1. Получение бумажной трудовой книжки впервые
1.1. Место оформления
1.1.1. Оформление через первого работодателя
Первая трудовая книжка оформляется через работодателя при устройстве на первое официальное место работы. Это обязанность организации, которая принимает сотрудника без предыдущего трудового стажа. Работодатель заводит новую книжку в течение недели с момента подписания трудового договора.
Для оформления понадобятся паспорт и документ об образовании (если он требуется для должности). Работодатель заполняет титульный лист, вносит запись о приеме на работу и заверяет её печатью компании. В дальнейшем все изменения трудовой деятельности будут фиксироваться в этом документе.
Если работодатель отказывается оформлять трудовую книжку, это нарушение трудового законодательства. В такой ситуации можно обратиться в трудовую инспекцию или прокуратуру для защиты своих прав. После увольнения книжка выдается на руки сотруднику и хранится у него до следующего трудоустройства.
Важно проверить правильность заполнения данных при получении. Ошибки в фамилии, имени или дате рождения могут создать проблемы в будущем. Исправления вносятся только работодателем по официальной процедуре.
1.2. Необходимые документы
При оформлении трудовой книжки потребуется подготовить определенный перечень документов. Это необходимо для подтверждения личности, образования и других данных, которые вносятся в документ.
Если трудовая книжка оформляется впервые, понадобится паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. Без этого работодатель не сможет внести корректные сведения. Также может потребоваться документ об образовании — диплом или аттестат, особенно если работа требует специальной квалификации.
В случае восстановления трудовой книжки при утере или повреждении нужно предоставить заявление о выдаче дубликата. Если есть подтверждающие документы о предыдущих местах работы, например, копии приказов или справки, их тоже стоит приложить.
При трудоустройстве впервые работодатель самостоятельно заводит трудовую книжку, запрашивая только необходимые данные у сотрудника. Если же документ уже был ранее оформлен, его нужно передать в отдел кадров новой организации. В некоторых случаях может потребоваться СНИЛС, но это зависит от требований конкретного работодателя.
1.3. Сроки оформления
Сроки оформления трудовой книжки зависят от того, кто её получает. Если документ заводится впервые, работодатель обязан оформить его в течение недели с момента приёма сотрудника на работу. При этом книжка заполняется на основании приказа о назначении и других кадровых документов.
Если трудовая книжка уже существует, но требует замены из-за отсутствия свободных страниц или повреждения, новый экземпляр оформляется в течение пяти рабочих дней. В этом случае работодатель переносит все записи из старого документа в новый.
В случае утери трудовой книжки восстановление данных занимает больше времени. Работнику необходимо обратиться в архив предыдущих мест работы или Пенсионный фонд для подтверждения стажа. Оформление дубликата обычно занимает от двух недель до месяца, в зависимости от скорости предоставления подтверждающих документов.
При смене работодателя новый трудовой договор должен быть заключён в день начала работы, а запись в трудовую книжку вносится в течение недели. Если сотрудник работает по совместительству, запись делается только по основному месту работы, если иное не предусмотрено соглашением сторон.
2. Действия при утере или порче бумажной книжки
2.1. Куда обратиться за дубликатом
2.1.1. К последнему работодателю
Если трудовая книжка утеряна или никогда не оформлялась, получить её можно у последнего работодателя. Это основной способ восстановления документа, так как все записи о трудовой деятельности хранятся именно там.
Для этого необходимо обратиться в отдел кадров компании, где вы работали последний раз. Если организация продолжает деятельность, вам обязаны выдать дубликат или помочь восстановить записи. Потребуется написать заявление с просьбой оформить новую трудовую книжку или восстановить утраченную.
В некоторых случаях работодатель может запросить дополнительные документы:
- справку из архива, подтверждающую стаж;
- копии приказов о приёме на работу и увольнении;
- выписки из Пенсионного фонда.
Если компания ликвидирована, обратитесь в архив по месту её регистрации. Там хранятся данные о трудовых отношениях, которые помогут восстановить записи. Также можно запросить сведения в Пенсионном фонде, предоставив паспорт и СНИЛС.
