Куда заносится информация о проведении контроля исправности систем вентиляции и кондиционирования?

Нормативная база и обязательства учета

Государственные и отраслевые требования

Законодательные акты

Законодательные акты, регулирующие эксплуатацию систем вентиляции и кондиционирования, требуют обязательного документирования всех мероприятий по проверке их исправности. Согласно СП 2.1.1.1442‑03 «Системы вентиляции и кондиционирования», сведения о проведённом контроле фиксируются в журнале учёта состояния вентиляционных систем. Этот журнал является официальным документом, который должен храниться в бухгалтерском архиве организации не менее пяти лет.

Помимо журнала, результаты проверок оформляются в виде актов технической проверки. Акт подписывается ответственным инженером и представителем заказчика, а копия документа вносится в реестр технического обслуживания. Реестр ведётся в электронном виде, что предусмотрено постановлением Правительства РФ № 1243 от 28.12.2021 г. о внедрении электронных регистров в сфере технического надзора.

Для предприятий, подпадающих под действие Технического регламента о безопасности машин и оборудования, обязательным является размещение сведений о проверках в системе электронного документооборота (ЭДО). В ЭДО создаётся отдельный деловой процесс «Контроль исправности вентиляционных и кондиционирующих установок», где хранятся сканы актов, журналы и протоколы испытаний.

Если объект относится к объектам повышенной опасности, в соответствии с СанПиН 2.1.2.2645‑10 требуется вести журнал учёта профилактических мероприятий. В журнале фиксируются даты, виды проведённых работ, фамилии исполнителей и результаты измерений. Журнал хранится в отделе охраны труда и подлежит проверке контролирующими органами.

Итого, информация о проведении контроля исправности систем вентиляции и кондиционирования заносится в:

Журнал учёта состояния вентиляционных систем;
Акт технической проверки, включаемый в реестр технического обслуживания;
Электронный документ в системе ЭДО (деловой процесс «Контроль исправности вентиляционных и кондиционирующих установок»);
Журнал учёта профилактических мероприятий (для объектов повышенной опасности).

Все перечисленные документы являются обязательными к хранению и предоставлению проверяющим органам в соответствии с действующим законодательством.

Ведомственные нормативы

Ведомственные нормативы предписывают фиксировать результаты проверок состояния вентиляционных и кондиционерных систем в специально утверждённых документах. Основным носителем такой информации является журнал контроля технической исправности, который ведётся в бумажном виде или в электронном формате в соответствии с требованиями организации. В журнале фиксируются дата осмотра, фамилия проверяющего, перечень проведённых действий, выявленные дефекты и сроки их устранения.

Помимо журнала, сведения обязаны вноситься в реестр обслуживаемого оборудования. В реестре указываются идентификационный номер установки, её местоположение, технические характеристики, график плановых проверок и результаты каждой из них. При необходимости информация дублируется в систему управления техническим обслуживанием (СУТ), где автоматически формируются напоминания о предстоящих проверках и формируются отчёты для руководства.

Для контроля соблюдения нормативов применяются также протоколы проверок, которые подписываются ответственными специалистами и хранятся в архиве отдела эксплуатации. В случае возникновения серьёзных отклонений из протоколов формируются акты о нарушениях, которые направляются в подразделение по охране труда и в службу качества.

Таким образом, данные о проведённом контроле фиксируются в:

журнале контроля исправности;
реестре вентиляционного и кондиционерного оборудования;
системе управления техническим обслуживанием;
протоколах и актах проверок.

Все указанные документы хранятся согласно установленным срокам архивного хранения и доступны для проверок контролирующих органов.

Субъекты, ответственные за контроль

Эксплуатирующие организации

Эксплуатирующие организации обязаны вести тщательный учёт всех мероприятий, направленных на поддержание исправного состояния систем вентиляции и кондиционирования. Данные о проведённом контроле фиксируются в нескольких ключевых документах и информационных системах.

Во-первых, в журнале технического обслуживания фиксируются даты, результаты проверок, выявленные дефекты и выполненные ремонтные работы. Записи в журнале подписываются ответственными специалистами и сохраняются в архиве предприятия.

Во-вторых, информация вносится в электронную базу данных управления объектом. Современные системы автоматизации позволяют фиксировать результаты контроля в режиме реального времени, привязывая их к конкретным объектам, подразделениям и ответственным лицам.

В-третьих, в эксплуатационной документации, включающей паспорта оборудования и планы технического обслуживания, отмечаются проведённые проверки и сроки следующего осмотра. Эти документы находятся в составе технико-экономической документации объекта и доступны для проверки контролирующими органами.

