Кто сдаёт отчёт в Роскомнадзор по персональным данным?

Операторы персональных данных

Общие условия возникновения обязанности

Обязанность предоставлять сведения в Роскомнадзор возникает при наличии чётко определённых правовых оснований, предусмотренных законодательством о персональных данных. Прежде всего, она формируется, когда оператор обрабатывает персональные данные в объёме, превышающем установленный порог, или когда характер обработки требует контроля со стороны надзорного органа. Наличие согласия субъекта данных, обязательность выполнения требований ФЗ 152, а также наличие судебных или административных предписаний – всё это создает предвиденный юридический триггер, после которого оператор обязан отчитаться.

Критерии, активирующие обязанность, включают:

Объём обработанных данных, превышающий 5 000 субъектов в течение календарного года;
Осуществление обработки специальных категорий персональных данных (например, биометрия, медицинские сведения);
Перекрёстная передача данных между несколькими юридическими лицами без надлежащего согласования;
Выявление нарушений безопасности, требующих своевременного уведомления контролирующего органа.

В результате, к субъектам, которые обязаны сдавать отчёт, относятся:

Юридические лица, зарегистрированные в Российской Федерации и осуществляющие систематическую обработку персональных данных в больших масштабах;
Государственные органы и муниципальные организации, которые собирают и хранят сведения о гражданах;
Компании, предоставляющие услуги онлайн‑платформ, облачные сервисы, социальные сети и маркетинговые агентства, работающие с персональными данными в коммерческих целях;
Операторы, осуществляющие передачу персональных данных за пределы России, если такие действия подпадают под требования о локализации и контроле;
Организации, получившие судебные решения о необходимости раскрытия информации о процессах обработки персональных данных.

Каждый из перечисленных субъектов обязан в установленный срок подготовить и направить в Роскомнадзор отчёт, содержащий сведения о типах обработанных данных, целях их использования, мерах защиты и результатах аудита. Несоблюдение требований влечёт за собой административную ответственность, включая штрафы и приостановление деятельности.

Таким образом, появление обязанности напрямую связано с масштабом и характером обработки персональных данных, а её исполнение лежит на всех юридических и физических лицах, отвечающих за сбор, хранение и передачу такой информации.

Субъекты, подлежащие регулированию

Отчёт о выполнении требований по защите персональных данных в Роскомнадзор обязаны предоставлять все организации и лица, которые подпадают под действие Федерального закона «О персональных данных». Это включает:

юридические лица, осуществляющие обработку персональных данных в рамках своей основной деятельности, независимо от формы собственности;
индивидуальные предприниматели, использующие персональные данные в коммерческих целях;
государственные органы и муниципальные образования, которые собирают, хранят или используют информацию о гражданах;
общественные организации и некоммерческие фонды, обрабатывающие данные участников, благотворителей и сотрудников;
операторы, предоставляющие услуги онлайн‑платформ, хостинга, облачных решений и другие ИТ‑услуги, где происходит сбор и хранение персональных данных;
лицензиаты и аутсорсинговые компании, получающие персональные данные от заказчиков для выполнения договорных обязательств.

Каждый из перечисленных субъектов обязан вести реестр обрабатываемых данных, проводить оценку рисков и своевременно информировать Роскомнадзор о значимых изменениях в процессах обработки. При наличии инцидентов, связанных с утечкой или несанкционированным доступом к персональной информации, обязательным является подача уведомления в течение установленного срока. Несоблюдение этих требований влечёт за собой административную ответственность, включая штрафы и приостановку деятельности.

Условия подачи уведомления

Начало обработки персональных данных

Начало обработки персональных данных фиксируется в момент, когда оператор получает или начинает использовать информацию о физическом лице. С этого момента появляется обязанность вести учет и предоставлять сведения в уполномоченный орган.

Первый шаг – регистрация оператора в реестре. Регистрация обязательна для всех, кто систематически обрабатывает персональные данные, независимо от масштаба деятельности. После внесения в реестр оператор обязан регулярно отчитываться о ходе обработки, о принятых мерах по защите данных и о любых инцидентах, которые могут повлиять на их конфиденциальность.

К отчету привлекаются следующие категории участников:

юридические лица, осуществляющие коммерческую деятельность и собирающие данные о клиентах;
государственные и муниципальные организации, обрабатывающие данные граждан в рамках предоставления услуг;
индивидуальные предприниматели, использующие персональные данные в своей практике;
лица, осуществляющие обработку данных на основании договоров с другими организациями (аутсорсинг, субподряд);
представители общественных объединений, которые собирают сведения о членах или участниках мероприятий.

Каждый из перечисленных субъектов обязан подавать отчёт в установленный срок, указывая:

цели и правовые основания обработки;
категории обрабатываемых данных;
меры технической и организационной защиты;
результаты аудитов и проверки соответствия требованиям;
сведения о произошедших утечках или нарушениях безопасности.

