Основы заполнения графы
Правовые основания
Правовые основания прекращения обработки персональных данных определяются федеральным законом «О персональных данных» (ФЗ 152‑ФЗ) и другими нормативными актами, регулирующими порядок обращения с информацией. В документе, где фиксируются условия обработки, необходимо чётко указать, на каком правовом основании наступает прекращение обработки, чтобы исключить любые сомнения со стороны контролирующих органов и субъектов данных.
В графе «Срок или условие прекращения обработки персональных данных» следует указать конкретный срок или событие, после которого обработка обязана прекратиться. При этом описание должно быть однозначным, измеримым и соответствовать требованиям законодательства. Примерный перечень типовых формулировок:
- Истечение срока действия договора – обработка завершается по окончании срока, указанного в договоре, если иное не предусмотрено.
- Достижение цели обработки – указание конкретной цели (например, завершение проекта, выполнение рекламной кампании) и даты её выполнения.
- Отзыв согласия субъекта данных – прекращение обработки в момент получения письменного или электронного отказа от субъекта.
- Утрата необходимости – если после изменения бизнес‑процессов или реорганизации организации обработка более не требуется.
- Срок, установленный нормативным актом – например, хранение бухгалтерской информации в течение пяти лет в соответствии с Налоговым кодексом РФ.
Каждый пункт следует сопровождать ссылкой на нормативный акт, который определяет соответствующий срок или условие. Пример: «Обработка прекращается по истечении трёх лет со дня завершения проекта в соответствии со статьёй 2.3 Положения о защите персональных данных, утверждённого приказом ФСТЭК России от 12.05.2022 № 123». Такая детализация демонстрирует соблюдение правовых требований и упрощает проверку со стороны надзорных органов.
Важно помнить, что любые условия прекращения обработки должны быть реализуемыми в практической деятельности организации. Необходимо обеспечить наличие процедур, позволяющих автоматически или в установленный срок прекращать доступ к персональным данным, удалять их из информационных систем или переводить в архив с ограниченным доступом. При отсутствии такой реализации документ может быть признан недействительным, а организация – подвержена штрафным санкциям.
Таким образом, в графе «Срок или условие прекращения обработки персональных данных» следует фиксировать точный правовой триггер прекращения, подкреплённый конкретным сроком или событием, а также ссылку на соответствующий нормативный акт. Это гарантирует правовую определённость, прозрачность процессов и защиту прав субъектов персональных данных.
Назначение поля для данных
Поле «Срок или условие прекращения обработки персональных данных» фиксирует момент, когда организация обязана прекратить все действия с информацией субъекта. В этом пункте необходимо указать конкретный срок хранения, если он известен, либо перечислить обстоятельства, при наступлении которых обработка должна быть завершена.
- Точный календарный срок – например, «через 3 года с даты получения», «до 31 декабря 2027 года».
- Событийный критерий – «по истечении срока действия договора», «по достижении цели обработки», «по получении запроса субъекта о удалении данных».
- Комбинация – «в течение 5 лет после прекращения трудовых отношений либо по требованию субъекта, если он подаст запрос ранее».
При формулировании следует учитывать нормативные требования: если закон предписывает определённый период (например, 5 лет для бухгалтерской документации), он обязателен. Если срок зависит от конкретного проекта, следует указать дату завершения проекта или иной фактор, который можно отследить.
Важно, чтобы запись была однозначной и измеримой. Не допускаются формулировки типа «по мере необходимости» или «по решению руководства», поскольку они не позволяют установить конкретный момент прекращения обработки. При наличии нескольких категорий данных в одной базе каждую категорию следует описать отдельно, указав соответствующий срок или условие.
Если предусмотрено автоматическое удаление, в поле необходимо добавить указание на механизм: «удаление осуществляется автоматически через 30 дней после окончания срока хранения». В случае, когда данные могут быть переданы третьим лицам, следует уточнить, что прекращение обработки распространяется и на получателей: «передача прекращается одновременно с окончанием срока хранения».
Разновидности условий и сроков прекращения
Установление фиксированного периода
Установление фиксированного периода — это один из самых надёжных способов обеспечить законность и предсказуемость обработки персональных данных. В графе «Срок или условие прекращения обработки персональных данных» указывают конкретную дату или длительность, после которой данные обязаны быть удалены, а их дальнейшее использование прекращено.
