Как добавить новый элемент номенклатуры в справочник?

Подготовка к добавлению

Предварительные данные

Для успешного внесения нового элемента номенклатуры в справочник необходимо собрать и оформить ряд обязательных данных. Без их полной подготовки процесс будет прерван, а запись может оказаться некорректной.

Во-первых, требуется уникальный код товара. Он служит основным идентификатором в системе и позволяет быстро находить запись при поиске или интеграции с другими модулями. Код должен соответствовать установленным правилам нумерации, например: префикс подразделения + последовательный номер.

Во-вторых, необходимо указать полное наименование. Оно должно быть лаконичным, но при этом полностью описывать товар, чтобы исключить неоднозначность при оформлении заказов и отчетов.

Третьим пунктом является классификация. В справочнике обычно предусмотрены группы, подгруппы и типы номенклатуры. Выбор правильной категории гарантирует корректную агрегацию данных в аналитических отчетах.

Далее следует определить единицу измерения (шт., кг, л и т.д.). Это значение используется при расчете стоимости, остатка и планировании поставок.

Не менее важны финансовые параметры:

базовая цена (включая налоги, если это необходимо);
валюта расчётов;
условия скидок (при наличии).

Информация о поставщике также входит в перечень предварительных данных. Укажите название контрагента, контактные данные и, при необходимости, договорные условия поставки.

Для контроля качества необходимо задать характеристики товара (цвет, размер, материал и др.). При наличии сертификатов или технической документации их номера и даты выдачи следует добавить в запись.

Наконец, проверьте права доступа. Убедитесь, что пользователь, выполняющий ввод, обладает необходимыми ролями для создания и редактирования записей в справочнике.

Собрав все перечисленные сведения, вы сможете без задержек добавить новый элемент номенклатуры, а система сразу отразит его в отчетах, планировании и документообороте.

Необходимые права доступа

Для успешного добавления нового элемента номенклатуры необходимо обладать соответствующими правами доступа, иначе система не позволит выполнить ни одну из операций.

Во-первых, пользователь должен иметь право “Редактировать справочник номенклатуры”. Это базовое разрешение открывает возможность создавать, изменять и удалять записи в справочнике.

Во-вторых, требуется право “Управлять классификаторами”, которое позволяет задавать коды, группы и атрибуты нового элемента. Без него невозможно корректно разместить запись в иерархии номенклатуры.

В-третьих, если процесс подразумевает согласование или публикацию, понадобится право “Одобрять изменения справочника”. Оно дает возможность подтвердить добавленную запись и сделать её доступной для остальных пользователей системы.

Для большинства компаний эти права объединяются в роли, например:

Администратор – полный набор прав, включая создание и одобрение записей.
Менеджер каталога – право редактировать справочник и управлять классификаторами, но без полномочий администрировать систему.
Оператор – ограниченный доступ, обычно только просмотр и ввод данных без возможности публикации.

Если у вас нет нужных прав, обратитесь к администратору системы с запросом о предоставлении соответствующей роли или отдельного разрешения. После получения доступа процесс добавления нового элемента номенклатуры будет проходить без препятствий.

Открытие справочника

Навигация по интерфейсу

Поиск раздела Номенклатура

Для начала откройте главное меню системы и перейдите к разделу «Номенклатура». Если пункт не виден сразу, воспользуйтесь поиском: в строке быстрого доступа введите «номенклатура», система отобразит соответствующий пункт, и вы сможете перейти в нужный раздел одним кликом.

Внутри раздела откройте список существующих элементов. В правом верхнем углу расположена кнопка «Создать» (или «Добавить»). Нажмите её, чтобы открыть форму ввода нового элемента.

Заполните обязательные поля:

Код элемента – уникальный идентификатор, состоящий из цифр и букв;
Наименование – полное название товара или услуги;
Единица измерения – выберите из предустановленного списка (шт., кг, л и т.д.);
Цена – укажите базовую стоимость.

Если требуется, заполните дополнительные атрибуты: группа, субгруппа, складское место, поставщик и прочие характеристики, предусмотренные шаблоном.

После ввода всех данных нажмите кнопку «Сохранить». Система проверит уникальность кода и корректность введённой информации. При отсутствии ошибок новый элемент появится в общем списке номенклатуры и будет доступен для дальнейшего использования в заказах, накладных и отчетах.