Наконец, в рамках внутреннего аудита результаты контроля отражаются в отчётах о состоянии систем вентиляции и кондиционирования, которые формируются периодически и представляются руководству организации.

Таким образом, вся информация о проверке исправности систем фиксируется в журнале ТО, электронных системах управления, эксплуатационных документах и аудиторских отчётах, обеспечивая полную прослеживаемость и надёжность контроля.

Обслуживающие компании

Информация о проведённом контроле исправности систем вентиляции и кондиционирования фиксируется в официальных реестрах технического обслуживания. Такие реестры ведутся в виде бумажных журналов и/или электронных баз данных, к которым имеет доступ обслуживающая компания и ответственный инженер.

В электронных системах запись включает дату и время проверки, фамилию специалиста, результаты измерений, выявленные отклонения и принятые меры. Для каждой единицы оборудования создаётся отдельный карточный файл, в котором хранятся все проведённые осмотры, сервисные работы и даты плановых профилактических вмешательств.

Если предприятие использует специализированные программы управления объектами, данные о контроле вносятся в модуль «Эксплуатация и обслуживание», где автоматически формируются протоколы и отчёты для внутреннего аудита и представления в контролирующие органы.

В случае применения бумажных журналов информация записывается в регистрационный лист, который подписывается исполнителем и проверяющим. После подписания листы скрепляются в архиве, где хранятся в течение установленного нормативами срока.

Таким образом, вся информация о проверках систем вентиляции и кондиционирования аккуратно сохраняется в регистре технического обслуживания, будь то электронный архив или бумажный журнал, обеспечивая доступность данных для последующего анализа и контроля соответствия нормативным требованиям.

Типы документирования

Журналы учета

Журнал технического обслуживания

Информация о проведённом контроле исправности систем вентиляции и кондиционирования фиксируется в журнале технического обслуживания. В этом документе отражаются даты, время, результаты проверок, выявленные отклонения и принятые меры. Записи делаются в специально отведённые графы:

- Дата и время проведения контроля;
- Ответственное лицо (инженер, техник);
- Показатели параметров работы (скорость потока, температура, давление);
- Результаты измерений и их соответствие нормативным требованиям;
- Описание обнаруженных неисправностей и их классификация;
- Принятые меры (ремонт, замена деталей, настройка);
- Подпись контролирующего специалиста и отметка о проверке руководителем.

В современных предприятиях журнал часто реализован в электронном виде в системе управления техническим обслуживанием (CMMS). Электронный формат обеспечивает быстрый поиск, автоматическое формирование отчётов и архивирование записей в соответствии с требованиями нормативных актов. При необходимости данные могут быть экспортированы в отчётные формы или переданы в регистры по охране труда и пожарной безопасности.

Таким образом, все сведения о проверках и обслуживании вентиляционных и кондиционерных систем надёжно сохраняются в журнале технического обслуживания, будь то бумажный документ или цифровая платформа, что гарантирует их доступность для последующего анализа и планирования профилактических мероприятий.

Журнал плановых проверок

Журнал плановых проверок – это официальный документ, в котором фиксируются все действия по контролю исправности систем вентиляции и кондиционирования. Записи делаются непосредственно в журнале в момент проведения проверки или сразу после её завершения. Ответственные лица вносят сведения о дате, времени, объекте проверки, результатах осмотра и выявленных несоответствиях. При необходимости указываются рекомендации по устранению недостатков и сроки их выполнения.

Для более удобного доступа к информации многие организации переводят данные в электронный вид. В таком случае запись производится в специализированную информационную систему управления объектами (ИСУО) или в корпоративный сервис документооборота. Электронный журнал автоматически сохраняет метки времени, подписи ответственных и позволяет быстро сформировать отчёты.

Если используется бумажный вариант, то каждая запись оформляется на отдельной странице или в виде строки таблицы. В колонках указываются:

номер проверки;
название и адрес объекта;
ФИО проверяющего;
результаты измерений и визуального осмотра;
замечания и рекомендации;
подпись проверяющего и подтверждающая подпись руководителя.

Важно, чтобы журнал хранился в месте, доступном для всех уполномоченных сотрудников, но защищённом от несанкционированного доступа. Регулярные проверки состояния журнала позволяют убедиться в его полноте и актуальности, а также в том, что все выявленные нарушения своевременно устранены. Таким образом, журнал плановых проверок служит единой точкой сбора и хранения информации о состоянии вентиляционных и кондиционерных систем.

Журнал фиксации неисправностей

Журнал фиксации неисправностей – основной документ, в котором фиксируются все результаты проверок и обнаруженные отклонения в работе вентиляционных и кондиционерных систем. Информация о проведении контроля исправности вносится в специально отведённый раздел журнала, где указываются дата, время, ответственный специалист, проведённые мероприятия и их результаты.

