Электронный больничный лист как передать работодателю? - коротко
Сохраните полученный в личном кабинете лист в формате PDF и отправьте его работодателю через официальную электронную почту или корпоративный портал, приложив сопроводительное письмо. При необходимости подтвердите отправку подписью в системе.
Электронный больничный лист как передать работодателю? - развернуто
Электронный больничный лист – это официальный документ, выданный врачом в цифровом виде, который имеет ту же юридическую силу, что и бумажный вариант. Чтобы он был принят работодателем, необходимо выполнить несколько простых, но обязательных действий.
Во-первых, после того как врач оформил лист в системе «Электронный больничный лист», пациент получает файл в формате PDF с встроенным QR‑кодом. Документ уже подписан электронной подписью медицинского учреждения, поэтому его подлинность можно проверить онлайн. Сохраните копию на компьютере или в облачном хранилище – она понадобится при передаче и в случае возможных вопросов со стороны работодателя.
Во-вторых, согласно законодательству, больничный лист обязан быть предоставлен работодателю в течение трёх календарных дней с момента начала лечения. Наиболее надёжные способы доставки:
- Электронная почта – отправьте PDF‑файл на официальный адрес отдела кадров или на адрес, указанный в трудовом договоре. В теме письма укажите ФИО, должность и период отпуска по больничному. Обязательно запросите подтверждение получения (read‑receipt или отдельное письмо‑ответ).
- Личный кабинет сотрудника – многие компании используют корпоративные порталы, где предусмотрена функция загрузки документов. Войдите в систему, найдите раздел «Больничные листы» и прикрепите файл. После загрузки система обычно генерирует уведомление для руководителя.
- Мессенджеры корпоративного уровня (например, Microsoft Teams, Slack) – если в компании принято обмениваться документами через такие каналы, отправьте файл в личное сообщение ответственному за кадры. Сохраните скриншот подтверждения отправки.
- Электронный документооборот (ЭДО) – если организация использует специализированные платформы (1С:Документооборот, Диадок и др.), загрузите лист в соответствующий раздел и отметьте статус «Отправлено».
В-третьих, после передачи документа необходимо убедиться, что он действительно попал в архив кадровой службы. Для этого рекомендуется:
- Получить письменное подтверждение от работодателя (письмо, электронный ответ, запись в системе).
- Сохранить копию подтверждения вместе с оригиналом листа.
- При необходимости, в течение первых дней после возвращения на работу, уточнить у отдела кадров, всё ли в порядке с оформлением выплаты больничных.
Не забывайте, что электронный лист может содержать персональные данные, поэтому перед отправкой убедитесь, что используемый канал защищён (шифрование, корпоративный VPN). При работе с общедоступными сервисами (например, обычная электронная почта) рекомендуется добавить в письмо пароль, который будет передан получателю отдельным способом, либо использовать функции защиты вложений.
Если по какой‑то причине электронный документ не принимается (например, в компании нет настроенного процесса ЕДО), врач может предоставить распечатанный вариант, но только после того, как электронный лист уже был отправлен в электронном виде. Это позволит избежать задержек в выплате пособий и сохранить юридическую чистоту процесса.
В результате соблюдения перечисленных шагов электронный больничный лист будет доставлен работодателю быстро, без лишних формальностей и с гарантией юридической силы. Такой подход экономит время, устраняет необходимость в физическом перемещении и минимизирует риск потери документа.