Выбор нужного типа номенклатуры

При вводе нового элемента в справочник первым делом определите, к какому типу номенклатуры он относится. Правильный выбор типа гарантирует корректную привязку к ценовым, складским и аналитическим правилам системы.

Проанализируйте назначение товара или услуги.
– Если речь идёт о материальном объекте, выбирайте тип «Товар».
– Для работ, оказываемых непосредственно клиенту, подходит тип «Услуга».
– Сложные комплексы, состоящие из нескольких компонентов, оформляются как «Комплект».
Учтите особенности учета.
– Товары, подлежащие маркировке, требуют тип «Маркированный».
– Товары с ограниченным сроком годности – тип «Срок годности».
– Неприменимые к учёту активы используют тип «Неучтённый».
Оцените требования к ценообразованию.
– Для позиций с фиксированной ценой выбирайте тип «Фиксированная цена».
– При необходимости динамического расчёта – тип «Расчётная цена».

После того как тип выбран, заполните обязательные поля: артикул, наименование, единицу измерения и основные характеристики. Затем сохраните запись и проверьте, что элемент появился в нужных справочниках (склад, цены, аналитика). При необходимости добавьте дополнительные атрибуты, специфичные для выбранного типа, чтобы обеспечить полную интеграцию с бизнес‑процессами.

Создание новой позиции

Запуск процедуры добавления

Кнопка Добавить или Создать

Кнопка «Добавить» (или «Создать») — основной элемент интерфейса, позволяющий быстро включить в справочник новый товар, услугу или комплектующую. При её нажатии система открывает форму ввода, где заполняются все необходимые параметры элемента номенклатуры.

Пошаговый процесс добавления:

Найдите кнопку — обычно она расположена в правом верхнем углу списка справочника или в панели инструментов.
Нажмите «Добавить» — откроется окно с полями для ввода.
Заполните обязательные поля:
- Наименование;
- Артикул или код;
- Единица измерения;
- Цена (при необходимости);
- Категория или группа.
Укажите дополнительные параметры: описание, изображения, технические характеристики, складские остатки.
Сохраните запись — кнопка «Сохранить» фиксирует данные, и новый элемент сразу появляется в общем списке.

Полезные рекомендации:

Проверьте уникальность кода перед сохранением, чтобы избежать дублирования.
При необходимости задайте права доступа, если справочник используется несколькими пользователями.
Используйте автозаполнение или шаблоны, если добавляете похожие позиции – это ускорит процесс.

После выполнения этих действий новый элемент будет полностью интегрирован в справочник, доступен для поиска, аналитики и дальнейшего использования в документах.

Выбор вида номенклатуры

Для начала определите, к какому виду номенклатуры относится планируемый элемент — товар, услуга, комплект или материал. Выбор типа определяет набор обязательных полей и правила расчётов, поэтому от него зависит дальнейшее оформление записи.

Откройте справочник номенклатуры и нажмите кнопку добавления нового элемента.
В появившемся окне укажите тип, выбранный на первом этапе. Система автоматически отобразит только те реквизиты, которые относятся к выбранному виду.
Заполните обязательные реквизиты: название, артикул, единицу измерения и базовую цену. При необходимости добавьте дополнительные свойства — цвет, размер, производитель.
Установите группу номенклатуры. Группировка упрощает поиск и формирует отчётные структуры.
Если элемент принадлежит к комплекту, укажите составные части в соответствующей вкладке и задайте коэффициенты количества.
Проверьте корректность введённых данных, используя кнопку предварительного просмотра. Ошибки будут подсвечены, и вы сможете их исправить без сохранения.
Сохраните запись. После сохранения элемент появится в общем списке и будет доступен для дальнейшего использования в документах и отчетах.

При необходимости внесите изменения в любой момент, открыв карточку элемента и отредактировав нужные поля. Такой подход гарантирует, что каждый новый элемент номенклатуры будет полностью соответствовать требованиям системы и бизнес‑процессам предприятия.

Заполнение основных полей

Наименование и код

Для корректного внесения нового элемента номенклатуры в справочник необходимо уделить особое внимание двум полям — «Наименование» и «Код». От их точного заполнения зависят последующая работа с документами, поиск и аналитика.