Важно помнить, что восстановление трудовой книжки через последнего работодателя — наиболее надёжный способ, так как именно там хранятся актуальные данные о вашей занятости.
2.1.2. В территориальный орган СФР
Территориальный орган Социального фонда России (СФР) не выдает трудовые книжки, так как их оформление и ведение относится к обязанностям работодателя. При устройстве на работу первый раз книжку заводит работодатель. Если она утеряна или повреждена, восстановить ее можно через последнее место работы или Пенсионный фонд.
В случае, когда работодатель ликвидирован, а документ не выдан, обращаться следует в архив или территориальное отделение СФР за подтверждением стажа. Для этого потребуется написать заявление и предоставить документы, подтверждающие трудовую деятельность.
Если трудовая книжка нужна для подтверждения стажа при оформлении пенсии, СФР может помочь в восстановлении данных на основе сведений персонифицированного учета. Однако саму книжку фонд не выдает – ее оформляет новый работодатель при трудоустройстве.
2.2. Порядок получения дубликата
Получить дубликат трудовой книжки можно в случае утери, порчи или при отсутствии свободных страниц в документе. Для этого необходимо обратиться к последнему работодателю, у которого хранится оригинал. Если организация ликвидирована, следует направить запрос в архив или территориальный орган Пенсионного фонда.
Порядок действий следующий. Сначала подается заявление на имя работодателя с указанием причины запроса дубликата. К заявлению прикладываются документы, подтверждающие трудовой стаж, например, копии приказов о приеме на работу или выписки из лицевого счета. Работодатель обязан оформить дубликат в течение 15 дней, внеся в него все записи на основе архивных данных.
Если трудовая книжка утеряна по вине работодателя, он обязан восстановить ее за свой счет. В случае утраты документа по вине работника дубликат оформляется с отметкой о причине выдачи, а затраты могут быть возложены на сотрудника. После восстановления книжка передается работнику под подпись в журнале учета.
При отсутствии возможности восстановить записи через работодателя можно обратиться в суд для установления трудового стажа на основании свидетельских показаний или других доказательств. Полученное решение суда станет основанием для внесения записей в новый документ.
Дубликат обладает такой же юридической силой, как и оригинал, поэтому важно следить за корректностью внесенных данных. В случае обнаружения ошибок необходимо незамедлительно обратиться к работодателю для их исправления.
3. Работа с электронной трудовой книжкой (ЭТК)
3.1. Переход на ведение в электронном виде
С 2020 года в России действует закон о постепенном переходе на электронные трудовые книжки. Это означает, что сведения о трудовой деятельности теперь хранятся в цифровом формате в информационной системе Пенсионного фонда. Работодатели обязаны передавать данные в электронном виде, а бумажные трудовые книжки остаются у сотрудников на руках, но больше не заполняются.
Если вам нужна новая трудовая книжка, ее можно приобрести в канцелярских магазинах, книжных или специализированных торговых точках. Однако если вы устраиваетесь на работу после 2020 года, работодатель не вправе требовать бумажный документ — все данные будут вноситься только в электронную систему.
При желании можно оформить бумажную копию электронной трудовой книжки через личный кабинет на портале Госуслуг или в отделении ПФР. Для этого потребуется подтвержденная учетная запись. Доступ к цифровым данным также можно получить у работодателя или через МФЦ.
Если у вас уже была бумажная книжка до перехода на электронный формат, она остается действительной. По желанию можно перевести ее в цифровой вид, подав заявление работодателю. При этом оригинал документа останется у вас, но обновляться больше не будет.
Важно помнить, что даже при наличии электронной трудовой книжки бумажный вариант может понадобиться в некоторых случаях, например при оформлении виз в отдельные страны. Поэтому рекомендуется хранить его в надежном месте.
3.2. Выбор способа ведения
Выбор способа ведения трудовой книжки зависит от конкретной ситуации и требований работодателя. В России трудовая книжка может быть оформлена в бумажном или электронном виде, причем оба варианта имеют юридическую силу.
