Как заполнить уведомление в Роскомнадзор об обработке персональных данных?

Общие положения

Законодательная база

Законодательная база, регулирующая процесс уведомления Роскомнадзора об обработке персональных данных, сформирована несколькими ключевыми нормативными актами. Главным документом является Федеральный закон № 152‑ФЗ «О персональных данных», который определяет порядок сбора, хранения, использования и защиты информации о физических лицах. Этот закон устанавливает обязательность уведомления органов о начале обработки персональных данных, если организация не относится к операторам, подлежащим обязательному государственному контролю.

Дополняет основную нормативную структуру Федеральный закон № 59‑ФЗ «О защите прав потребителей», который в части обработки персональных данных, полученных в рамках потребительских отношений, требует соблюдения прозрачности и информирования субъектов данных. Нормативный акт от 12 июля 2015 г. № 242‑н «Об утверждении Положения о порядке уведомления Роскомнадзора об обработке персональных данных» конкретизирует форму, содержание и сроки подачи уведомления. В рамках этого положения указаны обязательные реквизиты: наименование организации, ИНН, ОКВЭД, перечень категорий обрабатываемых данных, цели обработки, сроки хранения и перечень мер по обеспечению их безопасности.

Необходимо также учитывать требования Приказа Роскомнадзора от 28 апреля 2014 г. № 120 «Об утверждении формы уведомления об обработке персональных данных». Форма содержит блоки для указания контактных данных ответственного лица, описания технологических процессов, а также сведения о передаче данных третьим лицам. При заполнении формы следует опираться на положения вышеуказанных законов, чтобы обеспечить полное соответствие требованиям.

Для практического оформления уведомления рекомендуется следовать такому порядку:

Подготовить юридический документ, в котором указаны полные реквизиты организации (название, ИНН, КПП, юридический адрес).
Перечислить все категории персональных данных, подлежащих обработке (например, ФИО, паспортные данные, контактная информация).
Описать цели обработки, соотнося их с пунктами Федерального закона № 152‑ФЗ (исполнение договора, маркетинг, аналитика и т. д.).
Установить сроки хранения данных, руководствуясь принципом минимизации и требованиями закона.
Описать меры по обеспечению безопасности (шифрование, ограниченный доступ, регулярный аудит).
Указать, передаются ли данные третьим лицам, и если да, то указать их реквизиты и цели передачи.
Подписать документ уполномоченным представителем и отправить в Роскомнадзор в установленные сроки (не позднее 30 дней с момента начала обработки).

Соблюдение всех перечисленных нормативных актов гарантирует, что уведомление будет принято без требований доработки и позволит организации законно вести обработку персональных данных.

Цель подачи уведомления

Цель подачи уведомления в Роскомнадзор – это официальное подтверждение того, что организация осведомлена о своих обязанностях по защите персональных данных и готова соблюдать требования законодательства. Такая процедура фиксирует факт начала или изменения обработки данных, что позволяет контролирующему органу вести надзор и оценивать соответствие деятельности правовым нормам.

Подача уведомления решает несколько практических задач:

Соблюдение закона. Регистрация обработки персональных данных является обязательным элементом правового режима в сфере защиты информации. Отсутствие уведомления влечёт за собой административную ответственность.
Прозрачность для субъектов данных. Уведомление фиксирует, какие категории данных собираются, цели их использования и сроки хранения, что повышает доверие клиентов и партнёров.
Предотвращение штрафов. При своевременной подаче и корректном оформлении документа организации избегают финансовых санкций, которые могут достигать значительных сумм.
Упрощение взаимодействия с контролирующими органами. Наличие официального уведомления ускоряет процесс проверки и позволяет быстро получать ответы на запросы Роскомнадзора.
Внутренняя регламентация. Оформление уведомления фиксирует внутренние процедуры обработки данных, что упрощает их последующий аудит и контроль.

Таким образом, цель подачи уведомления – это обеспечение законности и открытости обработки персональных данных, защита интересов как организации, так и субъектов информации, а также минимизация рисков, связанных с возможными нарушениями. Выполняя эту задачу, компания демонстрирует свою ответственность и готовность к надлежащему управлению персональными данными.

Кто обязан подавать уведомление

Операторы персональных данных

Оператор персональных данных — это юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, который определяет цели и способы обработки персональной информации. Оператор несёт полную ответственность за соответствие своих действий требованиям законодательства, в частности Федерального закона «О персональных данных». При этом каждое действие, связанное с получением, хранением, использованием или передачей данных, должно быть отражено в официальном уведомлении, подаваемом в Роскомнадзор.

Для подготовки уведомления необходимо собрать следующую информацию: полное наименование организации, ИНН, ОГРН, юридический адрес и контактные данные ответственного лица; перечень категорий обрабатываемых персональных данных (фамилия, имя, отчество, паспортные данные, сведения о здоровье и т.д.); цели обработки (выплата заработной платы, выполнение договора, маркетинг, аналитика и др.); правовые основания, на которых осуществляется обработка (согласие субъекта, договор, закон); способы и места хранения данных (бумажные архивы, серверы, облачные сервисы); сроки хранения каждой категории данных; список третьих лиц, которым передаётся информация (банки, страховые компании, партнеры). Все эти сведения фиксируются в едином документе, который подписывается уполномоченным представителем организации.

При заполнении формы в личном кабинете Роскомнадзора необходимо последовательно вводить указанные данные в соответствующие поля. Важно соблюдать формат даты (ДД.ММ.ГГГГ), использовать официальные коды ОКВЭД для указания видов деятельности и точно указать ИНН без пробелов. После ввода всех полей система проверит наличие обязательных реквизитов и выдаст предупреждение, если что‑то пропущено. После успешного прохождения проверки документ сохраняется в формате PDF и отправляется в электронный приёмный ящик Роскомнадзора.

Для ускорения процесса рекомендуется подготовить шаблон уведомления в текстовом редакторе, где все поля уже проставлены, а лишь меняются данные конкретного оператора. Это устраняет риск ошибок при вводе и гарантирует, что все обязательные пункты будут учтены. После отправки уведомления оператор получает подтверждение о регистрации, в котором указаны дата и номер обращения. Этот документ следует хранить в архиве совместно с политикой обработки персональных данных и актом согласия субъектов, если такой используется.

