Как отправить уведомление в Роскомнадзор о обработке персональных данных?

1. Кому и зачем подавать уведомление

1.1 Обязанность оператора персональных данных

Оператор обязан обеспечить законность, справедливость и прозрачность обработки персональных данных. Он должен определить цели и способы обработки, а также гарантировать, что все действия соответствуют требованиям Федерального закона «О персональных данных». В рамках своей ответственности оператор обязан вести реестр операций, фиксировать согласия субъектов и своевременно реагировать на запросы о доступе, исправлении или удалении информации.

Для выполнения обязательств оператор должен:

составить и утвердить политику конфиденциальности, в которой четко описаны категории собираемых данных, правовые основания их обработки и сроки хранения;
оформить договорные отношения с подрядчиками, получающими доступ к персональным данным, и обеспечить их соответствие требованиям закона;
вести журнал регистрации действий, связанных с обработкой персональных данных, включая мероприятия по защите и инцидентам безопасности;
проводить регулярные аудиты и оценку рисков, своевременно устраняя выявленные уязвимости.

Если оператор осуществляет обработку персональных данных, подлежащих обязательному уведомлению, он обязан направить соответствующее сообщение в Роскомнадзор. Ключевыми элементами уведомления являются:

Наименование и реквизиты оператора (ИНН, ОГРН, контактные данные).
Описание целей обработки и перечень категорий персональных данных.
Информацию о субъектах данных (группы физических лиц, чьи данные обрабатываются).
Сведения о способах передачи данных, в том числе о международных передачах, если они имеются.
Данные о мерах по обеспечению безопасности персональных данных (технические и организационные меры).
При необходимости – копию согласия субъекта данных или иного правового основания.

Отправка уведомления производится через личный кабинет на официальном сайте Роскомнадзора. Оператор вносит все необходимые сведения в электронную форму, прикладывает требуемые документы и подтверждает достоверность предоставленной информации. После подачи сообщения система генерирует подтверждающий номер, который следует сохранить для последующего контроля и возможных проверок.

Соблюдение всех перечисленных требований гарантирует, что оператор выполнит свою обязательную задачу и избежит административных санкций. Регулярный мониторинг изменений в законодательстве и корректировка внутренних процедур позволяют поддерживать высокий уровень защиты персональных данных и сохранять доверие клиентов.

1.2 Случаи, когда подача уведомления не требуется

Существует ряд ситуаций, при которых организация освобождается от обязанности подавать уведомление в Роскомнадзор о начале обработки персональных данных. Эти случаи фиксированы нормативными актами и не требуют дополнительного согласования.

Во-первых, если обработка данных ограничивается исключительно внутренними целями компании, без передачи информации третьим лицам и без публикации в открытом доступе, уведомление не требуется. Такие операции включают, например, ведение бухгалтерского учета, кадровый документооборот и аналитические расчёты, не направленные на распространение данных за пределами организации.

Во-вторых, если субъект данных дал согласие на обработку, а цель согласия полностью покрывается заявленными действиями, подача уведомления избыточна. Важно, чтобы согласие было оформлено в письменной или электронной форме и содержало чёткое описание цели обработки.

В-третьих, обработка персональных данных, осуществляемая в рамках исполнения судебных решений, государственных приказов или иных обязательных нормативных актов, также освобождается от уведомления. Здесь закон уже предписывает порядок обращения с данными, и дополнительное информирование надзорного органа не требуется.

В-четвёртых, если речь идёт о публично доступных сведениях, полученных из источников, открытых для всех (например, официальные реестры, публикации в СМИ), их дальнейшее использование в рамках законных целей не подпадает под обязательство уведомления. При этом необходимо убедиться, что исходные данные действительно находятся в открытом доступе и не защищены специальными ограничениями.

Наконец, в случае обработки персональных данных, полностью анонимизированных или обезличенных таким образом, что их невозможно отнести к конкретному физическому лицу, требования к уведомлению не применяются. Для подтверждения анонимизации следует сохранять методологию и результаты обработки, чтобы в случае проверки доказать невозможность обратного восстановления идентификации.

Подводя итог, организации следует внимательно анализировать характер и цель обработки, наличие согласия, правовые основания и степень открытости данных. При соблюдении перечисленных условий подача уведомления в Роскомнадзор не требуется, что позволяет сосредоточиться на реализации бизнес‑процессов без лишних административных процедур.

2. Сбор необходимых сведений

2.1 Перечень обязательной информации

2.1.1 Сведения об операторе

Для подачи уведомления в Роскомнадзор обязательным условием является наличие полной и достоверной информации об операторе персональных данных. Эта часть документации фиксирует, кто именно осуществляет обработку, и позволяет надзорному органу быстро установить контакт при необходимости проверки.

Во-первых, указывается наименование юридического лица или индивидуального предпринимателя в точной форме, зарегистрированной в Едином государственном реестре. Если оператор работает под брендом, следует добавить торговое наименование, но основной акцент делается на официальное название.

Во-вторых, требуется указать юридический адрес, указанный в учредительных документах. При наличии нескольких офисов следует перечислить основной адрес, с которого ведётся обработка персональных данных, а также при необходимости указать адреса филиалов, где происходит сбор информации.

Третий пункт – контактные данные. Включаются телефон(ы) с указанием кода города, электронная почта, а при наличии – факс. При наличии сайта указывается его URL. Эти сведения позволяют Роскомнадзору оперативно связаться с оператором для уточнения деталей или выдачи предписаний.