Отчёт подается в электронном виде через специализированный портал. Формат отчёта стандартизирован: в нём фиксируются даты начала и окончания обработки, а также любые изменения в политике обработки данных. После подачи документ автоматически проверяется системой, и в случае обнаружения несоответствий оператор получает указания по исправлению.

Таким образом, каждый, кто вводит персональные данные в свою систему и продолжает их использовать, обязан вести прозрачный учет и своевременно информировать надзорный орган о своей деятельности. Это гарантирует контроль над соблюдением законодательства и защищает права субъектов данных.

Изменение ранее представленных сведений

Изменение ранее представленных сведений — обязательное действие, которое влечёт за собой корректировку отчётности по персональным данным. При обнаружении неточностей, обновления характеристик обработки или появления новых категорий субъектов персональных данных, необходимо незамедлительно внести правки в уже поданную в Роскомнадзор форму.

Ответственность за своевременное информирование регулирующего органа возлагается на юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, осуществляющих систематическую обработку персональных данных. В их число входят:

компании‑операторы, предоставляющие услуги связи, интернет‑провайдеры, облачные сервисы;
организации, обрабатывающие сведения о клиентах в рамках коммерческой деятельности (банки, страховые компании, онлайн‑ритейлеры);
образовательные и медицинские учреждения, хранящие конфиденциальные данные пациентов и учащихся;
государственные органы и муниципальные службы, собирающие информацию о гражданах в рамках выполнения функций государства.

При возникновении изменений, связанных с объёмом данных, целями их обработки или перечнем третьих лиц, получающих доступ к информации, субъект, отвечающий за обработку, обязан подготовить уточнённый отчёт и отправить его в электронном виде через личный кабинет на официальном портале Роскомнадзора. При этом требуется:

Указать дату выявления изменения;
Описать суть корректировки (например, добавление нового типа персональных данных или изменение категории субъектов);
Привести обновлённые сведения о мерах защиты и технических средствах, используемых для обеспечения безопасности данных;
При необходимости приложить подтверждающие документы (договоры, протоколы согласования и т.п.).

Невыполнение требования о своевременной корректировке отчётности влечёт наложение административных штрафов, а также может стать основанием для приостановления деятельности, связанной с обработкой персональных данных. Поэтому каждая организация должна внедрить внутренний регламент, предусматривающий мониторинг изменений и оперативную подготовку обновлённой отчётной документации. Такой подход гарантирует полное соответствие законодательству и защищённость прав субъектов персональных данных.

Прекращение обработки данных

Прекращение обработки персональных данных влечёт за собой обязательство официально уведомить надзорный орган. Это требование распространется на всех, кто осуществляет функции по сбору, хранению и использованию информации о физических лицах. В случае, когда деятельность по обработке прекращается, необходимо оформить соответствующий акт и направить его в уполномоченный орган в установленный срок.

Ключевыми субъектами, обязанными предоставить такой отчёт, являются юридические лица и индивидуальные предприниматели, зарегистрированные в России, которые в течение своей деятельности осуществляли обработку персональных данных. К ним относятся:

компании‑операторы, владеющие базами данных клиентов;
организации, использующие персональные сведения сотрудников для кадрового учёта;
сервисы, предоставляющие онлайн‑услуги и собирающие информацию о пользователях;
любые другие лица, имеющие на руках персональные данные в рамках своей профессиональной деятельности.

Каждый из перечисленных субъектов обязан оформить документ, в котором указаны:

Наименование организации и её ИНН;
Дата начала и дата завершения обработки;
Описание категорий данных, которые подвергались обработке;
Причины прекращения деятельности по обработке;
Информацию о мерах, принятых для уничтожения или анонимизации данных.

После подготовки акт передаётся в Роскомнадзор в электронном виде через портал государственных услуг или иным способом, предусмотренным нормативными актами. Неисполнение этого требования влечёт наложение штрафов и возможность приостановления деятельности организации.

Таким образом, ответственность за информирование надзорного органа зафиксирована за всеми юридическими и индивидуальными субъектами, которые в какой‑то момент использовали персональные данные, и прекращение их обработки без надлежащего уведомления считается нарушением законодательства. Соблюдение процедуры гарантирует законность действий и защищает интересы как субъектов данных, так и самой организации.

Категории лиц, подающих уведомление

Юридические лица

Коммерческие организации

Коммерческие организации, осуществляющие обработку персональных данных физических лиц, обязаны регулярно предоставлять в Роскомнадзор сведения о своей деятельности в сфере защиты информации. Это требование распространяется на любые юридические лица, зарегистрированные в России, которые собирают, хранят, используют или передают данные клиентов, сотрудников, партнёров и иных субъектов.

