Как отправить приглашение к ЭДО в СБИС?

Подготовка

Требования

Доступ в СБИС

Для начала необходимо убедиться, что у вас есть права администратора или пользователь с доступом к разделу управления контрагентами в системе СБИС. Без соответствующего уровня доступа вы не сможете создать и отправить приглашение.

Далее откройте модуль «Контрагенты» и найдите кнопку «Добавить контрагента». Введите обязательные данные: название организации, ИНН, контактное лицо и электронную почту. После заполнения формы сохраните запись – система автоматически сформирует профиль контрагента.

После создания профиля перейдите к разделу «Электронный документооборот». Здесь будет доступна опция «Пригласить к ЭДО». Нажмите её и укажите адрес электронной почты получателя. При необходимости добавьте комментарий, который получит ваш партнер вместе с письмом‑приглашением.

Система сформирует готовое письмо со ссылкой на регистрацию в ЭДО. Проверьте корректность указанных данных и нажмите кнопку «Отправить». Приглашение будет доставлено в виде обычного письма, в котором содержится уникальная ссылка для активации доступа.

После получения письма контрагент переходит по ссылке, вводит требуемые данные и завершает процесс регистрации. Как только пользователь подтвердит свою учетную запись, он будет автоматически добавлен в список участников электронного документооборота, и вы сможете обмениваться документами в режиме онлайн.

Кратко, последовательность действий выглядит так:

Убедиться в наличии нужных прав доступа.
Создать профиль контрагента в модуле «Контрагенты».
Открыть раздел «Электронный документооборот» и выбрать «Пригласить к ЭДО».
Ввести электронный адрес получателя, при желании добавить комментарий.
Отправить готовое письмо‑приглашение.
Дождаться активации учетной записи получателем.

После выполнения всех пунктов ваш контрагент получит полный доступ к ЭДО в СБИС, и обмен документами начнётся без лишних задержек.

Данные контрагента

Для успешной отправки приглашения к электронному документообороту в системе SBIS необходимо тщательно подготовить данные контрагента. Без корректных сведений процесс завершится ошибкой, поэтому каждый пункт следует проверять дважды.

Во-первых, в карточке контрагента обязаны быть заполнены базовые реквизиты:

Полное наименование организации;
ИНН (идентификационный номер налогоплательщика);
КПП (код причины постановки на учёт);
ОГРН (основной государственный регистрационный номер);
Юридический адрес и фактическое место осуществления деятельности.

Во‑вторых, для электронного обмена требуются контактные данные, по которым будет доставлено приглашение:

Адрес электронной почты, привязанный к официальному представителю контрагента;
Номер телефона, пригодный для получения SMS‑уведомления при необходимости;
ФИО и должность контактного лица, ответственнго за приём и подтверждение приглашения.

Третий набор сведений относится к техническим параметрам доступа:

Идентификатор системы (если контрагент уже использует другой сервис ЭДО);
Тип используемого сертификата (например, квалифицированный электронный сертификат);
При необходимости – URL‑адрес сервера обмена, если он отличается от стандартного.

После того как все поля заполнены, открывается модуль «Контрагенты», выбирается нужный контрагент и в меню «Действия» активируется пункт «Отправить приглашение в ЭДО». Система автоматически формирует письмо с уникальной ссылкой для подтверждения участия. Приёмщик переходит по ссылке, проходит регистрацию своего сертификата и подтверждает готовность к обмену документами.

Важно убедиться, что в карточке отсутствуют пустые обязательные поля, иначе система отклонит запрос. После отправки приглашения рекомендуется проверить статус в журнале операций: статус «Отправлено» подтверждает, что письмо успешно доставлено, а статус «Принято» – что контрагент завершил процесс регистрации.

Таким образом, точный набор данных контрагента и корректное их внесение в SBIS гарантируют беспрепятственное начало электронного документооборота.

Поиск контрагента

Существующий контрагент

Существующий контрагент в системе SBIS уже имеет все необходимые реквизиты для работы, поэтому процесс приглашения в электронный документооборот (ЭДО) проходит быстро и без лишних действий.