Откройте справочник, выберите команду «Создать» (или аналогичную в вашей системе).
В поле Наименование введите полное название товара, услуги или материала. Используйте официальную терминологию, избегайте сокращений, если они не закреплены в нормативных документах.
В поле Код введите уникальный идентификатор. Обычно это комбинация цифр и букв, отражающая классификацию продукта (например, «ABC-0012»). Проверьте отсутствие дубликатов в текущем списке.
При необходимости укажите дополнительные атрибуты (единицу измерения, группу, цену), но основная проверка должна завершиться проверкой корректности «Наименования» и «Кода».
Сохраните запись, убедившись, что система подтверждает успешное добавление.

После выполнения этих действий новый элемент будет доступен для использования в всех бизнес‑процессах, а правильный «Код» обеспечит однозначную идентификацию в отчетах и интеграциях.

Единица измерения

Единица измерения — фундаментальный атрибут любой номенклатурной позиции. Она определяет, в каких величинах будет учитываться товар, материал или услуга, и обеспечивает корректный расчёт стоимости, остатка и потребления. При работе с системой управления справочником необходимо точно задать эту характеристику, иначе возникают ошибки в учёте и планировании.

Для включения новой единицы измерения в справочник выполните последовательные действия:

Откройте раздел «Справочники» и выберите пункт «Единицы измерения».
Нажмите кнопку «Создать» (или «Добавить»), чтобы открыть форму ввода.
В поле «Код» укажите уникальный идентификатор, состоящий из 2‑4 символов, например «KG», «L», «PCS».
В поле «Наименование» введите полное название единицы: килограмм, литр, штука и т.д.
При необходимости задайте коэффициенты пересчёта к базовой единице (например, 1 кг = 1000 г). Это упростит конвертацию при работе с различными измерениями.
Установите флажок «Основная», если данная единица будет использоваться по умолчанию для большинства позиций.
Сохраните запись, проверив отсутствие конфликтов с уже существующими кодами.

После сохранения новая единица будет доступна в выпадающих списках при создании или редактировании номенклатурных позиций. При формировании документов система автоматически будет применять выбранную единицу, обеспечивая точность расчётов и согласованность данных. При необходимости можно быстро изменить параметры единицы, открыв её карточку и отредактировав нужные поля.

Таким образом, корректное добавление единицы измерения гарантирует стабильную работу всех модулей учёта и упрощает последующее взаимодействие с поставщиками и клиентами.

Группа номенклатуры

Для начала откройте справочник номенклатуры и перейдите в раздел «Группы номенклатуры». Выберите нужную группу или создайте новую, если требуемый объект ещё не классифицирован.

Нажмите кнопку «Создать» (или «Добавить»), появится форма ввода данных нового элемента.
В поле «Наименование» укажите точное название позиции – без аббревиатур, которые могут вызвать двусмысленность.
Заполните обязательные реквизиты: артикул, единицу измерения, базовую цену. При необходимости добавьте дополнительные свойства, такие как цвет, размер или материал.
Установите флажок «Активен», чтобы элемент был доступен в оперативных процессах.
Привяжите элемент к выбранной группе, указав её в соответствующем поле. Это гарантирует правильную иерархию и упрощает поиск в дальнейшем.

После заполнения всех обязательных полей нажмите «Сохранить». Система проверит уникальность артикулов и корректность введённых данных. При отсутствии ошибок запись будет сразу же доступна в справочнике, появится в отчетах и будет использована в операциях закупки, продаж и складского учета.

Если потребуется изменить параметры уже созданного элемента, откройте его карточку, внесите поправки и снова сохраните. Все изменения фиксируются в журнале аудита, что обеспечивает контроль над изменениями в номенклатуре.

Таким образом, последовательное выполнение описанных действий позволяет быстро и без ошибок добавить новый элемент номенклатуры в справочник, поддерживая актуальность и структуру данных.

Вид номенклатуры

Вид номенклатуры — это классификационный параметр, определяющий группу товаров, материалов или услуг в справочнике. Он задаёт набор атрибутов, обязательных для заполнения, а также правила расчётов и отображения. Правильно выбранный вид номенклатуры упрощает поиск, формирование отчетов и автоматизацию бизнес‑процессов.