Если в дальнейшем меняются цели обработки, категории данных или список получателей, необходимо подготовить дополнительное уведомление, указав изменения и приложив актуализированную политику конфиденциальности. Регулярный мониторинг требований Роскомнадзора помогает избежать штрафов и сохраняет репутацию организации как надёжного хранителя персональной информации.

Случаи, освобождающие от подачи

При подготовке уведомления в Роскомнадзор важно помнить, что не все виды обработки персональных данных требуют подачи документа. Существует ряд ситуаций, когда обязанность подачи уведомления отпадает полностью.

Во‑первых, если обработка носит исключительно внутренний характер и не направлена на создание публичных баз данных, уведомление не требуется. Это относится к случаям, когда данные используются исключительно для выполнения служебных обязанностей сотрудников и не передаются третьим лицам.

Во‑вторых, обработка персональных данных, осуществляемая в рамках судебного разбирательства, следственных действий или иных процессуальных процедур, также освобождает от подачи. Здесь данные применяются в интересах правосудия, а не в коммерческих целях.

В‑третьих, если организация является малым предприятием, численность которого не превышает 15 человек, и при этом не осуществляет систематическую обработку больших массивов персональных данных, уведомление не требуется. Такой порог установлен законодательством для снижения административной нагрузки на небольшие компании.

В‑четвёртых, обработка персональных данных, полученных в открытом доступе, например, из официальных реестров, публикаций в СМИ или публичных профилей в социальных сетях, не подлежит обязательному уведомлению, если цель использования ограничена проверкой достоверности информации.

Наконец, если обработка осуществляется исключительно в целях обеспечения информационной безопасности собственных систем, без передачи данных внешним субъектам, подача уведомления также не требуется. Это касается, например, внутреннего мониторинга доступа к корпоративным ресурсам.

Суммируя, освобождение от подачи уведомления возникает при:

внутренней, ненаправленной наружу обработке;
использовании данных в судебных и следственных процессах;
работе небольших организаций с ограниченным объёмом обработки;
работе с информацией, уже находящейся в открытом доступе;
обеспечении внутренней информационной безопасности без передачи данных третьим лицам.

Учитывая указанные случаи, можно точно определить, нужен ли документ в конкретной ситуации, и избежать лишних бюрократических процедур.

Сведения, необходимые для уведомления

Общие данные об операторе

Наименование и реквизиты

При заполнении уведомления в Роскомнадзор особое внимание следует уделить разделу «Наименование и реквизиты». Именно здесь указываются официальные сведения о субъекте, который осуществляет обработку персональных данных. Ошибки в этом блоке могут привести к отклонению заявки и необходимости повторного подачи.

Во всех полях необходимо использовать полные, официально зарегистрированные названия. Не допускается сокращений, unless they are part of the legal name. Для юридических лиц указываются:

Полное наименование организации в соответствии с учредительными документами;
Юридический адрес (строка, включающая индекс, район, город, улицу и номер помещения);
ОГРН и ИНН (по порядку, без пробелов);
КПП (при наличии);
Форма собственности (например, ООО, АО, ИП);
ФИО руководителя, действующего на основании устава или доверенности;
Контактный телефон и адрес электронной почты, по которым Роскомнадзор может связаться с организацией.

Для индивидуальных предпринимателей следует указать:

ФИО полностью, как в паспорте;
ИНН и ОГРНИП;
Адрес места жительства (регистрации);
Наименование вида деятельности, связанной с обработкой персональных данных;
Свой контактный телефон и e‑mail.

Все реквизиты проверяются автоматически, поэтому рекомендуется скопировать данные из официальных документов или справок, а не перепечатывать их вручную. При вводе данных убедитесь, что в полях нет лишних пробелов, лишних знаков препинания и опечаток. После заполнения раздела «Наименование и реквизиты» проверьте, что информация полностью совпадает с данными, указанными в ЕГРЮЛ или ЕГРИП, иначе уведомление будет отклонено.

Адрес и контакты

При заполнении уведомления в Роскомнадзор важно правильно указать юридический адрес организации и контактные данные ответственного лица. Ошибки в этих полях могут привести к отклонению заявления или задержке его рассмотрения.

Юридический адрес указывается в полном виде: страна, субъект федерации, район (если требуется), город, улица, дом, корпус и офис. Не допускается сокращать названия улиц или использовать аббревиатуры, не закреплённые в официальных справочниках. Если в организации несколько филиалов, в уведомлении указывается основной адрес, а дополнительные места деятельности указываются в отдельном поле «дополнительные адреса».

Контактные данные включают:

ФИО ответственного за обработку персональных данных лица;
Должность (например, руководитель отдела информационной безопасности);
Номер телефона с кодом страны и региона;
Адрес электронной почты, который регулярно проверяется;
При наличии — факс.

Если у организации есть служба поддержки, её телефон и e‑mail также можно добавить в качестве альтернативных контактов. Это повысит доступность информации для контролирующего органа и ускорит процесс коммуникации.

При указании телефона необходимо использовать международный формат: «+7 (XXX) XXX‑XX‑XX». В случае, если телефонный номер меняется в течение года, следует сразу же обновить данные в уведомлении, иначе уведомление будет считаться неактуальным.

Электронную почту следует указывать без лишних символов и пробелов, например: [email protected]. Почтовый ящик должен быть рабочим, а не временным или личным, чтобы Роскомнадзор мог связаться с организацией в любой момент.

Если в уведомлении предусмотрено поле «дополнительные контакты», в него вносятся телефон горячей линии и часы её работы, а также ссылки на страницы сайта, где размещена политика конфиденциальности. Это демонстрирует готовность организации к открытой коммуникации и соблюдению требований законодательства.

Наконец, перед отправкой формы проверьте, что все указанные данные совпадают с учредительными документами и регистрационными сведениями. Совпадение адреса и контактных данных с официальными реестрами исключает возможность возврата уведомления на доработку.

Данные об обработке персональных данных

Категории субъектов данных

При подготовке уведомления в Роскомнадзор необходимо чётко определить, какие группы физических лиц будут затронуты обработкой персональных данных. Точная классификация субъектов позволяет избежать ошибок и ускорить проверку со стороны регулятора.

Во-первых, следует указать сотрудников организации. Это могут быть как штатные работники, так и временно привлечённые специалисты, подрядчики и стажёры. Для каждой группы требуется указать объём собираемых данных (например, ФИО, паспортные данные, сведения о зарплате) и цели их использования (управление кадрами, расчёт заработной платы, проведение аттестаций).