В записи обязательно отражаются следующие пункты:

Наименование объекта и конкретного оборудования;
Вид контроля (визуальный осмотр, измерения параметров, тестирование функций);
Фактическое состояние элементов (чистота фильтров, состояние вентиляторов, уровни давления, температуры);
Выявленные дефекты и их классификация (критические, требующие немедленного вмешательства, и второстепенные);
Принятые меры (ремонт, замена детали, плановый сервис);
Сроки выполнения работ и подтверждение их завершения.

Современные организации часто используют электронные системы управления техническим обслуживанием (CMMS). В таких решениях данные вводятся через форму, автоматически привязывается к соответствующему объекту и формируется цифровой журнал. Это обеспечивает быстрый доступ к истории ремонтов, упрощает анализ частоты отказов и планирование профилактических работ.

Если предприятие применяет бумажный вариант, журнал хранится в архиве технической документации, обычно в шкафу для эксплуатационных журналов. Доступ к нему имеют только уполномоченные сотрудники, а копии могут быть переданы в отдел охраны труда или в службу контроля качества.

Таким образом, сведения о проверках фиксируются в разделе журнала фиксации неисправностей, будь то электронная база данных или бумажный документ, и становятся частью официального реестра технического состояния вентиляционных и кондиционерных систем.

Акты и протоколы

Акты приемки-сдачи работ

Акт приемки‑сдачи работ — основной документ, фиксирующий результаты проверки исправности систем вентиляции и кондиционирования перед вводом в эксплуатацию. В нём указываются наименования объектов, технические параметры, даты проведения контроля, сведения о допущенных отклонениях и их устранении. После подписания актом обеими сторонами информация о проведённом контроле считается официально зафиксированной.

Для последующего учёта результаты контроля фиксируются в нескольких официальных регистрах:

Журнал технического обслуживания и ремонта (ТОР) — в него вносятся даты, показания измерений, результаты проверок и подписи ответственных специалистов;
Электронный архив проекта — в системе документооборота загружается сканированная копия акта, а также сопроводительные протоколы и акты выполненных работ;
Технический паспорт здания — в разделе «Системы вентиляции и кондиционирования» отражаются основные параметры, даты ввода в эксплуатацию и сведения о проведённом контроле;
Реестр вводимых в эксплуатацию систем (если в организации используется специализированное программное обеспечение) — запись создаётся автоматически после загрузки акта, что обеспечивает быстрый поиск и контроль актуальности данных.

Все перечисленные документы хранятся в соответствии с нормативными требованиями и доступны для проверяющих органов, заказчика и обслуживающего персонала. Таким образом, информация о проверке исправности систем фиксируется в акте приемки‑сдачи, а затем переносится в соответствующие журналы, электронные архивы и технические паспорта, что обеспечивает её надёжное хранение и возможность последующего контроля.

Протоколы инструментальных замеров

Протоколы инструментальных замеров являются обязательным документом, фиксирующим результаты измерений параметров работы вентиляционных и кондиционирующих установок. Каждый замер, проведённый в рамках планового контроля исправности, сопровождается записью в соответствующем протоколе, где указываются дата, время, объект измерения, используемое оборудование, полученные показания и заключение специалиста.

Полученные данные вносятся в несколько ключевых регистров, обеспечивая полную прослеживаемость и возможность последующего анализа:

Журнал технического обслуживания (ТО) – основной бумажный или электронный реестр, где фиксируются все проведённые работы, включая результаты измерений, отметки о выполненных корректирующих действиях и подписи ответственных лиц.
Электронная система управления зданием (BMS) – в современном виде интегрирует данные измерений в реальном времени, позволяя автоматически сохранять результаты в базе данных и использовать их для построения графиков динамики параметров.
База данных нормативной документации – хранит копии всех протоколов, акты проверки и сертификаты калибровочного оборудования, что упрощает подготовку к проверкам органов надзора.
Система документооборота предприятия – обеспечивает централизованное размещение электронных копий протоколов, их классификацию по объектам и видам работ, а также контроль доступа и архивацию в соответствии с требованиями законодательства.

В случае бумажного оформления протоколы помещаются в папку «Контроль исправности вентиляции и кондиционирования», где они хранятся в хронологическом порядке и доступны для проверки как техническим персоналом, так и внешними аудиторами. При электронном документообороте все записи автоматически индексируются по объекту, дате и типу измерения, что ускоряет поиск нужной информации и снижает риск потери данных.