Отчётность включает в себя несколько обязательных пунктов:

перечень категорий обрабатываемых персональных данных;
цели и правовые основания их обработки;
сведения о мерах, принятых для обеспечения конфиденциальности и безопасности данных;
данные о наличии и реализации локальных нормативных актов, регламентирующих работу с персональными данными;
информацию о проведённых аудиторских проверках и инцидентах, связанных с утечкой или несанкционированным доступом.

К организации, подпадающей под действие данного обязательства, относятся:

розничные сети и интернет‑магазины, собирающие данные о покупателях;
банковские и финансовые учреждения, работающие с финансовой информацией;
телекоммуникационные компании, обслуживающие абонентов;
рекламные агентства, использующие персональные данные для таргетинга;
сервисы онлайн‑платежей и электронных кошельков;
любые другие коммерческие структуры, которые в своей деятельности используют персональные данные в объёме, превышающем минимальные нормативные пороги.

Невыполнение требований по предоставлению отчётов влечёт за собой административную ответственность, включая штрафы и приостановление деятельности. Поэтому каждая коммерческая организация должна внедрить внутренний контроль, обеспечить подготовку необходимой документации и своевременно передавать её в надзорный орган. Это фундаментальная часть стратегии управления рисками и гарантирует соблюдение законодательства о персональных данных.

Некоммерческие организации

Некоммерческие организации, осуществляющие сбор, хранение и обработку персональных данных, обязаны предоставлять сведения в Роскомнадзор в установленном порядке. Ответственность за подачу отчётов возлагается на руководителя организации или на лицо, назначенное им в качестве ответственного за обеспечение защиты персональных данных. Этот сотрудник координирует подготовку документов, контролирует соответствие процессов требованиям закона и обеспечивает своевременную передачу информации в надзорный орган.

Если организация является оператором персональных данных, то ежегодно требуется формировать отчёт о выполнении требований Федерального закона № 152‑ФЗ. В отчёте указываются категории обрабатываемых данных, цели их использования, меры по обеспечению безопасности и сведения о передаче данных третьим лицам. При наличии более 1 000 субъектов персональных данных обязательный отчёт подаётся независимо от масштаба деятельности.

В некоторых случаях подача отчёта обязательна и при отсутствии крупного объёма данных, если организация входит в перечень субъектов, подлежащих обязательному контролю (например, организации, получающие государственное финансирование или осуществляющие деятельность в сфере образования, здравоохранения, культуры). В таких случаях отчёт подаётся в течение 30 дней после окончания календарного года.

Ключевые действия, которые должны выполнить некоммерческие структуры:

назначить уполномоченное лицо по защите персональных данных;
вести реестр операторов и обработок персональных данных;
формировать и проверять полноту отчёта перед отправкой;
подавать отчёт через личный кабинет на официальном портале Роскомнадзора;
сохранять копию отправленного документа и подтверждение получения надзорным органом.

Соблюдение этих требований позволяет не только избежать штрафных санкций, но и укрепить доверие к организации со стороны доноров, участников и общественности. Ответственный подход к защите персональных данных становится неотъемлемой частью репутации любой некоммерческой структуры.

Индивидуальные предприниматели

Индивидуальные предприниматели, занимающиеся обработкой персональных данных, обязаны предоставлять сведения в Роскомнадзор. Это требование закреплено в Федеральном законе № 152‑ФЗ «О персональных данных» и в соответствующих нормативных актах. Отчётность относится к тем ИП, которые собирают, хранят или используют сведения о физических лицах в коммерческих целях, а также тем, кто ведёт электронные ресурсы, обслуживает клиентские базы или осуществляет маркетинговые рассылки.

К обязательному предоставлению отчёта привлекаются следующие категории предпринимателей:

владельцы интернет‑магазинов и сервисов онлайн‑платежей;
операторы сайтов, собирающих контактные данные посетителей;
поставщики услуг связи, обладающие базами абонентов;
специалисты, оказывающие консалтинговые и рекламные услуги с использованием персональных данных клиентов;
любые ИП, которые хранят сведения о сотрудниках, партнёрах и клиентах в электронных или бумажных формах.

Процедура подачи отчёта проста: необходимо заполнить форму в личном кабинете Роскомнадзора, указав сведения о категории обрабатываемых данных, объёме базы, целях обработки и мерах по защите информации. Сроки подачи фиксированы: первая декларация подаётся в течение 30 дней после начала обработки, последующие – ежегодно в установленный нормативный период.

Нарушение требований влечёт административную ответственность, включая штрафы и приостановление деятельности. Поэтому индивидуальные предприниматели, работающие с персональными данными, должны внимательно следить за актуальностью своих регистраций и своевременно обновлять информацию в системе. Это гарантирует законность операций и защищает права физических лиц.