Четвёртый элемент – сведения о руководителе (директоре, генеральном директоре, управляющем) и уполномоченном лице, ответственном за обработку персональных данных. Указываются ФИО, должность, контактный телефон и электронный адрес. Это необходимо для направления официальных запросов и уведомлений.

Пятый пункт – регистрационный номер в налоговом органе (ИНН) и основной государственный регистрационный номер (ОГРН). Эти реквизиты подтверждают юридический статус и позволяют идентифицировать компанию в государственных реестрах.

Шестой элемент – сведения о лицензиях или разрешениях, если обработка персональных данных требует их наличия в соответствии с отраслевыми нормативами. Указываются номер лицензии, дата её выдачи и орган, выдавший документ.

Ниже приведён примерный перечень сведений, которые следует собрать и оформить в уведомлении:

Полное юридическое название организации;
Юридический адрес (основной);
ИНН, ОГРН;
Телефон(ы) и электронная почта;
URL сайта (при наличии);
ФИО руководителя и уполномоченного лица, их должности;
Контактные телефоны и e‑mail уполномоченного лица;
Номера лицензий и даты их действия (если применимо).

После подготовки всех пунктов оператор формирует уведомление в установленном формате, прикладывает необходимые документы и отправляет их через электронный портал Роскомнадзора или иным способом, предусмотренным нормативными актами. Тщательная проработка сведений об операторе исключает задержки и повышает вероятность быстрого принятия уведомления.

2.1.2 Цель обработки данных

Цель обработки персональных данных определяется конкретными задачами, которые решает оператор. В большинстве случаев она связана с выполнением договорных обязательств, предоставлением услуг клиентам, обеспечением безопасности информационных систем и выполнением требований законодательства. При этом каждый элемент обработки – сбор, хранение, использование, передача – должен быть обоснован реальной необходимостью, а не произвольным действием.

Для соблюдения требований закона оператор обязан известить уполномоченный орган о начале обработки, если это предусмотрено нормативными актами. Уведомление должно включать:

точное описание категорий обрабатываемых данных;
цели, для которых данные собираются и используются;
перечень субъектов, получающих доступ к информации;
сроки хранения и меры защиты, применяемые к персональным данным.

Четко сформулированная цель обработки упрощает подготовку уведомления. Оператор указывает, например, что данные собираются для выполнения договора купли‑продажи, предоставления финансовых услуг, проведения маркетинговых исследований или обеспечения технической поддержки. Каждый из этих пунктов подкрепляется ссылкой на соответствующее положение закона, что исключает возможность трактовки целей как неопределённых или избыточных.

После составления документации оператор регистрирует уведомление в специальном личном кабинете уполномоченного органа. Процесс регистрации занимает минимум времени: нужно загрузить файл с описанием целей, подтвердить достоверность сведений и отправить запрос. Система автоматически генерирует акт о приёме уведомления, который сохраняется в архиве организации.

Таким образом, ясное определение цели обработки не только устраняет юридические риски, но и ускоряет процесс информирования контролирующего органа, позволяя сконцентрироваться на основной деятельности компании.

2.1.3 Категории обрабатываемых данных

В разделе 2.1.3 указываются все типы персональных данных, которые организация планирует обрабатывать. Этот перечень является обязательным элементом уведомления в Роскомнадзор и должен быть полным и точным, иначе заявка будет отклонена.

Во-первых, необходимо перечислить общие категории, такие как сведения, позволяющие установить личность субъекта (ФИО, дата рождения, паспортные данные). Далее следует указать контактные данные (адрес, телефон, электронная почта), которые используют для связи с пользователями.

Во-вторых, если в процессах задействованы специальные сведения, их тоже следует явно обозначить: биометрические данные (отпечатки пальцев, лицо), данные о здоровье, сведения о генетическом происхождении, а также информация о финансовой деятельности (банковские реквизиты, кредитные истории).

В-третьих, если обработка касается данных, позволяющих сделать выводы о личных убеждениях, политических взглядах, религиозных предпочтениях или членстве в профсоюзах, эти категории обязаны быть отражены в уведомлении отдельно, поскольку они относятся к особо защищённым персональным данным.

Если компания собирает данные о местоположении, истории посещений сайтов, действиях в мобильных приложениях или иной аналитической информации, эти сведения также должны быть включены в список категорий. При этом важно указать, какие именно параметры собираются (координаты, IP‑адрес, идентификаторы устройств).

Для удобства и прозрачности часто используют маркированные списки:

ФИО, дата и место рождения, паспортные данные;
Адрес проживания, контактный телефон, электронная почта;
Биометрические данные (отпечатки, изображения лица);
Сведения о состоянии здоровья, медицинские карты;
Финансовая информация (банковские реквизиты, кредитные истории);
Данные о политических, религиозных и иных убеждениях;
Информация о местоположении, IP‑адрес, идентификаторы устройств;
Поведенческие данные (история посещений, действия в приложениях).

Каждая строка списка должна быть подкреплена указанием цели обработки, поскольку Роскомнадзор требует не только перечисления, но и обоснования необходимости сбора каждой категории. После составления полного перечня данных необходимо перейти к заполнению формы на портале, загрузить подготовленный документ и подтвердить достоверность информации подписью ответственного лица. При правильном оформлении уведомление будет принято без задержек.

2.1.4 Категории субъектов данных

При подготовке уведомления в Роскомнадзор необходимо чётко определить, какие группы физических лиц подпадают под обработку персональных данных. Это основной элемент любой документации, поскольку именно категории субъектов данных фиксируют масштаб и характер обработки, а также позволяют контролирующему органу оценить соответствие действий организации требованиям законодательства.