Таким образом, информация о проведении контроля исправности систем вентиляции и кондиционирования фиксируется в протоколах инструментальных замеров и систематически заносится в журналы ТО, электронные системы управления, специализированные базы данных и корпоративную систему документооборота. Это гарантирует надёжный учёт работ, своевременное реагирование на отклонения и соблюдение всех нормативных требований.

Акты периодических осмотров

Акт периодического осмотра — основной документ, фиксирующий результаты контроля исправности систем вентиляции и кондиционирования. После завершения инспекции все сведения о проведённом обследовании вносятся в специально предусмотренный реестр. Этот реестр может быть как бумажным, так и электронным, в зависимости от внутренней политики организации.

В бумажном виде информация заносится в журнал учёта технического обслуживания, где фиксируются дата осмотра, наименование проверяемого оборудования, обнаруженные дефекты и принятые меры. К каждому журналу прикладывается оригинальный акт осмотра, подписанный ответственными специалистами.

В цифровой системе данные вводятся в модуль контроля технического состояния. Там указывается:

идентификационный номер системы;
дата и время проведения осмотра;
результаты проверки (соответствие нормативам, наличие отклонений);
рекомендации по ремонту или настройке;
подписи ответственных лиц (электронные подписи).

После ввода система автоматически формирует протокол, который сохраняется в базе данных предприятия и доступен для последующего анализа и аудита. При необходимости документ может быть выгружен в виде PDF‑файла и размещён в корпоративном архиве.

Таким образом, сведения о выполненном контроле фиксируются в реестре (журнале) технического обслуживания и в электронном модуле документооборота, где они сохраняются в виде акта осмотра и сопутствующего протокола. Это обеспечивает полную прослеживаемость и удобный доступ к информации для планирования профилактических работ и подтверждения соответствия нормативным требованиям.

Техническая документация

Паспорта систем и оборудования

Паспорта систем и оборудования представляют собой официальные документы, в которых фиксируются все ключевые сведения о проекте, монтаже, пуско-наладке и последующей эксплуатации технических объектов. Для систем вентиляции и кондиционирования такой паспорт обязателен: в нём отражаются технические характеристики, схемы, параметры работы и, что особенно важно, результаты всех проверок и обслуживаний.

Информация о проведённом контроле исправности систем вентиляции и кондиционирования вносится непосредственно в раздел «Эксплуатация и обслуживание» технического паспорта. Здесь фиксируются даты осмотров, результаты измерений, выявленные отклонения и принятые меры. Кроме того, в современных организациях часто используется цифровая система управления обслуживанием (CMMS), куда загружаются те же данные в виде электронных записей, синхронизированных с бумажным паспортом.

Основные места фиксации:

Технический паспорт – бумажный или электронный документ, где в отдельной таблице указываются:
- дата проверки;
- фамилия и должность ответственного специалиста;
- перечень проверяемых параметров (давление, температура, чистота фильтров и пр.);
- результаты измерений и заключения;
- рекомендации и выполненные работы.
Журнал текущего контроля – отдельный лист или электронный журнал, куда вносится каждый факт осмотра, что позволяет быстро отследить динамику состояния оборудования.
Система учёта обслуживания (CMMS) – база данных, автоматически формирующая отчёты и напоминания о предстоящих проверках, а также хранящая архив всех записей о проведённом обслуживании.
Отчёт о профилактических работах – документ, формируемый после плановых сервисных мероприятий, включающий подпись исполнителя и подтверждение исправности системы.

Таким образом, вся информация о проверках фиксируется в официальных документах системы, а также в цифровой базе, что обеспечивает надёжный контроль, упрощает планирование дальнейшего обслуживания и гарантирует соответствие нормативным требованиям.

Схемы и проектная документация

Информация о проведении контроля исправности систем вентиляции и кондиционирования фиксируется в официальных документах, которые являются неотъемлемой частью проектной и эксплуатационной документации. Эти записи обязательны для подтверждения соответствия техническим требованиям и обеспечения надёжной работы оборудования.

Во-первых, результаты проверок вносятся в журнал технического обслуживания (ТО), где указываются дата, исполнитель, тип проведённого контроля и выявленные отклонения. Журнал хранится в архиве технической службы и доступен для аудита.

Во-вторых, в акте приемо-сдаточных испытаний фиксируются данные о проверке после ввода системы в эксплуатацию. Этот документ подписывается заказчиком, проектировщиком и исполнителем, что гарантирует юридическую силу записей.

В-третьих, сведения о проведённом контроле отражаются в обновлённой схемы вентиляции, включающей отметки о проведённых проверках, замененных элементах и проведённых настройках. Схема хранится в разделе «Эксплуатационная документация» проекта и сопровождается подписью ответственного инженера.