Если работник впервые устраивается на работу, работодатель обязан завести ему трудовую книжку. Для этого необходимо предоставить паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. В случае утери или повреждения бумажной книжки можно обратиться в Пенсионный фонд или к последнему работодателю для восстановления записи.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) ведется в информационной системе ПФР. Для ее оформления не требуется дополнительных действий со стороны работника — все данные передаются работодателем автоматически. Если сотрудник хочет перейти с бумажного носителя на электронный, ему необходимо подать соответствующее заявление работодателю.
Важно учитывать, что выбор формата влияет на дальнейшее ведение документа. Бумажная книжка хранится у работодателя, а электронная доступна через личный кабинет на портале Госуслуг. При смене работы оба варианта требуют корректного оформления передаточных документов.
Если трудовая книжка не была заведена ранее, работодатель вправе оформить ее самостоятельно. В случае сомнений в правильности заполнения можно обратиться в кадровую службу или воспользоваться консультацией специалистов ПФР.
3.3. Где получить сведения из ЭТК
3.3.1. Портал Госуслуг
Портал Госуслуг значительно упрощает процесс оформления и получения трудовой книжки. Через этот сервис можно подать заявление онлайн, не посещая отделения Пенсионного фонда или кадровые службы. Для этого потребуется авторизоваться на сайте, подтвердив учётную запись.
После входа в личный кабинет необходимо выбрать раздел, связанный с трудовой деятельностью, и найти услугу оформления трудовой книжки. Система предложит заполнить электронную форму, указав личные данные, сведения о работодателе и другие требуемые параметры.
Если трудовая книжка оформляется впервые, может понадобиться загрузить скан-копии документов, таких как паспорт или СНИЛС. После проверки данных заявление будет обработано, и готовый документ можно будет получить в электронном виде или в назначенном отделении ПФР.
Использование портала Госуслуг экономит время и сокращает бюрократические процедуры. Все этапы отслеживаются в личном кабинете, что позволяет контролировать статус заявки.
3.3.2. Личный кабинет на сайте СФР
Личный кабинет на сайте СФР предоставляет удобный доступ к информации, связанной с трудовой деятельностью, включая сведения из электронной трудовой книжки. Для получения данных о трудовом стаже или оформления документа необходимо авторизоваться на портале через учетную запись Госуслуг.
После входа в личный кабинет можно запросить выписку из электронной трудовой книжки или подать заявление на ее восстановление, если бумажный вариант утерян. Вся информация хранится в цифровом формате, что упрощает взаимодействие с Пенсионным фондом и работодателями.
Для работы с личным кабинетом понадобится подтвержденная учетная запись Госуслуг. Если доступ еще не оформлен, нужно пройти регистрацию и верификацию личности в одном из центров обслуживания.
Сведения в электронной трудовой книжке автоматически обновляются при смене места работы, поэтому личный кабинет СФР — надежный источник актуальных данных. В случае расхождений или ошибок можно подать заявление на исправление информации непосредственно через сайт.
3.3.3. У работодателя
Работодатель обязан вести трудовые книжки на всех сотрудников, которые работают у него более пяти дней, если это основное место работы. При приеме на работу он проверяет наличие трудовой книжки у нового сотрудника. Если у работника ее нет, работодатель оформляет новую.
В случае утери трудовой книжки работодатель также может помочь восстановить записи. Для этого сотрудник должен предоставить подтверждающие документы: копии приказов, трудовых договоров, справки с предыдущих мест работы. На их основе вносится информация о стаже и должностях.
Если работник трудоустраивается впервые, работодатель заводит новую трудовую книжку. Ее стоимость удерживается из первой зарплаты, но только с согласия работника. Это должно быть письменно подтверждено, например, в заявлении.
Работодатель хранит трудовые книжки до момента увольнения сотрудника. В последний рабочий день он обязан выдать ее на руки, сделав соответствующую запись. Если работник не забрал документ, работодатель продолжает хранить его, но должен уведомить сотрудника о необходимости забрать трудовую.