Для внесения нового элемента в справочник необходимо выполнить несколько последовательных действий:

Откройте модуль «Справочники» и перейдите в раздел «Номенклатура».
Выберите требуемый вид номенклатуры из списка доступных типов.
Нажмите кнопку «Создать» (или «Добавить»), появится форма ввода данных.
Заполните обязательные поля: код, наименование, единицу измерения, цену, группу и любые специфические атрибуты, характерные для выбранного вида.
При необходимости укажите дополнительные реквизиты: поставщика, складские остатки, сроки годности и т.п.
Проверьте введённую информацию на соответствие требованиям выбранного типа.
Сохраните запись, используя кнопку «ОК» или «Сохранить».

После сохранения элемент сразу появляется в справочнике и становится доступным для использования в заказах, накладных и аналитических отчетах. При необходимости можно отредактировать запись, изменить атрибуты или перенести её в другую группу, используя те же инструменты интерфейса. Такой подход гарантирует точность данных и ускоряет работу с номенклатурой.

Указание дополнительных сведений

Ценообразование

Установка отпускной цены

Установка отпускной цены – один из первых и обязательных шагов при вводе нового товара в справочник. Без правильного указания цены система не сможет корректно формировать цены в документах, расчёты в аналитических отчётах станут ошибочными, а пользователи получат неполную информацию о товаре.

Для начала откройте справочник номенклатуры и нажмите кнопку создания новой записи. В открывшейся форме заполните обязательные поля: наименование, артикул, единицу измерения и категорию. После этого перейдите к разделу «Ценообразование». Здесь необходимо:

выбрать тип цены «Отпускная»;
ввести актуальную стоимость в соответствующее поле;
при необходимости указать валюту и дату вступления цены в силу.

Не забудьте проверить, что цена указана без лишних пробелов и с правильным разделителем десятичных знаков. После ввода данных нажмите кнопку «Сохранить». Система автоматически применит указанные параметры к новому элементу и сделает его доступным для последующего использования в заказах, накладных и отчетах.

Если в дальнейшем потребуется изменить отпускную цену, достаточно открыть запись товара, отредактировать поле цены и сохранить изменения. Все связанные документы будут обновлены в соответствии с новой стоимостью. Таким образом, корректная установка отпускной цены гарантирует точность расчётов и упрощает работу с номенклатурой.

Учет закупочной цены

Учет закупочной цены – обязательный элемент при вводе нового товара в справочник номенклатуры. Прежде всего, откройте форму справочника и инициируйте создание записи. В появившемся окне заполните обязательные поля: артикул, наименование, единицу измерения и группу товаров.

Далее перейдите к разделу, посвящённому ценовым параметрам. Здесь необходимо указать актуальную закупочную стоимость, полученную от поставщика. Введите цену без наценки, укажите валюту и дату поступления, чтобы система могла корректно расчитать себестоимость и последующие аналитические показатели. При необходимости задайте несколько ценовых записей для разных поставщиков – система автоматически выберет актуальную по дате.

Не забудьте установить флаг «использовать в расчётах», чтобы закупочная цена участвовала в формировании маржи, расчёте валовой прибыли и оценке эффективности закупок. После сохранения записи система начнёт использовать введённые данные при формировании приходных документов, расчёте стоимости реализованных товаров и формировании отчётов.

Кратко о последовательности действий:

Открыть справочник номенклатуры и выбрать «Создать новую запись».
Заполнить основные атрибуты: артикул, название, единица измерения, группа.
Ввести закупочную цену, указать валюту и дату поступления.
Активировать использование цены в расчётах.
Сохранить запись.

Эти шаги гарантируют, что каждый новый товар будет иметь корректно учтённую закупочную стоимость, а все последующие расчёты в системе будут точными и надёжными.

Налогообложение

Ставка НДС

Ставка НДС – важный параметр, который необходимо указать при внесении нового товара в справочник. Правильное заполнение этого поля гарантирует корректный расчёт налогов и отсутствие ошибок в бухгалтерии.

