Подготовка к отправке приглашения
Проверка активного аккаунта в СБИС
Для начала необходимо убедиться, что у контрагента уже есть активный аккаунт в системе СБИС. Без этого последующие действия по подключению к электронному документообороту невозможны.
Проверка статуса аккаунта производится в личном кабинете. Войдите в раздел «Контрагенты», найдите нужную организацию и откройте её карточку. В правой части окна будет отображена метка — «Активен» либо «Неактивен». Если статус «Неактивен», необходимо запросить у контрагента подтверждение регистрации в СБИС и повторить проверку после получения подтверждения.
Если аккаунт активен, переходите к настройке доступа к ЭДО:
- Откройте меню «Электронный документооборот» и выберите пункт «Приглашения».
- Введите ИНН или название контрагента, подтвердите выбор.
- Установите права доступа: возможность отправлять и получать документы, подписывать их электронной подписью и просматривать историю обменов.
- Сохраните изменения – система автоматически сформирует письмо‑приглашение с инструкциями по активации доступа.
После отправки приглашения контрагент получит электронное письмо с уникальной ссылкой. По переходу по ней он завершит регистрацию, привяжет свою электронную подпись и получит полный набор функций для работы в ЭДО. На этом этапе проверка активного аккаунта гарантирует, что процесс интеграции пройдёт без задержек и ошибок.
Сбор данных о контрагенте
Для начала необходимо собрать полную и достоверную информацию о контрагенте. Это базовый этап, без которого процесс подключения к системе будет затруднён и подвержен ошибкам.
Во-первых, фиксируются реквизиты юридического лица: полное наименование, ИНН, КПП, ОГРН, юридический адрес. Эти данные проверяются в официальных реестрах, чтобы исключить дублирование и неверные сведения.
Во‑вторых, собираются банковские реквизиты: название банка, БИК, расчётный счёт, корреспондентский счёт. Точная банковская информация гарантирует корректность финансовых операций в дальнейшем.
Третьим пунктом является контактная информация. Необходимо зафиксировать имя ответственного лица, его должность, телефон и, главное, рабочий e‑mail. Именно на этот адрес будет отправлено приглашение в систему.
Четвёртый блок данных – технические параметры обмена документами: предпочтительные форматы (PDF, XML), наличие подписей, используемые сертификаты, а также способ интеграции (API, веб‑интерфейс, FTP). Эти сведения позволяют подобрать оптимальный способ взаимодействия.
Пятый этап – проверка готовности контрагента к работе в электронном документообороте. Нужно уточнить наличие у партнёра квалифицированной электронной подписи, наличие доступа к интернет‑сервисам и готовность к использованию облачных решений.
После того как все данные собраны и проверены, их вносят в справочник контрагентов в СБИС. При вводе информации система автоматически проверяет уникальность реквизитов и выдаёт предупреждения о возможных несоответствиях.
Далее следует активировать статус «партнёр для ЭДО» и указать тип доступа (просмотр, подписывание, создание документов). После сохранения записи система генерирует персонализированное приглашение, которое отправляется на указанный e‑mail. Письмо содержит ссылку для регистрации, инструкции по загрузке сертификата и ссылки на справочные материалы.
Если контрагент принимает приглашение, он проходит быструю регистрацию, загружает сертификат и получает доступ к личному кабинету. На этом этапе можно настроить правила маршрутизации документов, установить лимиты и определить ответственных за согласование.
Таким образом, последовательный сбор реквизитов, их проверка и корректный ввод в СБИС обеспечивают безболезненный переход партнёра к электронному документообороту и минимизируют риски операционных ошибок.
Методы приглашения контрагента
Отправка приглашения через поиск по ИНН
Поиск организации
Для начала откройте личный кабинет в системе СБИС и перейдите в раздел, предназначенный для работы с контрагентами. На экране появится строка поиска, в которую можно вводить название организации, ИНН или ОГРН. Система мгновенно отобразит все совпадения, позволяя быстро отобрать нужную запись.
Если требуется уточнить результаты, воспользуйтесь фильтрами: укажите статус контрагента, тип юридического лица или регион. После того как нужная организация найдена, кликните её название, чтобы открыть карточку. В карточке находятся все реквизиты, а также кнопка «Пригласить в ЭДО».