Пример формулировки: «Обработка персональных данных прекращается по истечении 12 месяцев с момента завершения проекта», «Срок обработки – 30 дней с даты получения согласия субъекта», «Данные уничтожаются через 6 месяцев после окончания действия договора». Такие формулировки позволяют точно определить момент, когда обязательства по защите данных завершаются.
При составлении записи следует учитывать:
- точную продолжительность периода (дни, недели, месяцы, годы);
- привязку к конкретному событию (завершение проекта, истечение срока действия договора, отозванное согласие);
- обязательство по уничтожению или обезличиванию данных после наступления срока;
- возможность продления периода только при наличии нового законного основания или согласия субъекта.
Если обработка данных связана с несколькими целями, для каждой цели указывают отдельный срок или условие прекращения. Это исключает неопределённость и упрощает контроль за соблюдением требований законодательства. В результате фиксированный период становится надёжным механизмом, который защищает интересы как организации, так и субъектов персональных данных.
Достижение заявленных целей обработки
Достижение заявленных целей обработки — это главный критерий, определяющий момент прекращения обработки персональных данных. В графе «Срок или условие прекращения обработки персональных данных» необходимо отразить конкретные факторы, при наступлении которых обработка прекращается автоматически.
Во‑первых, указывайте точную дату окончания действия согласия субъекта, если обработка основана на согласии. При отсутствии согласия срок фиксируется датой, когда цель обработки выполнена полностью.
Во‑вторых, фиксируйте условие завершения, связанное с реализацией конкретного проекта или оказанием услуги. Пример формулировки: «обработка прекращается после завершения проекта «Разработка CRM‑системы» и закрытия всех связанных договоров».
В‑третьих, если обработка осуществляется в целях выполнения юридических обязательств, указывайте срок, определённый законом: «обработка прекращается по истечении срока, установленного Налоговым кодексом РФ для хранения бухгалтерской документации».
В‑четвёртых, при обработке в интересах защиты прав и законных интересов организации следует прописать условие, при котором угроза утраты прав исчезает: «обработка прекращается после завершения судебного разбирательства и исполнения всех судебных решений».
Рекомендованный перечень элементов записи:
- конкретная дата (если известна);
- событие, наступление которого фиксирует достижение цели (завершение проекта, оказание услуги, выполнение договора);
- ссылка на нормативный акт, определяющий срок хранения (законы, нормативные правовые акты);
- условие прекращения, связанное с устранением риска или выполнением обязательств.
Точная и однозначная формулировка позволяет избежать неоправданного продления обработки, обеспечивает соответствие требованиям законодательства и демонстрирует готовность организации к контролю за персональными данными.
Аннулирование согласия субъектом
При аннулировании субъектом согласия на обработку его персональных данных необходимо чётко зафиксировать момент и условия прекращения обрботки в соответствующей графе документа. В этом поле следует указать конкретную дату, с которой согласие считается недействительным, либо указать событие, при наступлении которого обработка прекращается. Пример формулировки: «Согласие аннулировано 15.08.2025» или «Обработка прекращается с момента получения письменного заявления субъекта».
Если согласие отзывается в результате изменения целей обработки, в графе следует отразить условие прекращения, например: «Обработка прекращается при изменении целей, не согласованных субъектом».
В случаях, когда закон требует обязательного удаления или ограничения доступа к данным после отзыва согласия, необходимо добавить уточнение: «Данные подлежат удалению в течение 30 календарных дней после аннулирования согласия».
Для упрощения контроля за соблюдением требований рекомендуется использовать список:
- Дата аннулирования согласия;
- Условие (событие), при наступлении которого прекращается обработка;
- Срок, в течение которого данные должны быть уничтожены или обезличены;
- Ответственное лицо, осуществляющее удаление данных.
Такое оформление гарантирует юридическую прозрачность и позволяет быстро определить, когда и почему прекращена обработка персональных данных.
Исполнение договорных обязательств
Исполнение договорных обязательств требует чёткого определения всех условий, которые регулируют порядок и сроки обработки персональных данных. В графе, где указывается срок или условие прекращения обработки, необходимо фиксировать конкретные параметры, позволяющие обеим сторонам точно понять, когда и при каких обстоятельствах обязательства по обработке данных утрачивают силу.
Во-первых, следует указать фиксированный календарный срок, по истечении которого обработка прекращается автоматически. Пример формулировки: «Обработка персональных данных прекращается по истечении 12 (двенадцати) месяцев со дня подписания договора». Такой подход исключает неоднозначность и упрощает контроль за соблюдением сроков.
