Как заполнить путевой лист легкового автомобиля? - коротко
Заполните таблицу: укажите дату, маршрут, начальный и конечный пробег, цель поездки и подпишите лист. Проверьте запись перед сдачей.
Как заполнить путевой лист легкового автомобиля? - развернуто
Для правильного оформления путевого листа легкового автомобиля необходимо последовательно выполнить несколько этапов, каждый из которых гарантирует точность данных и соответствие требованиям законодательства.
Во-первых, подготовьте бланк путевого листа. Он может быть как бумажным, так и электронным, но в любом случае должен содержать все обязательные реквизиты: реквизиты организации‑владельца, сведения о транспортном средстве (марка, модель, государственный регистрационный номер, VIN), а также поля для указания водителя, даты начала и окончания поездки, маршрута, показателей одометра и целей поездки.
Во‑вторых, в шапке листа внесите полные данные о компании‑владельце: название, ИНН, ОГРН, юридический адрес. Если транспортное средство находится в личной собственности, указываются ФИО владельца и его паспортные данные.
Третьим шагом заполните раздел, посвящённый водителю. Укажите ФИО, должность, контактный телефон, номер водительского удостоверения и дату его выдачи. Если за период использовалось несколько водителей, каждый их маршрут фиксируется в отдельной строке листа.
Далее следует указать детали каждой поездки:
- Дата и время начала – фиксируйте точный момент, когда автомобиль покинул стоянку или пункт отправления.
- Место отправления – укажите полный адрес, включая улицу, номер дома и, при необходимости, корпус.
- Цель поездки – формулируйте её чётко (например, «деловое посещение клиента», «командировка в филиал», «техническое обслуживание»). Не допускайте общих формулировок типа «поездка» без уточнения.
- Маршрут – пропишите основные пункты следования, начиная с отправного места и заканчивая конечным. При необходимости укажите промежуточные остановки.
- Показатели одометра – запишите значение спидометра в начале и в конце поездки. Разница между этими показателями будет являться пробегом, подлежащим учёту.
- Расход топлива – если в листе предусмотрено поле, фиксируйте количество заправленного топлива, указав дату, объём и стоимость. Это поможет вести контроль затрат.
- Подписи – в конце каждой строки ставьте подпись водителя и, при необходимости, ответственного за контроль расходов. Подпись подтверждает достоверность внесённых данных.
После завершения всех записей проверьте соответствие сумм пробега, затрат на топливо и иных расходов. При обнаружении несоответствий следует корректировать записи сразу, чтобы избежать ошибок в последующей отчётности.
В заключительном этапе лист подписывается руководителем организации или уполномоченным лицом. Подпись подтверждает, что все данные проверены и соответствуют действительности. При использовании электронного формата подпись может быть заменена электронной подписью, соответствующей требованиям ФЗ «Об электронной подписи».
Регулярно храните заполненные путевые листы в архиве организации в течение установленного срока (не менее пяти лет). При проверках налоговых органов они служат доказательной базой расходов на служебные поездки и позволяют избежать штрафных санкций.
Соблюдая перечисленные шаги, вы обеспечите полную и достоверную документацию всех перемещений легкового автомобиля, что упростит учёт расходов, повысит прозрачность работы и гарантирует соответствие нормативным требованиям.