Как работает онлайн-касса? - коротко
Онлайн‑касса мгновенно отправляет сведения о каждой продаже в Федеральную налоговую службу через защищённый канал, где формируется электронная подпись и запись сохраняется в облачном реестре. Контроль и отчетность происходят автоматически, исключая любые возможности фальсификации.
Как работает онлайн-касса? - развернуто
Онлайн‑касса представляет собой программно‑аппаратный комплекс, который автоматически фиксирует каждую продажу, формирует чек и передаёт сведения в налоговый орган в режиме реального времени. Система состоит из нескольких взаимосвязанных компонентов: терминала ввода, программного обеспечения, канала связи и сервера налоговой службы.
Первый этап – регистрация устройства. Предприниматель получает сертификат, привязывает к нему уникальный идентификатор и вносит данные в реестр ФНС. После этого касса получает доступ к облачному сервису, который обеспечивает постоянный обмен информацией.
Далее происходит подключение к сети. Связь может быть реализована через Ethernet, Wi‑Fi или мобильный интернет. Протоколы передачи данных защищены криптографией, что гарантирует целостность и конфиденциальность информации. При каждой операции касса собирает набор параметров: товар, количество, цена, налоговую ставку, идентификатор покупателя (при необходимости) и время операции.
Собранные данные формируют электронный чек. Программное обеспечение автоматически рассчитывает налоги, проверяет наличие скидок и формирует QR‑код, который впоследствии сканируется клиентом. Чек выводится на печатающее устройство или отправляется клиенту в виде SMS/электронного письма.
После формирования чек передаётся в налоговый орган. Передача происходит в два шага:
- Отправка пакета – касса упаковывает данные в запрос, подписывает их цифровой подписью и отправляет через защищённый канал.
- Подтверждение – сервер ФНС проверяет подпись, регистрирует операцию и возвращает статус «принято». Этот статус фиксируется в журнале кассы и отображается оператору.
Журнал операций хранится в облаке и в локальном хранилище кассы. По требованию контролирующих органов предприниматель может выгрузить журнал в формате XML или CSV. Данные сохраняются в течение установленного законодательством срока, после чего автоматически удаляются.
Если связь с налоговой службой временно недоступна, касса переходит в автономный режим. Все операции продолжают фиксироваться локально, а при восстановлении соединения пакетно передаются в налоговый орган, сохраняя хронологию и целостность данных.
Наконец, система обеспечивает контроль доступа. Каждый пользователь получает индивидуальный логин и пароль, а уровни прав распределяются в зависимости от ролей (оператор, администратор, бухгалтер). Все действия фиксируются в журнале аудита, что позволяет отследить любые изменения настроек или попытки несанкционированного доступа.
Таким образом, онлайн‑касса автоматически собирает, обрабатывает и передаёт информацию о продажах, обеспечивая точность расчётов, соблюдение налоговых требований и прозрачность бизнес‑процессов. Всё происходит без вмешательства человека, что минимизирует риск ошибок и ускоряет обслуживание клиентов.