Ключевые категории субъектов данных, которые обычно указываются в уведомлении:

Сотрудники организации – постоянные и временные работники, стажёры, консультанты;
Клиенты и покупатели – лица, заключившие договоры на оказание услуг или покупку товаров, а также потенциальные клиенты, оставившие заявки;
Контрагенты и партнёры – юридические лица и физические лица, участвующие в совместных проектах, поставках, обслуживании;
Посетители веб‑ресурсов – пользователи, оставляющие комментарии, регистрирующиеся, подписывающиеся на рассылки, а также анонимные посетители, чьи данные фиксируются с помощью файлов cookie и аналитических систем;
Поставщики услуг связи и IT‑поддержки – лица, получающие доступ к персональным данным в рамках выполнения технических задач;
Иные лица, чьи данные обрабатываются в рамках специальных программ, например, участники маркетинговых акций, пользователи мобильных приложений, абоненты горячих линий.

Для каждой категории необходимо указать:

Типы собираемых данных (фамилия, имя, отчество; контактные данные; сведения о трудовой деятельности; финансовая информация и пр.);
Цели обработки (выполнение трудовых обязательств, предоставление товаров и услуг, маркетинг, аналитика, обеспечение безопасности);
Способы и сроки хранения (электронные базы, бумажные архивы, период хранения в соответствии с нормативными требованиями);
Основания правовой обработки (договор, согласие субъекта, законный интерес и др.).

Тщательное перечисление категорий субъектов данных в уведомлении демонстрирует готовность организации к прозрачному управлению персональной информацией и упрощает проверку со стороны Роскомнадзора. При заполнении формы следует использовать единый терминологический набор, избегать двойных толкований и гарантировать, что все группы, с которыми компания взаимодействует, отражены полностью. Это исключает необходимость дополнительных запросов от надзорного органа и ускоряет процесс регистрации уведомления.

2.1.5 Правовое основание обработки

Правовое основание обработки — это нормативный акт, который разрешает субъекту персональных данных осуществлять сбор, хранение, использование и иные операции с данными. В России такими актами являются Федеральный закон № 152‑ФЗ «О персональных данных», а также специальные отраслевые нормативные документы, регламентирующие обработку в отдельных сферах (например, закон о банках, о медицинской деятельности). При отсутствии явного согласия субъекта, обработка допускается только при наличии одного из перечисленных в законе оснований: исполнение договора, выполнение юридических обязательств, защита жизненно важных интересов, выполнение государственных функций и др. Именно эти основания фиксируются в уведомлении, направляемом в Роскомнадзор.

Для подачи уведомления о начале или изменении обработки персональных данных необходимо выполнить несколько последовательных действий. Сначала следует подготовить документ, в котором четко указаны название организации, контактные данные ответственного лица, цель и виды обрабатываемой информации, а также конкретное правовое основание, на которое опирается компания. Далее документ оформляется в виде электронного письма или загружается в личный кабинет на официальном сайте Роскомнадзора. При загрузке требуется приложить согласие субъекта (если оно получено), политику конфиденциальности и, при необходимости, договоры с обработчиками‑партнерами. После отправки система выдаёт подтверждение о получении уведомления, которое следует сохранить в архиве компании.

Важно помнить, что уведомление должно быть подано до начала обработки, если иное не предусмотрено законом. В случае изменения целей, способов или правовых оснований обработки – требуется подать корректирующее уведомление. Несоблюдение этих требований влечет за собой административную ответственность, включая штрафы и приостановку деятельности. Поэтому каждый шаг следует выполнять тщательно, опираясь на актуальные нормативные акты и внутренние регламенты организации.

2.1.6 Перечень действий с данными

Перечень действий с данными, которые необходимо указать в уведомлении, формирует основу любого отчёта в Роскомнадзор. Включите в документ все операции, связанные с персональной информацией, начиная с её получения и заканчивая окончательным уничтожением. Основные виды действий, подлежащих отражению:

сбор (получение) персональных данных от субъектов или из сторонних источников;
запись (фиксация) полученной информации в электронных или бумажных носителях;
систематизация (структурирование, классификация) данных для упрощения их последующего использования;
накопление (агрегация) данных в базах, реестрах или иных хранилищах;
хранение (сохранение) информации в течение установленного срока, с указанием места и средств хранения;
уточнение (дополнение, обновление) сведений, полученных ранее, включая исправление ошибок;
использование (обработка) данных в целях выполнения договорных обязательств, маркетинга, аналитики и иных законных целей;
блокирование (ограничение доступа) к данным в случае возникновения правовых или технических требований;
удаление (стерка) информации из активных систем, если она более не требуется для целей обработки;
уничтожение (полное уничтожение носителя) при окончательном прекращении необходимости в данных.

При подготовке уведомления соберите подтверждающие документы: внутренние регламенты, договоры с обработчиками, журналы доступа и протоколы аудита. Оформите сведения в установленной форме, укажите конкретные категории субъектов, типы собираемых данных и правовые основания их обработки. После заполнения формы загрузите её в личный кабинет на портале Роскомнадзора, приложите необходимые подтверждения и отправьте запрос на рассмотрение. После подтверждения регистрации уведомления система выдаст официальное свидетельство, которое следует хранить в архиве компании. Такой подход обеспечивает полное соответствие требованиям законодательства и минимизирует риск штрафных санкций.

