Можно ли принять к учету выбор места в самолете как командировочные расходы? - коротко
Выбор места в самолете не относится к возмещаемым командировочным расходам, если иное не предусмотрено внутренними нормативными актами организации. Включить такие затраты в отчёт можно лишь при наличии служебного указания, оправдывающего дополнительные расходы.
Можно ли принять к учету выбор места в самолете как командировочные расходы? - развернуто
Оплата за выбор места в самолёте — это дополнительный сервис, предоставляемый авиаперевозчиком за отдельную плату. При оценке его правомочности к возмещению в командировке необходимо руководствоваться нормативными актами, регулирующими порядок возмещения расходов, а также внутренними приказами организации.
Во-первых, в законодательстве (ФЗ «О командировочных расходах», Положение о командировочных расходах) перечень расходов, подлежащих возмещению, ограничен следующими группами: проезд (билет, транспортные услуги), суточные, расходы на проживание, командировочные выплаты за услуги, связанные непосредственно с выполнением служебных задач. Платные услуги, не являющиеся обязательными для выполнения служебных функций, в общий список не входят.
Во-вторых, при расчёте стоимости проезда учитывается только цена билета, установленная перевозчиком. Выбор места, как правило, относится к категории «дополнительных услуг», которые пассажир может приобрести по собственному желанию. Эти услуги не влияют на возможность выполнения служебных обязанностей и не являются необходимыми для достижения целей командировки.
Третий пункт — внутренние приказы организации. Многие компании в своих регламентах прямо указывают, что к возмещению не подлежат расходы на улучшение условий полёта (выбор места, покупка питания, дополнительный багаж). Если в локальном нормативном акте отсутствует исключение, бухгалтерия обычно отклоняет такие затраты.
Таким образом, расходы на выбор места в самолёте:
- Не являются обязательными для выполнения служебных задач;
- Не входят в перечень расходов, предусмотренных федеральным законодательством;
- Обычно исключаются внутренними приказами о командировочных расходах.
Исключения возможны лишь в редких случаях, когда выбранное место является единственным способом обеспечить выполнение служебных требований (например, необходимость в месте у окна для наблюдения за техническим состоянием оборудования, если это прямо установлено приказом). В такой ситуации решение должно быть оформлено служебным приказом и подтверждено соответствующим обоснованием.
В большинстве практических ситуаций стоимость выбора места в самолёте считается личным расходом сотрудника и не подлежит возмещению. При планировании командировки рекомендуется заранее уточнить политику организации и, при необходимости, оформить письменный запрос на включение такой услуги в командировочный список расходов. Если запрос будет отклонён, сотрудник обязан покрыть данную стоимость за свой счёт.