Государственные и муниципальные органы

Государственные и муниципальные органы обязаны регулярно представлять в Роскомнадзор сведения о способах обработки персональных данных, которые находятся в их ведении. Такие отчёты включают перечень баз данных, категории обрабатываемой информации, цели и правовые основания обработки, а также меры, принятые для обеспечения безопасности данных.

Отчётность распространяется на все уровни власти: федеральные министерства, ведомства, службы, а также региональные администрации, городские и районные органы управления. Каждый орган, который собирает, хранит или использует персональные данные физических лиц, независимо от масштаба деятельности, обязан подавать в Роскомнадзор соответствующие документы в установленные сроки.

В практическом плане процесс выглядит так:

Формирование реестра персональных данных, включающего сведения о типах данных и их источниках.
Оценка рисков и документирование принятых технических и организационных мер защиты.
Составление отчёта, который отражает соответствие требованиям Федерального закона «О персональных данных».
Подача отчёта через электронный портал Роскомнадзора с указанием ответственного лица и контактных данных.

Ответственность за своевременную и достоверную подачу отчётов лежит на руководителях органов. Нарушения влекут за собой административные штрафы и могут привести к ограничительным мерам со стороны надзорного органа. Таким образом, государственные и муниципальные структуры являются ключевыми участниками системы контроля за обработкой персональных данных в России.

Случаи, не требующие уведомления

Обработка данных для исполнения договора

Обработка персональных данных для исполнения договора — обязательная составляющая любой коммерческой сделки. При заключении контракта стороны собирают, сохраняют и используют сведения о физических лицах исключительно в целях выполнения своих обязательств: оформление заказа, доставка товаров, предоставление услуг, расчёт вознаграждения и т.п. Законодательство чётко ограничивает объём и сроки такой обработки, а также предписывает обязательный контроль за её законностью.

Все организации, которые становятся операторами персональных данных в рамках договорных отношений, обязаны вести учёт действий с данными и регулярно предоставлять сведения в уполномоченный орган. Отчётность возлагается на юридические лица, которые определены как «операторы» или «контроллеры» персональных данных. К таким субъектам относятся:

юридические лица‑заказчики, получающие данные от контрагентов для исполнения своих обязательств;
поставщики и подрядчики, обрабатывающие персональные сведения в рамках договоров подряда или сервисных соглашений;
онлайн‑платформы и агрегаторы, собирающие данные о пользователях для обеспечения выполнения коммерческих условий;
финансовые организации, осуществляющие проверку контрагентов и расчёты по договору.

Эти организации обязаны формировать и отправлять в Роскомнадзор сведения о проведённой обработке, о категориях обрабатываемых данных, о целях их использования и о мерах защиты. Отчёт подаётся в установленном формате через электронный сервис государственного реестра, при этом сроки подачи фиксированы нормативным актом и не подлежат откладыванию.

Нарушение требований по сдаче отчётов влечёт административную ответственность: наложение штрафов, приостановка деятельности по обработке персональных данных и другие санкции. Поэтому каждый оператор обязан внедрять внутренние процедуры контроля, назначать ответственных за подготовку отчётных форм и регулярно проверять соответствие своих действий требованиям законодательства. Это гарантирует законность обработки, защищённость прав субъектов данных и надёжность исполнения договорных обязательств.

Обработка данных в рамках трудовых отношений

Обработка персональных данных в рамках трудовых отношений регулируется федеральным законом «О персональных данных» и Трудовым кодексом РФ. Работодатели обязаны собирать, хранить и использовать сведения о сотрудниках только в целях обеспечения выполнения трудовых обязанностей, ведения кадрового учёта и исполнения обязательств перед государством. Любое отклонение от установленных целей считается нарушением и влечёт административную ответственность.

Для соблюдения требований законодательства организации обязаны вести реестр операций с персональными данными, проводить оценку рисков и обеспечивать защиту информации от несанкционированного доступа. Кроме того, каждое юридическое лицо, осуществляющее обработку персональных данных, должно своевременно информировать уполномоченный орган о своей деятельности.

Отчётность перед Роскомнадзором возлагается непосредственно на юридическое лицо, которое является оператором персональных данных. Это, как правило, работодатель – юридическое лицо, индивидуальный предприниматель или филиал, где происходит обработка данных сотрудников. В случае привлечения к процессу сторонних сервисов (например, аутсорсинговых компаний по обслуживанию бухгалтерии или кадров) ответственность за сдачу отчётов остаётся за работодателем, который сохраняет статус оператора.

Ключевые обязанности по отчётности:

Регистрация в реестре операторов персональных данных;
Сдача уведомления о начале обработки персональных данных в установленный срок;
Предоставление периодических отчётов о выполнении требований закона (в том числе о проведённых аудиторских проверках и инцидентах безопасности);
Осуществление контроля за соблюдением условий обработки, если функции оператора делегированы третьим лицам.