Сначала откройте раздел «Контрагенты» и найдите нужного партнёра с помощью фильтра по названию или ИНН. Убедитесь, что у контрагента указаны корректные контактные данные – электронный адрес и телефон.

Далее откройте карточку выбранного контрагента и нажмите кнопку «Пригласить в ЭДО». Откроется форма, где требуется:

Указать тип приглашения (по электронной почте или SMS).
Ввести адрес получателя (email или номер телефона).
При необходимости добавить комментарий, поясняющий цель приглашения.

После заполнения всех полей нажмите «Отправить». Система автоматически сформирует письмо‑приглашение с уникальной ссылкой для регистрации в ЭДО.

Контрагент получит сообщение, перейдет по ссылке и завершит регистрацию, указав свои реквизиты и согласившись с условиями обмена документами. По завершении процесса в карточке контрагента появится статус «ЭДО подключено», что подтверждает успешную интеграцию.

Периодически проверяйте статус приглашений в журнале действий: если статус остаётся «Ожидание», можно повторно отправить приглашение или связаться с контрагентом для уточнения причин.

Таким образом, используя готовый функционал SBIS, вы быстро переводите уже существующего партнёра в электронный документооборот, экономя время и снижая риск ошибок при ручном вводе данных.

Добавление нового

Поиск по ИНН

Поиск по ИНН в системе SBIS — это быстрый способ найти нужного контрагента и оформить электронное приглашение к работе в облачном сервисе документооборота.

Для начала откройте раздел «Контрагенты» и в строке поиска введите 10‑ или 12‑значный ИНН организации. Система мгновенно отобразит все совпадения, включая юридический статус, контактные данные и текущий статус подключения к ЭДО. Если найдено несколько записей, уточните запрос, добавив часть названия или ОКПО.

После того как нужный контрагент выделен, проверьте корректность реквизитов: название, юридический адрес, банковские реквизиты. При необходимости отредактируйте данные, чтобы исключить ошибки в дальнейшем обмене документами.

Далее откройте карточку контрагента и нажмите кнопку «Пригласить в электронный документооборот». В появившемся окне укажите тип приглашения (по электронной почте или через SMS), задайте срок действия ссылки и, при желании, добавьте персональное сообщение. После подтверждения система сформирует уникальную ссылку‑приглашение и отправит её выбранным способом.

Получатель переходит по ссылке, проходит быструю регистрацию, подтверждает ИНН и подключается к сервису. На этом этапе все документы будут автоматически маршрутизироваться через SBIS, а обе стороны получат доступ к подписанным файлам в реальном времени.

Кратко о ключевых шагах:

Введите ИНН в поисковую строку раздела «Контрагенты».
Выберите нужную запись и проверьте реквизиты.
Нажмите «Пригласить в электронный документооборот».
Укажите способ доставки приглашения и отправьте его.

Эти действия позволяют без лишних задержек интегрировать нового партнёра в электронный документооборот, гарантируя полную автоматизацию обмена документами и контроль над процессом.

Ручной ввод

Для отправки приглашения к ЭДО в системе SBIS используйте режим ручного ввода. Этот способ позволяет полностью контролировать каждый параметр приглашения и гарантирует, что все необходимые сведения будут указаны точно.

Откройте раздел «Электронный документооборот» в личном кабинете SBIS.
Выберите пункт «Приглашения», затем нажмите кнопку «Создать приглашение».
В открывшейся форме переключите способ ввода на «Ручной».
- Контрагент – введите полное название организации, как указано в её учётных данных.
- ИНН/КПП – укажите идентификационные номера без пробелов и лишних символов.
- Электронная почта – введите актуальный адрес получателя, проверив отсутствие опечаток.
- Роль в ЭДО – выберите из списка нужную роль (например, «Контрагент», «Подписант»).
При необходимости добавьте комментарий, поясняющий цель приглашения. Комментарий будет отображён в письме‑уведомлении.
Проверьте введённые данные. Ошибки в ИНН или адресе электронной почты приведут к недоставке приглашения, поэтому внимательная проверка обязательна.
Нажмите кнопку «Отправить». Система автоматически сформирует письмо‑уведомление и отправит его на указанный адрес.