2.1.7 Способы обеспечения безопасности

Для успешного информирования Роскомнадзора о факте обработки персональных данных необходимо обеспечить надёжную защиту информации, которая будет передаваться в органы контроля. Первым шагом является формирование полного пакета документов: акт о согласовании обработки, реестр субъектов персональных данных, описание целей и способов их использования. Все материалы обязаны быть подготовлены в электронном виде с применением современных средств шифрования, что исключает возможность несанкционированного доступа во время передачи.

Далее следует провести проверку технической инфраструктуры. На серверах, где хранятся персональные данные, должны быть установлены антивирусные решения, системы обнаружения вторжений и регулярно обновляемые патчи операционной системы. Доступ к базам данных ограничивается только тем сотрудникам, которым это необходимо для выполнения служебных обязанностей; каждому пользователю присваивается уникальный идентификатор и сложный пароль, а все действия фиксируются в журнале аудита.

Перед отправкой уведомления необходимо оформить электронную подпись, соответствующую требованиям ФЗ‑152. Подпись гарантирует подлинность и целостность передаваемых данных, а также подтверждает, что документ подписан уполномоченным лицом организации. После подписания пакет документов загружается в портал Роскомнадзора, где система автоматически проверяет корректность заполнения полей и наличие всех обязательных приложений.

Для усиления защиты при передаче данных рекомендуется использовать протоколы TLS 1.3 и VPN‑соединения, которые создают защищённый канал связи между офисом и сервером Роскомнадзора. При необходимости можно дополнительно зашифровать файлы с помощью алгоритма AES‑256, а ключи шифрования хранить в отдельном безопасном хранилище, недоступном для посторонних.

Ключевые действия по обеспечению безопасности при уведомлении:

Шифрование всех документов перед загрузкой в портал.
Применение электронной подписи, соответствующей требованиям законодательства.
Ограничение доступа к персональным данным внутри организации.
Внедрение систем мониторинга и журналирования действий сотрудников.
Использование защищённых каналов передачи данных (TLS 1.3, VPN).
Регулярное обновление программного обеспечения и антивирусных баз.

После успешной загрузки уведомления система выдаёт подтверждение о приёме, которое необходимо сохранить в архиве организации. Этот документ служит доказательством выполнения обязанностей по информированию контролирующего органа и подтверждает, что все этапы обработки персональных данных проведены в соответствии с установленными требованиями безопасности.

2.1.8 Местонахождение баз данных

Местонахождение баз данных — ключевой элемент любой формы уведомления в Роскомнадзор о начале или изменении обработки персональных данных. В заявке обязательно указывается, где физически размещены серверы, хранилища и резервные копии, поскольку от этого зависят требования по защите информации и возможные ограничения на передачу данных за границу.

Если организация использует собственные серверные помещения, следует указать адреса зданий, их юридический статус (аренда, собственность) и уровень доступа к помещениям. При работе с облачными сервисами необходимо указать провайдера, регион (например, «EU‑West‑1» у Amazon Web Services) и наличие сертификатов, подтверждающих соответствие требованиям Российской Федерации. В случае распределённой архитектуры, когда данные реплицируются в нескольких дата‑центрах, каждая точка размещения должна быть перечислена отдельно.

Для корректного заполнения уведомления рекомендуется собрать следующую информацию:

полное название организации‑оператора и её ИНН;
адрес(а) физических серверов или дата‑центров, включая географический регион и страну;
тип инфраструктуры (собственная, арендованная, облачная, гибридная);
список облачных провайдеров с указанием их юридических лиц‑партнёров в России;
сведения о резервных копиях: где хранится резерв, как часто производится синхронизация, какие меры защиты применяются;
подтверждающие документы о наличии сертификации ФСТЭК или иных нормативных актов, если они требуются.

После подготовки данных о местонахождении баз формируется электронное уведомление через Личный кабинет Роскомнадзора. В заявке указываются все перечисленные пункты, прикладываются сканы договоров аренды или сервисных соглашений, а также копии сертификатов. После отправки система автоматически генерирует подтверждение о получении, и в течение установленного срока (не более 30 дней) Роскомнадзор проверяет соответствие предоставленной информации требованиям законодательства. При отсутствии ошибок уведомление считается принятым, и организация получает официальное подтверждение о законности обработки персональных данных.

2.1.9 Сведения о трансграничной передаче

Для оформления уведомления о начале обработки персональных данных в Роскомнадзор необходимо заполнить раздел 2.1.9 — «Сведения о трансграничной передаче». В этом пункте указываются все детали, связанные с перемещением данных за пределы Российской Федерации.

Во‑первых, следует перечислить государства‑получатели. В список включаются только те страны, в которые планируется передача персональных данных, и указывается их правовой статус (член ЕС, страна‑участник соглашения о защите данных и т.п.).

Во‑вторых, необходимо описать категории передаваемых данных. Примерный перечень может включать: фамилия, имя, отчество; контактные данные; сведения о финансовой активности; данные о здоровье и т.д. Для каждой категории указывается цель передачи (обеспечение обслуживания, аналитика, рекламные рассылки и т.д.).

В‑третьих, в уведомлении указываются правовые основания трансграничной передачи. Это могут быть: согласие субъекта персональных данных, выполнение договора, законные интересы оператора, международные соглашения.

В‑четвёртых, необходимо зафиксировать меры по обеспечению безопасности при передаче. В список включаются: шифрование канала связи, использование VPN, применение сертификатов, контроль доступа на стороне получателя, проведение аудитов безопасности.

