашение успешно сформировано и доставлено получателю, но окончательное действие со стороны контрагента ещё не выполнено. Пользователь видит эту метку в списке отправленных приглашений и может контролировать дальнейшее движение процесса.

Для контроля статуса и своевременного реагирования рекомендуется:

регулярно проверять раздел «Приглашения» в личном кабинете;
отслеживать изменение статуса с «Ожидает принятия» на «Принято» или «Отказано»;
при отсутствии реакции в течение установленного срока инициировать повторную отправку или связаться с контрагентом напрямую.

Если статус остаётся неизменным дольше, чем предусмотрено внутренними регламентами, следует проверить корректность указанных контактных данных и при необходимости исправить их, а затем повторить процесс отправки. Таким образом, статус Ожидает принятия служит индикатором того, что приглашение находится в пути и ожидает действия со стороны получателя.

3.2.2. Принято

3.2.2. Принято – это статус, который появляется после того, как контрагент подтвердил получение приглашения и согласился участвовать в обмене документами через СБИС. На этом этапе система уже знает, что обе стороны готовы к работе, и можно переходить к настройке взаимных параметров.

После отправки приглашения система автоматически фиксирует факт доставки и меняет статус на «Отправлено».
Когда контрагент открывает письмо, переходит по ссылке и подтверждает своё согласие, статус меняется на «Принято».
В интерфейсе появляется кнопка «Настроить обмен», которая позволяет задать типы документов, частоту синхронизации и способы подписи.

Важно убедиться, что у контрагента активирована электронная подпись, иначе статус может застрять на «Отправлено». При возникновении проблем следует проверить корректность указанных адресов электронной почты и наличие необходимых прав доступа у обеих организаций.

После появления статуса «Принято» можно приступать к формированию шаблонов документооборота, назначать ответственных пользователей и включать автоматические правила маршрутизации. Всё это делается в том же модуле, где отображается статус приглашения, без необходимости переходить в другие разделы системы.

Таким образом, статус «Принято» сигнализирует о готовности к полноценному обмену данными и открывает доступ к полному набору функций СБИС для обеих сторон.

3.2.3. Отклонено

При попытке добавить нового контрагента в СБИС система фиксирует каждый этап процесса. Если после отправки приглашения получен статус Отклонено, значит получатель отказался от присоединения. В этом случае необходимо выполнить несколько действий, чтобы устранить препятствия и повторно инициировать процесс.

Проверьте, почему контрагент отклонил приглашение. Чаще всего причина указывается в сообщении, пришедшем вместе со статусом. Это может быть неверный адрес электронной почты, отсутствие доступа к платформе или несогласие с условиями сотрудничества.
Свяжитесь с контрагентом напрямую (по телефону, в мессенджере или через почту). Уточните, какие детали требуют корректировки, и получите подтверждение готовности к повторному приглашению.
В разделе управления контрагентами откройте карточку нужного партнёра, исправьте ошибочные данные (например, замените email) и сохраните изменения.
Снова отправьте приглашение, используя кнопку «Повторить приглашение» или аналогичный элемент интерфейса. Убедитесь, что все поля заполнены корректно и выбран правильный тип доступа.
После повторной отправки отслеживайте статус. При появлении отметки Принято процесс считается завершённым, иначе повторите проверку причин отказа.

Если отказ повторяется несколько раз, стоит обсудить с контрагентом альтернативные способы взаимодействия: совместный ввод данных в систему, использование другого аккаунта или интеграцию через API. Быстрый отклик и точные правки позволяют минимизировать задержки и обеспечить бесперебойный обмен документами в СБИС.

3.2.4. Истек срок действия

При попытке отправить приглашение контрагенту в системе СБИС часто возникает ситуация, когда срок действия ранее созданного приглашения истёк. В этом случае система отклонит попытку использовать старый код, и контрагент не сможет подтвердить регистрацию. Чтобы устранить проблему, необходимо выполнить несколько простых действий.

Во‑первых, откройте список активных приглашений в разделе «Контрагенты». Отметьте запись с пометкой «Истек срок действия» и удалите её. Это гарантирует, что в системе не останется конфликтующих запросов.

Во‑вторых, создайте новое приглашение:

Нажмите кнопку «Создать приглашение»;
Укажите актуальный адрес электронной почты контрагента;
Выберите срок действия (рекомендовано не менее 7 дней);
Сохраните запрос – система автоматически сформирует уникальный код и отправит письмо.

После отправки проверьте статус приглашения. Если в течение указанного периода контрагент не активирует ссылку, повторите процесс, задав более длительный срок действия. При необходимости можно сообщить получателю, что ссылка действительна только до указанной даты, чтобы избежать повторных запросов.

Таким образом, удалив просроченное приглашение и создав новое с корректными параметрами, вы быстро восстановите возможность передачи контрагенту доступа к СБИС и избежите задержек в работе.

4. Возможные ситуации и действия

4.1. Контрагент не принял приглашение

4.1.1. Повторная отправка

Повторная отправка приглашения контрагенту в СБИС — это простая операция, позволяющая ускорить процесс налаживания взаимодействия, если первое сообщение не получило отклика. Сразу переходите к списку исходящих приглашений, где отображаются все текущие запросы. Найдите запись с пометкой «не принято» или «ожидание», откройте её и нажмите кнопку «Отправить повторно». Система запросит подтверждение действия — подтвердите его, и приглашение будет отправлено заново.

Важно убедиться, что указанный адрес электронной почты актуален. Если возникли сомнения, откорректируйте его перед повторной отправкой. После выполнения операции проверьте статус: в течение нескольких минут он должен измениться на «отправлено», а затем, при получении ответа, отразится «принято».