После отправки вы получите подтверждение в виде записи в журнале действий. При необходимости можно открыть эту запись, просмотреть статус приглашения и при необходимости повторно отправить его, используя те же поля ввода.

Важно: если получатель не откликнулся в течение 7‑10 дней, рекомендуется проверить корректность указанных контактов и при необходимости инициировать повторную рассылку. Этот процесс полностью управляется через ручной ввод, что делает его надёжным и простым в контроле.

Отправка приглашения

Открытие карточки контрагента

Открытие карточки контрагента в системе SBIS — первый необходимый шаг для организации электронного документооборота. После входа в личный кабинет переходим к модулю «Контрагенты», где располагается список всех зарегистрированных партнёров. В строке поиска указываем название или ИНН нужного контрагента, нажимаем клавишу Enter и выбираем нужную запись из результатов. Карточка откроется в отдельном окне, где отображаются основные реквизиты, банковские реквизиты и контактные данные.

Для отправки приглашения к ЭДО необходимо выполнить несколько простых действий:

В открытой карточке нажать кнопку «ЭДО‑приглашение» (расположена в правой части панели действий).
В появившейся форме указать адрес электронной почты представителя контрагента, выбрать тип доступа (полный или ограниченный) и задать срок действия приглашения.
При необходимости добавить комментарий, поясняющий цель приглашения, чтобы получатель точно понимал, что от него требуется.
Нажать кнопку «Отправить», после чего система автоматически сформирует письмо с уникальной ссылкой для регистрации в ЭДО.

После отправки приглашения в журнале действий появляется запись о выполненной операции, где фиксируются дата, время и статус отправки. Если получатель не откликнулся в течение установленного срока, карточка позволяет повторно отправить приглашение или аннулировать текущий запрос.

Таким образом, открыв карточку контрагента и используя встроенную функцию отправки приглашения, вы быстро подключаете партнёра к электронному документообороту, экономя время и исключая необходимость бумажного обмена.

Выбор действия Пригласить к ЭДО

Для начала откройте раздел «Электронный документооборот» в главном меню системы. В левой колонке появится список доступных действий – выберите пункт Пригласить к ЭДО. После этого откроется форма создания приглашения.

Укажите получателя – введите ИНН или название организации, выберите её из выпадающего списка.
Задайте тип доступа – укажите, будет ли предоставлен полный доступ к документам или только право просмотра.
Определите срок действия приглашения – задайте конечную дату, после которой доступ будет автоматически закрыт.
Добавьте комментарий – при необходимости напишите короткое сообщение, которое получатель увидит в письме‑уведомлении.

Нажмите кнопку Отправить. Система сформирует электронное письмо с уникальной ссылкой для входа в ЭДО и автоматически отправит его на указанный адрес. После получения приглашения контрагент переходит по ссылке, проходит простую регистрацию и сразу получает доступ к документам, согласно заданным правам.

Проверьте статус отправки в журнале действий – там будет указано, доставлено ли письмо и активировано ли приглашение получателем. При необходимости повторно отправьте приглашение, используя ту же форму. Всё процесс завершён, и ваш контрагент теперь подключён к электронному документообороту.

Выбор типа документооборота

Выбор типа документооборота — первый и решающий шаг при интеграции партнёра в электронную среду SBIS. Правильно определив, будет ли обмен происходить через простую передачу файлов, подписанные документы или полностью автоматизированный бизнес‑процесс, вы закладываете основу надёжного и быстрого взаимодействия.

Для отправки приглашения к электронному документообороту в SBIS необходимо выполнить несколько последовательных действий:

Определить требуемый тип обмена.
- Если требуется лишь передача сканов, выбирайте «обмен файлами».
- Для юридически значимых актов предпочтителен «подписанный документооборот».
- При необходимости автоматизации согласования выбирайте «бизнес‑процессный документооборот».
Создать профиль контрагента в системе.
Введите реквизиты партнёра, укажите его электронный адрес и выберите тип документооборота, согласованный на предыдущем этапе.
Сформировать приглашение.
В разделе «Приглашения» укажите получателя, выберите тип обмена и задайте срок действия ссылки. При необходимости добавьте комментарий с инструкциями.
Отправить приглашение.
Нажмите кнопку «Отправить». Система автоматически сформирует письмо с уникальной ссылкой и инструкциями по активации доступа.
Контроль и подтверждение.
После получения приглашения контрагент проходит регистрацию, выбирает подходящий способ подписи (ЭЦП или квалифицированную электронную подпись) и подтверждает готовность к работе. Ваша панель управления отображает статус активации в реальном времени.