Во-вторых, допустимо определить условие, привязанное к достижению определённого результата. Например: «Обработка персональных данных прекращается в момент завершения проекта по разработке программного обеспечения, подтверждённого актом сдачи‑приёмки». Здесь прекращение связано с конкретным событием, а не с датой, что удобно при проектах с переменными сроками.
В-третьих, можно комбинировать оба подхода, указав как предельный срок, так и событие‑условие: «Обработка прекращается не позднее 24 (двадцати четырёх) месяцев со дня вступления договора в силу и одновременно с подписанием акта завершения работ». Такая двойная защита гарантирует, что ни одна из сторон не будет вынуждена поддерживать обработку дольше необходимого.
Ниже перечислены основные элементы, которые следует включить в формулировку:
- точная дата или продолжительность периода;
- ссылка на конкретное событие или результат (завершение проекта, получение лицензии, подписание акта);
- указание, что прекращение обработки подразумевает уничтожение или возвращение всех полученных персональных данных, если иное не предусмотрено договором;
- обязательство уведомить контрагента о прекращении обработки не позднее указанного срока.
Соблюдение этих рекомендаций обеспечивает прозрачность исполнения обязательств, минимизирует риски нарушения законодательства о персональных данных и упрощает последующий аудит. Каждая формулировка должна быть проверена юридическим отделом, чтобы исключить возможные пробелы и обеспечить полную правовую защиту интересов сторон.
Другие законные основания
В графе «Срок или условие прекращения обработки персональных данных» необходимо указать все обстоятельства, при наступлении которых обработка обязана быть завершена. Помимо указанных в законе сроков хранения и завершения обработки по истечении цели, следует включить и «другие законные основания», которые могут возникнуть в процессе деятельности организации.
Во-первых, это случаи, когда субъект данных отозвал согласие на обработку. В таком случае в графе следует прописать формулировку: «Обработка прекращается немедленно после получения письменного или электронного отзыва согласия субъекта». Это условие гарантирует, что дальнейшее использование данных будет недопустимо без нового согласия.
Во-вторых, необходимо отразить прекращение обработки в случае исполнения обязательств, предусмотренных договором. Пример формулировки: «Обработка прекращается по окончании срока действия договора, в котором указаны цели обработки, или в момент выполнения всех обязательств по договору». Такое условие охватывает ситуации, когда договорное отношение завершается досрочно или по истечении срока.
Третье законное основание – исполнение судебного решения или иного акта государственных органов. В графе следует указать: «Обработка прекращается в момент вступления в законную силу судебного решения, приказа или иного акта, предписывающего прекращение обработки». Это обеспечивает соблюдение требований контролирующих органов без задержек.
Четвёртый пункт – утрата необходимости в данных для достижения заявленной цели. Формулировка может выглядеть так: «Обработка прекращается, когда цель, для которой были собраны персональные данные, достигнута, либо когда она стала недостижимой». Здесь важно фиксировать конкретный критерий, по которому будет определяться завершение цели.
Наконец, следует предусмотреть прекращение обработки при возникновении обстоятельств, указанных в нормативных актах, например, при изменении законодательства, которое делает дальнейшую обработку незаконной. В графе можно прописать: «Обработка прекращается при возникновении правовых оснований, исключающих её продолжение, согласно действующему законодательству о персональных данных».
Таким образом, в графе «Срок или условие прекращения обработки персональных данных» необходимо перечислить все перечисленные выше основания, четко сформулировать каждое условие и обеспечить их соответствие требованиям законодательства. Это позволит организации своевременно и законно завершать обработку, исключая риски нарушения прав субъектов данных.
Практические рекомендации по заполнению
Подходящие формулировки
Формулировки для конкретного срока
Для указания срока прекращения обработки персональных данных необходимо использовать чётко определённые формулировки, которые исключают любую двусмысленность.
Примерные варианты формулировок:
- «Обработка прекращается 31.12.2025».
- «Обработка прекращается через 12 месяцев с момента завершения договора».
- «Обработка прекращается по истечении срока действия лицензии, установленного на 01.01.2024».
- «Обработка прекращается при достижении цели, указанной в пункте 3 настоящего соглашения, но не позднее 30.06.2026**».
- «Обработка прекращается по требованию субъекта персональных данных в течение 30 дней с момента получения соответствующего запроса».
Если срок привязан к событию, формулировка должна содержать конкретное описание этого события:
- «Обработка прекращается по завершении проекта «А», запланированного на 15.09.2024**».