Наконец, в уведомлении указываются реквизиты получателя данных: наименование организации, юридический адрес, контактное лицо, ИНН (или эквивалентный идентификатор в стране получателя).

После подготовки всех сведений следует выполнить следующие действия:

Зарегистрироваться на официальном портале Роскомнадзора, если учетная запись отсутствует.
Открыть форму «Уведомление о начале обработки персональных данных».
Последовательно заполнить все разделы, уделяя особое внимание пункту 2.1.9.
Прикрепить копии договоров или соглашений, подтверждающих законность трансграничной передачи.
Отправить форму и сохранить полученный номер заявки.

Получив подтверждение о регистрации уведомления, оператор обязан контролировать соблюдение всех обязательств, указанных в документе, и при необходимости предоставлять дополнительные сведения в течение установленного срока. Такой подход гарантирует соответствие требованиям Федерального закона 152‑ФЗ и исключает риски штрафных санкций.

2.1.10 Ответственный за организацию обработки

Ответственный за организацию обработки — это лицо, которому делегированы полномочия по управлению всеми аспектами работы с персональными данными: от разработки политики конфиденциальности до контроля за соблюдением требований законодательства. Его роль определяется не только внутренними регламентами компании, но и обязательствами, установленными Федеральным законом «О персональных данных». Именно от его действий зависит правильность и своевременность уведомления в Роскомнадзор о начале или изменении обработки персональных данных.

Для эффективного выполнения этой задачи ответственный обязан:

Сформировать пакет документов, включающий описание целей и способов обработки, перечень категорий субъектов и персональных данных, а также меры по обеспечению их безопасности.
Убедиться, что все процессы обработки задокументированы в реестре операций, который будет приложен к уведомлению.
Проверить актуальность согласий субъектов и наличие иных правовых оснований, позволяющих осуществлять обработку.
Согласовать форму уведомления с юридическим отделом, чтобы исключить орфографические и терминологические ошибки, которые могут привести к отказу в приёме заявления.

После подготовки материалов ответственный за организацию обработки переходит к непосредственной отправке уведомления. Порядок действий выглядит следующим образом:

Зарегистрировать юридическое лицо на портале Роскомнадзора, если регистрация ещё не выполнена.
В личном кабинете выбрать раздел «Уведомления о персональных данных».
Заполнить электронную форму, указав реквизиты организации, ФИО ответственного лица, контактные данные и сведения о типах обрабатываемых данных.
Прикрепить подготовленные документы: реестр операций, политику конфиденциальности, копии согласий и протоколы оценки рисков.
Подтвердить подачу уведомления электронной подписью, соответствующей требованиям ФЗ‑152.

После отправки система автоматически генерирует подтверждение о получении заявления. Ответственный обязан сохранить это подтверждение в архиве и отслеживать статус заявки. При необходимости Роскомнадзор может запросить дополнительную информацию — в таком случае требуется оперативно предоставить требуемые материалы, чтобы избежать задержек и штрафных санкций.

Контроль за выполнением всех пунктов возлагается на ответственного за организацию обработки. Он обязан регулярно проводить внутренний аудит процессов, фиксировать изменения в способах обработки и своевременно вносить коррективы в уведомление. Такой подход гарантирует полное соответствие требованиям регулятора и минимизирует риски административных последствий.

3. Формирование уведомления

3.1 Выбор формы

Для подачи уведомления в Роскомнадзор необходимо определиться с формой подачи. На сегодняшний день предусмотрены два основных варианта: электронный и бумажный. Каждый из них имеет свои особенности, и выбор зависит от возможностей организации и предпочтений ответственного лица.

Электронный способ реализуется через личный кабинет на официальном портале Роскомнадзора. Для его использования требуется создать учетную запись, подтвердить её с помощью электронной подписи или иной формы идентификации, а затем загрузить готовый документ в предусмотренный раздел. Преимуществами такого подхода являются быстрый процесс отправки, возможность отслеживать статус заявки в реальном времени и отсутствие расходов на бумагу и почтовую пересылку.

Бумажный вариант подразумевает оформление уведомления в соответствии с установленным образцом, печать на фирменном бланке организации и отправку по почте заказным письмом с уведомлением о вручении. Этот способ предпочтителен в случаях, когда у организации нет доступа к средствам электронной подписи или когда требуется официальное подтверждение получения документа в виде копии почтового кода.

При выборе формы подачи следует учитывать следующее:

наличие квалифицированной электронной подписи или доступа к сервису «Госуслуги»;
сроки, в которые требуется получить подтверждение о приёме уведомления;
внутренние регламенты компании, определяющие предпочтительный способ взаимодействия с государственными органами;
уровень технической подготовки персонала, ответственного за подготовку и отправку уведомления.

Определив оптимальный вариант, следует подготовить документ в соответствии с требованиями регулятора, проверить его на наличие всех обязательных реквизитов и подписать. После этого уведомление можно отправить выбранным способом, получив тем самым подтверждение о его регистрации в системе Роскомнадзора.

3.2 Заполнение электронной формы на сайте Роскомнадзора

Заполнение электронной формы на портале Роскомнадзора — ключевой этап процедуры уведомления о начале обработки персональных данных. Система работает в режиме онлайн, поэтому все действия выполняются непосредственно в браузере без необходимости скачивания дополнительных программ.

Для начала необходимо войти в личный кабинет на сайте Роскомнадзора. Если учетная запись ещё не создана, регистрируем её, указывая ИНН организации, контактный телефон и адрес электронной почты. После подтверждения регистрации получаем доступ к персональному пространству.