Во-вторых, в список необходимо включить контрагентов: поставщиков, партнеров, клиентов и покупателей. Для каждого типа контрагента следует перечислить характер собираемых сведений (контактная информация, реквизиты, история взаимодействия) и основание их обработки (заключение и исполнение договоров, обслуживание клиентов, маркетинговые мероприятия).

В-третьих, следует отразить категории пользователей сервисов, если организация предоставляет онлайн‑платформы, мобильные приложения или веб‑ресурсы. Это могут быть зарегистрированные пользователи, гости, подписчики рассылок. Необходимо указать, какие данные собираются (логины, IP‑адреса, файлы cookie, данные о действиях) и с какой целью (идентификация, аналитика, персонализация контента).

В-четвёртых, если в деятельности участвуют несовершеннолетние, их статус обязателен к указанию. Для детей следует уточнить, какие именно сведения собираются (например, имя, дата рождения, контактные данные родителей) и какие меры защиты применяются.

Наконец, в уведомлении следует перечислить любые другие группы, которые могут быть затронуты, например, участники исследований, лица, подавшие заявки на участие в мероприятиях, а также лица, чьи данные получаются из публичных источников. Для каждой такой категории требуется указать правовую основу сбора и цели обработки.

Точный перечень категорий субъектов данных, их описание и цели использования позволяют сформировать корректное уведомление, отвечающее требованиям законодательства о персональных данных. Это повышает прозрачность обработки и снижает риск административных санкций.

Категории обрабатываемых данных

При подготовке уведомления в Роскомнадзор необходимо чётко указать, какие именно категории персональных данных подлежат обработке. Это фундаментальная часть документа, без которой сведения о деятельности организации будут неполными и могут привести к отказу в приёме заявки.

Во-первых, определите, относится ли информация к общим личным данным (ФИО, дата рождения, пол, гражданство). Если такие сведения собираются, они обязаны быть отражены в перечне.

Во-вторых, включите контактные данные субъектов – адреса электронной почты, номера телефонов, почтовые индексы, адреса проживания. Эти сведения часто используются для связи и рассылки уведомлений, поэтому их нельзя упускать.

В-третьих, если в вашей деятельности обрабатываются специальные категории данных, их необходимо выделить отдельным пунктом. К таким относятся:

биометрические данные (отпечатки пальцев, голосовые образцы);
сведения о здоровье (медицинские карты, результаты анализов);
данные о семейном положении и детях;
сведения о религиозных убеждениях, политических взглядах, членстве в профсоюзах.

Если вы работаете с финансовой информацией, укажите:

номера банковских карт, счета, ИНН, СНИЛС;
сведения о доходах, налоговых отчислениях, кредитных историях.

Для компаний, которые собирают данные о местоположении, добавьте:

координаты GPS, IP‑адреса, данные о посещаемых объектах.

Не забудьте о данных, получаемых из публичных источников (соцсети, открытые реестры). Даже если информация доступна публично, её обработка должна быть отражена в уведомлении.

После того как все категории перечислены, проверьте их на полноту: каждая группа должна иметь чёткое название и краткое описание, какие именно параметры входят в неё. Такой подход гарантирует, что уведомление будет соответствовать требованиям законодательства и ускорит процесс его рассмотрения.

Правовое основание обработки

Правовое основание обработки персональных данных – это обязательный элемент любой деятельности, связанной с получением, хранением, использованием или передачей сведений о физических лицах. В России определяющим нормативным актом является Федеральный закон № 152‑ФЗ «О персональных данных». Согласно статье 3 этого закона, обработка допускается только при наличии одного из следующих оснований:

согласие субъекта персональных данных, выраженное в свободной форме;
исполнение договора, в котором обработка данных необходима для достижения его целей;
выполнение требований законодательства, включая обязательные регистры и отчётность;
защита жизненно важных интересов субъекта или другого лица, когда согласие получить невозможно;
выполнение задач, связанных с обеспечением национальной безопасности, обороны или правопорядка;
законные интересы оператора или третьих лиц, при условии, что они не противоречат правам и свободам субъекта.

Определив правовое основание, необходимо подготовить уведомление в Роскомнадзор. Приведённый ниже порядок поможет оформить документ корректно и без лишних задержек:

Сбор исходных данных. Зафиксировать полное наименование организации, её ИНН, ОГРН, контактные данные, а также ФИО ответственного лица за обработку персональных данных.
Указание видов обрабатываемых данных. Перечислить категории персональных данных (фамилия, имя, отчество, паспортные данные, биометрия и т.п.) и указать, какие из них являются специальными.
Определение целей обработки. Чётко сформулировать, для чего используются данные: выполнение договорных обязательств, маркетинг, аналитика, обеспечение безопасности и т.д.
Выбор правового основания. В соответствующей графе указать, на каком основании производится обработка (согласие, договор, закон и т.д.) и приложить подтверждающие документы, если это требуется.
Описание способов и сроков хранения. Описать технологию обработки (автоматизированные и ручные методы), меры защиты (шифрование, ограничение доступа) и срок, в течение которого данные будут храниться.
Указание получателей данных. Перечислить организации или лица, которым передаются персональные данные, включая их правовой статус и цель передачи.
Подтверждение согласия. При наличии согласия субъекта приложить копию согласия либо указать порядок получения и документирования согласия.
Подпись и дата. Завершить документ подписью уполномоченного лица и указанием даты заполнения.

После подготовки уведомления следует загрузить его в личный кабинет Роскомнадзора, прикрепив все необходимые приложения. Система автоматически проверит наличие обязательных полей и сообщит о возможных ошибках. При отсутствии замечаний заявка будет принята, и оператор получит подтверждение о регистрации уведомления.

Тщательное соблюдение указанных шагов гарантирует соответствие требованиям законодательства и минимизирует риск административных санкций. Оперативное и корректное оформление уведомления демонстрирует ответственность организации в сфере защиты персональных данных.

Цель обработки

Цель обработки персональных данных — это конкретный повод, по которому организация собирает, сохраняет и использует сведения о физических лицах. В уведомлении, которое подаётся в Роскомнадзор, эта информация должна быть изложена ясно и однозначно, чтобы контролирующий орган мог быстро оценить законность и соответствие деятельности нормативным требованиям.