Таким образом, юридическое лицо, осуществляющее непосредственную обработку данных работников, является тем, кто формирует и передаёт необходимые документы в Роскомнадзор. Это обязательное условие для поддержания легитимности трудовых отношений и предотвращения штрафных санкций.

Сведения, относящиеся к деятельности средств массовой информации

Сведения, относящиеся к деятельности средств массовой информации, включают сведения о сборе, хранении и обработке персональных данных журналистов, источников, читателей и зрителей. По законодательству о персональных данных такие сведения подлежат обязательному контролю со стороны Роскомнадзора.

Отчёт в Роскомнадзор подают юридические лица, осуществляющие деятельность в сфере массовой информации, а именно:

редакции печатных изданий (газет, журналов, периодических публикаций);
онлайн‑издания и новостные порталы, размещающие контент в интернете;
телекомпании, вещающие телевизионные программы;
радиостанции, предоставляющие эфирное вещание;
информационные агентства, распространяющие новости и аналитические материалы;
издательские дома, выпускающие аудио‑ и видеопродукцию, а также другие организации, получившие статус СМИ согласно Федеральному закону «О средствах массовой информации».

Эти организации обязаны регулярно передавать в Роскомнадзор:

сведения о целях и правовых основаниях обработки персональных данных;
перечень категорий обрабатываемых данных (имя, фамилия, контактные данные, сведения о профессиональной деятельности и др.);
информацию о размещении баз данных, используемых для хранения персональных данных;
данные о мерах, принятых для обеспечения безопасности персональных данных (технические и организационные меры);
отчёты о выявленных инцидентах, связанных с утратой, раскрытием или иным нарушением безопасности персональных данных, а также о принятых мерах по их устранению.

В случае изменения целей обработки, расширения перечня обрабатываемых категорий данных или перехода на новые технологии (например, внедрение автоматизированных систем анализа контента), организации обязаны оперативно вносить соответствующие изменения в отчётность и направлять их в надзорный орган.

Таким образом, все юридические лица, зарегистрированные как средства массовой информации и работающие с персональными данными, являются субъектами, обязующимися предоставлять в Роскомнадзор полные и достоверные сведения о своей деятельности в сфере персональных данных. Эти меры направлены на защиту прав субъектов данных и обеспечение прозрачности работы медиа‑организаций.

Обработка данных для разового пропуска

Обработка персональных данных для разового пропуска требует точного соблюдения нормативных требований. При выдаче пропуска собираются сведения о физическом лице – ФИО, паспортные данные, цель и срок доступа. Эти данные фиксируются в базе, сохраняются лишь на время действия пропуска и уничтожаются сразу после его истечения. Такие сведения относятся к категории особой конфиденциальности, поэтому их обработка должна осуществляться на основании законного основания, с обязательным документированием всех действий и контроля доступа.

Для обеспечения законности обработки организации обязаны вести реестр операций, фиксировать согласие субъекта данных (если это требуется), а также применять технические и организационные меры защиты: шифрование, ограничение доступа, журналирование действий. При обнаружении инцидента, связанного с утратой или раскрытием данных, необходимо немедленно принять меры по локализации риска и уведомить уполномоченные органы.

Отчетность перед надзорным органом формируют юридические лица, которые являются операторами персональных данных. К таким субъектам относятся:

компании, предоставляющие услуги доступа к охраняемым объектам;
организации, осуществляющие контроль входа и выхода персонала;
разработчики и поставщики программных решений, включающих модуль разового пропуска;
подрядчики, выполняющие обработку данных от имени заказчика.

Эти организации собирают, хранят и используют сведения о физических лицах, поэтому они обязаны регулярно представлять в Роскомнадзор сведения о выполнении требований законодательства о персональных данных. В отчете указываются виды обрабатываемой информации, цели её использования, применяемые меры защиты и результаты аудитов. Такой подход гарантирует прозрачность деятельности и позволяет надзорному органу контролировать соблюдение прав субъектов данных.

Сведения, представляемые в отчёте

Информация об операторе

Оператор персональных данных — юридическое лицо, индивидуальный предприниматель или иное лицо, которое определяет цели и способы обработки персональной информации. Именно такие субъекты обязаны предоставлять в Роскомнадзор отчёты о своей деятельности с персональными данными.

К отчету привлекаются все организации, которые собирают, хранят, используют или передают сведения о физических лицах, независимо от их формы собственности и отраслевой принадлежности. К ним относятся:

коммерческие компании всех размеров, включая крупные корпорации и малый бизнес;
государственные и муниципальные органы, а также их подразделения;
некоммерческие организации, фонды и ассоциации;
индивидуальные предприниматели, осуществляющие обработку персональных данных в рамках своей деятельности;
образовательные и медицинские учреждения, которые работают с конфиденциальной информацией о пациентах и учащихся;
онлайн‑платформы, сервисы мобильных приложений, социальные сети и другие цифровые сервисы, собирающие данные пользователей.

