Что нужно сделать для формирования проводок в платежном документе? - коротко
Необходимо ввести контрагента, выбрать тип операции, задать сумму и указать счета бухгалтерского учета — тогда система автоматически сформирует необходимые проводки.
Что нужно сделать для формирования проводок в платежном документе? - развернуто
Для корректного формирования бухгалтерских проводок в платежном документе требуется выполнить последовательный набор действий, каждый из которых обеспечивает достоверность учётных записей и соответствие нормативным требованиям.
Во-первых, необходимо точно определить тип платежа. Это может быть оплата поставщику, возврат клиенту, перечисление налогов, выплата заработной платы или внутреннее перемещение средств. От выбранного типа зависят используемые счета бухгалтерского учёта и характер дебетовых и кредитовых записей.
Во-вторых, следует собрать все необходимые реквизиты документа:
- номер и дату платежного поручения;
- контрагента (поставщик, клиент, налоговый орган);
- банковские реквизиты получателя и отправителя;
- сумму в национальной валюте и, при необходимости, в иностранной;
- цель платежа (оказание услуг, покупка товаров, уплата налогов и др.);
- ссылки на исходные документы (счёт‑фактура, договор, акт выполненных работ).
Третий шаг – выбор соответствующих аналитических признаков. Для каждой проводки указываются субсчета, коды аналитики, проекты, отделы, которые позволяют детализировать движение средств в управленческой отчетности.
Четвёртый этап – построение схемы проводки. Для каждой операции формируется минимум две записи: дебет одного счёта и кредит другого. Пример типичной схемы для оплаты поставщику: дебет 10 «Материалы» (или 41 «Товары в пути»), кредит 51 «Расчетный счет». При необходимости добавляются дополнительные строки, например, дебет 20 «Расчеты с поставщиками» и кредит 68 «Расчеты по налогам», если в платеже учитываются НДС.
Пятый пункт – проверка соответствия нормативным требованиям и внутренним политикам компании. Нужно убедиться, что выбранные счета соответствуют Плану счетов, а аналитические признаки согласованы с установленными правилами учёта. Автоматические проверки в системе (валидация сумм, контроль наличия обязательных полей) помогают избежать ошибок.
Шестой шаг – проведение расчётов в бухгалтерской системе. После ввода всех данных проводится «проведение» документа, в результате чего система формирует бухгалтерские записи в главной книге и регистры аналитического учёта. При этом система автоматически рассчитывает курсы валют, если операция выполнена в иностранной валюте, и фиксирует разницу курсов в специальных счетах.
Седьмой и завершающий этап – контроль и подтверждение. После проведения необходимо:
- проверить сформированные проводки в журнале операций;
- убедиться в отсутствии дублирования записей;
- оформить подписи уполномоченных лиц (в электронном виде или вручную);
- сохранить копию платежного документа в архиве в соответствии с требованиями законодательства.
Только после выполнения всех перечисленных действий бухгалтерская запись считается завершённой, а финансовый результат отражён в учётных отчетах компании. Такой подход гарантирует точность, прозрачность и соответствие финансовой информации требованиям регуляторов и внутреннего контроля.