Нажав кнопку приглашения, откроется форма, где необходимо указать адрес электронной почты ответственного лица и выбрать тип доступа к электронному документообороту. После заполнения полей нажмите кнопку подтверждения – система отправит автоматическое письмо с инструкциями по активации учётной записи в ЭДО.
Дальнейшие действия зависят от ответа контрагента. Как только он подтвердит приглашение, в списке контрагентов появится отметка о подключении к электронному документообороту, и вы сможете обмениваться документами в режиме онлайн.
Кратко о последовательности действий:
- войти в СБИС и открыть раздел контрагентов;
- ввести название, ИНН или ОГРН в строку поиска;
- при необходимости применить фильтры для уточнения списка;
- открыть карточку найденной организации;
- нажать «Пригласить в ЭДО», указать email и тип доступа;
- отправить приглашение и дождаться подтверждения.
Эти шаги позволяют без лишних задержек добавить нового партнёра в электронный документооборот и наладить быстрый обмен документами.
Формирование и отправка запроса
Для начала необходимо собрать полные сведения о контрагенте: юридическое название, ИНН, КПП, контактный e‑mail и телефон. Эти данные фиксируются в карточке организации в системе СБИС. После их ввода откройте раздел «Электронный документооборот» и выберите пункт «Приглашения».
- Создание запроса – нажмите кнопку «Новый запрос», в появившейся форме укажите получателя, выберите тип доступа (полный или ограниченный) и укажите срок действия приглашения.
- Заполнение полей – введите адрес электронной почты контрагента, добавьте краткое сообщение с инструкциями по активации доступа. Не забудьте указать, какие документы будут обмениваться, чтобы у получателя не возникло вопросов.
- Проверка информации – перед отправкой система автоматически проверит корректность введённых реквизитов. При обнаружении ошибок исправьте их, иначе запрос будет отклонён.
После подтверждения всех данных нажмите «Отправить». Система сгенерирует уникальную ссылку‑приглашение и отправит её на указанный e‑mail. Получатель переходит по ссылке, проходит регистрацию в СБИС и получает доступ к ЭДО в соответствии с назначенными правами.
Для контроля процесса откройте журнал запросов: в нём отображается статус (отправлен, открыт, активирован, отклонён) и время выполнения каждого шага. При необходимости можно отозвать приглашение или отправить напоминание, используя соответствующие кнопки в журнале.
Таким образом, формирование и отправка запроса сводятся к точному вводу реквизитов, выбору параметров доступа и своевременной проверке статуса в системе. Все действия выполняются быстро, без лишних проверок, и гарантируют надёжный переход контрагента к работе в электронном документообороте СБИС.
Приглашение с использованием уникальной ссылки
Генерация ссылки
Для начала откройте модуль «Электронный документооборот» в системе SBIS. Перейдите в раздел управления контрагентами и выберите кнопку «Пригласить». В появившемся окне задайте тип доступа (полный или ограниченный) и укажите электронную почту получателя. После сохранения система автоматически сформирует уникальную ссылку.
- Скопируйте полученную ссылку в буфер обмена.
- При необходимости добавьте к ней параметр «valid_until», указав срок действия.
- Отправьте ссылку контрагенту удобным способом: по электронной почте, в мессенджере или через корпоративный чат.
Контрагент переходит по ссылке, регистрируется в SBIS и получает доступ к обмену документами. После регистрации ему будет предложено подтвердить согласие на работу в электронном формате, после чего он появится в вашем списке активных партнеров. При первом входе система проверит корректность указанных данных и автоматически подключит его к выбранному процессу документооборота.
Если ссылка истекла или была использована некорректно, вернитесь в модуль управления, удалите старый запрос и создайте новый. Этот процесс занимает не более нескольких минут и полностью автоматизирован, что гарантирует быстрый запуск сотрудничества без лишних задержек.
Передача ссылки контрагенту
Для начала необходимо убедиться, что ваш контрагент имеет действующий электронный адрес и готов работать в системе SBIS. После этого процесс приглашения проходит несколько простых шагов.