Для каждого из перечисленных субъектов закон требует представления ежегодного отчёта, в котором указываются виды обрабатываемой информации, категории субъектов данных, меры по обеспечению их безопасности и сведения о возможных инцидентах. Невыполнение этого обязательства влечёт административную ответственность, включая штрафы и приостановку деятельности.

Таким образом, любой субъект, который является оператором персональных данных, обязан регулярно информировать Роскомнадзор о своей работе с личной информацией, соблюдая установленные нормативные требования.

Цели и правовые основания обработки

Обработка персональных данных в России допускается только при наличии чётко определённых целей и законных оснований. Цели могут включать выполнение договорных обязательств, обеспечение безопасности информационных систем, выполнение государственных функций, а также реализацию маркетинговых и аналитических задач. Без указания конкретной цели оператор не имеет права инициировать сбор, хранение или передачу личных данных.

Законодательные рамки регулируются Федеральным законом «О персональных данных» № 152‑ФЗ и рядом подзаконных актов. Основные правовые основания, позволяющие обрабатывать данные, включают:

добровольное согласие субъекта персональных данных;
исполнение договора, в рамках которого обработка необходима;
выполнение обязательств, предусмотренных законодательством;
защита жизненно важных интересов субъекта или других лиц;
выполнение задач, возложенных на органы государственной власти;
реализация законных интересов оператора, при условии, что они не нарушают права и свободы субъекта.

Ответственность за соблюдение этих требований несут юридические лица и индивидуальные предприниматели, которые являются операторами персональных данных. Именно они обязаны вести реестр операций, обеспечивать защиту информации и предоставлять отчётные сведения в Роскомнадзор. К отчётным субъектам относятся:

компании, собирающие данные о клиентах и сотрудниках;
организации, предоставляющие услуги онлайн‑платформ, мобильных приложений и веб‑сервисов;
государственные органы, осуществляющие обработку персональных данных в рамках своих функций;
подрядчики и субподрядчики, получающие доступ к данным в рамках выполнения задач заказчика.

Регулярное предоставление статистических и аналитических отчётов осуществляется в форме электронных заявлений через портал Роскомнадзора. В отчёте указываются категории обрабатываемых данных, цели их использования, основания обработки и меры, принятые для защиты информации. Несоблюдение требований приводит к административной ответственности, вплоть до штрафов и приостановления деятельности.

Таким образом, только юридические лица, выступающие в роли операторов персональных данных, обязаны формировать и сдавать отчётные документы в надзорный орган, подтверждая законность и обоснованность своих действий. Это гарантирует прозрачность обработки и защищает права граждан.

Категории обрабатываемых персональных данных

Операторы персональных данных, которые обязаны представлять отчёт в Роскомнадзор, обязаны чётко классифицировать информацию, попадающую под их контроль. В их практике выделяются несколько основных групп данных, каждая из которых требует отдельного подхода к защите и документированию.

‑ Общие сведения – фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, паспортные данные, контактные телефоны и адреса. Эти данные используются в большинстве бизнес‑процессов, от оформления договоров до рассылки уведомлений.

‑ Биометрические данные – отпечатки пальцев, изображения лица, голосовые образцы. Их обработка допускается только при наличии явного согласия субъекта и в случаях, предусмотренных законом (например, для доступа к охраняемым объектам).

‑ Медицинские данные – сведения о состоянии здоровья, диагнозах, результатах анализов, истории лечения. Такие сведения относятся к особой категории и требуют повышенных мер защиты, включая шифрование и ограниченный доступ.

‑ Финансовые сведения – банковские реквизиты, номера кредитных карт, история транзакций. Обработка этих данных обязана соответствовать требованиям ФЗ «О персональных данных» и нормативов Банка России.

‑ Данные о местоположении – координаты, информация о посещенных объектах, маршруты перемещения. Их сбор может быть оправдан только при наличии законных оснований, например, для обеспечения безопасности сотрудников.

‑ Сведения о профессиональной деятельности – должность, трудовой стаж, характеристики работы, результаты аттестаций. Эти данные часто требуются для формирования кадровой политики и расчёта заработной платы.

Каждая из перечисленных категорий вносится в отчёт, представляемый в Роскомнадзор, в виде отдельного пункта с указанием целей обработки, правовых оснований и применяемых мер защиты. Операторы обязаны демонстрировать, что их процедуры соответствуют требованиям ФЗ «О персональных данных», а также своевременно фиксировать любые инциденты, связанные с утратой или раскрытием информации. Такой подход позволяет контролирующему органу оценивать степень риска и принимать необходимые меры надзора.