Для добавления нового элемента номенклатуры выполните следующие действия:

Откройте форму ввода нового товара в системе.
Введите наименование, артикул и единицу измерения.
Перейдите к разделу «Налоги» и выберите требуемую ставку НДС из списка (0 %, 10 %, 20 % и др.). При необходимости задайте собственный процент.
Укажите цену без налога – система автоматически рассчитает цену с учётом выбранной ставки.
Проверьте, что все обязательные поля заполнены, и сохраните запись.

После сохранения элемент появится в справочнике, и в дальнейшем при оформлении документов будет применяться указанная ставка НДС. При необходимости её можно изменить, отредактировав запись и обновив налоговый параметр. Всё это происходит быстро и без лишних осложнений.

Характеристики и серии

Добавление характеристик

Для начала откройте справочник номенклатуры и перейдите в режим редактирования. Убедитесь, что у вас есть права на создание новых записей – без этого система не позволит сохранить изменения.

Нажмите кнопку Создать или Добавить. Появится пустая форма, в которой необходимо заполнить обязательные поля: код, наименование, единица измерения. Эти параметры определяют базовую идентификацию элемента.
Перейдите к разделу Характеристики. Здесь можно задать любые параметры, которые требуются для вашего товара или услуги. Типичные характеристики включают:
- Цвет
- Размер
- Материал
- Вес
- Гарантийный срок
Для каждой характеристики выберите тип данных (строка, число, дата, список) и укажите значение. Если характеристика будет использоваться часто, добавьте её в шаблон, чтобы ускорить процесс создания аналогичных элементов в будущем.
При необходимости привяжите элемент к группе или категории. Это упрощает поиск и фильтрацию в дальнейшем. Выберите нужную группу из выпадающего списка или создайте новую, если подходящей нет.
Проверьте заполненные поля. Система обычно помечает недостающие обязательные данные, поэтому исправьте любые ошибки до сохранения.
Нажмите Сохранить. После подтверждения запись появится в справочнике, а все указанные характеристики станут доступны для последующего использования в документах, отчетах и аналитике.

Если потребуется изменить характеристику уже существующего элемента, откройте его в режиме редактирования, внесите корректировки и снова сохраните. Таким образом, поддерживается актуальность данных без необходимости создавать дублирующие записи.

Управление сериями

Управление сериями – неотъемлемая часть работы с номенклатурой, позволяющая контролировать процесс создания, редактирования и учёта новых позиций. При добавлении новой позиции в справочник необходимо выполнить несколько чётко определённых действий, каждый из которых гарантирует корректность данных и их последующую доступность для всех пользователей системы.

Для начала откройте форму «Номенклатура» и перейдите к разделу «Серии». В этом разделе система предлагает выбрать тип серии, соответствующий характеристикам будущего элемента (например, «Товары», «Запасные части», «Материалы»). Выбор правильного типа исключает ошибки при последующей обработке данных.

Далее заполните обязательные поля:

Код серии – уникальный идентификатор, который будет использоваться в автоматических расчётах и отчётах.
Наименование – полное название позиции, отражающее её назначение и свойства.
Группа номенклатуры – укажите категорию, к которой относится элемент; это упростит поиск и сортировку.
Единица измерения – выберите измерение, в котором будет учитываться товар (шт., кг, л и т.д.).

После ввода основной информации перейдите к параметрам серии:

Начальный номер – задаёт стартовое значение для автоматической генерации номеров последующих элементов.
Шаблон номера – определяет формат кода (например, «ABC-0001»), что упрощает визуальное восприятие и упорядочивание.
Периодичность обновления – если серия подразумевает регулярные пополнения, укажите интервал, после которого система будет предлагать создать новую партию.

Завершив ввод, нажмите кнопку «Сохранить». Система проверит уникальность кода и корректность заполнения обязательных полей. При отсутствии ошибок запись будет добавлена в справочник, и новая серия сразу станет доступна для использования в документах закупки, продаж и складского учёта.

Не забудьте проверить созданный элемент:

Откройте список серий и найдите только что добавленную позицию.
Убедитесь, что все параметры отображаются корректно и номер серии генерируется согласно заданному шаблону.
При необходимости отредактируйте поля, используя кнопку «Изменить», и сохраните изменения.