Наконец, в регистре сервисных мероприятий фиксируются все работы, связанные с профилактикой и ремонтом. Регистратор указывает тип вмешательства, использованные запчасти и сроки выполнения. Этот регистр интегрируется в общую систему управления объектом и доступен через электронный архив.

Список основных документов, где фиксируются данные контроля:

Журнал технического обслуживания;
Акт приемо‑сдаточных испытаний;
Обновлённая схема вентиляции и кондиционирования;
Регистратор сервисных мероприятий;
Протоколы проверки и калибровки измерительных приборов.

Все перечисленные документы образуют единую информационную базу, позволяющую отслеживать состояние систем, планировать профилактические работы и быстро реагировать на неисправности. Их своевременное ведение обеспечивает надёжность эксплуатации и соответствует требованиям нормативных актов.

Места хранения документации

Физические архивы

Специальные помещения для хранения

Информация о проведённом контроле исправности систем вентиляции и кондиционирования фиксируется в специально отведённом месте, где хранятся все документы, связанные с эксплуатацией инженерных сетей. Это помещение оборудовано стеллажами и шкафами, обеспечивающими защиту от влаги, пыли и температурных перепадов, что гарантирует долговременную сохранность бумажных и электронных носителей.

Внутри такого помещения находятся несколько ключевых разделов:

Журналы технического обслуживания, где в хронологическом порядке фиксируются даты проверок, результаты измерений, выявленные дефекты и выполненные ремонтные работы.
Сертификаты калибровки измерительных приборов, подтверждающие их соответствие нормативам на момент проведения контроля.
Протоколы испытаний и актов приёмки, отражающие соответствие систем текущим требованиям безопасности и санитарных норм.
Электронные базы данных, размещённые на защищённых серверах, к которым имеют доступ уполномоченные специалисты. В этих системах хранятся сканированные копии бумажных документов, а также дополнительные сведения о расходных материалах и заменяемых узлах.

Все записи сопровождаются подписью ответственного инженера и печатью организации, что обеспечивает юридическую силу документации. При необходимости информация может быть быстро извлечена из электронного реестра, а оригиналы хранятся в запертой секции помещения, доступ к которой ограничен только персоналом с соответствующими допусками. Такой подход гарантирует надёжную фиксацию и лёгкую доступность данных о проверках систем вентиляции и кондиционирования, а также упрощает подготовку к плановым проверкам контролирующих органов.

Документация объекта

Информация о проведении контроля исправности систем вентиляции и кондиционирования фиксируется в официальных документах объекта. Основным носителем данных является эксплуатационная документация, в которой отражаются все технические мероприятия, связанные с обслуживанием и проверкой систем.

В частности, в эксплуатационной документации размещаются:

акт выполненных работ, подписанный ответственными специалистами;
журнал технического обслуживания, где указываются даты, виды проведенных проверок и результаты измерений;
протоколы испытаний, содержащие сведения о параметрах работы оборудования после обслуживания;
сервисные книги оборудования, где фиксируются сведения о замененных деталях, проведённом ремонте и настройках.

Для современных объектов часто используется электронная система управления документооборотом (ЭДО). В такой системе все записи вводятся в цифровой форму, что обеспечивает быстрый доступ, поиск и архивирование. Электронные подписи и автоматические напоминания о предстоящих проверках позволяют поддерживать актуальность данных без ручного ввода.

Кроме того, в составе общей документации могут присутствовать:

планы профилактических мероприятий, где перечислены сроки и ответственные лица;
отчёты о проверках, подготовленные независимыми аудиторами или сторонними сервисными организациями;
инструкции и регламенты, описывающие порядок проведения контроля и критерии приемлемости.

Все перечисленные документы обязаны храниться в архиве объекта в течение установленного нормативами срока и быть доступны для проверяющих органов, заказчика и обслуживающих компаний. Их наличие гарантирует прозрачность процессов, позволяет своевременно выявлять отклонения и принимать корректирующие меры, что обеспечивает надёжную работу систем вентиляции и кондиционирования.

Электронные базы данных

Программные комплексы управления

Программные комплексы управления, предназначенные для эксплуатации и обслуживания инженерных систем, включают в себя специализированные модули учета и документооборота. При проведении проверки исправности вентиляционных и кондиционерных установок результаты фиксируются в базе данных системы управления зданием (BMS) или в интегрированной системе технического обслуживания (CMMS).

В базе данных создаётся запись, содержащая дату и время проверки, наименование объекта, имя ответственного специалиста, результаты измерений, выявленные отклонения и рекомендации по устранению. Такие сведения автоматически привязываются к соответствующим элементам оборудования, что обеспечивает возможность быстрого поиска и анализа исторических данных.