Меры по обеспечению безопасности данных

В России обязанными представлять сведения о соблюдении требований к защите персональных данных являются юридические лица и индивидуальные предприниматели, которые собирают, хранят или используют такие данные в своей деятельности. К ним относятся операторы персональных данных, владельцы онлайн‑сервисов, финансовые учреждения, медицинские организации, образовательные учреждения и любые другие компании, фиксирующие информацию о физических лицах. Каждый из этих субъектов обязан регулярно подавать в Роскомнадзор отчёт о реализованных мерах по обеспечению безопасности данных, а также о выявленных инцидентах и принятых мерах реагирования.

Для выполнения требований к защите информации рекомендуется внедрять комплексный набор мер:

Технические средства защиты: шифрование данных как в состоянии покоя, так и при передаче; использование средств контроля доступа (аутентификация, многофакторные методы); регулярное обновление программного обеспечения и патчей.
Организационные меры: разработка и утверждение политики безопасности, назначение ответственного за обработку персональных данных, проведение периодических аудитов и проверок соответствия.
Обучение персонала: проведение регулярных семинаров и тренингов по работе с конфиденциальной информацией, информирование сотрудников о потенциальных угрозах и способах их предотвращения.
Мониторинг и реагирование: внедрение систем обнаружения вторжений и аномалий, обеспечение возможности быстрых действий при возникновении инцидентов, документирование всех шагов реагирования.
Управление рисками: проведение оценки рисков для каждой категории обрабатываемых данных, разработка планов минимизации и восстановления после возможных утрат или утечек.

Соблюдение перечисленных мер позволяет не только выполнить законодательные обязательства, но и существенно снизить вероятность утраты или компрометации персональной информации. При этом отчетность перед надзорным органом служит подтверждением готовности организации к защите интересов граждан и демонстрирует её приверженность высоким стандартам информационной безопасности.

Порядок и сроки представления

Форма подачи

Отчёт о мероприятиях, связанных с обработкой персональных данных, подаётся в Роскомнадзор исключительно в электронном виде. Ответственность за подготовку и отправку отчёта лежит на организациях‑операторах персональных данных: юридических лицах, индивидуальных предпринимателях, государственных учреждениях, а также на иных субъектах, которые осуществляют сбор, хранение, использование или передачу персональной информации.

Для подачи используется личный кабинет на официальном портале Роскомнадзора. После регистрации и подтверждения полномочий представителя организации в системе появляется доступ к специализированным формам. Наиболее распространённые формы включают:

Форма 1 – сведения о зарегистрированных базах персональных данных, их объёме и целях обработки;
Форма 2 – информация о реализованных мерах по обеспечению безопасности данных, о проведённых аудиторских проверках и о результатах инцидентов;
Форма 3 – отчёт о выполнении требований к передаче данных за границу, если таковая имела место.

Каждая форма заполняется в онлайн‑режиме, после чего генерируется файл в формате PDF или XML, который автоматически прикрепляется к заявке. При необходимости можно загрузить дополнительные документы: протоколы аудита, акты о проведённых обучениях персонала, договоры с подрядчиками‑обработчиками.

Сроки подачи фиксированы законодательством: отчёт за каждый отчётный период должен быть отправлен в течение 30 дней после его завершения. Система проверяет корректность заполнения полей, наличие обязательных подпечатанных элементов и соответствие формата загружаемых файлов. После успешной проверки заявка получает статус «Принято», и в личном кабинете появляется подтверждающий документ с уникальным номером.

Если в процессе подачи обнаруживаются ошибки, система выдаёт подробный список замечаний. Исправления вносятся в той же форме, после чего заявка повторно отправляется на проверку. Такой механизм гарантирует, что все обязательные сведения будут предоставлены в полном объёме и без задержек.

Момент подачи

Отчёт о деятельности по обработке персональных данных подаётся в установленный законом срок, и от соблюдения этого графика зависят как правовая безопасность организации, так и её репутация. Сроки подачи фиксированы нормативными актами и зависят от типа субъекта и объёма обрабатываемой информации.

Основные категории субъектов, обязанных предоставлять отчёт, включают:

юридические лица, осуществляющие обработку персональных данных в коммерческих целях;
индивидуальные предприниматели, использующие персональные данные в своей деятельности;
государственные органы и органы местного самоуправления, которые собирают и хранят сведения о гражданах;
медицинские учреждения, образовательные организации и иные публичные структуры, работающие с чувствительными данными;
онлайн‑сервисы, мобильные приложения и платформы, собирающие данные пользователей.

Для большинства операторов отчетность представляется раз в год. Крайний срок — 1 февраля года, следующего за отчётным, за исключением категорий, подпадающих под более частую отчётность. К таким относятся:

организации, обрабатывающие особые категории персональных данных (медицинские, биометрические и т.п.) — квартальная отчётность;
операторы, выявившие инцидент утечки или несанкционированного доступа — обязательное уведомление в течение 72 часов с момента обнаружения, а затем более детализированный отчёт в течение 30 дней.