Тщательно подобранный тип документооборота гарантирует, что обмен будет соответствовать требованиям безопасности, юридической силы и оперативности. Следуя описанным шагам, вы быстро подключите партнёра к электронной системе SBIS и начнёте получать документы без лишних задержек.

Подтверждение

Подтверждение – обязательный элемент любого процесса взаимодействия в системе SBIS. Без него невозможно гарантировать, что приглашение к электронному документообороту дошло до получателя и будет принято в нужный срок.

Первый шаг – проверка данных получателя. Убедитесь, что указаны корректный ИНН, полное название организации и действующий электронный адрес. Ошибки в этих полях приводят к возврату сообщения и задержке всей процедуры.

Второй этап – формирование приглашения. В интерфейсе SBIS выберите пункт «Создать приглашение», укажите тип доступа (полный или ограниченный) и добавьте комментарий, если требуется уточнение условий сотрудничества. После заполнения всех полей система автоматически генерирует уникальный код приглашения.

Третий пункт – отправка. Нажмите кнопку «Отправить», и система сразу же направит уведомление на указанный электронный адрес. В тот же момент появляется статус «Отправлено», который фиксируется в журнале действий.

Четвёртый шаг – контроль подтверждения. При получении ответа от контрагента система меняет статус на «Принято». Если статус остаётся «Ожидание», рекомендуется воспользоваться функцией «Отправить повторно» через 48 часов. При отсутствии реакции более недели следует связаться с получателем по телефону или мессенджеру.

Пятый момент – архивирование. После получения подтверждения все связанные документы автоматически сохраняются в разделе «ЭДО – Приглашения». Это обеспечивает быстрый доступ к истории взаимодействия и упрощает последующий аудит.

Кратко о важных деталях:

проверка реквизитов получателя;
точное указание типа доступа;
быстрый переход к статусу «Принято»;
своевременное повторное напоминание;
автоматическое архивирование подтверждённого приглашения.

Соблюдая эти правила, вы гарантируете надёжную и прозрачную работу с электронным документооборотом в SBIS, а процесс подтверждения будет проходить без задержек и недоразумений.

Управление приглашениями

Просмотр статуса

Для начала необходимо войти в систему SBIS под своей учётной записью. После успешной авторизации откройте раздел «Приглашения к электронному документообороту». Выберите нужного контрагента, укажите параметры документа и нажмите кнопку «Отправить приглашение».

Дальнейшее наблюдение за процессом осуществляется через функцию «Просмотр статуса».

Перейдите в вкладку «Статусы» – она находится рядом с перечнем отправленных приглашений.
В таблице отобразятся все текущие запросы. Статусы представлены в виде чётких меток:
- Отправлено – приглашение успешно ушло в сеть, но ещё не получено получателем;
- Принято – контрагент подтвердил участие, доступ к ЭДО открыт;
- Отклонено – получатель отказался от приглашения, требуется уточнение причины;
- В обработке – система проводит проверку данных, статус изменится автоматически.
При необходимости используйте фильтры по дате, контрагенту или типу статуса, чтобы быстро найти интересующую запись.
Для получения детальной информации о конкретном запросе кликните по его строке – появится окно с полным журналом действий, включая время отправки, попытки доставки и комментарии получателя.

Обновляйте список статусов вручную кнопкой «Обновить» или включите автоматическое обновление, установив интервал в несколько минут. Это гарантирует, что вы всегда будете видеть актуальное состояние приглашения и сможете своевременно реагировать на отклонения или задержки.

Контролируя статус приглашения, вы поддерживаете непрерывный поток электронных документов и избегаете простоя в бизнес‑процессе.