Далее выбираем пункт «Уведомление о начале обработки персональных данных». Откроется электронная форма, состоящая из нескольких блоков:

Общие сведения – название организации, юридический адрес, ФИО ответственного лица, контактные данные.
Сведения о персональных данных – типы собираемых данных (физические лица, сотрудники, клиенты), цели обработки, категории субъектов.
Технические и организационные меры – описание мер защиты, используемых систем и процедур.
Документы – прикрепляем сканы согласий субъектов, политику конфиденциальности и другие обязательные материалы.

Каждое поле формы отмечено обязательным статусом, поэтому перед отправкой проверяем заполненность. При необходимости можно воспользоваться подсказками, появляющимися при наведении курсора, чтобы уточнить требуемый формат ввода.

После ввода всей информации нажимаем кнопку «Отправить». Система мгновенно генерирует подтверждение о получении уведомления и присваивает уникальный номер заявки. Этот номер сохраняем — он понадобится для последующего контроля статуса и возможных запросов со стороны надзорного органа.

В случае возникновения ошибок система выдаёт конкретные сообщения, указывающие на неверно заполненные поля. Исправляем их и повторяем отправку. После успешного завершения процесса уведомление считается поданным, а данные сразу попадают в реестр Роскомнадзора.

Таким образом, последовательное выполнение указанных шагов гарантирует корректную подачу уведомления и соблюдение требований законодательства о персональных данных.

4. Способы подачи уведомления

4.1 Подача через электронный сервис

Для подачи уведомления в Роскомнадзор через электронный сервис необходимо выполнить несколько последовательных действий, каждый из которых гарантирует корректность и оперативность обработки заявления.

Во‑первых, откройте официальный портал Госуслуг (gosuslugi.ru) или специализированный сайт Роскомнадзора — в разделе «Электронные услуги». На главной странице найдите кнопку «Подать уведомление о начале обработки персональных данных». При первом входе потребуется авторизоваться с помощью подтверждённого аккаунта: удобнее всего использовать цифровую подпись или мобильный банк, поскольку они обеспечивают высокий уровень доверия к заявителю.

Во‑вторых, подготовьте комплект документов в электронном виде. Обязательные файлы включают:

заявление в свободной форме (PDF или DOCX);
согласие субъекта данных, если требуется;
актуальный реестр обрабатываемых персональных данных (Excel‑таблица);
копию свидетельства о регистрации организации (PDF).

Все документы должны быть подписаны квалифицированной электронной подписью. При загрузке файлов система проверит их формат, размер и наличие подписи, после чего отобразит сообщение об успешном приёме.

Третий шаг — заполнение онлайн‑формы. Введите полные реквизиты организации: ИНН, ОГРН, юридический адрес, контактные данные ответственного за обработку персональных данных. Укажите цель и правовые основания обработки, а также категории обрабатываемых данных. При необходимости отметьте, что вы планируете передавать данные третьим лицам и укажите их сведения.

После ввода всех полей система предложит проверить заполненные данные. Внимательно просмотрите каждый пункт, исправьте возможные опечатки и подтвердите корректность. Затем нажмите кнопку «Отправить». На экране появится уникальный номер заявки и QR‑код, который можно сохранить или распечатать для дальнейшего отслеживания.

Последний этап — мониторинг статуса. В личном кабинете портала появится раздел «Мои заявки», где отображается текущий статус: «Принято», «На рассмотрении», «Одобрено» или «Требуется доработка». При возникновении вопросов Роскомнадзор отправит уведомление на указанный электронный адрес, указав, какие документы нужно уточнить или дополнить.

Соблюдая эту последовательность, вы гарантируете, что уведомление будет подано быстро, без ошибок и с полным соответствием требованиям законодательства о персональных данных.

4.2 Подача на бумажном носителе

4.2.1 Почтой

Отправка уведомления в Роскомнадзор по почте требует точного соблюдения установленного порядка. Ниже перечислены основные действия, которые необходимо выполнить, чтобы документ дошёл до адресата без задержек.

Подготовка формы уведомления.
– Скачайте актуальную форму с официального сайта Роскомнадзора.
– Заполните её полностью, указав реквизиты организации, цели и объёмы обработки персональных данных, а также сроки их хранения.
Сбор сопутствующих документов.
– Копия устава (или учредительного договора).
– Решение руководства о начале обработки данных.
– Договоры с операторами, если обработка осуществляется сторонними организациями.
– При необходимости – согласие субъекта данных.
Подпись и заверение.
– Уведомление подписывается уполномоченным лицом организации.
– При наличии печати организации подпись должна быть заверена печатью.
Создание комплекта для отправки.
– Сложите оригинал уведомления и все сопутствующие документы в один пакет.
– Составьте копию всех бумаг для собственного архива.

Оформление конверта.
– На лицевой стороне укажите точный адрес:

 Федеральная служба по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций
 127994, г. Москва, ул. Сретенский бульвар, д. 13, стр. 1

– Укажите название организации‑отправителя и её почтовый индекс.

Выбор способа отправки.
– Самый надёжный вариант – заказное письмо с уведомлением о вручении (РКО).
– При желании можно добавить услугу «Экспресс‑доставка», если требуется ускоренное получение.
Отправка и контроль.
– Сдайте письмо в отделение Почты России, получите кассовый чек с трек‑номером.
– С помощью трек‑номера отслеживайте перемещение отправления до момента получения.
– После вручения сохраните копию уведомления о получении, которое будет служить подтверждением выполнения обязательства.
Хранение документации.
– Оригинал уведомления и подтверждающие документы храните в архиве организации не менее пяти лет.
– Электронные копии можно разместить в системе документооборота для быстрого доступа при проверках.

