Как правильно ставить печать на документах? - коротко
Печать размещается в нижней части листа, оставляя свободное поле около 2‑3 см от краёв, и должна быть полностью видна без наложения текста. Перед нанесением проверьте чистоту штампа, правильность оттиска и соответствие даты.
Как правильно ставить печать на документах? - развернуто
При работе с печатями следует соблюдать ряд правил, которые гарантируют юридическую силу документа и упрощают процесс его проверки. Первым шагом является подготовка бумаги: выбирайте листы формата, соответствующего нормативным требованиям (обычно А4), и убеждайтесь, что поверхность чистая, без складок и пятен. Печать должна наноситься на чистый лист, чтобы отпечаток был чётким и не искажённым.
Далее определяете место размещения печати. Как правило, печать ставится в правом нижнем углу, оставляя достаточный отступ от краёв листа (не менее 10 мм). Если документ содержит подпись, печать обычно размещается рядом с подписью, но так, чтобы подпись и печать не перекрывали друг друга. При многостраничных документах печать ставится только на последней странице, если иное не предусмотрено внутренними регламентами организации.
Важно учитывать размер печати. Стандартные диаметры — 30 мм, 40 мм и 50 мм; выбирать следует в зависимости от места на листе и количества информации, размещаемой в кольце печати. При слишком большом размере отпечаток может выйти за пределы отведённого пространства, а при слишком маленьком — стать нечитаемым.
Техника нанесения печати требует определённого давления. Слишком сильное сжатие может привести к размытию изображения, а недостаточное — к слабому отпечатку, который легко стереть. Опытный специалист обычно регулирует силу нажима, опираясь на ощущения и визуальный контроль качества отпечатка. После нанесения проверяйте, чтобы все элементы печати (логотип, название организации, даты) были полностью видимы и не искажены.
Если печать содержит дату, её следует ставить в том же порядке, что и подпись, чтобы избежать путаницы. При необходимости добавить дополнительные отметки (например, штамп «Оригинал»), делайте это до нанесения основной печати, чтобы не повредить уже полученный отпечаток.
Наконец, после завершения всех операций документ следует подписать. Подпись должна находиться в непосредственной близости от печати, но не пересекаться с ней. После подписи проверяется соответствие всех реквизитов: название организации, ИНН, ОКПО и другие обязательные элементы. При обнаружении несоответствий документ считается недействительным, и его требуется исправить или переоформить.
Соблюдая перечисленные шаги, вы обеспечите корректное и надёжное размещение печати, что повышает доверие к документу и упрощает его дальнейшее использование в официальных процедурах.