При заполнении раздела «Цель обработки» следует указать, для чего именно будут использоваться данные. Формулировка должна отражать реальную деятельность организации и не содержать общих, расплывчатых формулировок типа «для ведения деловой активности» без уточнений. Пример корректного описания цели: «предоставление услуг онлайн‑бронирования отелей, включая подтверждение брони, рассылку электронных билетов и обработку платежей». Если обработка охватывает несколько направлений, их перечисляют в виде списка, разделяя запятыми или ставя пункты списка.

Рекомендации по формулировке

Указывайте конкретный вид услуги или продукта, который вы предоставляете.
Описывайте действия, которые будут выполняться с данными (например, проверка достоверности, хранение, передача контрагентам).
При необходимости уточняйте, какие категории субъектов данных задействованы (клиенты, сотрудники, партнёры).
Не используйте абстрактные формулировки, такие как «для обеспечения функционирования системы», если не указано, что именно подразумевается под «системой».

Примеры целей обработки

Осуществление рекламных рассылок о новых предложениях и акциях компании.
Выполнение договорных обязательств по предоставлению консультационных услуг.
Обеспечение безопасности информационных систем, включая мониторинг доступа и выявление попыток несанкционированного вмешательства.
Проведение статистического анализа для улучшения качества обслуживания клиентов.
Выплата заработной платы и начисление налогов для сотрудников организации.

Важно помнить, что цель должна быть законной, конкретной и достижимой. Если в процессе деятельности появляются новые задачи, требующие обработки данных, их необходимо фиксировать в отдельном уведомлении или в дополнении к уже поданному. Чёткое и точное описание цели обработки поможет избежать замечаний со стороны Роскомнадзора и ускорит процесс согласования.

Перечень действий с данными

Для подачи уведомления в Роскомнадзор необходимо чётко описать каждый этап работы с персональными данными. Описание должно быть полным и однозначным, чтобы контролирующий орган сразу понял, какие операции выполняются и как они организованы.

Сбор данных. Укажите, какие категории персональных данных собираются (фамилия, имя, адрес, контактные телефоны, электронная почта и т.д.), а также источники их получения (веб‑формы, телефонные звонки, сторонние сервисы). Уточните, на каком основании осуществляется сбор (согласие субъекта, выполнение договора, законные интересы).
Обработка и использование. Перечислите все действия, которые вы проводите с полученными данными: регистрация, систематизация, анализ, комбинирование, создание профилей, рассылка информации, автоматическое принятие решений. Для каждого действия укажите цель (маркетинг, обслуживание клиентов, внутренний учёт) и правовую основу.
Хранение и защита. Опишите, где и как хранятся данные (серверы в России, облачные сервисы, резервные копии). Укажите сроки хранения, а также технические и организационные меры безопасности: шифрование, контроль доступа, регулярный аудит, резервное копирование, мониторинг попыток несанкционированного доступа.
Передача и раскрытие. Если данные передаются третьим лицам, перечислите получателей (партнёры, подрядчики, государственные органы) и цели передачи. Укажите, какие согласия получены, а также какие договорные и технические меры применяются для защиты передаваемой информации.
Уничтожение. Опишите процедуры окончательного удаления данных по окончании срока их хранения или по требованию субъекта. Укажите способы уничтожения (безвозвратное удаление, физическое уничтожение носителей) и контроль за их выполнением.
Права субъектов. Приведите порядок реализации прав субъектов (доступ, исправление, удаление, ограничение обработки, возражение). Укажите контактные данные ответственного лица, сроки ответа и форму подачи запросов.
Ответственное лицо и контактные данные. Укажите ФИО, должность, телефон и электронную почту лица, отвечающего за соблюдение требований законодательства о персональных данных.

Каждый пункт должен быть отражён в форме уведомления без пропусков. При подготовке документа используйте официальные шаблоны Роскомнадзора, проверяйте корректность реквизитов и подписывайте уведомление от имени организации. После отправки следите за подтверждением получения и сохраняйте копию уведомления в архиве. Такой подход гарантирует соответствие требованиям регулятора и защищает ваши бизнес‑процессы от правовых рисков.

Меры по обеспечению безопасности

Для подачи уведомления в Роскомнадзор необходимо продемонстрировать, что система обработки персональных данных защищена от утечек, несанкционированного доступа и иных угроз. Безопасность должна быть построена на нескольких уровнях, каждый из которых подкрепляет правовую обоснованность подачи.

Во-первых, реализуйте технические средства защиты: шифрование данных как при передаче, так и при хранении, использование протоколов TLS, ограничение доступа к базе только через VPN с многофакторной аутентификацией. Установите антивирусные решения и системы обнаружения вторжений, регулярно обновляйте программное обеспечение и патчи.

Во-вторых, организуйте контроль доступа на уровне ролей. Каждый сотрудник получает права только на те операции, которые необходимы для выполнения его функций. Применяйте журналирование всех действий с персональными данными: запись времени, идентификатора пользователя и типа операции. Такие логи позволяют быстро отследить подозрительные действия и предоставить их в качестве доказательства при проверке.

В-третьих, разработайте внутренние политики и процедуры: инструкцию по работе с персональными данными, порядок реагирования на инциденты, план резервного копирования и восстановления. Регулярно проводите обучение персонала, проверяйте знание правил и тестируйте готовность к аварийным ситуациям.

Наконец, обеспечьте физическую защиту серверных помещений: ограниченный доступ, видеонаблюдение, системы контроля среды (температура, влажность). Все эти меры необходимо отразить в документе, который сопровождает уведомление, указав конкретные средства и методы, применяемые в организации.

Собрав информацию о технических, организационных и процедурных мерах, включите её в форму уведомления, заполнив соответствующие поля о характере обработки, категории субъектов и перечне используемых средств защиты. После отправки заявления проверьте статус заявки в личном кабинете Роскомнадзора и будьте готовы предоставить подтверждающие документы при запросе. Такой подход гарантирует соответствие требованиям законодательства и минимизирует риски нарушения прав субъектов персональных данных.

Сведения о трансграничной передаче

При подготовке уведомления в Роскомнадзор о выполнении операций с персональными данными необходимо уделить особое внимание разделу «Сведения о трансграничной передаче». Этот блок фиксирует все детали перемещения данных за пределы Российской Федерации и является обязательным для любой организации, которая передаёт информацию за рубеж.

Во-первых, укажите полное название государства или государства, в которое осуществляется передача. Если информация направляется в несколько стран, перечислите каждую из них в отдельной строке. Не забывайте использовать официальные названия, признанные международными стандартами.