Тщательное соблюдение всех пунктов гарантирует, что уведомление будет принято Роскомнадзором в установленный срок, а организация избежит возможных штрафных санкций. Уверенно действуйте по этой схеме, и процесс завершится без осложнений.

4.2.2 Лично

Для уведомления Роскомнадзора о начале обработки персональных данных необходимо выполнить несколько обязательных действий. Сначала составляется заявление, в котором указываются полные реквизиты организации, ФИО уполномоченного лица, сведения о целях и основаниях обработки, перечень категорий обрабатываемых данных и предполагаемые категории субъектов. В документе также описываются применяемые технические и организационные меры защиты.

Далее формируется пакет документов:

заявление в свободной форме, подписанное уполномоченным представителем;
копия устава (или иного учредительного документа) организации;
согласие на обработку персональных данных от субъектов, если оно требуется законом;
перечень информационных систем, в которых будет осуществляться обработка;
акт о проведении оценки риска (при наличии обязательного требования).

После подготовки всех материалов их необходимо загрузить в электронный кабинет Роскомнадзора через единый портал государственных услуг или отправить по официальному электронному адресу, указанному на сайте ведомства. При отправке по электронной почте рекомендуется использовать цифровую подпись, подтверждающую подлинность документов.

Важно соблюдать установленный срок подачи – уведомление должно быть направлено не позднее 30 календарных дней с момента начала обработки. После получения заявления Роскомнадзор выдает подтверждение о регистрации уведомления, которое следует сохранить в архиве организации.

При необходимости уточнения деталей или получения консультации можно обратиться в справочную службу Роскомнадзора по телефону горячей линии. Все действия должны быть документированы, а оригиналы подписанных бумаг – храниться в течение пяти лет. Такое строгое соблюдение процедуры гарантирует законность обработки персональных данных и исключает риск административных санкций.

5. Что происходит после подачи

5.1 Проверка уведомления

Проверка уведомления – обязательный этап, без которого процесс передачи сведений в Роскомнадзор считается недействительным. На этом этапе контролируется соответствие представленных данных требованиям нормативных актов и внутренним регламентам организации.

Во-первых, проверяется наличие всех обязательных реквизитов: название организации, ИНН, ОГРН, контактные данные ответственного лица, а также точное описание категории и объёма обрабатываемой персональной информации. Отсутствие любого из этих пунктов приводит к возврату уведомления на доработку.

Во-вторых, осуществляется сравнение указанных в уведомлении целей обработки с перечнем целей, допускаемых законодательством. Если цель не подпадает под разрешённые категории, уведомление отклоняется, и требуется уточнение или изменение целей.

Третьим пунктом проверки является соответствие формату представления документов. Электронная форма должна быть заполнена в системе Роскомнадзора без пропусков, а при подаче в бумажном виде – все страницы должны быть подписаны и скреплены печатью организации. Ошибки в полях, дублирование или несоответствие формата автоматически приводят к отказу.

Четвёртый аспект – проверка сроков. Уведомление должно быть направлено в течение 30 дней со дня начала обработки персональных данных или изменения уже существующего процесса. Превышение установленного срока влечёт наложение административных штрафов и приостановку деятельности до устранения нарушений.

Наконец, проводится проверка наличия подтверждающих документов: заключения о проведении оценки воздействия на защиту персональных данных, договоров с третьими лицами‑операторами, согласий субъектов данных, если они требуются. Отсутствие любого из этих документов считается серьёзным нарушением и требует немедленного исправления.

Только после успешного прохождения всех перечисленных проверок уведомление считается принятым, и Роскомнадзор фиксирует факт уведомления в реестре. При обнаружении несоответствий ответственный сотрудник получает уведомление о необходимости исправления, после чего процесс повторяется до полного соответствия требованиям.

5.2 Включение в реестр операторов

Для включения организации в реестр операторов необходимо выполнить несколько последовательных действий, каждое из которых имеет чётко определённый порядок.

Во-первых, подготовьте пакет документов, который включает:

заявление о включении в реестр (по форме, утверждённой Роскомнадзором);
копию свидетельства о государственной регистрации юридического лица;
сведения о руководителе и уполномоченном лице, ответственном за обработку персональных данных;
описание целей и объёмов обработки персональных данных, а также перечень категорий субъектов, чьи данные будут обрабатываться;
копию договора о передаче персональных данных, если такие договоры заключены с третьими лицами;
подтверждение наличия локального нормативного акта, регламентирующего обработку персональных данных, и иных внутренних документов, требуемых нормативными актами.

Во‑вторых, загрузите подготовленные материалы в государственный портал «Госуслуги» или в электронную систему Роскомнадзора. При загрузке укажите корректный ИНН, ОГРН и контактные данные ответственного лица. Система автоматически проверит соответствие формата файлов и наличие всех обязательных полей.

Третий этап – подтверждение подачи. После успешной загрузки вы получите электронный акт о получении заявления. Сохраните его, он будет служить доказательством того, что запрос отправлен в установленном порядке.

Далее следует ожидание проверки. Специалисты Роскомнадзора проверяют полноту и достоверность предоставленных сведений, а также соответствие их требованиям законодательства о персональных данных. При необходимости они могут запросить дополнительные документы или уточнения. Важно быстро реагировать на такие запросы, чтобы не затягивать процесс.

