Как закрыть контракт в ЕИС, если он исполнен на всю сумму? - коротко
Войдите в ЕИС, откройте исполненный контракт, нажмите кнопку «Закрыть» и подтвердите действие. После подтверждения система автоматически пометит контракт как закрытый.
Как закрыть контракт в ЕИС, если он исполнен на всю сумму? - развернуто
Для закрытия полностью исполненного контракта в Единой информационной системе (ЕИС) необходимо выполнить несколько последовательных действий, которые гарантируют корректное завершение финансовых и документальных процессов. Ниже описана пошаговая процедура.
1. Проверка статуса исполнения.
Убедитесь, что все поставки, услуги или работы, указанные в контракте, подтверждены актами выполненных работ (Актами приемки‑сдачи) и отражены в системе. Сумма всех начислений должна полностью соответствовать сумме контракта, без остатка и без недоимков.
2. Согласование актов.
Откройте карточку контракта, перейдите в раздел «Акты». Убедитесь, что каждый акт подписан уполномоченными представителями сторон и имеет статус «Согласован». При наличии замечаний необходимо их устранить и повторно загрузить документ.
3. Финансовая сверка.
Перейдите в модуль «Финансы». Сравните сумму, полученную от поставщика, с суммой, указанной в контракте. Если имеются излишки, их следует вернуть в бюджет; если недостача – оформить соответствующее требование о дополнительном платеже.
4. Закрытие финансовой части.
В блоке «Платежи» выберите опцию «Закрыть контракт». Система запросит подтверждение полного исполнения и отсутствие открытых финансовых операций. После подтверждения статус контракта изменится на «Закрыт», а все связанные финансовые записи будут помечены как завершённые.
5. Архивирование документов.
После закрытия контракта загрузите в систему все сопутствующие документы: акты, счета‑фактуры, корреспонденцию, протоколы согласования. Установите для них статус «Архив», чтобы они были доступны для последующего контроля и проверок.
6. Уведомление участников.
Сформируйте и отправьте уведомление о закрытии контракта всем заинтересованным сторонам (заказчику, поставщику, контролирующим органам). В системе можно воспользоваться шаблоном письма, указав номер контракта, дату закрытия и итоговую сумму.
7. Контроль и аудит.
После завершения всех операций рекомендуется провести внутренний аудит, чтобы убедиться в отсутствии ошибок. При обнаружении несоответствий следует открыть корректирующее дело и исправить их в системе до окончательного архивирования.
Соблюдение последовательности указанных шагов позволяет закрыть полностью исполненный контракт в ЕИС без задержек, обеспечить прозрачность финансовых потоков и сохранить все необходимые документы для последующего контроля. При возникновении технических проблем следует обратиться в службу поддержки системы, предоставив номер контракта и описание ошибки.