Повторная отправка

Повторная отправка приглашения к электронному документообороту в СБИС — это быстрый и надёжный способ гарантировать, что контрагент получит доступ к системе без задержек.

Сразу после первой попытки проверьте статус приглашения в разделе «Приглашения». Если статус «Не доставлено» или «Отказ», необходимо выполнить повторную отправку.

Откройте список приглашений и найдите нужную запись.
Нажмите кнопку «Повторить отправку» рядом с выбранным приглашением.
Убедитесь, что указанный адрес электронной почты актуален; при необходимости исправьте его.
Подтвердите действие, нажав «Отправить».

Система автоматически сформирует новое письмо‑сообщение, включающее ссылку для активации доступа к ЭДО. Получатель получит уведомление в своём почтовом ящике и сможет завершить регистрацию в течение нескольких минут.

Если повторная отправка не приводит к результату, проверьте фильтры спама у получателя и уточните корректность введённого адреса. При необходимости повторите процесс ещё раз — каждый запрос генерирует уникальную ссылку, гарантируя безопасность и актуальность приглашения.

Отмена

Отмена приглашения к электронному документообороту в системе SBIS — простая процедура, которую можно выполнить за несколько минут, не прибегая к поддержке.

Для начала откройте свой личный кабинет и перейдите в раздел «Управление приглашениями». В списке ожидающих подтверждения запросов найдите нужное приглашение.

Выберите действие – рядом с записью появится кнопка «Отменить».
Подтвердите решение – появившееся окно потребует подтвердить отмену; нажмите «Да», чтобы завершить процесс.
Проверьте статус – после подтверждения статус приглашения изменится на «Отменено», и в журнале появится запись о выполненной операции.

Если приглашение уже принято получателем, его отмена невозможна; в этом случае следует создать новое приглашение с корректными параметрами.

Не забывайте, что после отмены вы сохраняете возможность повторно отправить запрос, используя те же контактные данные. Это избавит от необходимости заново вводить информацию и ускорит процесс подключения партнёра к электронному документообороту.

Таким образом, отмена приглашения в SBIS реализована интуитивно, требует минимум действий и полностью контролируется пользователем.

Возможные проблемы

Контрагент не отвечает

Если контрагент не реагирует на запрос, процесс подключения к электронному документообороту в СБИС требует четкой последовательности действий, чтобы минимизировать простои.

Сначала откройте карточку контрагента в СБИС и убедитесь, что все обязательные реквизиты (ИНН, КПП, юридический адрес) заполнены корректно. Ошибки в данных часто становятся причиной молчания партнёра – система может отклонять приглашение автоматически.

Далее перейдите к разделу «Электронный документооборот». В поле «Тип приглашения» выберите нужный вариант (например, «Приглашение в ЭДО»). Укажите адрес электронной почты, который привязан к системе контрагента, и добавьте короткое пояснение о цели приглашения. После этого нажмите кнопку «Отправить». Система сформирует письмо с уникальной ссылкой для активации доступа.

Если после отправки письмо остаётся без ответа более 48 часов, выполните следующие шаги:

Проверьте статус письма в журнале рассылок – убедитесь, что оно доставлено и не попало в спам.
Свяжитесь с контрагентом по альтернативному каналу (телефон, мессенджер) и уточните, получил ли он приглашение.
При необходимости повторно отправьте приглашение, изменив адрес получателя или добавив копию руководителю проекта.
Если ответ всё равно отсутствует, создайте задачу в системе СБИС для контроля дальнейших действий и уведомьте руководителя отдела закупок о проблеме.

Не забывайте фиксировать каждый шаг в комментариях к карточке контрагента. Такой журнал поможет быстро восстановить процесс, если понадобится привлекать техническую поддержку СБИС или вести переговоры с партнёром. Благодаря строгому соблюдению последовательности и контролю коммуникаций, отсутствие реакции контрагента перестаёт быть препятствием, а превращается в управляемый риск, который легко устраняется.