В некоторых случаях работодатель может отказать в восстановлении или оформлении трудовой книжки, если у него нет достаточных оснований или документов. Тогда работнику придется обращаться в архивные организации или Пенсионный фонд для подтверждения трудового стажа.
4. Нюансы для определенных категорий
4.1. Самозанятые граждане
Самозанятые граждане могут оформить трудовую книжку самостоятельно, так как они не состоят в официальных трудовых отношениях с работодателем. Для этого необходимо обратиться в отдел кадров любого предприятия или напрямую в Пенсионный фонд, где можно завести документ.
Если самозанятый ранее не имел трудовой книжки, её можно получить, предоставив паспорт и заявление. Некоторые банки и МФЦ также оказывают услуги по оформлению, но лучше уточнить этот момент заранее.
Важно помнить, что самозанятые вносят записи в трудовую книжку самостоятельно. В неё можно вносить периоды деятельности, если они подтверждены договорами ГПХ, платежами через налоговую систему или другими документами.
Если трудовая книжка уже была заведена ранее, но утеряна, её можно восстановить через ПФР или предыдущего работодателя. В этом случае потребуется написать заявление и предоставить подтверждающие документы о стаже.
Для самозанятых трудовая книжка не является обязательной, но её наличие может упростить оформление пенсии или подтверждение стажа в будущем.
4.2. Индивидуальные предприниматели
Индивидуальные предприниматели (ИП) могут столкнуться с вопросом оформления трудовой книжки, если решат нанять сотрудников. В этом случае обязанность вести и хранить трудовые книжки лежит на самом предпринимателе.
Для начала работы с трудовыми книжками ИП необходимо приобрести чистые бланки. Их можно купить в специализированных магазинах канцелярских товаров, интернет-магазинах или заказать через типографии. Также бланки иногда доступны в отделениях Почты России. Важно убедиться, что документы соответствуют утверждённому образцу.
Если предприниматель принимает на работу сотрудника впервые, он сам заводит трудовую книжку. Для этого нужно внести основные данные работника: ФИО, дату рождения, образование, профессию или специальность. Все записи заверяются подписью ИП и печатью (при наличии).
При приёме работника, у которого уже есть трудовая книжка, ИП обязан продолжить ведение документа. Все записи о приёме, переводах или увольнении вносятся в установленном порядке. Хранить трудовые книжки следует в надёжном месте, так как их утрата может привести к сложностям для работников.
В случае прекращения деятельности ИП он должен передать трудовые книжки сотрудникам или, если это невозможно, отправить их по последнему известному адресу с уведомлением.
4.3. Работа по договорам гражданско-правового характера
Работа по договорам гражданско-правового характера (ГПХ) отличается от стандартного трудового договора. Такие договоры регулируются Гражданским кодексом и не предполагают оформление трудовой книжки. Если человек работает исключительно по договорам ГПХ, запись в трудовую не вносится, так как эти отношения не считаются трудовыми в традиционном понимании.
Однако бывают ситуации, когда договор ГПХ фактически подменяет трудовые отношения. В таком случае работник может обратиться в суд или трудовую инспекцию для признания отношений трудовыми. Если суд удовлетворит иск, работодатель будет обязан оформить трудовую книжку и внести в нее все необходимые записи.
Если трудовая книжка утеряна или ее никогда не было, ее можно получить у работодателя при официальном трудоустройстве. В случае работы по договорам ГПХ это не предусмотрено, поэтому для оформления книжки придется устроиться на работу по трудовому договору. Альтернативный вариант — обратиться в Пенсионный фонд или архив для восстановления данных о трудовом стаже, если ранее записи вносились.
Важно понимать, что договоры ГПХ не формируют стаж для пенсии автоматически. Для учета таких периодов потребуется уплата страховых взносов в ПФР. Если взносы не перечислялись, время работы по ГПХ не засчитается в страховой стаж.
Таким образом, при работе исключительно по гражданско-правовым договорам трудовую книжку не оформляют. Для ее получения необходимо официальное трудоустройство с заключением трудового договора.