После успешного завершения проверки вам будет направлен документ о включении в реестр операторов. Этот документ подтверждает, что организация официально признана оператором персональных данных и имеет право вести обработку в рамках заявленных целей.

Наконец, не забывайте своевременно обновлять сведения в реестре. При изменении контактных данных, структуры организации, целей или методов обработки персональных данных необходимо подать соответствующее заявление о внесении изменений. Регулярное поддержание актуальности информации гарантирует беспрепятственное взаимодействие с надзорными органами и снижает риск административных санкций.

5.3 Внесение изменений в ранее поданные сведения

В случае, когда после подачи первоначального уведомления в Роскомнадзор возникла необходимость скорректировать сведения о целях, объёмах или методах обработки персональных данных, следует действовать без промедления. Сначала подготовьте уточнённый документ, в котором чётко указаны все изменения: новые категории обрабатываемых данных, расширенный перечень субъектов, изменённые сроки хранения или новые способы обеспечения безопасности. В документе обязательно укажите номер ранее поданной регистрации и дату её подачи, чтобы контролирующий орган мог быстро сопоставить новые данные с уже имеющимися.

Далее оформите запрос в письменной форме, используя установленный шаблон изменения сведений. В запросе перечислите каждый пункт, подлежащий корректировке, и приложите подтверждающие материалы (договоры, технические описания, внутренние регламенты). Если изменения касаются только отдельных разделов, укажите их явно, чтобы избежать избыточного повторения информации.

Отправка осуществляется через личный кабинет на официальном портале Роскомнадзора либо по электронной почте, указанной в инструкциях. При отправке через портал прикрепите файл с изменёнными сведениями и подпишите запрос электронной подписью, если это предусмотрено. При использовании электронной почты укажите в теме письма «Изменения в уведомлении № [номер]», а в теле письма кратко опишите суть корректировок.

После подачи запроса контролирующий орган рассматривает его в течение пяти рабочих дней. Если в течение этого срока не получено ответа, считаем, что изменения приняты. При необходимости органы могут запросить дополнительные разъяснения; в таком случае предоставьте требуемую информацию в течение трёх рабочих дней, чтобы избежать нарушения регулятивных требований.

Итоговый документ с одобренными изменениями сохраняйте в архиве организации и в личном кабинете Роскомнадзора. Регулярный мониторинг актуальности сведений гарантирует соответствие законодательству и снижает риск штрафных санкций.

Краткий чек‑лист действий:

собрать и оформить все новые сведения;
указать номер и дату первоначального уведомления;
подготовить запрос в установленном формате;
приложить подтверждающие документы;
отправить через портал или электронную почту с подписью;
дождаться подтверждения в течение 5 рабочих дней;
при необходимости предоставить дополнительные разъяснения;
сохранить окончательный документ в архиве.

Соблюдая эту последовательность, вы быстро и корректно внесёте необходимые изменения в уже поданные сведения, поддерживая полное соответствие требованиям Роскомнадзора.

6. Ответственность за неподачу или ложные сведения

6.1 Административная ответственность

Административная ответственность за нарушение требований к обработке персональных данных фиксируется Федеральным законом «О персональных данных». Нарушения могут включать отсутствие обязательного уведомления Роскомнадзора, несоблюдение сроков подачи, предоставление неполной или недостоверной информации. В случае выявления таких нарушений контролирующий орган вправе наложить штрафы, которые варьируют от 5 000 до 5 000 000 рублей в зависимости от характера и масштаба правонарушения, а также может применить меры административного воздействия, такие как приостановление деятельности по обработке данных.

Для того чтобы избежать административных санкций, необходимо правильно оформить и отправить уведомление в Роскомнадзор. Последовательность действий выглядит следующим образом:

Подготовка сведений. Сформируйте перечень обязательных данных: наименование организации, ИНН, ОКПО, контактные данные ответственного за обработку персональных данных, цель и правовые основания обработки, категории обрабатываемых данных, сроки их хранения, а также сведения о местах их размещения.
Заполнение формы. На официальном сайте Роскомнадзора найдите форму уведомления о начале обработки персональных данных. Введите все собранные сведения в соответствующие поля без пропусков и ошибок.
Проверка корректности. Тщательно проверьте введённую информацию, убедитесь, что указаны актуальные реквизиты и правильно указаны категории данных. Ошибки в документе могут стать основанием для наложения штрафа.
Электронная подпись. Подпишите форму с помощью квалифицированной электронной подписи, зарегистрированной в Федеральной службе по техническому и криптографическому контролю. Без подписи запрос будет отклонён.
Отправка. После подписания нажмите кнопку «Отправить». Система сформирует подтверждающий документ с номером обращения, который необходимо сохранить в архиве организации.
Хранение подтверждения. Сохраните полученный акт о регистрации уведомления в течение пяти лет. При проверке контролирующий орган потребует предъявить этот документ.

Несоблюдение любого из пунктов может стать основанием для привлечения к административной ответственности. Регулярный мониторинг изменений в законодательстве и своевременное обновление уведомления позволяют поддерживать правовой статус компании и избежать финансовых потерь. Помните, что ответственность за нарушение требований возлагается непосредственно на юридическое лицо, а в некоторых случаях – на должностных лиц, принявших решения о ненадлежащей обработке персональных данных. Поэтому каждый этап отправки уведомления необходимо выполнять с полной отдачей и точностью.