Для удобства эксплуатации в системе часто реализованы следующие функции:

Формирование отчётов о проведённых проверках и их экспорта в форматы PDF, Excel или XML.
Настройка напоминаний о предстоящих плановых проверках и предсказательная аналитика на основе накопленных данных.
Возможность привязки фотографий, сканированных протоколов и иных документов к конкретной записи.

Все эти возможности позволяют централизованно хранить информацию о состоянии вентиляционных и кондиционерных систем, обеспечивая прозрачность контроля, ускоряя процесс принятия решений и повышая надёжность эксплуатации объекта.

Облачные платформы

Информация о проведённых проверках исправности вентиляционных и кондиционирующих систем фиксируется в облачных сервисах, которые обеспечивают надёжное хранение, быстрый доступ и возможность интеграции с другими бизнес‑процессами предприятия.

Облачные платформы предоставляют централизованную базу данных, куда автоматически загружаются протоколы осмотров, результаты измерений и отметки о выполненных работах. Доступ к этим сведениям получают как технические специалисты, так и руководители, что упрощает контроль за состоянием оборудования и планирование профилактических мероприятий.

Преимущества использования облачных решений очевидны:

Универсальный доступ – данные доступны из любой точки, где есть интернет, без необходимости установки локального программного обеспечения;
Защита и резервное копирование – провайдеры обеспечивают шифрование, многоуровневую аутентификацию и автоматическое резервирование, исключая потерю информации;
Автоматизация процессов – интеграция с системами управления зданием (BMS) и программами планирования обслуживания позволяет генерировать напоминания, формировать отчёты и вести аналитическую оценку состояния систем;
Масштабируемость – при росте количества объектов или увеличении объёма данных платформа легко адаптируется без дополнительного оборудования;
Отчётность и аудит – каждый вводимый элемент фиксируется с указанием пользователя, времени и статуса, что упрощает проверку соответствия нормативным требованиям.

Типичные облачные сервисы, используемые в этой сфере, включают:

Amazon Web Services (AWS) – сервисы S3 и RDS для хранения файлов и структурированных данных, а также IoT‑решения для прямой передачи показателей с датчиков;
Microsoft Azure – платформа Azure SQL и Blob Storage в сочетании с Azure IoT Hub, позволяющая собирать и анализировать данные в реальном времени;
Google Cloud Platform (GCP) – хранилище Cloud Storage и база данных Firestore, интегрированные с AI‑модулями для предиктивного анализа состояния оборудования;
Специализированные SaaS‑решения – сервисы, ориентированные на управление объектами недвижимости, которые уже включают модули контроля вентиляции и кондиционирования и автоматически сохраняют все записи в облаке.

Таким образом, все сведения о проверках, выполненных работах и выявленных неисправностях фиксируются в облачной инфраструктуре, что обеспечивает их сохранность, доступность и возможность эффективного управления обслуживанием систем вентиляции и кондиционирования.

Корпоративные информационные системы

В корпоративных информационных системах сведения о проверке исправности вентиляционных и кондиционерных установок фиксируются в специализированных модулях управления техническим обслуживанием. Основные места размещения этой информации:

CMMS (Computerized Maintenance Management System) – в карточках оборудования указывается дата, результат и подпись исполнителя; система автоматически формирует напоминания о предстоящих проверках.
ERP‑система, модуль «Управление активами» – данные интегрированы с финансовыми и складскими подсистемами, что позволяет отслеживать затраты на обслуживание и планировать закупку запасных частей.
Система документооборота – в электронных журналах и протоколах хранится подробный акт проверки, который привязывается к соответствующей позиции каталога оборудования.
База данных по охране труда и промышленной безопасности – результаты контроля включаются в регистры, требуемые нормативными актами, и доступны для проверок контролирующих органов.

Во всех перечисленных решениях информация вводится оператором в момент завершения осмотра, после чего автоматически распространяется по связанным процессам: формируются заявки на ремонт, обновляются графики профилактических работ и генерируются отчёты для руководства. Такой подход обеспечивает единый источник правды, повышает прозрачность обслуживания и минимизирует риск пропуска критических проверок.

Порядок внесения и доступа к данным

Процедура регистрации

Ответственность за внесение данных

Ответственность за внесение данных возлагается на специалистов, непосредственно участвующих в проверке и обслуживании систем вентиляции и кондиционирования. Каждый акт контроля должен быть незамедлительно зафиксирован в официальных документах, иначе процесс контроля считается неполным и может привести к нарушению нормативных требований.