Отклонение приглашения

При отправке приглашения к работе в электронной системе документооборота (ЭДО) через платформу СБИС важно предусмотреть сценарий отказа получателя. После того как приглашение сформировано и отправлено, система фиксирует статус ответа. Если получатель выбирает вариант «Отказать», статус мгновенно меняется на «Отклонено».

В таком случае система автоматически генерирует уведомление, которое появляется в личном кабинете отправителя. Уведомление содержит имя отклонившего, дату и время отказа, а также поле для комментария, если получатель решил его оставить.

Для восстановления процесса необходимо выполнить несколько действий:

Откройте журнал отправленных приглашений и найдите запись с пометкой «Отклонено».
Проверьте комментарий получателя; часто в нём указываются причины отказа (неактуальный контент, отсутствие прав доступа, технические ограничения).
При необходимости исправьте параметры приглашения: обновите список документов, уточните уровень доступа или измените срок действия.
Сформируйте новое приглашение, используя те же контактные данные, но с учётом замечаний получателя.
При повторной отправке добавьте короткое пояснение в сопроводительном письме, объясняющее, что изменилось и почему стоит принять приглашение.

Если отклонение произошло из‑за технической проблемы (например, недоступность сервера или конфликт версий), рекомендуется сначала убедиться в исправности инфраструктуры, а затем повторить процесс.

В случае систематических отказов от одного и того же контрагента стоит связаться с ним напрямую – по телефону или через мессенджер – чтобы выяснить причины и согласовать альтернативный способ взаимодействия.

Таким образом, отказ от приглашения в СБИС не является концом работы, а лишь сигналом к корректировке условий и повторной попытке. Следуя описанным шагам, вы быстро восстановите процесс обмена документами и избежите задержек.

Технические ошибки

Технические ошибки, возникающие при попытке отправить приглашение в электронный документооборот через SBIS, обычно связаны с настройками системы, сетевыми ограничениями и некорректными данными. Их быстрое выявление и устранение позволяют завершить процесс без потери времени.

Во-первых, проверьте корректность указанных адресов электронной почты и идентификаторов контрагентов. Ошибки формата (например, отсутствие «@» или лишние пробелы) приводят к отклонению запросов сервером.

Во-вторых, убедитесь, что соединение с сервисом SBIS не блокируется фирменным файрволом или прокси‑сервером. Часто встречаются сообщения о невозможности установить TLS‑соединение – в этом случае требуется добавить IP‑адреса SBIS в белый список и разрешить outbound‑трафик на порт 443.

В-третьих, проверьте актуальность сертификатов и токенов доступа. Истекший токен или просроченный сертификат вызывают ошибку аутентификации, и система отказывает в отправке приглашения. Обновите токен через API‑метод «refresh» и замените сертификат на новый.

Ниже перечислены типичные сообщения об ошибках и рекомендации по их устранению:

400 Bad Request – параметры запроса сформированы неверно; пересмотрите JSON‑структуру, обязательные поля и их типы.
401 Unauthorized – токен доступа недействителен; выполните повторную авторизацию и сохраните полученный токен.
403 Forbidden – у учетной записи недостаточно прав; запросите у администратора добавление роли «EDO‑Invite».
404 Not Found – указанный контрагент не найден в базе SBIS; проверьте идентификатор контрагента и его наличие в справочнике.
500 Internal Server Error – ошибка на стороне сервера; повторите запрос спустя несколько минут и, если проблема сохраняется, откройте тикет в техподдержку.

Дополнительные шаги, которые ускоряют диагностику:

Включите логирование запросов и ответов API. Записанные данные помогут pinpoint‑ить место сбоя.
Сравните текущий запрос с образцом, предоставленным в официальной документации SBIS.
Используйте инструмент проверки сертификатов (например, OpenSSL) для подтверждения валидности цепочки доверия.
При работе через корпоративную сеть протестируйте запрос из внешней сети (VPN или мобильный интернет) – это быстро выявит ограничения на уровне инфраструктуры.

Если после выполнения всех рекомендаций ошибка сохраняется, сформируйте полное сообщение об ошибке, включив идентификатор запроса, временную метку и трассировку. Такой пакет информации позволит специалистам поддержки воспроизвести проблему и предложить точное решение.