- Откройте раздел «Контрагенты» в личном кабинете SBIS.
- Выберите нужного партнёра из списка или создайте новую запись, указав все обязательные реквизиты.
- В карточке контрагента нажмите кнопку «Пригласить в ЭДО». Система автоматически сформирует уникальную ссылку для регистрации.
Передача ссылки контрагенту происходит удобным способом: скопируйте её и отправьте по электронной почте, мессенджеру или через корпоративный чат. В письме укажите краткое пояснение, что ссылка предназначена для подключения к электронному документообороту, и добавьте срок её действия, если это необходимо.
После получения ссылки контрагент переходит по ней, вводит свои данные и подтверждает регистрацию. На следующем экране ему будет предложено установить пароль и настроить профиль. Как только процесс завершён, вы сразу видите статус «Подключён» в списке контрагентов, а все последующие документы будут автоматически направляться в электронный документооборот.
Не забудьте проверить, что у контрагента включены необходимые подписи и сертификаты. Если требуется, загрузите их в профиль партнёра через тот же раздел «Контрагенты». После этого обмен документами будет полностью автоматизирован, без необходимости печати и сканирования.
Таким образом, последовательная передача ссылки и простая регистрация позволяют быстро интегрировать нового партнёра в систему SBIS и начать работу в электронном режиме.
Действия контрагента после получения приглашения
Принятие запроса на ЭДО
Принятие запроса на электронный документооборот в системе СБИС — это четко определённый процесс, который позволяет быстро интегрировать нового партнёра в совместную работу. После получения уведомления о желании контрагента подключиться к ЭДО, необходимо выполнить несколько последовательных действий.
- Проверка реквизитов. Убедитесь, что в запросе указаны корректные ИНН, ОГРН и контактные данные. Любая неточность может привести к задержке и необходимости повторных уточнений.
- Создание приглашения. В интерфейсе СБИС выберите пункт «Пригласить контрагента», введите проверенные реквизиты и задайте тип доступа (просмотр, подписание, обмен документами). Система автоматически сформирует уникальную ссылку для активации.
- Отправка приглашения. Ссылка отправляется на указанный электронный адрес. При необходимости можно добавить короткое сопроводительное сообщение, в котором разъясните порядок действий и сроки завершения процесса.
- Подтверждение регистрации. После перехода по ссылке контрагент вводит свои данные, принимает пользовательское соглашение и задаёт пароль. Система фиксирует факт принятия запроса и уведомляет обе стороны.
- Настройка прав доступа. На этапе завершения регистрации назначьте необходимые роли: право отправки, получения, подписания документов. При необходимости ограничьте доступ к отдельным справочникам или типам документов.
- Тестовый обмен. Проведите отправку пробного документа, чтобы убедиться, что все настройки работают корректно и обе стороны видят документ в соответствующих разделах.
После выполнения этих пунктов запрос считается полностью принятым, а контрагент получает возможность участвовать в электронном документообороте через СБИС. Все операции фиксируются в журнале действий, что обеспечивает прозрачность и контроль над процессом. При возникновении вопросов поддержка системы готова предоставить оперативную помощь.
Регистрация в СБИС для новых пользователей
Для начала работы в системе SBIS необходимо создать собственный аккаунт. Перейдите на официальный сайт, нажмите кнопку регистрации и заполните форму: укажите корректный адрес электронной почты, придумайте надёжный пароль и подтвердите его. После отправки данных система выдаст письмо с инструкцией по активации – перейдите по ссылке из письма, чтобы завершить создание учётной записи.
Далее следует оформить профиль компании. В личном кабинете найдите раздел «Настройки организации», внесите полные реквизиты, укажите юридический адрес и контактные телефоны. Убедитесь, что все сведения соответствуют официальным документам – это ускорит процесс взаимодействия с другими участниками.
Для того чтобы добавить контрагента в электронный документооборот, выполните следующие действия:
- Откройте раздел «Контрагенты» в меню.
- Нажмите кнопку «Добавить контрагента» и введите его название, ИНН, КПП и адрес.
- Укажите тип взаимодействия – обмен электронными документами.
- В поле «Электронная почта» введите адрес, на который будет отправляться приглашение.
