Как заверять копии документов? - коротко
Для заверения копии предоставьте оригинал и её копию нотариусу, который проверит соответствие, подпишет и поставит свою печать. После этого копия считается официально заверённой.
Как заверять копии документов? - развернуто
Для получения заверенной копии документа необходимо выполнить несколько последовательных действий, каждый из которых имеет юридическую значимость.
Сначала делается оригинал требуемой копии. Копия должна быть полностью читаемой, без пропусков и искажений. При необходимости используют копировальный аппарат с высоким разрешением, чтобы избежать потери мелких деталей, особенно если речь идёт о печатных или рукописных записях. После получения чистой копии её следует проверить на соответствие оригиналу: сравните подписи, печати, даты и другие идентифицирующие элементы.
Далее копию предоставляют в уполномоченный орган. Это может быть нотариальная контора, отдел регистрации в государственных органах, адвокатская палата или иная организация, имеющая право заверять документы. При обращении в нотариальную контору обычно требуется предъявить оригинал и копию, а также документ, удостоверяющий личность заявителя (паспорт, водительское удостоверение и т.п.). В случае обращения в государственный орган иногда достаточно только копии, если они подаются в рамках официального запроса.
После приёма документов уполномоченный специалист проверяет их подлинность. Если оригинал и копия совпадают, специалист ставит на копию надпись «Копия верна оригиналу», указывает дату и ставит свою подпись. Затем на документ наносится печать организации, подтверждающая законность заверения. В некоторых случаях к копии добавляют штамп с номером и регистрационным кодом, что упрощает последующее отслеживание в реестре.
Если копия требует дополнительного подтверждения (например, перевод на другой язык), необходимо выполнить заверение перевода тем же порядком: оригинальный перевод и копия оригинала проверяются, после чего переводчик‑нотариус ставит свою подпись и печать, а нотариус, заверяя копию, указывает, что перевод соответствует оригиналу.
После завершения всех формальностей заверенная копия готова к использованию. К ней следует относиться как к документу, имеющему ту же юридическую силу, что и оригинал, в пределах тех целей, для которых она была выдана. При передаче копии третьим лицам рекомендуется сохранять оригинал в надёжном месте и использовать только заверенные копии, чтобы исключить риск подделки.
Кратко о ключевых шагах:
- Подготовить чистую, полностью читаемую копию оригинала.
- Предъявить оригинал и копию в уполномоченный орган (нотариус, государственная служба, адвокат).
- Предоставить удостоверяющие личность документы.
- Дождаться проверки подлинности специалистом.
- Получить подпись, печать и надпись о соответствии копии оригиналу.
- При необходимости добавить заверенный перевод или дополнительные реквизиты.
Соблюдение этой последовательности гарантирует, что копия будет признана юридически действительной и сможет заменить оригинал в большинстве официальных процедур.