- «Обработка прекращается при окончании испытательного периода, длительностью 90 дней, после чего персональные данные подлежат удалению».
Для условий прекращения, связанных с изменением правового статуса, рекомендуется указать нормативный акт:
- «Обработка прекращается в случае утраты согласия субъекта персональных данных, подтверждённого письмом от 01.05.2023».
- «Обработка прекращается при отмене лицензии в соответствии с решением Федеральной службы по надзору, датированным 10.03.2025».
Все формулировки должны быть зафиксированы в документе, подписаны уполномоченными лицами и доступны для проверки. Точность дат, длительности и условий гарантирует соблюдение требований законодательства и упрощает процесс прекращения обработки.
Формулировки для условия достижения цели
Формулировки для условия достижения цели должны быть конкретными, измеримыми и привязанными к реальным параметрам работы организации. В графе «Срок или условие прекращения обработки персональных данных» указывают точный момент, когда дальнейшее использование информации становится необоснованным, либо перечисляют события, после наступления которых обработка обязана прекратиться.
Примерные варианты формулировок:
- «Обработка прекращается по истечении 12 месяцев со дня получения согласия субъекта данных».
- «Обработка завершается в момент выполнения договора, в том числе после полного исполнения всех обязательств сторон».
- «Обработка прекращается при достижении цели рекламной кампании, подтверждённом закрытием проекта в системе управления».
- «Обработка прекращается при получении письменного требования субъекта о прекращении обработки».
- «Обработка завершается после передачи данных третьей стороне, если цель передачи выполнена и подтверждена актом завершения».
Каждая формулировка должна соответствовать реальной политике компании и требованиям законодательства. При составлении описания следует уточнить, какие документы подтверждают достижение цели (отчёт, акт, уведомление), а также указать, кто несёт ответственность за контроль прекращения обработки. Это позволяет избежать неопределённости и обеспечивает прозрачность для субъектов персональных данных.
Необходимо помнить, что условие прекращения должно быть однозначным: если цель достигнута, обработка останавливается автоматически, без дополнительных действий. При этом рекомендуется включить пункт о хранении данных в архиве только в случае необходимости выполнения обязательных юридических требований, с указанием срока архивного хранения.
Таким образом, в графе «Срок или условие прекращения обработки персональных данных» следует прописать чёткое время или событие, после которого обработка прекращается, а также механизм подтверждения завершения цели. Это гарантирует соблюдение прав субъектов и упрощает контроль за соблюдением нормативных требований.
Формулировки для условия отзыва согласия
При составлении графы «Срок или условие прекращения обработки персональных данных» необходимо чётко указать, при каком событии или через какой период действия согласия прекращаются. Формулировки должны быть однозначными, легко проверяемыми и соответствовать требованиям законодательства о персональных данных.
Во-первых, укажите конкретный календарный срок, если обработка ограничена определённым периодом. Пример: «Согласие действует до 31 декабря 2025 года». При этом дата должна быть реальной, а не условной.
Во-вторых, опишите событие, при наступлении которого согласие утрачивает силу. Примеры формулировок:
- «Согласие прекращается в момент отзыва субъектом персональных данных».
- «Согласие аннулируется после завершения проекта «А», включая все связанные с ним обработки».
- «Согласие прекращается при изменении цели обработки, не согласованной субъектом».
- «Согласие прекращается в случае прекращения договора между субъектом и оператором».
Если согласие может быть отозвано в любой момент, следует добавить условие, фиксирующее порядок отзыва: «Согласие может быть отозвано субъектом в любой момент путём направления письменного заявления оператору». При этом укажите, что обработка прекращается в течение установленного срока, например: «Обработка прекращается в течение 10 рабочих дней с даты получения отзыва».
В случае комбинированного подхода укажите оба параметра: срок и условие. Пример: «Согласие действительно до 30 июня 2026 года и прекращается автоматически при отзыве субъектом». Такой вариант покрывает как фиксированный период, так и возможность досрочного прекращения.
Не забудьте уточнить, какие действия будут предприняты после прекращения обработки: удаление, анонимизация или передача данных третьим лицам. Формулировка может выглядеть так: «По окончании срока или при отзыве согласия оператор обязуется безвозвратно удалить персональные данные в течение 30 дней». Это гарантирует соблюдение прав субъектов и упрощает контроль за выполнением обязательств.
Ошибки при заполнении
При заполнении графы «Срок или условие прекращения обработки персональных данных» часто возникают типичные ошибки, которые могут привести к юридическим рискам и затруднить последующее управление информацией.