- Сохраните запись – система автоматически сгенерирует письмо‑приглашение.
Контрагент получит сообщение с инструкциями по регистрации в SBIS и подключению к электронному документообороту. После того как он подтвердит регистрацию и настроит свой профиль, вы сможете обмениваться счетами, актами и другими документами в режиме онлайн. Все операции фиксируются в системе, что обеспечивает прозрачность и контроль над процессом.
Помните: своевременное заполнение всех обязательных полей и проверка данных позволяют избежать задержек и гарантируют надёжную работу с электронными документами.
Контроль статуса подключения
Проверка статуса в списке контрагентов
Для начала откройте раздел «Контрагенты» в личном кабинете СБИС. В таблице будет отображён полный перечень ваших партнёров, каждый из которых помечен текущим статусом: «Не подключён», «Ожидает подтверждения», «Подключён», «Отклонён».
- Фильтрация списка – в верхней части окна задайте нужный статус в поле фильтра. Это быстро сузит перечень до тех контрагентов, которые требуют вашего вмешательства.
- Проверка деталей – кликните по имени компании. Откроется карточка с информацией о договорённостях, контактных лицах и истории взаимодействий. Обратите внимание на поле «Статус подключения», где будет указано, на какой стадии находится процесс приглашения.
- Инициирование приглашения – если статус «Не подключён», нажмите кнопку «Отправить приглашение». Система автоматически сформирует сообщение с инструкциями по регистрации в СБИС и подключению к ЭДО.
- Контроль откликов – после отправки приглашения статус сменится на «Ожидает подтверждения». В этом режиме вы можете просматривать ответы контрагента, проверять, принял ли он условия и завершил регистрацию.
Если в карточке отображается статус «Отклонён», необходимо уточнить причину у контрагента и при необходимости повторно отправить запрос. Все действия фиксируются в журнале событий, что позволяет отслеживать каждый шаг и быстро реагировать на задержки.
Регулярно проверяйте статус в списке контрагентов, чтобы поддерживать актуальность данных и гарантировать бесперебойный обмен электронными документами. Чем быстрее будет завершён процесс перехода статуса «Ожидает подтверждения» в «Подключён», тем эффективнее станет взаимодействие с партнёром.
Отправка тестового документа
Отправка тестового документа — первый проверенный способ убедиться, что контрагент готов к работе в системе СБИС и правильно настроил электронный документооборот.
Для начала создайте простой файл (PDF, DOCX или XML), в котором укажите лишь название компании и пометку «Тестовый документ». Это позволит быстро проверить передачу без риска раскрытия конфиденциальных данных.
Далее выполните последовательные действия:
- Зарегистрируйтесь в личном кабинете СБИС, если это ещё не сделано.
- Перейдите в раздел «Контрагенты», найдите нужного партнёра и откройте его карточку.
- В карточке выберите кнопку «Пригласить в ЭДО» и укажите адрес электронной почты, привязанный к системе контрагента.
- После отправки приглашения загрузите подготовленный тестовый документ в окно создания сообщения.
- Установите статус «Требует подписи» и нажмите «Отправить».
Контрагент получит уведомление, откроет документ и выполнит электронную подпись. Как только подпись будет приложена, система автоматически изменит статус сообщения на «Подписан». Это подтверждает, что обе стороны успешно настроили обмен документами.
Если процесс завершён без ошибок, можно переходить к работе с реальными документами: счета, акты, договоры. При возникновении проблем проверьте корректность указанных адресов, наличие сертификатов и соответствие форматов файлов.
Таким образом, отправка тестового документа служит надёжным индикатором готовности к полноценному электронному документообороту и гарантирует, что все технические параметры работают без сбоев.
Решение возможных затруднений
Контрагент не получил приглашение
Контрагент не получил приглашение – типичная ситуация, когда в системе СБИС к ЭДО происходит сбой на этапе отправки. Чтобы устранить проблему и обеспечить корректную регистрацию партнёра, выполните следующие действия.
- Проверьте правильность введённого электронного адреса. Ошибки в написании (пропущенные символы, лишние пробелы) часто становятся причиной недоставки письма. При необходимости отредактируйте контактные данные и повторно отправьте приглашение.