Точное соблюдение указанных сроков гарантирует, что контролирующий орган получит актуальную информацию о практиках обработки данных, а организация избежит штрафов и иных санкций. При подготовке отчёта необходимо заранее собрать сведения о целях обработки, категориях субъектов данных, применяемых мерах защиты и результатах аудитов. Такой системный подход позволяет без задержек выполнить обязательство и продемонстрировать прозрачность деятельности перед надзорными органами.

Ответственность за непредставление или несвоевременное представление

Виды нарушений

Ответственность за предоставление сведений в Роскомнадзор возлагается на всех операторов персональных данных, а также на их уполномоченных представителей. Их обязанность фиксировать и передавать информацию о сборе, обработке и хранении данных обусловлена законодательством о защите персональной информации. При этом нарушение требований регулятора классифицируется по нескольким направлениям.

Неправильное оформление уведомления. Оператор подаёт форму с ошибками, пропускает обязательные реквизиты или предоставляет недостоверные сведения о целях обработки. Такое действие считается административным проступком и влечёт штрафные санкции.
Своевременность подачи отчётов. Закон требует уведомлять Роскомнадзор в течение установленного срока после начала обработки персональных данных. Пропуск установленного периода или задержка более чем на 30 дней рассматривается как грубое нарушение.
Неполнота раскрытой информации. В отчёте обязаны быть указаны категории субъектов данных, перечень источников их получения, технические и организационные меры защиты. Уменьшение объёма представленных данных или сокрытие фактов приводит к административной ответственности.
Отсутствие согласия субъектов. Если оператор собирает и использует персональные данные без получения согласия (или без законных оснований), это нарушение фиксируется в отчёте как факт неправомерной обработки.
Нарушения при передаче данных за границу. Оператор обязан указать страны‑получатели и наличие международных соглашений. Передача без надлежащего контроля считается серьёзным проступком.
Неуведомление о факте утечки. При утечке, утрате или несанкционированном доступе к персональным данным оператор обязан в течение 72 часов известить Роскомнадзор. Пренебрежение этим требованием влечёт значительные штрафы.
Нарушения требований к технической защите. Оператор обязан реализовать меры по шифрованию, контролю доступа и мониторингу. Отсутствие или недостаточность указанных мер фиксируется как нарушение нормативных требований.
Отказ от проведения аудита. Регулятор может потребовать независимую проверку процессов обработки данных. Непредоставление результатов аудита считается административным правонарушением.

Каждое из перечисленных нарушений подлежит оценке Роскомнадзором, а последствия варьируются от штрафов в размере от 6 000 до 30 000 рублей за каждое правонарушение до приостановления деятельности оператора. Операторы персональных данных должны строго соблюдать регламент подачи отчётов и гарантировать полноту, точность и своевременность предоставляемой информации, иначе рискуют столкнуться с серьёзными юридическими последствиями.

Возможные последствия

Отчёт о соблюдении требований по защите персональных данных в Роскомнадзор обязаны предоставлять все организации, которые осуществляют обработку персональных данных в рамках своей деятельности. К таким субъектам относятся юридические лица, индивидуальные предприниматели, государственные и муниципальные органы, а также любые другие организации, зарегистрированные в России и использующие персональные данные граждан. В случае наличия дочерних компаний или филиалов, каждый из них обязан представить отдельный отчёт, если их деятельность подразумевает обработку персональных данных.

Непредставление отчёта или предоставление недостоверных сведений влечёт за собой серьёзные последствия:

Штрафы в размере от 5 % до 30 % от годового дохода организации за каждый день просрочки, но не менее 100 000 рублей.
Приостановление деятельности, связанной с обработкой персональных данных, вплоть до полного закрытия подразделения.
Внесение в реестр нарушителей, что негативно сказывается на репутации и ограничивает возможность участия в государственных тендерах.
Привлечение к административной ответственности руководителей, которые могут быть привлечены к личной ответственности за нарушение закона.
Возможность возбуждения уголовного дела в случае умышленного разглашения или утраты персональных данных, что чревато лишением свободы на срок до пяти лет.
Обязанность возмещения ущерба пострадавшим субъектам персональных данных, включая компенсацию морального вреда.

Эти меры направлены на то, чтобы обеспечить строгий контроль за обработкой персональных данных и предостеречь организации от пренебрежения законодательными требованиями. Несоблюдение правил приводит к финансовым потерям, ухудшению деловой репутации и, в крайнем случае, к уголовному преследованию. Поэтому каждая организация должна тщательно готовить отчёт, своевременно его сдавать и гарантировать точность предоставляемой информации.