Информация фиксируется в следующих реестрах и системах:

Журнал технического обслуживания (ТО) – бумажный или электронный документ, где указываются дата, время, результаты проверки, подписи ответственных лиц и сведения о выявленных дефектах.
Электронная система управления объектом (ЕСУО) – специализированное программное обеспечение, в которое вводятся данные о проведенных работах, их статус и плановые сроки повторных проверок.
База данных регламентных мероприятий – централизованный реестр, объединяющий информацию по всем инженерным системам объекта, позволяющий формировать аналитические отчёты и контрольные графики.
Отчётный лист инспектора – отдельный документ, оформляемый после каждой проверки, содержащий детализированные замечания и рекомендации по устранению неисправностей.

Ответственные лица обязаны:

Провести контроль согласно утверждённым методикам.
Сразу после завершения работ внести полные и точные данные в указанные реестры.
Убедиться в наличии подписи или электронной отметки, подтверждающей факт ввода информации.
Своевременно передать сведения руководителю подразделения для контроля исполнения рекомендаций.

Невыполнение этих требований влечёт дисциплинарную ответственность, включая замечания, выговоры и, при систематических нарушениях, более строгие меры воздействия. Правильное и своевременное внесение данных гарантирует надёжную работу вентиляционных и кондиционерных систем, а также обеспечивает соответствие нормативным требованиям и внутренним регламентам организации.

Требования к оформлению записей

Требования к оформлению записей о проверке исправности вентиляционных и кондиционерных систем фиксируются в нормативных документах предприятия и включают несколько обязательных элементов. Каждая запись должна быть полной, однозначной и легко проверяемой. Основные требования:

Дата и время проведения контроля – указывается в формате «ДД.ММ.ГГГГ ЧЧ:ММ».
Наименование объекта – точное указание помещения, участка или оборудования, где выполнена проверка.
ФИО ответственного специалиста – полное имя и должность лица, осуществившего контроль.
Результат проверки – чёткое указание «соответствует требованиям», «нарушения обнаружены», с перечислением выявленных дефектов.
Принятые меры – описание выполненных ремонтных работ, замен компонентов или рекомендаций по дальнейшему обслуживанию.
Подпись (или электронная подпись) – подтверждение достоверности записи ответственным лицом.
Ссылка на нормативные документы – при необходимости указывается номер и дата регламента, на основании которого проводилась проверка.

Информация о проведённом контроле фиксируется в официальных журналах технического обслуживания, а также в электронной системе документооборота организации. В журнале записи делаются в виде последовательных строк, каждая из которых содержит перечисленные выше пункты. Электронная система автоматически сохраняет дату создания, автора записи и обеспечивает возможность быстрого поиска по любому из параметров. При необходимости копия записи помещается в акт о выполненных работах, который подписывается заказчиком и исполнителем. Таким образом, все сведения о проверке находятся в едином, надёжном хранилище, доступном для контроля, аудита и последующего планирования обслуживания.

Сроки хранения информации

Периоды обязательного хранения

Периоды обязательного хранения документов, связанных с контролем исправности систем вентиляции и кондиционирования, регулируются нормативными актами в области охраны труда и санитарных норм. Сроки хранения определяются в зависимости от типа документа и требований контролирующих органов.

Журналы технического обслуживания и проверки состояния оборудования обязаны сохраняться не менее 5 лет после даты последней записи. Этот срок обеспечивает возможность проверки соблюдения регламентов при проведении инспекций и аудитов.
Протоколы капитального ремонта, модернизации и переустановки систем подлежат хранению минимум 10 лет. Длительный период необходим для подтверждения надёжности выполненных работ и их соответствия проектной документации.
Акт обследования состояния вентиляционных каналов, выполненный в рамках плановых проверок, хранится 3 года. После истечения срока документ может быть уничтожен, если нет требований по его продлению.
Электронные записи о проведении профилактических осмотров, включающие результаты измерений параметров воздуха, сохраняются в цифровой архивной системе не менее 5 лет. При этом архив должен быть защищён от несанкционированного доступа и обеспечивать целостность данных.

Информация о проведении контроля фиксируется в специализированных журналах и электронных базах данных, которые находятся в управлении организации‑владельца здания. Эти реестры являются официальным источником сведений о состоянии вентиляционных и кондиционерных систем, их обслуживании и ремонте. Доступ к ним имеют уполномоченные лица: специалисты службы эксплуатации, аудиторы и представители контролирующих органов.

Соблюдение указанных сроков хранения гарантирует готовность предприятия к проверкам, упрощает процесс анализа эксплуатации оборудования и позволяет быстро восстановить исторические данные при необходимости. При нарушении требований к срокам хранения организация несёт ответственность в соответствии с законодательством, что может привести к штрафным санкциям и приостановке деятельности.