- Убедитесь, что в настройках организации разрешена отправка уведомлений. В разделе «Настройки → Уведомления» должна быть активирована опция «Отправка приглашений контрагентам».
- Откройте журнал рассылки в СБИС. Там отображаются статусы отправленных писем: «Отправлено», «Ошибка доставки», «Отложено». Если статус «Ошибка доставки», система обычно указывает причину (например, блокировка почтового сервера получателя). Свяжитесь с ИТ‑службой вашей организации для уточнения деталей.
- Проверьте, не попало ли письмо в папку «Спам» у контрагента. Попросите его добавить адрес отправителя в список надёжных отправителей.
- При наличии нескольких приглашений к одной организации может возникнуть конфликт. Удалите дублирующие запросы, оставив только один актуальный вариант, и повторно инициируйте процесс.
- Если после всех проверок приглашение всё равно не приходит, используйте функцию «Повторная отправка» в карточке контрагента. При этом система создаст новый уникальный код доступа, который гарантирует отсутствие конфликтов с ранее выданными ссылками.
После успешной отправки приглашения контрагент получит письмо с инструкциями по регистрации в ЭДО. В письме будет ссылка, по которой необходимо пройти процесс создания учётной записи, подтвердить электронную подпись и привязать необходимый набор ролей. Как только учётная запись будет активирована, обе стороны получат доступ к обмену документами в режиме онлайн, что ускорит работу и уменьшит количество бумажных операций.
Если проблемы продолжаются, обратитесь в техническую поддержку СБИС, предоставив номер заявки из журнала рассылки – это позволит быстро локализовать и устранить неисправность.
Ошибки при подключении
При попытке подключить контрагента к системе СБИС ЭДО часто возникают типичные проблемы, которые можно быстро устранить, если знать их причины.
Во‑первых, часто используется неверный адрес электронной почты. Система проверяет только формат, но не факт, что указанный ящик действительно существует. Поэтому перед отправкой приглашения убедитесь, что почта активна и доступна получателю.
Во‑вторых, отсутствуют обязательные реквизиты контрагента. Платформа требует заполнения поля «ИНН», «КПП» и полного юридического названия. Если хотя бы один из этих пунктов оставлен пустым, система отклонит запрос без объяснения причин. Заполните все обязательные поля и повторите попытку.
Третья распространённая ошибка – неправильные права доступа у пользователя, отправляющего приглашение. Если у него нет роли «Администратор» или «Менеджер ЭДО», система просто не позволит создать запрос. Проверьте роли в настройках аккаунта и при необходимости предоставьте необходимые права.
Четвёртая причина – несоответствие версии клиента. Некоторые контрагенты используют устаревшие версии программного обеспечения, которые не поддерживают текущие протоколы обмена. Попросите партнёра обновить клиент до последней версии, доступной на официальном сайте.
Пятая проблема связана с сетевыми ограничениями. Если в корпоративной сети контрагента включён строгий фаервол, запросы к серверам СБИС могут блокироваться. Проверьте, открыты ли порты 443 (HTTPS) и 80 (HTTP) для исходящих соединений.
Шестая ошибка – отсутствие согласия на электронный документооборот. Система требует подписи соглашения о работе в ЭДО. Если контрагент не прошёл процесс подписи, приглашение будет отложено. Убедитесь, что документ подписан в электронном виде и загружен в профиль контрагента.
Семь‑й пункт – неверный тип контрагента. При попытке добавить физическое лицо вместо юридического, система автоматически отклонит запрос. Проверьте классификацию партнёра перед отправкой.
Ниже перечислены быстрые шаги для устранения проблем:
- Проверьте корректность e‑mail и его доступность.
- Заполните все обязательные реквизиты (ИНН, КПП, полное название).
- Убедитесь, что у отправителя есть нужные роли в системе.
- Попросите контрагента обновить клиент до актуальной версии.
- Откройте необходимые порты в фаерволе.
- Получите подпись соглашения о работе в ЭДО.
- Убедитесь, что тип контрагента соответствует требованиям.
Следуя этим рекомендациям, вы сократите время на решение ошибок при подключении и быстро введёте партнёра в рабочий процесс электронного документооборота.