Во-первых, часто указывают только дату без указания основания прекращения. Такая запись не позволяет понять, при каких обстоятельствах данные должны быть удалены или обезличены. Необходимо сочетать конкретную дату с чётким условием (например, «по истечении срока действия договора» или «при завершении проекта»).
Во-вторых, используют общие формулировки типа «по мере необходимости» или «по требованию закона». Такие формулировки слишком размыты и не фиксируют конкретный момент прекращения обработки. Требуется конкретизировать, какие именно действия или события инициируют прекращение (например, «при окончании судебного разбирательства»).
В-третьих, часто забывают про срок хранения в случае, когда данные подлежат архивированию. Указывая только условие прекращения, без уточнения периода, в котором данные могут оставаться в архиве, создаётся пробел в политике обработки. Нужно добавить пункт о максимальном сроке хранения в архиве, если он отличается от основного срока.
В-четвёртых, допускают ошибку в виде противоречивых формулировок: одновременно указывают конечную дату и условие, которое может наступить позже. Это создаёт конфликт в интерпретации документа. Следует выбрать один из вариантов или чётко определить приоритет (например, «прекращение происходит в первую очередь по наступлению условия, если оно наступает позже установленного срока – продлевается до даты»).
Ниже представлены типичные ошибки в виде списка:
- Отсутствие конкретного основания – указана лишь дата без причины прекращения.
- Слишком общие формулировки – «по мере необходимости», «по требованию закона».
- Неуказанный срок архивного хранения – отсутствие информации о длительности хранения в архиве.
- Противоречивые условия – совмещение даты и условия, которые могут конфликтовать.
- Неправильный формат даты – использование формата, не соответствующего внутренним требованиям (например, «01.01.23» вместо «01.01.2023»).
- Отсутствие ссылки на нормативные акты – отсутствие указания нормативных оснований, регулирующих срок хранения.
Избегая перечисленные погрешности, вы обеспечите ясность и законность обработки персональных данных, а также упростите контроль за соблюдением установленных сроков. Помните, что точность формулировок в этой графе напрямую влияет на возможность корректного завершения обработки и минимизирует риск штрафных санкций.
Действия оператора после прекращения обработки
Оператор обязан выполнить ряд конкретных действий сразу после прекращения обработки персональных данных. Прежде всего, необходимо зафиксировать факт окончания обработки в реестре операций с персональными данными, указав точную дату и причину прекращения. Это документальное подтверждение служит основанием для последующих мер.
Далее оператор должен обеспечить безвозвратное уничтожение всех копий персональных данных, находящихся в его распоряжении. Уничтожение должно проводиться в соответствии с утверждёнными методами, которые гарантируют невозможность восстановления информации: физическое разрушение носителей, надёжное стирание электронных файлов, использование специализированных программ для безвозвратного удаления. Если данные хранятся у сторонних поставщиков услуг, оператор обязан потребовать от них подтверждения об уничтожении или анонимизации информации.
Если полное уничтожение невозможно или запрещено нормативными актами, оператор обязан выполнить анонимизацию персональных данных, удалив все признаки, позволяющие идентифицировать субъектов. При этом следует задокументировать проведённые процедуры и сохранить отчёт о результатах анонимизации.
В случае, когда обработка прекращена в связи с завершением договора с субъектом персональных данных, оператор обязан уведомить этого субъекта о факте прекращения обработки и о принятых мерах по уничтожению или анонимизации его данных. Уведомление должно быть направлено в письменной форме или иным способом, обеспечивающим подтверждение получения.
Необходимо также обновить политику конфиденциальности и внутренние инструкции, исключив из них пункты, связанные с прекращённой обработкой. Это гарантирует, что в дальнейшем сотрудники не будут выполнять устаревшие операции.
Что следует указывать в графе «Срок или условие прекращения обработки персональных данных»:
- конкретную дату (например, «31.12.2025»);
- событие, при наступлении которого прекращается обработка (например, «завершение исполнения договора», «отзыв согласия субъектом», «истечение срока, установленного законодательством»);
- условие, зависящее от выполнения определённого действия (например, «по окончании судебного разбирательства», «по получении подтверждения об уничтожении данных от подрядчика»).
Каждый пункт должен быть сформулирован чётко, без двусмысленностей, чтобы при проверке можно было без затруднений установить, когда и почему обработка прекращается. Такой подход обеспечивает соблюдение требований законодательства и защищает права субъектов персональных данных.