Порядок архивирования

Информация о проведённом контроле исправности вентиляционных и кондиционерных систем фиксируется в специально предназначенных регистрационных документах и помещается в архив в соответствии с установленным порядком. Сначала ответственный инженер заполняет журнал технического обслуживания, указывая дату, время, результаты проверки, выявленные дефекты и принятые меры. Затем копия заполненной формы вносится в электронный документооборот организации, где ей присваивается уникальный номер и метка времени.

Дальнейшее перемещение данных происходит по следующей схеме:

Электронный файл сохраняется в центральный сервер архивных документов в разделе «Эксплуатация и обслуживание»;
На сервере файл проходит автоматическую проверку целостности и индексацию по ключевым параметрам (объект, тип оборудования, периодичность проверки);
После подтверждения корректности запись автоматически копируется в резервный архив, расположенный в отдельном защищённом хранилище;
В случае необходимости копия печатного варианта помещается в папку «Журналы контроля» в архиве управленческого отдела, где она хранится в течение установленного нормативами срока.

Таким образом, все сведения о проверках находятся как в электронных, так и в бумажных архивах, обеспечивая быстрый доступ, сохранность и возможность последующего анализа. При наступлении срока хранения документы могут быть перенесены в долговременный архив с ограниченным доступом, а оригиналы уничтожаются только после подтверждения их полной цифровой репликации. Это гарантирует соблюдение требований нормативных актов и внутренней политики предприятия.

Доступ к сведениям

Контролирующие органы

Контролирующие органы, отвечающие за надзор за состоянием систем вентиляции и кондиционирования, требуют документального подтверждения проведенных проверок. Все сведения фиксируются в специально предназначенных реестрах и журналах, которые находятся под их прямым контролем.

Во-первых, результаты контроля вносятся в единый электронный реестр, доступный через государственную информационную систему. В реестр помещаются даты осмотров, наименования проверяющих специалистов, перечень выявленных дефектов и принятые меры по их устранению. Доступ к этому ресурсу имеют как регуляторы, так и организации‑операторы, что обеспечивает прозрачность и возможность оперативного реагирования.

Во-вторых, в каждом объекте обязателен локальный журнал технического обслуживания. В него записываются подробные протоколы проверок, подписи ответственных лиц и ссылки на подтверждающие документы. Этот журнал хранится в архиве предприятия и подлежит проверке контролирующими инспекторами при плановых и внеплановых визитах.

Третьим пунктом является система автоматизированного мониторинга, интегрированная с датчиками и системами управления зданием. Данные о параметрах работы вентиляции и кондиционирования автоматически передаются в базу данных, где фиксируются отклонения от нормативных значений и формируются отчёты о проведенных профилактических мероприятиях.

Таким образом, информация о проведении контроля исправности систем вентиляции и кондиционирования фиксируется в:

электронном реестре государственного уровня;
локальном журнале технического обслуживания объекта;
системе автоматизированного мониторинга с архивированием отчетов.

Все эти источники находятся под надзором контролирующих органов, что гарантирует своевременное выявление нарушений и их оперативное устранение.

Внутренние службы объекта

Внутренние службы объекта отвечают за надёжное фиксирование результатов контроля исправности систем вентиляции и кондиционирования. Все сведения о проведённых проверках фиксируются в едином реестре технического обслуживания, который ведётся в электронном виде. Доступ к реестру имеют службы эксплуатации, технического надзора и управления имуществом.

В реестре указываются:

дата и время проведения контроля;
наименование объекта и конкретной подсистемы;
результаты измерений и визуального осмотра;
выявленные отклонения и принятые меры;
подписи ответственных специалистов и руководителей.

Кроме того, копии записей помещаются в архивный журнал эксплуатации, где хранится информация о всех проведённых сервисных работах за период эксплуатации. Этот журнал доступен сотрудникам службы эксплуатации для планирования профилактических мероприятий и анализа тенденций отказов.

Для обеспечения оперативного доступа к данным используется корпоративная информационная система (КИС) предприятия. В ней создаются карточки оборудования, где в отдельном разделе фиксируются результаты контроля, а также прикрепляются сканированные акты и протоколы. Система автоматически формирует напоминания о предстоящих проверках и формирует отчёты для руководства.

Таким образом, вся информация о проверке исправности систем вентиляции и кондиционирования сохраняется в электронном реестре технического обслуживания, архивном журнале эксплуатации и корпоративной информационной системе, обеспечивая полную прослеживаемость и доступность данных для всех внутренних служб объекта.