Во‑вторых, опишите цель передачи. Формулировка должна быть конкретной: «оказание услуг облачного хранения», «передача данных партнёрам для совместного анализа», «выполнение международных аудитов» и т.п. Общие формулировки типа «другое» не допускаются.

В‑третьих, укажите тип передаваемых данных. Перечислите категории персональных данных (например, «фамилия, имя, отчество», «контактные данные», «финансовые сведения») и укажите, относится ли информация к особой категории (биометрические данные, сведения о здоровье и т.д.). При наличии нескольких категорий используйте пунктирный список:

ФИО;
Электронная почта и телефон;
Идентификационный номер;
Данные о местоположении;
Данные о трудовой деятельности.

Далее необходимо зафиксировать правовую основу передачи. Укажите, на каком основании осуществляется перемещение данных: согласие субъекта, исполнение договора, законный интерес оператора и т.п. При наличии нескольких оснований перечислите их в том порядке, в котором они применяются.

Следующий пункт – меры защиты, применяемые при трансграничной передаче. Описывайте конкретные технические и организационные средства: шифрование канала связи (TLS 1.3), использование VPN, контроль доступа, аудит журналов и т.д. Укажите, какие стандарты безопасности соблюдаются (ISO/IEC 27001, ГОСТ Р 34.11‑2012 и пр.).

Не забудьте указать сроки хранения переданных данных за рубежом. Если информация сохраняется только до выполнения цели, укажите конкретный период (например, «не более 90 дней»). При более длительном хранении уточните, какие процедуры предусмотрены для последующего уничтожения или возврата данных.

Наконец, предоставьте контактные данные лица, ответственного за трансграничную передачу. Это должно быть ФИО, должность, телефон и электронный адрес. В случае возникновения вопросов со стороны Роскомнадзора, именно к этому специалисту будет направлена корреспонденция.

Все перечисленные сведения вносятся в форму уведомления без пропусков. Ошибки или неполные данные могут привести к задержке в регистрации уведомления и последующим административным последствиям. Заполняйте каждый пункт внимательно, проверяйте соответствие требованиям законодательства и фиксируйте изменения в отдельном реестре. Такой подход гарантирует корректную регистрацию и надёжную защиту персональных данных при их трансграничной передаче.

Данные о лице, ответственном за организацию обработки

При заполнении уведомления в Роскомнадзор в разделе, посвящённом лицу, ответственному за организацию обработки персональных данных, необходимо предоставить полную и достоверную информацию. Ошибки в этом разделе могут привести к задержке рассмотрения заявки или к необходимости повторного представления документов.

Во-первых, укажите полное имя ответственного лица (фамилия, имя, отчество). Это обязательный пункт, без которого невозможно идентифицировать представителя организации.

Во‑вторых, укажите должность, которую занимает лицо в структуре компании. Должность должна отражать реальную роль в организации процесса обработки данных (например, директор, главный специалист по защите персональных данных, руководитель отдела ИТ).

Третий пункт – контактные данные. Включите телефон рабочий, мобильный (при необходимости) и электронную почту. Электронный адрес должен быть активным и регулярно проверяться, так как именно на него будут приходить запросы и уведомления от Роскомнадзора.

Далее, предоставьте паспортные данные ответственного лица: серия, номер, дата выдачи и орган, выдавший документ. Эти сведения требуются для подтверждения личности и возможности обращения в государственные органы при необходимости.

Не забудьте указать идентификационные номера: ИНН и СНИЛС. Эти реквизиты позволяют быстро сверить информацию в государственных реестрах.

Если у организации несколько подразделений, где осуществляется обработка персональных данных, укажите адрес места работы ответственного лица – юридический адрес организации и, при необходимости, фактический адрес офиса, где он осуществляет свою деятельность.

Для удобства контроля можно дополнительно включить в список:

Дата рождения;
Гражданство;
Ссылка на внутренний приказ, подтверждающий назначение на должность (при наличии);
Сведения о наличии подтверждённого сертификата по защите персональных данных (если применимо).

Все перечисленные сведения заполняются в полях формы без сокращений и аббревиатур, если только они не являются официальными обозначениями (например, ИНН, СНИЛС). После ввода данных проверьте их на наличие опечаток, сравните с оригинальными документами и сохраните копию заполненного раздела для внутреннего архива.

Тщательно заполненный блок «Данные о лице, ответственном за организацию обработки» повышает прозрачность взаимодействия с надзорным органом и ускоряет процесс регистрации уведомления. Следуйте этим рекомендациям, и ваша заявка будет принята без лишних вопросов.

Процесс заполнения уведомления

Форма уведомления

Форма уведомления в Роскомнадзор — это официальный документ, в котором оператор персональных данных сообщает о начале или изменении обработки данных. При заполнении необходимо действовать последовательно, проверяя каждый пункт на полноту и точность.

Первый блок требует указать полные реквизиты организации: юридическое название, ИНН, ОГРН, адрес местонахождения и контактные данные ответственного лица. Ошибки в этом разделе недопустимы, поскольку они могут привести к возврату заявки.

Далее следует раздел, где фиксируется тип оператора: государственный, муниципальный или частный. Указывается форма собственности и, при необходимости, сведения о филиалах, участвующих в обработке данных.

Основная часть формы посвящена описанию персональных данных, подлежащих обработке. Необходимо перечислить категории субъектов (клиенты, сотрудники, поставщики) и типы данных (фамилия, имя, адрес, контактный телефон, биометрические данные и т. д.). Для каждой категории следует указать цель обработки: выполнение договора, маркетинг, аналитика, соблюдение требований законодательства и т.п.

Затем указывается правовая основа обработки. Здесь фиксируются ссылки на нормативные акты, которые позволяют осуществлять соответствующие действия: Федеральный закон «О персональных данных», договорные обязательства, согласие субъекта и др. Важно точно указать, какой документ служит основанием для каждой цели.

В разделе о сроках хранения данных указывается период, в течение которого информация будет сохраняться, и условия её уничтожения. Если сроки различаются по категориям данных, это следует явно разъяснить.

Последний блок содержит подпись уполномоченного лица и дату подачи уведомления. Подпись должна быть оригинальной, а дата – актуальной на момент отправки формы.