Следуя этой последовательности, вы гарантируете, что каждый новый элемент номенклатуры будет введён без ошибок, а последующая работа с сериями будет проходить гладко и эффективно.

Сохранение и проверка

Завершение ввода данных

Завершение ввода данных — последний, но решающий этап работы с справочником номенклатуры. После того как все необходимые сведения внесены, необходимо убедиться, что запись готова к сохранению и дальнейшему использованию.

Во-первых, проверьте заполненность обязательных полей: наименование, артикул, единица измерения и базовая цена. Отсутствие любой из этих позиций приводит к ошибке при сохранении, поэтому внимательно просмотрите форму и дополните недостающие данные.

Во-вторых, убедитесь в корректности введённых значений. Для числовых полей проверьте формат (два знака после запятой, отсутствие лишних пробелов). Текстовые поля не должны содержать запрещённых символов и лишних пробелов в начале и в конце строки.

В-третьих, выполните проверку уникальности. Система автоматически сравнивает артикул и наименование с уже существующими записями. Если обнаружены дубли, система выдаст предупреждение, и вам потребуется скорректировать данные.

После всех проверок нажмите кнопку Сохранить. Система фиксирует запись, присваивает ей уникальный идентификатор и немедленно делает её доступной в справочнике. При успешном сохранении появится подтверждающее сообщение; в случае ошибки система укажет конкретное поле, требующее исправления.

Наконец, рекомендуется выполнить быстрый поиск только что добавленного элемента, чтобы убедиться в его правильном отображении и доступности для дальнейших операций (заказов, списаний, аналитики). Если всё выглядит корректно, работа с записью завершена.

Сохранение элемента

Сохранение элемента – одна из самых простых и одновременно критически важных операций при работе со справочником. После ввода всех необходимых параметров система требует подтверждения, и только после этого запись появляется в базе данных.

Для начала заполните форму ввода: укажите уникальный код, название, единицу измерения и любые дополнительные атрибуты, которые требуются в вашей системе. Обратите внимание, что поля, помеченные звездочкой, обязательны к заполнению; пропуск любого из них приведёт к ошибке при попытке сохранить запись.

После ввода данных нажмите кнопку Сохранить. На этом этапе происходит несколько действий:

проверка целостности и корректности введённой информации;
автоматическое присвоение идентификатора, если он не был задан вручную;
запись всех параметров в соответствующую таблицу базы данных.

Если проверка прошла успешно, система выдаст сообщение о том, что элемент сохранён. В случае обнаружения ошибок появятся подсказки, указывающие, какие поля требуют исправления. Внесите необходимые поправки и повторите попытку.

После подтверждения сохранения элемент сразу становится доступным для поиска, выбора в остальных документах и дальнейшего редактирования. Таким образом, правильное выполнение операции сохранения гарантирует, что новый товар или услуга будут корректно интегрированы в справочник и готовы к использованию в бизнес‑процессах.

Проверка корректности добавления

Для начала необходимо убедиться, что все обязательные реквизиты нового элемента заполнены корректно. Откройте форму ввода, введите уникальный артикул, полное наименование, единицу измерения и любые дополнительные атрибуты, требуемые системой. После ввода нажмите кнопку сохранения – система сразу же фиксирует запись в базе.

Далее следует проверка:

Сохранение данных. Откройте список номенклатуры и найдите только что добавленный элемент. Убедитесь, что артикул и наименование совпадают с введёнными значениями.
Уникальность. Проверьте, что в справочнике нет дублей по артикулу или коду. При обнаружении совпадения система должна выдать предупреждение.
Соответствие типам. Убедитесь, что выбранные справочные ссылки (категория, группа, поставщик) активны и соответствуют требованиям бизнес‑логики.
Отображение в отчётах. Сформируйте простой отчёт по номенклатуре и проверьте, что новый элемент присутствует в выводе с правильными параметрами.
Права доступа. Проверьте, что пользователи, которым разрешено редактировать справочник, видят запись, а остальные – только в режиме чтения.

Если все пункты выполнены без ошибок, добавление считается корректным. При любом отклонении сразу откатите изменение, исправьте недочёты и повторите процесс. Такой подход гарантирует надёжность данных и исключает появление некорректных записей в справочнике.