Если повторная отправка не приводит к результату, рекомендуется:

проверить папку «Спам» у получателя;
уточнить у контрагента правильность контактных данных;
воспользоваться альтернативным каналом связи (мессенджер, телефон) для информирования о необходимости принять приглашение.

Эти действия гарантируют, что приглашение дойдёт до получателя и процесс сотрудничества начнётся без задержек.

4.1.2. Проверка данных контрагента

Проверка данных контрагента – обязательный этап перед тем, как оформить приглашение в системе СБИС. На этом этапе необходимо убедиться, что вся информация соответствует нормативным требованиям и действительно принадлежит заявленному юридическому лицу. Ошибки в реквизитах приводят к блокировке процесса и потере времени, поэтому следует подходить к проверке тщательно.

Во-первых, проверяется ИНН и КПП. Их соответствие можно подтвердить через официальный справочник налоговой службы или воспользоваться встроенными сервисами в СБИС, которые автоматически сверяют номера с базой ФНС. Если данные не совпадают, процесс останавливается до получения корректных реквизитов.

Во-вторых, проверяется ОГРН. Наличие ОГРН подтверждает регистрацию организации, а его структура позволяет быстро определить регион и дату регистрации. Любые несоответствия требуют уточнения у контрагента.

В-третьих, проверяется юридический адрес. Адрес должен быть указан полностью, включая индекс, город, улицу и номер здания. Неполный или ошибочный адрес может вызвать проблемы при оформлении документов и доставке корреспонденции.

В-четвёртых, проверяется контактная информация: электронная почта и телефон. Электронный адрес должен быть действующим, иначе приглашение не дойдёт до получателя. Телефон нужен для оперативной связи в случае необходимости уточнения деталей.

Наконец, рекомендуется сравнить полученные данные с публичными реестрами (ЕГРЮЛ, СПАРК) и, при возможности, запросить подтверждающие документы у контрагента (устав, выписку из реестра). Это минимизирует риски работы с недостоверными партнёрами.

Тщательная проверка всех пунктов позволяет без задержек перейти к дальнейшим действиям в системе, гарантируя корректность приглашения и надёжность последующего взаимодействия.

4.2. Ошибки при отправке

При попытке отправить приглашение контрагенту в системе СБИС часто возникают ошибки, которые мешают завершить процесс. Их следует распознавать быстро и устранять без задержек.

Чаще всего пользователи сталкиваются с следующими проблемами:

Недостаточная заполненность формы – отсутствие обязательных полей (например, ИНН, адрес электронной почты или телефон) приводит к блокировке отправки. Проверьте, чтобы все обязательные поля были заполнены корректно.
Неправильный формат данных – ввод без символов «@» в поле e‑mail, лишние пробелы в ИНН или неверный код страны в телефонном номере вызывают системные проверки и генерируют сообщение об ошибке. Исправьте формат согласно требованиям, указанным рядом с полем.
Повторяющийся идентификатор – если контрагент уже зарегистрирован в базе СБИС под тем же ИНН или КПП, система отклонит новое приглашение. В этом случае необходимо воспользоваться функцией обновления данных или связаться с поддержкой для уточнения статуса контрагента.
Отсутствие доступа к интернету – прерывание соединения в момент отправки приводит к таймауту запроса. Перезапустите процесс после восстановления стабильного соединения.
Блокировка со стороны почтового сервера – если указанный адрес e‑mail относится к домену, попавшему в черный список, письмо не будет доставлено. Проверьте репутацию домена и, при необходимости, используйте альтернативный адрес.
Технические сбои на стороне СБИС – иногда серверы находятся в режиме обслуживания, что отображается сообщением о недоступности сервиса. В таком случае следует подождать завершения работ и повторить попытку.

Для эффективного устранения ошибок рекомендуется выполнить последовательные действия:

Проверить все поля формы – убедитесь, что каждое обязательное поле заполнено без опечаток.
Скорректировать формат данных – используйте только допустимые символы и длину полей.
Проверить уникальность идентификаторов – выполните поиск контрагента в базе перед отправкой.
Убедиться в стабильности интернет‑соединения – при необходимости перезапустить роутер.
Тестировать адрес электронной почты – отправьте пробное сообщение на указанный адрес вручную.
Отслеживать статус системы – проверяйте официальные каналы СБИС на наличие объявлений о техническом обслуживании.

Соблюдая эти простые правила, вы быстро устраняете типовые ошибки и гарантируете безотказную отправку приглашения контрагенту.

4.3. Отзыв приглашения

Отзыв приглашения в системе СБИС — прямой процесс, который требует лишь нескольких действий. После того как контрагент получил приглашение, у вас сохраняется возможность отменить его, если возникли изменения в планах или обнаружены неточности в данных.

Для начала откройте раздел «Контрагенты» и найдите нужного партнёра в списке активных приглашений. В строке с его именем отобразится кнопка «Отозвать». Нажмите её, и система запросит подтверждение действия. Подтвердите свой выбор, и приглашение будет аннулировано мгновенно.

Если вы хотите уведомить контрагента о причинах отзыва, используйте поле комментария, которое появляется после подтверждения. Введите краткое пояснение — это поможет избежать недоразумений и ускорит повторную отправку корректного приглашения.

После завершения операции в журнале действий появится запись о отзыве, где указаны дата, время и ваш пользователь. Эта информация доступна для последующего аудита и контроля.

Кратко о последовательности действий:

Перейдите в раздел «Контрагенты».
Выберите приглашение, которое требуется отозвать.
Нажмите кнопку «Отозвать».
Подтвердите действие и, при необходимости, добавьте комментарий.
Проверьте запись в журнале действий.

Таким образом, процесс отзыва приглашения в СБИС полностью контролируемый и занимает не более нескольких минут. Вы сохраняете полную прозрачность взаимодействия с партнёрами и можете быстро исправлять любые недочёты.