Как отправить договор по ЭДО? - коротко
Зайдите в ваш сервис ЭДО, загрузите договор, укажите получателя и подтвердите отправку — система автоматически подпишет документ и доставит его контрагенту. После этого проверьте статус в журнале операций, чтобы убедиться, что документ принят.
Как отправить договор по ЭДО? - развернуто
Отправка договора через систему электронного документооборота (ЭДО) — процесс, который позволяет передать юридически значимый файл в цифровом виде, сократив время и исключив необходимость бумажных носителей. Для успешного выполнения операции необходимо выполнить несколько последовательных действий.
Во-первых, следует убедиться, что обе стороны имеют доступ к совместимой платформе ЭДО. Наиболее распространённые сервисы поддерживают стандарты ФНС и обеспечивают юридическую силу электронных подписей. Если партнёр ещё не подключён к системе, необходимо запросить у него реквизиты: ИНН, КПП, ОКПО, а также информацию о сертификате электронной подписи.
Во-вторых, подготовьте сам договор. Файл должен быть сохранён в одном из поддерживаемых форматов (PDF, XML, DOCX). При работе с PDF рекомендуется использовать подпись в виде сертификата, прикреплённого к документу. Если договор состоит из нескольких разделов, объедините их в один файл, чтобы избежать путаницы при получении.
Третий этап — проверка корректности подписи. Откройте документ в приложении, которое поддерживает проверку электронной подписи, и убедитесь, что подпись действительна, а сертификат не истёк. При обнаружении ошибок подпись следует обновить, иначе система отклонит отправку.
Далее переходите к загрузке документа в выбранную ЭДО‑платформу:
- Авторизуйтесь в личном кабинете, используя логин и пароль, а при необходимости — двухфакторную аутентификацию.
- Выберите пункт «Создать отправление» или аналогичный.
- Укажите получателя: введите ИНН/КПП контрагента, выберите его из списка, если он уже добавлен в ваш справочник.
- Прикрепите подготовленный файл, проверьте, что размер не превышает лимита (обычно до 50 МБ).
- При необходимости добавьте сопроводительное сообщение, укажите номер договора, дату заключения и любые дополнительные реквизиты.
- Подтвердите отправку, подпишите сообщение электронной подписью.
После подтверждения система сформирует электронный пакет, который будет зашифрован и передан получателю. На экране появится подтверждение о том, что документ успешно отправлен, а также уникальный идентификатор отправки. Сохраните этот номер — он понадобится для отслеживания статуса.
Отслеживание статуса происходит в разделе «Мои отправления». Здесь можно видеть, когда документ был доставлен, получено ли подтверждение о получении и если получатель подписал договор, будет отображён статус «Подписан». При необходимости вы сможете скачать акт приёма‑передачи, который служит доказательством завершения операции.
Если получатель отклонил документ, система выдаст причину отказа (например, неверный формат, проблемы с подписью). В таком случае скорректируйте файл и повторите процесс отправки.
Наконец, после получения подтверждения о подписи обеими сторонами, сохраните копии электронного договора и актов в архиве, соблюдая требования законодательства о хранении электронных документов (не менее пяти лет). При необходимости можно экспортировать их в формате XML для интеграции с бухгалтерскими системами.
Следование этим шагам гарантирует, что договор будет передан быстро, безопасно и с полной юридической силой, исключив задержки, связанные с традиционной бумажной корреспонденцией.