Для ускорения обработки заявки рекомендуется:

проверить соответствие полей требованиям формы, указанных в методическом пособии Роскомнадзора;
убедиться, что все электронные подписи действительны и сертификаты не просрочены;
приложить копии документов, подтверждающих правовые основания (согласия, договоры, приказы);
сохранить копию заполненной формы и подтверждение её отправки.

Тщательное соблюдение указанных рекомендаций позволяет быстро пройти регистрацию уведомления и избежать дополнительных запросов со стороны надзорного органа.

Порядок подачи уведомления

Способы подачи

Электронная форма

Электронная форма — самый быстрый и удобный способ передать в Роскомнадзор сведения о обработке персональных данных. Всё, что требуется, находится в личном кабинете на официальном портале.

Для начала необходимо зайти на сайт Роскомнадзора и авторизоваться. Если учётной записи нет, её регистрируют, указав ИНН, ОГРН и контактный e‑mail. После входа выбирают сервис «Уведомление о факте обработки персональных данных».

Далее открывается электронная форма, где последовательно заполняются обязательные поля:

Наименование организации – полное официальное название, как указано в учредительных документах.
Юридический адрес – точный адрес регистрации, включая индекс.
Контактные данные – телефон и e‑mail лица, ответственного за обработку.
Перечень обрабатываемых персональных данных – указываются категории субъектов (сотрудники, клиенты, партнёры) и типы данных (ФИО, паспортные данные, финансовая информация и пр.).
Цели обработки – конкретные задачи, для которых используются данные (выполнение договоров, маркетинг, аналитика и т.д.).
Основания обработки – ссылка на договор, согласие субъекта или иной законный акт.
Меры защиты – описание технических и организационных средств, применяемых для обеспечения конфиденциальности (шифрование, контроль доступа, резервное копирование).
Сроки хранения – указание периода, в течение которого данные будут сохраняться.

После заполнения всех пунктов система предлагает загрузить необходимые документы: копию устава, согласие субъектов, политику конфиденциальности и протоколы аудита безопасности. Файлы должны быть в формате PDF, размером не более 10 МБ каждый.

Перед отправкой форма проверяется автоматически. Если система обнаруживает незаполненные обязательные поля или несоответствия, появляется чёткое сообщение с указанием, что необходимо исправить. После устранения замечаний нажимают кнопку «Отправить». Портал формирует электронный акт о получении, который сохраняется в личном кабинете и отправляется на указанный e‑mail.

Получив подтверждение, организация должна вести учёт всех изменений в обработке персональных данных и при необходимости вносить корректировки в электронную форму. Это гарантирует соответствие требованиям законодательства и упрощает взаимодействие с надзорным органом.

Почтовое отправление

Заполнение уведомления в Роскомнадзор о обработке персональных данных – обязательный этап для любой организации, собирающей и использующей информацию о гражданах. При этом важным элементом коммуникации с контролирующим органом может стать почтовое отправление, которое гарантирует официальность и документальное подтверждение факта подачи.

Первый шаг – подготовка необходимых реквизитов. В документе указываются полные наименования организации, ИНН, ОГРН, контактные данные и сведения о лице, ответственном за обработку персональных данных. Эти сведения должны совпадать с данными, указанными в учредительных документах, иначе заявление будет отклонено.

Второй этап – детальное описание процессов обработки. Необходимо перечислить категории собираемых персональных данных (например, ФИО, паспортные данные, контактная информация), цели их использования (обслуживание клиентов, маркетинг, выполнение договорных обязательств) и сроки хранения. Если обработка осуществляется с привлечением третьих лиц, в уведомление включаются их реквизиты и характер взаимодействия.

Третий пункт – указание правовых оснований. Здесь фиксируются нормативные акты, на которые опирается организация (Федеральный закон № 152‑ФЗ, договорные соглашения, согласия субъектов персональных данных). Точность формулировок критична: любой пробел в юридическом обосновании может стать причиной возврата документа на доработку.

Четвёртый шаг – подготовка к отправке. После проверки всех полей документ распечатывается, подписывается уполномоченным лицом и заверяется печатью организации. Для подтверждения факта отправки рекомендуется использовать заказное письмо с уведомлением о вручении. При оформлении почтового отправления указываются:

получатель – Федеральная служба по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций;
адрес – 127994, Москва, ул. Тверская, д. 7, корпус 2;
тип отправления – заказное письмо с обратным уведомлением;
вложения – оригинал заполненного уведомления и копия доверенности (при необходимости).

Пятый этап – контроль статуса отправления. После сдачи письма в почтовое отделение сохраняется трек‑номер, по которому можно отслеживать перемещение документа до момента вручения Роскомнадзору. Получив подтверждение о доставке, сохраняйте копию уведомления и акт приёма‑передачи в архиве организации в течение установленного срока.

Соблюдая последовательность действий и используя надёжный почтовый сервис, вы гарантируете, что уведомление будет доставлено в срок, оформлено правильно и полностью соответствует требованиям законодательства о персональных данных. Это минимизирует риск штрафных санкций и упрощает взаимодействие с контролирующим органом.

Сроки подачи

Сроки подачи уведомления в Роскомнадзор строго регламентированы, и игнорировать их нельзя. После начала обработки персональных данных организация обязана подать уведомление в течение 30 календарных дней. Этот период считается максимально допустимым, и любые задержки могут привести к наложению штрафов.

Если в процессе работы изменяются цели обработки, категории субъектов данных или способы их защиты, необходимо подать новое уведомление либо внести поправки в уже зарегистрированное в течение 10 дней со дня внесения изменений. Не откладывайте эту задачу – своевременное обновление сведений поможет избежать дополнительных проверок.

В случае прекращения обработки персональных данных уведомление подаётся в течение 15 дней после полного прекращения всех операций с данными. Этот шаг фиксирует факт завершения деятельности и закрывает обязательства перед надзорным органом.

Для компаний, которые только планируют начать обработку персональных данных, рекомендуется подготовить уведомление заранее и подать его до начала фактической обработки. Такой подход исключает риск нарушения сроков и демонстрирует готовность к соблюдению требований законодательства.

Кратко о ключевых сроках:

30 дней — с момента начала обработки;
10 дней — при изменении параметров обработки;
15 дней — при прекращении обработки;
Предварительная подача — рекомендована до начала обработки.

Соблюдение указанных сроков гарантирует правовую чистоту деятельности и снижает вероятность привлечения к административной ответственности. Действуйте быстро, проверяйте информацию и отправляйте уведомление в установленные сроки.

Получение подтверждения

Получив уведомление о намерении обработать персональные данные, первым делом необходимо оформить форму в электронном виде через личный кабинет на сайте Роскомнадзора. После заполнения всех обязательных полей следует внимательно проверить указанные сведения: реквизиты организации, перечень категорий обрабатываемых данных, цели и правовые основания обработки. Ошибки в этих разделах приводят к возврату формы и задерживают процесс получения официального подтверждения.

Следующий шаг – отправка формы. При нажатии кнопки «Отправить» система автоматически генерирует уникальный номер заявки. Этот номер фиксируется в журнале отправленных документов и служит ключом к дальнейшему взаимодействию с контролирующим органом. Сохраните скриншот или распечатайте страницу с номером – без него невозможно будет отследить статус рассмотрения.

После отправки система выдаёт предварительное подтверждение о получении заявки. Оно содержит:

номер заявки;
дату и время регистрации;
информацию о сроках предварительного рассмотрения.

Эти данные необходимо включить в внутреннюю документацию организации, чтобы иметь доказательство факта подачи уведомления.

Далее следует ожидать официального письма от Роскомнадзора. На этом этапе рекомендуется:

Регулярно проверять личный кабинет – в разделе «Мои заявки» отображается статус: «В обработке», «Требуется уточнение» или «Согласовано».
При получении запроса на уточнение сразу предоставлять недостающие сведения в установленном формате. Каждый новый запрос сопровождается отдельным номером, который также следует фиксировать.
При отсутствии ответа в течение установленного срока (обычно 30 календарных дней) оформить запрос‑письмо в электронном виде через личный кабинет и направить его в службу поддержки. В запросе укажите номер заявки и требуемую информацию о статусе.

Когда Роскомнадзор принимает решение, в личном кабинете появляется статус «Согласовано» и прикрепляется документ‑подтверждение. Этот документ подписывается уполномоченным сотрудником органа и содержит подпись, печать и дату выдачи. Скачайте файл, сохраните в архиве и разместите копию в разделе нормативных актов вашей организации. Наличие официального подтверждения освобождает от риска штрафов и подтверждает законность обработки персональных данных.

Если в процессе получения подтверждения возникнут технические проблемы, обратитесь в службу технической поддержки Роскомнадзора по указанному в справочнике телефону или электронной почте. Специалисты обычно отвечают в течение 24‑48 часов и предоставляют конкретные инструкции по устранению неисправностей.

Таким образом, последовательное выполнение описанных действий гарантирует быстрое получение официального подтверждения и безошибочное соблюдение требований законодательства о персональных данных.

Внесение изменений и прекращение обработки

Уведомление об изменениях

Порядок внесения изменений

Порядок внесения изменений в уведомление о обработке персональных данных в Роскомнадзор следует выполнять последовательно, без откладывания. Сначала откройте электронную форму в личном кабинете на портале Роскомнадзора. Убедитесь, что у вас есть актуальные данные о компании, сведения о типах обрабатываемой информации и о целях её использования – без этого процесс будет прерван.

Далее перейдите к разделу «Изменения». Нажмите кнопку «Добавить изменение» и выберите тип корректировки: добавление нового вида данных, изменение целей обработки, изменение сроков хранения или изменение контактных данных оператора. После выбора укажите конкретные параметры, которые подлежат корректировке, и обоснуйте необходимость изменения. Важно формулировать причины чётко и без двусмысленностей, чтобы инспекция не запросила дополнительные разъяснения.

Затем проверьте все введённые сведения. Система автоматически проверит их на соответствие требованиям законодательства. Если обнаружены ошибки, исправьте их немедленно – повторная отправка займет дополнительное время. После окончательной проверки нажмите «Сохранить» и «Отправить на рассмотрение». На этом этапе система сформирует акт о внесении изменений, который будет доступен в вашем личном кабинете.

Не забудьте сохранить копию подтверждения отправки и номер протокола. Этот документ понадобится при последующих проверках и в случае необходимости предоставить доказательства своевременного обновления информации. При получении ответа от Роскомнадзора внимательно изучите указания, выполните любые дополнительные рекомендации и закройте задачу в системе. Такой чёткий и последовательный подход гарантирует, что уведомление будет актуализировано без задержек и лишних вопросов со стороны надзорного органа.

Сроки подачи уведомления об изменениях

Сроки подачи уведомления об изменениях фиксированы нормативным актом — Федеральным законом «О персональных данных» и последними приказами Роскомнадзора. После того как в системе обработки персональных данных произошли существенные изменения (добавление новых целей обработки, расширение перечня категорий субъектов, изменение способов хранения или передачи данных), уведомление должно быть направлено в течение 30 календарных дней со дня ввода изменений в действие. Если изменение носит характер технической корректировки, не влияющей на характер и объем обработки, срок может быть сокращён до 10 дней, но в любом случае уведомление обязано быть подано до начала эксплуатации новой функции.

Для компаний, осуществляющих массовую обработку персональных данных, установлены более строгие требования: в случае изменения категории персональных данных, их объёма или основания их обработки срок подачи уведомления сокращается до 15 дней. При переходе на автоматизированные системы, включающие новые источники данных, срок также составляет 15 дней, а при полном переоформлении базы данных — 30 дней.

Нарушение указанных сроков влечёт административную ответственность: штрафы для юридических лиц могут достигать 500 тыс. рублей, а для индивидуальных предпринимателей 250 тыс. рублей. При повторных просрочках размер штрафа возрастает, а в случае систематических нарушений Роскомнадзор вправе приостановить обработку персональных данных.

Итого, при планировании любых изменений в процессах обработки персональных данных необходимо:

зафиксировать дату вступления изменений в силу;
рассчитать соответствующий срок подачи уведомления (30 дней, 15 дней или 10 дней в зависимости от характера изменения);
подготовить и отправить уведомление в установленном формате до истечения расчётного периода;
сохранить подтверждение получения уведомления от Роскомнадзора.

Точное соблюдение этих сроков гарантирует отсутствие претензий со стороны надзорного органа и поддерживает законность обработки персональных данных в вашей организации.

Прекращение обработки данных и отзыв уведомления

Прекращение обработки персональных данных влечёт обязательный отзыв ранее поданного в Роскомнадзор уведомления. Этот процесс требует чёткого выполнения нескольких действий, без которых заявка будет отклонена.

Во-первых, необходимо зафиксировать дату и причину прекращения обработки. Причина может быть связана с истечением срока хранения, выполнением цели обработки, изменением юридических оснований или добровольным отказом субъекта данных. Сведения о дате и основании фиксируются в отдельном документе‑пояснении, который будет приложен к отзыву уведомления.

Во-вторых, в личном кабинете на портале Роскомнадзора открывается форма «Отзыв уведомления». В ней указываются:

номер ранее одобренного уведомления;
дата начала и дата прекращения обработки;
причина прекращения (выбирается из предложенного списка и при необходимости уточняется в свободном поле);
контактные данные ответственного лица, которое будет подтверждать завершение всех работ с данными.

Третий шаг – прикрепление обязательных документов:

копия приказа (или иного акта) о прекращении обработки;
декларация об уничтожении или анонимизации оставшихся данных;
подтверждение выполнения всех обязательств по защите информации (отчёт о проведённых мерах).

После заполнения формы необходимо подписать её электронной подписью, зарегистрированной в системе. Подпись подтверждает достоверность предоставленных сведений и юридическую силу отзыва.

Четвёртый пункт – отправка заявки. После отправки система выдаёт подтверждение о получении и присваивает новый номер обращения. На протяжении 10 рабочих дней сотрудники Роскомнадзора проверяют соответствие предоставленных данных требованиям законодательства. При отсутствии замечаний уведомление считается отозванным, и в реестре фиксируется дата прекращения обработки.

Наконец, после получения подтверждения от Роскомнадзора следует зафиксировать результат в внутреннем регистре обработки персональных данных. Это гарантирует, что все этапы завершены, а организация соблюдает требования Федерального закона о персональных данных.

Соблюдение перечисленных шагов обеспечивает законность прекращения обработки и надёжный отзыв уведомления без риска штрафных санкций.

Ответственность за несоблюдение требований

Административная ответственность

Административная ответственность за нарушение порядка уведомления Роскомнадзора о проведении обработки персональных данных наступает немедленно после выявления просчётов. Пренебрежение сроками подачи, предоставление неполных сведений или искажение данных влечёт наложение штрафов, которые могут достигать значительных сумм в зависимости от масштаба нарушения и характера нарушителя. Поэтому каждый, кто собирает, хранит или использует персональные данные, обязан тщательно подготовить уведомление и убедиться в его точности.

Для подготовки документа следует выполнить несколько обязательных действий. Сначала определите юридический статус организации и её ИНН — эти реквизиты обязательны в любой форме обращения. Затем уточните перечень обрабатываемых данных: фамилия, имя, отчество, контактные сведения, паспортные данные и иные категории, требующие особого контроля. Необходимо указать цели обработки, правовые основания и сроки хранения, а также меры по обеспечению безопасности информации. Если обработка осуществляется на основании договора с третьими лицами, в уведомление вносится информация о партнёрах и их роли.

Далее сформируйте список мероприятий, направленных на защиту персональных данных: технические средства (шифрование, контроль доступа), организационные процедуры (обучение персонала, внутренний аудит) и процедуры реагирования на инциденты. Точность описания этих мер критична: в случае проверки органы надзора проверяют соответствие заявленных действий реальному уровню защиты. Несоответствие влечёт увеличение штрафных санкций и возможность приостановления деятельности.

После сбора всех данных заполните электронную форму на портале Роскомнадзора. Вводите сведения без пропусков, проверяя каждое поле дважды. При необходимости приложите дополнительные документы: политику конфиденциальности, договоры с обработчиками, результаты оценки рисков. После отправки формы система выдаст подтверждение регистрации. Сохраните полученный регистрационный номер и копию отправленного уведомления — они понадобятся при последующих проверках.

Нарушение любого из перечисленных пунктов считается административным правонарушением, за которое предусмотрены штрафы от 5 000 до 500 000 рублей для юридических лиц и от 1 000 до 30 000 рублей для индивидуальных предпринимателей. Повторные или систематические нарушения могут привести к удвоению штрафов и к приостановлению действия лицензий. Поэтому внимание к деталям при подготовке уведомления и соблюдение всех требований законодательства являются гарантией отсутствия претензий со стороны надзорных органов.

Последствия для деятельности оператора

Неправильное оформление уведомления о начале обработки персональных данных в Роскомнадзоре чревато серьёзными последствиями для деятельности оператора. Пренебрежение требованиями законодательства приводит к административным санкциям, которые могут включать штрафы в размере от 200 000 до 500 000 рублей за каждое нарушение, а в случае систематических ошибок — до 1 000 000 рублей. Помимо финансовых потерь, оператор рискует получить предписание о приостановке обработки персональных данных, что немедленно прерывает любые бизнес‑процессы, связанные с клиентской базой, и приводит к потере доходов.

Если уведомление подано с недостоверными сведениями, Роскомнадзор вправе потребовать исправления в течение установленного срока. Неисполнение требования влечёт за собой наложение дополнительных штрафов и возможность обращения в суд. Судебные разбирательства могут закончиться обязательным возмещением ущерба пострадавшим субъектам данных, что значительно увеличивает финансовую нагрузку на компанию.

Нарушения, связанные с несоблюдением сроков подачи уведомления, часто вызывают репутационные потери. Партнёры и клиенты могут отказаться от сотрудничества, опасаясь утечки личной информации, что приводит к оттоку клиентов и снижению конкурентоспособности. Кроме того, в публичных реестрах появляется информация о правонарушениях, что усложняет привлечение инвестиций и получение кредитных линий.

Список основных последствий для оператора:

Штрафы – от 200 000 руб. за каждое нарушение и до 1 000 000 руб. за систематические нарушения.
Приостановка обработки – временное или постоянное прекращение обработки персональных данных.
Обязанность возмещения ущерба – компенсация пострадавшим лицам за нарушение их прав.
Публичные санкции – внесение информации о нарушении в реестр, ухудшающее репутацию.
Утрата деловых возможностей – отказ партнёров и клиентов, снижение доходов.
Усложнение доступа к финансированию – затруднённые условия кредитования и инвестиций.

Операторы, которые своевременно и корректно заполняют уведомление, избегают этих рисков, сохраняют финансовую стабильность и поддерживают доверие со стороны клиентов и регулятора. Поэтому соблюдение всех требований – это не просто формальность, а критически важный элемент устойчивой и законной деятельности.